Applicant tracking system là gì? Hoạt động ra sao?
Cùng với xu hướng chuyển đổi số, hệ thống tuyển dụng Applicant Tracking System (ATS) đã và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho các công cụ cơ bản lỗi thời. Qua bài viết dưới đây, hãy cùng Glints tìm hiểu về Applicant Tracking System và lý do tại sao hệ thống phần mềm này được nhiều nhà tuyển dụng hiện đại tin dùng đến như vậy.
Hệ thống Quản trị Tuyển dụng Applicant Tracking System (gọi tắt là ATS), hay còn được gọi là “công nghệ E-hiring”, là một dạng phần mềm ứng dụng công nghệ để xử lý các công việc liên quan đến tuyển dụng. Nói một cách dễ hiểu, ATS hoạt động tương tự như CRM (Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng), tuy nhiên, trong khi CRM phục vụ cho hoạt động kinh doanh-marketing thì ATS được áp dụng cho công tác tuyển dụng.
Ban đầu, ATS chỉ được sử dụng với mục đích giúp giải quyết các công việc giấy tờ trong một tệp cơ sở dữ liệu, bao gồm các thao tác đơn giản như: rà soát thông tin hồ sơ, theo dõi quá trình ứng tuyển của ứng viên trong quá trình tuyển dụng.
Sau này, cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ AI, hệ thống big data và tự động hóa, ATS cũng được hoàn thiện và nâng cấp thêm nhiều tính năng để có thể xử lý các nghiệp vụ cơ bản trong suốt quá trình tuyển dụng, bao gồm: thu nhận hồ sơ, sàng lọc thông tin hồ sơ, xếp hạng, giao tiếp với các ứng viên cũng như đưa ra các phân tích, báo cáo hiệu quả, dự báo tuyển dụng,…
Với sự hỗ trợ của hệ thống ATS, người làm công tác tuyển dụng không những có thể quản lý từng giai đoạn tuyển dụng một cách rõ ràng, hiệu quả mà còn có thể hạn chế tối đa thao tác thủ công, quản lý giấy tờ, từ đó nâng cao năng suất làm việc và gia tăng hiệu quả làm việc nói chung.
>>> Tham khảo thêm: Cách đăng tin tuyển dụng miễn phí
>>> Tham khảo thêm: Cách tuyển dụng online hiệu quả bạn cần biết
>>> Tham khảo thêm: Cách gọi mời ứng viên phỏng vấn
>>> Tham khảo thêm: Cách đăng tin tuyển dụng hiệu quả nhất
>>> Tham khảo thêm: Cách viết JD đúng khi đăng tin tuyển dụng
>>> Tham khảo thêm: Các phương thức sàng lọc ứng viên trong tuyển dụng
>>> Tham khảo thêm: Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả
Trước khi ATS xuất hiện, Spreadsheet là công cụ được sử dụng phổ biến trong quy trình tuyển dụng với nhiều ưu điểm như: tiện lợi và không mất phí cài đặt. Tuy nhiên, Spreadsheet cũng sớm bộc lộ nhiều điểm hạn chế:
– Spreadsheet đòi hỏi công tác nhập liệu thủ công để lưu giữ thông tin trên máy tính, khiến người dùng tốn nhiều thời gian và công sức. Không chỉ có vậy, việc nhập liệu thủ công dễ xảy ra sai sót và thất thoát dữ liệu.
– Spreadsheet không có tính tương tác, đơn thuần chỉ là nhập và lưu giữ dữ liệu theo thao tác lệnh của người dùng, ít tương tác khiến người dùng dễ quên đi sự có mặt của dữ liệu.
– Spreadsheet không lưu trữ đồng bộ dữ liệu tại một nơi mà phân tán dữ liệu với spreadsheet trên nhiều máy tính khác nhau, điều này ít nhiều gây trở ngại trong việc trao đổi cũng như quản lý, tìm kiếm thông tin.
Trong khi đó, hệ thống ATS hoạt động ưu việt hơn hẳn Spreadsheet ở những điểm sau:
– Việc nhập liệu được ứng viên thực hiện trực tiếp trên ATS ngay khi họ ứng tuyển.
– Dữ liệu ứng tuyển được ATS lưu trữ trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng truy cập từ nhiều máy tính khác nhau một cách dễ dàng mà không bị phân tán dữ liệu. Công nghệ nền tảng đám mây tân tiến cho phép lưu trữ dữ liệu không giới hạn, bảo mật tối đa và trao đổi thông tin nhanh chóng.
– ATS liên tục tương tác với người dùng bằng các hiển thị thông báo hoặc đưa ra những gợi ý đối với các dữ liệu ứng viên mà nó đang lưu trữ.
Tuyển dụng nhân sự thành công không hề dễ dàng. Hãy để Glints giúp bạn!
Thực tế đã cho thấy, việc áp dụng công nghệ gần như trở thành một vấn đề mang tính “sống còn” nếu như doanh nghiệp không muốn tụt hậu trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0.
Riêng đối với lĩnh vực tuyển dụng, các khảo sát đều chứng minh ATS là một khoản đầu tư hoàn toàn đúng đắn và hợp lý. Một cuộc khảo sát của Bullhorn về xu hướng tuyển dụng và sử dụng nhân sự tại khu vực Bắc Mỹ năm 2017 đã thể hiện những con số ấn tượng như sau:
+ 87% doanh nghiệp quyết định đầu tư cho hệ thống phần mềm ATS đều dự kiến sẽ có tăng trưởng về lợi nhuận trong năm tiếp theo.
+ 94% chuyên viên tuyển dụng đã công nhận rằng hệ thống ATS có tác động tích cực tới công việc của họ.
+ ATS giúp quá trình tuyển dụng giảm 75% thời gian dư thừa, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và giảm 15% thời gian tuyển dụng.
Tuy rằng mỗi doanh nghiệp mang những màu sắc khác nhau, nhưng không thể phủ nhận rằng Applicant Tracking System đã chinh phục nhiều nhà lãnh đạo cũng như các nhà tuyển dụng bởi những lợi ích vượt mong đợi như sau:
– ATS hỗ trợ quá trình mở rộng doanh nghiệp: Doanh nghiệp càng lớn, đồng nghĩa với lượng cơ sở dữ liệu càng phức tạp, việc giao tiếp, trao đổi giữa các nhân viên tuyển dụng càng gặp nhiều khó khăn. Với hệ thống ATS, đội ngũ tuyển dụng có thể phối hợp với nhau dễ dàng và giải quyết nhanh chóng các công việc thủ công nhờ vào tính năng lưu trữ và quản lý khoa học.
– ATS giúp tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ tuyển dụng: Với tính năng quản lý phỏng vấn, đánh giá ứng viên và tự động tạo báo cáo tuyển dụng, ATS giúp cho công tác tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, trơn tru hơn, đồng thời giúp nâng cao hiệu suất của đội ngũ nhân viên tuyển dụng.
– ATS giúp nâng cao trải nghiệm của ứng viên: Việc rút ngắn đáng kể quá trình tuyển dụng, đồng nghĩa với việc đội ngũ tuyển dụng sẽ có nhiều thời gian để chăm sóc ứng viên hơn. Ngoài khả năng nhập dữ liệu ứng tuyển, lưu trữ dữ liệu ứng tuyển, quản lý phỏng vấn,… ATS còn có tính năng tự động trao đổi với ứng viên qua các nền tảng email hay chatbot.
– ATS hỗ trợ quản lý dữ liệu tuyển dụng: Toàn bộ lịch sử trao đổi giữa nhân viên tuyển dụng và ứng viên được ATS lưu lại một cách trọn vẹn và chính xác. Báo cáo cũng được ATS tạo tự động và nhanh chóng với đầy đủ các chỉ số, giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp nắm rõ hơn về hiệu quả tuyển dụng.
Dưới đây là một số yếu tố nhà tuyển dụng cần lưu ý khi lựa chọn hệ thống Applicant Tracking System cho doanh nghiệp của mình.
Trước tiên, nhà tuyển dụng cần hiểu rõ về doanh nghiệp của mình, cấu tạo doanh nghiệp, điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức, nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp,… từ đó mới có thể lựa chọn được ATS phù hợp.
Nhà tuyển dụng cần đánh giá quá trình tuyển dụng hiện tại của doanh nghiệp bằng cách ghi lại các bước trong quá trình tuyển dụng, yêu cầu công việc của vị trí cần tuyển, công đoạn được xem là thực hiện tốt nhất trong quá trình tuyển dụng, dịch vụ tuyển dụng đang sử dụng từ một bên thứ 3 (ứng dụng, phần mềm, các website tuyển dụng),…
Sau khi đánh giá quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần rút ra được các vấn đề mà đội ngũ đang gặp phải, đồng thời trả lời các câu hỏi: thành viên tuyển dụng trong đội ngũ chủ yếu dành thời gian cho công việc gì, mang lại hiệu quả thế nào, điểm nào trong công việc mà đội ngũ cần khắc phục,…
Nhà tuyển dụng cần xác định những yêu cầu cụ thể về ATS như: các tính năng nào nhất định phải có, tính năng nào cần được bổ sung, ATS hoạt động như thế nào là hiệu quả… Sau đó, chia sẻ những yêu cầu này với nhà thiết kế, nhà cung cấp hệ thống ATS để họ xem xét và bảo đảm có thể đáp ứng được tất cả yêu cầu hay không.
Nhà tuyển dụng cần xác định những ai sẽ làm việc liên quan đến ATS hay những người nào có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu của ATS.
Ngân sách cũng là một yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng cần xem xét khi lựa chọn hệ thống ATS. Các khoản chi phí cho việc đầu tư ATS thường bao gồm: chi phí cài đặt, chi phí tích hợp hoặc nâng cấp phần mềm khi có phiên bản mới hay quy mô công việc phát triển vào sau này.
Bên cạnh yếu tố chi phí, nhà tuyển dụng cũng cần tham khảo những đánh giá về các hệ thống ATS, các nhà cung cấp ATS cũng như các phần mềm tương tự trên thị trường để nắm rõ giá cả cũng như các tính năng nổi trội của mỗi hệ thống ATS và các phần mềm khác.
Sau khi đã chọn ra một vài nhà cung cấp ATS tiềm năng, nhà tuyển dụng cần hẹn một buổi sử dụng bản demo phần mềm cùng với các thành viên trong đội ngũ tuyển dụng để hiểu rõ hơn về phần mềm mình sẽ sử dụng.
Glints mong rằng những thông tin trên hữu ích giúp bạn và doanh nghiệp mình hiểu rõ hệ thống Applicant Tracking System là gì? và hoạt động ra sao. Qua đó, bạn và doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống này vào khâu tuyển dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Các bạn có thể truy cập vào Glints Blog và trang FaceBook “Glints for Employers VietNam” để xem thêm những bài viết khác về chủ đề nhân sự và tuyển dụng.
Để nhận tất cả những thông tin và ưu đãi mới nhất từ Glints, bạn vui lòng đăng ký tham gia bản tin của Glints. Xin cám ơn.
