Cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh chuyên nghiệp chỉ trong 3 phút với Glints

Mọi nhà tuyển dụng chắc hẳn đã không còn quá xa lạ với việc viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, viết thư từ chối sao cho chuyên nghiệp, cũng như khéo léo và để lại ấn tượng tốt từ doanh nghiệp của bạn không hề đơn giãn. Vậy hãy cùng Glints tìm hiểu trong bài viết dưới đây những mẹo cũng như mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.

I. Thư từ chối ứng viên là gì?

Trong một cuộc tuyển dụng nhân sự, sẽ có ứng viên đậu và ứng viên rớt. Giống như tên gọi, Thư từ chối ứng viên là thư được nhà tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng gửi đến cho những ứng viên không đạt yêu cầu tham gia phỏng vấn, không trúng tuyển hoặc không được chọn vào vòng tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Thư từ chối ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp của người làm nhân sự.

II. Tại sao cần phải gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Thư từ chối ứng viên hay email từ chối ứng viên mang ý nghĩa chính là để từ chối những ứng viên không đạt yêu cầu. Từ những đánh giá khách quan trung thực, kinh nghiệm phỏng vấn từ góc nhìn của nhà tuyển dụng sẽ giúp các ứng viên nhìn nhận lại khả năng, năng lực và kinh nghiệm của bản thân, từ đó tiếp tục trau dồi kiến thức kỹ năng, để những lần phỏng vấn tiếp theo được thành công hơn. 

Bên cạnh đó, thư từ chối, nếu được đầu tư đúng mức, còn là phương tiện giúp nhà tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp của mình, cũng như sự trân trọng đối với các ứng viên đã dành thời gian tham gia ứng tuyển. 

Đặc biệt, trong thời đại toàn cầu hóa, thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh được dùng phổ biến trong môi trường làm việc quốc tế của doanh nghiệp. Ngôn ngữ tiếng Anh đang dần trở thành ngôn ngữ giao tiếp trong nhiều môi trường làm việc tại các công ty trong và ngoài nước. Vì vậy, nhà tuyển dụng cũng sẽ sử dụng ngôn ngữ này khi giao tiếp cùng ứng viên.

Tuyển dụng nhân sự thành công không hề dễ dàng. Hãy để Glints giúp bạn!

---

III. Thời điểm thích hợp để gửi thư mời từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Không chỉ nội dung mà thời gian gửi thư từ chối cũng rất quan trọng vì thư từ chối có nội dung khá nhạy cảm và có thể dễ gây ra cảm xúc không được và tiêu cực cho người nhận. Nên thời điểm gửi thư từ chối là vô cùng quan trọng.

• Với ứng viên không được mời tham gia phỏng vấn: Bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, để chuyên nghiệp nhất thì một email từ chối ngắn gọn và lịch sự là điều nên làm. Và sự phản hồi này nên được thực hiện càng sớm càng tốt, khi bạn đã xem xét, đánh giá hồ sơ ứng viên.
• Với ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn: Họ xứng đáng được nhận một lá thư từ chối mang tính cá nhân hóa nhiều hơn. Hãy bày tỏ sự trân trọng, đánh giá cao về khả năng và thời gian mà họ đã dành cho doanh nghiệp. Hãy gửi thư từ chối cho họ không quá 48 giờ sau khi có kết quả phỏng vấn.
• Với ứng viên không trúng tuyển sau nhiều vòng phỏng vấn: Với những ứng viên đã đồng hành cùng bạn qua nhiều vòng phỏng vấn, thì bạn hãy thực sự chú ý khi gửi đi thư từ chối. Bởi họ đã bỏ rất nhiều thời gian và công sức cùng bạn, nếu không khéo léo, họ sẽ dễ bị “tổn thương” và có cái nhìn thiếu thiện cảm về doanh nghiệp. Hãy tranh thủ thông báo kết quả sớm nhất cho họ, càng sớm càng tốt và không quá 5 ngày sau khi có kết quả cuối cùng, tùy thuộc vào tính chất doanh nghiệp của bạn. 

>>> Tham khảo thêm: Cách đăng tin tuyển dụng miễn phí

>>> Tham khảo thêm: Cách tuyển dụng online hiệu quả bạn cần biết

>>> Tham khảo thêm: Cách gọi mời ứng viên phỏng vấn

>>> Tham khảo thêm: Cách đăng tin tuyển dụng hiệu quả nhất

>>> Tham khảo thêm: Cách viết JD đúng khi đăng tin tuyển dụng

>>> Tham khảo thêm: Cách viết thư mời phỏng vấn

>>> Tham khảo thêm: Mẫu thư mời nhận việc mới nhất

IV. Cách viết thư từ chối bằng tiếng Anh

Bây giờ là đến phần quan trọng nhất, cùng tìm hiểu cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh sao cho chuẩn nhất. Hãy đảm bảo, dù ngắn gọn ra sao, thư từ chối ứng viên cũng nên có các phần chính như: mở đầu, thân thư và kết thư.

1. Phần mở đầu

Cách tốt nhất để mở đầu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh là hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà ứng viên đã ứng tuyển. Hành động này sẽ khiến ứng viên cảm thấy được quan tâm, vì bạn thực sự dành thời gian cho họ.

Hãy chú ý viết đúng mọi thông tin cá nhân, tránh trường hợp gửi cho người này nhưng trong thư lại để tên một người khác.

Đi kèm với đó, ở phần mở đầu, bạn nên bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc đến ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp bạn đăng tuyển, cảm ơn họ đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn.

Từ đó, họ sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, khuyến khích ứng viên tiếp tục giữ liên lạc với nhà tuyển dụng dù bị từ chối. Trong nhiều trường hợp, họ còn giới thiệu bạn bè, người thân tham gia ứng tuyển danh sách việc làm mới nhất từ doanh nghiệp, giúp bạn sớm tìm được “mảnh ghép” phù hợp.

2. Phần thân thư

Nội dung của phần thân thư nên ngắn gọn, trực tiếp nêu ra lý do bạn từ chối ứng viên, một cách khéo léo và lịch sự nhất, mà không làm ứng viên cảm thấy “đau lòng”.  

3. Phần kết thư

Cảm ơn ứng viên một lần nữa, nội dung hướng tới việc doanh nghiệp rất hy vọng sẽ được chào đón ứng viên khi doanh nghiệp có đợt tuyển dụng mới, với một vị trí thích hợp hơn. Bạn cũng nên gửi lời chúc sức khỏe đến ứng viên, chúc họ sớm đạt được những mục tiêu nghề nghiệp ngắn hạn và dài hạn của bản thân.

IV. Những mẫu thư từ chối bằng tiếng Anh chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo

Mẫu 1:

Dear __________,

Thank you for the interest you’ve shown in a career opportunity with our firm. We were fortunate to have interviewed a number of applicants with strong backgrounds such as yours, making our selection process difficult. Be assured that your résumé has received our full attention. 

While your background is interesting, unfortunately we have no openings that are a match for your skills and experience. We would like to again thank you for your interest in our firm and wish you continued success in pursuit of your career objectives.

Yours truly

[Company’s name]

[Contact information]

Mẫu 2:

Dear ________,

Thank you very much for your attendance at our interview for the post of [Job position]. We appreciate your interest in our company and the time you’ve invested in applying for our opening.

After careful consideration, we regret to inform you that you are not the right fit for this position at present.

Honestly, our team was impressed by your skills and accomplishments. We think you could be a good fit for other future openings and will reach out again if we find a good match.

We sincerely wish you success in your career path and your life.

Again, thank you for your time.

Best regards,

[Company’s name]

[Contact information]

V. Mẹo viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Để có được một thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh đúng chuẩn, nhà tuyển dụng nên tham khảo những lưu ý sau:

1. Không sai chính tả

Đây chính là lưu ý đầu tiên, khi bạn bắt đầu viết bất cứ điều gì đó đặc biệt là thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh. Việc sai chính tả có thể khiến cho doanh nghiệp của bạn trở nên kém chuyên nghiệp và thiếu trình độ trong mắt ứng viên. Có một câu nói thịnh hành trong giới trẻ, để nói lên tầm quan trọng của việc viết đúng chính tả “Mọi lý lẽ đanh thép đều trở nên xàm ngôn khi bạn sai chính tả”. 

Vậy nên hãy chắc chắn là bạn đã kiểm tra thật kỹ mọi thông tin, mọi từ ngữ trước khi gửi email. Bạn có thể nhờ sự trợ giúp của các công cụ check-text, sao cho không có bất kỳ một lỗi nào trong thư từ chối của bạn, kể cả là lỗi Typo nhỏ nhất. Có như thế ứng viên mới cảm nhận được sự chuyên nghiệp và chỉn chu của nhà tuyển dụng và doanh nghiệp.

2. Không sai ngữ pháp

Bên cạnh chính tả, ngữ pháp trong thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh cũng nên được coi trọng. Khác với tiếng Việt, khi viết thư tiếng Anh, bạn phải nắm vững cấu trúc câu và các thành phần trong câu, đảm bảo đúng từ loại, thì, mệnh đề và các cụm từ.

Hãy tham khảo các nguồn để lời văn được trôi chảy, từ đó ứng viên cảm nhận được đúng những ý nghĩa mà bạn gửi gắm.

3. Một số từ ngữ thường dùng khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Hãy đọc thật nhiều mẫu thư, sách báo,… để mở rộng vốn từ tuyển dụng của bạn, những từ ngữ hay, độc đáo, chân thực như chính người bản địa, cũng sẽ giúp ứng viên đánh giá cao về nhà tuyển dụng và doanh nghiệp.

Từ tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Interview	buổi phỏng vấn/ cuộc phỏng vấn
Appointment	cuộc hẹn, cuộc gặp mặt
Hire	tuyển
Company	công ty
Human resources department	phòng nhân sự
Director	giám đốc
Supervisors	sếp, người giám sát
Employer = Recruiter	người tuyển dụng
Candidate	ứng viên
Internship	thực tập sinh
Job description	mô tả công việc
Offer of employment	lời mời làm việc

VI. Kết luận

Glints mong rằng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Qua đó, giúp bạn có thể viết được những thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và khéo léo để lại một ấn tượng tốt về doanh nghiệp mình với ứng viên.

Các bạn có thể truy cập vào Glints Blog và trang FaceBook “Glints for Employers VietNam” để xem thêm những bài viết khác về chủ đề nhân sự và tuyển dụng. 

Để được hỗ trợ về các giải pháp nhân sự bạn vui lòng gửi tin nhắn đến Glints for Employers trên Zalo để được tư vấn ngay lập tức.

Để nhận tất cả những thông tin và ưu đãi mới nhất từ Glints, bạn vui lòng đăng ký tham gia bản tin của Glints. Xin cám ơn.