Tầm quan trọng của Orientation Training? Cách xây dựng chương trình Orientation Training?

Orientation Training là đào tạo ban đầu cho nhân viên mới, giúp họ hoà nhập tốt với công việc và môi trường làm việc mới. Vậy Orientation Training là gì? Tầm quan trọng của Orientation Training? Cách xây dựng chương trình Orientation Training là gì? Hãy cùng Glints tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Tổng quan về Orientation Training

Orientation training (đào tạo hướng dẫn/đào tạo định hướng) là quá trình cung cấp cho nhân viên mới thông tin và hướng dẫn cần thiết để họ có thể hiểu, thích ứng với môi trường làm việc mới. Đào tạo hướng dẫn thường được tổ chức khi một nhân viên mới gia nhập tổ chức hoặc chuyển sang một vị trí mới trong cùng tổ chức.

Mục tiêu của orientation training là giúp nhân viên mới hiểu về văn hóa tổ chức, quy trình làm việc, chính sách và quy định của tổ chức, cũng như giúp họ làm quen và tạo mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên. Đào tạo hướng dẫn cũng cung cấp thông tin về các nguồn tài nguyên và dịch vụ hỗ trợ có sẵn trong tổ chức.

II. Lợi ích của Orientation Training

Orientation training mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả nhân viên mới và tổ chức. Dưới đây sẽ là một số thông tin giúp bạn hiểu hơn về lợi ích của Orientation training là gì:

• Giúp nhân viên mới hiểu và thích ứng với môi trường làm việc: Orientation training giúp nhân viên mới nắm bắt văn hóa, quy trình làm việc trong môi trường mới, giúp họ thích ứng nhanh chóng và hiệu quả.
• Thu hút, giữ chân nhân tài: Một chương trình orientation training hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt đối với nhân viên mới, thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên lâu hơn trong tổ chức.
• Tăng mức độ gắn kết của nhân viên mới: Orientation training tạo một cảm giác hoan nghênh và hỗ trợ cho nhân viên mới, giúp họ cảm thấy gắn kết nhanh chóng hơn với doanh nghiệp, cống hiến hơn trong công việc.
• Thúc đẩy tăng trưởng doanh thu: Nhân viên mới được đào tạo thông qua orientation training có khả năng làm việc hiệu quả, đạt hiệu suất cao sớm hơn, góp phần vào tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Quá trình orientation training giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt thông tin, kỹ năng cần thiết. Từ đó giảm thiểu sự lãng phí thời gian và tài nguyên trong quá trình hỗ trợ  cũng như đào tạo sau này.
• Giảm tỷ lệ Employee Turnover: Bằng cách cung cấp một quá trình orientation training tốt, doanh nghiệp có thể giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới. Điều này giúp duy trì sự ổn định và giảm chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo ở giai đoạn Onboarding của doanh nghiệp.

Tuyển dụng nhân sự thành công không hề dễ dàng. Hãy để Glints giúp bạn!

---

>>> Tham khảo thêm: Training là gì? Lợi ích của Training đối với doanh nghiệp

>>> Tham khảo thêm: On the job training là gì? Lợi ích của on the job training?

>>> Tham khảo thêm: Tầm quan trọng của Learning & Development

III. Các loại hình Orientation Training

Hiện tại, có khá nhiều loại hình Orientation training mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Tuy vậy, để xác định loại hình Orientation training là gì sẽ phù hợp với tổ chức của bạn, bạn cần dựa vào tình hình thực tế, những cơ sở dữ liệu, vật chất, tài nguyên hiện có. Dưới đây sẽ là một số loại hình Orientation training mà bạn có thể tham khảo:

• Chương trình học trực tuyến theo tình trạng thực tế của nhân viên mới để giúp họ nắm bắt thông tin về các quy trình an toàn, kỹ năng phần mềm hoặc kỹ năng kỹ thuật khác.
• Cuộc họp 1:1 (one-on-one meeting) để thảo luận về công việc và đưa ra phản hồi xây dựng.
• Đào tạo, định hướng từ người hướng dẫn (thường là một nhân viên hiện tại của tổ chức), điều này giúp nhân viên mới có thể liên hệ liên tục để đặt câu hỏi và nhận phản hồi khi cần thiết.
• Đào tạo thực hành để học cách sử dụng máy móc và thiết bị.
• Đào tạo nhóm trực tiếp để đào tạo nhân viên về kỹ năng mềm như dịch vụ khách hàng, xây dựng đội ngũ, quản lý khách hàng và huấn luyện.
• Các khóa học chính thức được cung cấp bởi các nhà cung cấp bên ngoài về kinh doanh và các chủ đề khác.

IV. Cách xây dựng chương trình Orientation Training

Tùy thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp mà quá trình triển khai Orientation training là gì sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tham khảo quy trình triển khai mẫu sau đây để xác định được các bước phù hợp với doanh nghiệp trong khi triển khai Orientation training là gì nhé.

Giai đoạn 1: Trước khi Orientation training

Để có một Orientation training thành công, bạn cần chuẩn bị các tài liệu, tài nguyên cần thiết trước khi bắt đầu thực hiện. Ví dụ như bạn sẽ cần thực hiện những yếu tố sau đây cho giai đoạn trước Orientation training:

• Xác định mục tiêu: Xác định mục tiêu của orientation training, bao gồm những gì nhân viên mới nên biết và nắm vững sau quá trình đào tạo.
• Chuẩn bị tài liệu và tài nguyên: Xây dựng và thu thập tài liệu hướng dẫn, tài liệu tham khảo, các tài liệu đào tạo khác liên quan đến vị trí của nhân viên mới. Đồng thời, đảm bảo luôn có sẵn các tài nguyên như slide, video, bài giảng hoặc công cụ khác để hỗ trợ quá trình đào tạo.
• Lên kế hoạch và tổ chức: Xác định thời gian, địa điểm và phương pháp triển khai orientation training. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị các nguồn lực và sắp xếp lịch trình phù hợp.

Ngoài ra, trước khi Orientation training diễn ra, bạn cần liên hệ với nhân viên mới để xác định chắc chắn rằng họ sẽ đến nhận việc đúng theo lịch trình. Điều này sẽ tránh việc nhân viên mới không thể đến nhận việc và gây lãng phí khoảng thời gian chuẩn bị Orientation training.

Giai đoạn 2: Trong quá trình Orientation training

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ tài nguyên và nhân viên mới đã đến nhận việc theo đúng lịch trình, bạn sẽ cần thực hiện những bước sau đây trong quá trình Orientation training. Bao gồm:

Bước 1: Giới thiệu công ty, văn hóa tổ chức

Giới thiệu thông tin và văn hóa công ty trong quá trình buổi đào tạo định hướng sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ về tổ chức mà họ sẽ làm việc và sẵn sàng thích ứng với môi trường làm việc. Ví dụ, bạn nên cung cấp, đào tạo cho nhân viên mới những thông tin như sau:

• Giới thiệu về lịch sử phát triển, thành tựu, các cột mốc quan trọng, mục tiêu và tầm nhìn dài hạn của công ty.
• Trình bày các giá trị cốt lõi của công ty, văn hóa làm việc. Giải thích các nguyên tắc, quy tắc và hành vi được đề cao trong tổ chức.
• Giới thiệu về cấu trúc tổ chức và các phòng ban chính, chức năng, trách nhiệm của mỗi phòng ban, cũng như mối quan hệ làm việc giữa các phòng ban.
• Giới thiệu về các nhà lãnh đạo và nhân viên chủ chốt trong công ty.
• Giải thích văn hóa làm việc và mối quan hệ cộng đồng của công ty. Ví dụ như các hoạt động xã hội, sự đóng góp của công ty với cộng đồng, các chương trình phát triển cá nhân,…

Bước 2: Cung cấp thông tin về quyền lợi

Quyền lợi là vấn đề nhân viên nào cũng quan tâm. Vậy nên doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo, phổ biến các thông tin để đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu và được hưởng các quyền lợi mà họ có trong tổ chức. Ví dụ như bạn sẽ cần cung cấp/đào tạo những thông tin sau đây cho nhân viên mới:

• Chế độ phúc lợi: Bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm thất nghiệp, chế độ nghỉ phép, chế độ nghỉ thai sản và các chế độ phúc lợi khác.
• Lương và phúc lợi tài chính: Thông tin về cách tính lương, ngày nhận lương và các chế độ thanh toán khác như trợ cấp, thưởng, trợ cấp đi lại, trợ cấp ăn trưa, trợ cấp điện thoại và các khoản phụ cấp khác.
• Chính sách và quy định công ty: Ví dụ như việc sử dụng thiết bị công ty, quy tắc an toàn lao động, quy định về bảo mật thông tin và quyền riêng tư.
• Cơ hội phát triển và đào tạo: Bao gồm chương trình đào tạo nội bộ, khóa học ngoại ngữ, chương trình mentoring, cơ hội tham gia dự án và các chương trình phát triển cá nhân khác. 

Bước 3: Giới thiệu về phòng ban làm việc

Bước giới thiệu về phòng ban làm việc trong quá trình orientation training nhằm giúp nhân viên mới hiểu rõ về cấu trúc tổ chức, phòng ban mà họ sẽ làm việc. Dưới đây là một số điểm ví dụ mà bạn sẽ cần đào tạo và giải thích trong quá trình này:

• Chức năng và nhiệm vụ của phòng ban.
• Mối quan hệ công việc của phòng ban đó với các phòng ban khác trong tổ chức.
• Cấu trúc tổ chức bên trong phòng ban, bao gồm các vị trí quan trọng, người đứng đầu và các vai trò chính trong phòng ban.
• Quy trình làm việc và luồng công việc của phòng ban.
• Giới thiệu về thành viên trong phòng ban và vai trò của từng người.

Bước 4: Cung cấp dữ liệu làm việc liên quan

Để kết thúc quá trình Orientation training, bạn cần cung cấp những dữ liệu, tài nguyên liên quan cho nhân viên mới và đào tạo/hướng dẫn họ cách sử dụng. Ví dụ như:

• Email công ty và hướng dẫn cách sử dụng nền tảng email (nếu không phải nền tảng phổ biến).
• ID nhân viên, thông tin đăng nhập vào các hệ thống tài nguyên, quản lý nội bộ của tổ chức.
• Thông tin liên quan đến chấm công, ví dụ như lấy dấu vân tay, quy trình chấm công,…
• Cung cấp số điện thoại cho nhân viên và danh sách số điện thoại quan trọng trong tổ chức (nếu cần thiết).

Giai đoạn 3: Sau khi Orientation training

Sau khi kết thúc quá trình Orientation training cho nhân viên mới, bạn cũng cần thực hiện những bước như sau:

• Đánh giá hiệu quả: Đánh giá sự hiệu quả của quá trình orientation training bằng cách thu thập phản hồi từ nhân viên mới. Xem xét các cải tiến và điều chỉnh cần thiết để cải thiện quá trình đào tạo.
• Theo dõi và hỗ trợ: Tiếp tục theo dõi tiến trình và hiệu suất của nhân viên mới sau quá trình orientation training. Cung cấp sự hỗ trợ, phản hồi thêm để giúp họ thích ứng và phát triển trong công việc mới.
• Tích hợp vào công việc: Đảm bảo rằng nhân viên mới được tích hợp vào công việc thực tế và có cơ hội áp dụng những kiến thức, kỹ năng đã học được trong quá trình orientation training.

V. Kết luận

Glints hy vọng rằng những thông tin trên hữu ích, giúp bạn và doanh nghiệp hiểu hơn về Orientation Training và cách triển khai chương trình Orientation Training.

Các bạn có thể truy cập vào Glints Blog và trang FaceBook “Glints for Employers VietNam” để xem thêm những bài viết khác về chủ đề nhân sự và tuyển dụng. 

Để được hỗ trợ về các giải pháp nhân sự bạn vui lòng gửi tin nhắn đến Glints for Employers trên Zalo để được tư vấn ngay lập tức.

Để nhận tất cả những thông tin và ưu đãi mới nhất từ Glints, bạn vui lòng đăng ký tham gia bản tin của Glints. Xin cám ơn.