Performance Management: Tahapan, Fungsi, dan Tipsnya
Performance management mungkin tidak sepopuler evaluasi kinerja. Padahal performance management adalah payung besar yang menaungi semua sistem terkait kinerja karyawan, termasuk salah satu di antaranya adalah penilaian kinerja.
Memasuki era di mana pertumbuhan berkelanjutan menjadi fokus dari sebagian besar perusahaan, kita tidak dapat meninggalkan performance management dari sistem yang dibangun. Terkait hal ini, artinya, tidak dapat hanya fokus pada penilaian kinerja saja.
Selain itu, kita juga akan membahas performance management lebih mendalam. Lebih spesial lagi karena dalam kesempatan kali ini, Glints mengundang ahli, Riko Rahman, VP Strategic Partner and Commercial dari Mindtera untuk membahas topik ini.
Performance management atau dalam Bahasa Indonesia disebut juga manajemen kinerja didefinisikan berbeda menurut ahli. Menurut Bacal (1999) performance management adalah proses komunikasi yang dilakukan secara terus-menerus dalam kemitraan antara karyawan dengan atasannya langsungnya. Proses komunikasi ini meliputi kegiatan menyamakan ekspektasi serta pemahaman mengenai pekerjaan yang dilakukan.
Jika Bacal menekankan pada komunikasi serta hanya melibatkan dua stakeholder utama, Armstrong (2004) fokus pada peran manajemen kinerja untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dari organisasi, tim dan individu dengan cara memahami dan mengelola kinerja dalam suatu kerangka tujuan, standar dan persyaratan-persyaratan atribut yang disepakati.
Dari kedua pengertian performance management di atas, mungkin kita dapat mengambil kesimpulan dari pernyataan Riko Rahman di bawah ini.
| “Performance management adalah upaya dari perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan dapat memberikan kinerja terbaiknya, sesuai dengan harapan perusahaan untuk membantu bisnis perusahaan.” |
Riko menambahkan, manajemen kinerja penting diperhatikan oleh perusahaan karena mengelola kinerja juga berarti mengelola dinamika sumber daya manusia di perusahaan yang terus berubah. Menurutnya, perusahaan tidak dapat hanya menunggu kinerja karyawan yang maksimal tanpa menunjukkan usaha aktif untuk mendukung dan mendorongnya.
Lalu, apa perbedaan manajemen kinerja dan penilaian kinerja?
Manajemen kinerja adalah upaya menyeluruh dan terus-menerus untuk menjaga kinerja karyawan. Hal ini berbeda dengan penilaian kinerja yang merupakan evaluasi atas performa karyawan di akhir periode, mungkin kuarter, semester atau tahunan.
“Idealnya, kita nggak bisa ngomongin performance ketika Desember saja. Lalu bagaimana dengan bulan lain, dari Januari ke November?” lanjut Riko.
Membicarakan manajemen kinerja, tentu tidak dapat dilepaskan dari produktivitas karyawan. Namun, peran penting manajemen kinerja untuk perusahaan bukan itu saja.
| “Perusahaan perlu tahu karyawan atau SDM-nya sudah di titik mana sehingga dapat merencanakan support apa yang dibutuhkan untuk mereka. Selain itu, performance management juga bisa membantu merumuskan ambisi dan target ke depan yang realistis.” |
Informasi dan data ini akan berguna untuk merancang program yang sesuai untuk masing-masing karyawan sesuai dengan kebutuhan mereka.
Secara singkat, fungsi performance management adalah:
Secara garis besar, manajemen kinerja dapat dikategorikan menjadi 5 tahapan besar:
Di tahap ini, perusahaan melakukan rencana kerja yang disesuaikan dengan key performance indicator (KPI), target strategis yang kemudian diturunkan menjadi program kerja.
Pada fase perencanaan ini, perusahaan perlu menerapkan nilai specific, measurable, achieveble, realistic dan time-oriented atau sering kita kenal dengan SMART.
Stakeholder utama yang bertanggung jawab di fase perencanaan adalah pimpinan, CEO atau direktur. Hal ini karena proses perencanaan umumnya menggunakan pendekatan top-down, artinya pimpinan menentukan target perusahaan secara umum terlebih dahulu untuk kemudian diturunkan ke level di bawahnya hingga ke staff selaku eksekutor.
Dari rencana yang telah dibuat, fase selanjutnya adalah melaksanakan. Dalam fase pelaksanaan, umumnya yang dapat dilakukan adalah memberikan feedback kepada karyawan secara rutin dan juga memberikan coaching secara informal. Keduanya diintegrasikan dalam kerja sehari-hari.
| Perusahaan yang memberikan feedback secara rutin dapat menekan angka turnover-nya hingga 14,9% dibandingkan perusahaan yang tidak memberikannya. –Zippia |
Di tahap ini, komunikasi yang terbuka dan transparan menjadi kunci keberhasilan. Melalui pemberian feedback dan coaching informal ini karyawan dapat terus memelihara kinerja sehari-harinya. Dengan memberikan umpan balik secara rutin, karyawan akan merasa diperhatikan. Hal ini secara tidak langsung akan meningkatkan motivasi kerja.
Di fase monitoring ini, penilaian kinerja dilakukan. Metode penilaian kinerja dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penilaian kinerja merupakan tahap di mana aktual performa karyawan dibandingkan dengan tujuan dan rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Periode monitoring bervariasi tergantung kebijakan dari masing-masing perusahaan, beberapa perusahaan melakukan penilaian kinerja per kuarter, sebagian yang lain per semester atau yang paling banyak per tahun.
Setelah melewati fase monitoring, karyawan akan menerima laporan hasil kerjanya untuk dibahas bersama dengan manajer langsungnya.
Karyawan yang berhasil mencapai target berhak atas penghargaan. Sementara itu, untuk karyawan yang belum mencapai target diberikan catatan pengembangan untuk meningkatkan kualitas kerjanya di periode berikutnya.
Performance management bukan sistem yang berdiri sendiri. Oleh karena itu, pasca rangkaian pelaksanaannya, perlu dilakukan integrasi dengan sistem lain seperti kompensasi dan benefit, pengembangan dan training kerja, serta jenjang karier secara umum.
| “Harapannya dengan adanya performance management tersedia data yang akurat terkait dengan sistem administratif seperti kenaikan jabatan secara adil dan minim bias.” |
Salah satu alasan penting mengapa fase integrasi menjadi penting adalah untuk memastikan keberlanjutan program dan menjaga semangat karyawan.
| “Performance management jadi sumber data untuk sistem lain, kompenasi, benefit, training dan pengembangan karyawan. Ketika perusahaan memiliki sistem performance management yang jelas dan berkelanjutan akan membantu memberikan arah bagaimana kebijakan gaji, benefit, dan training apa yang dibutuhkan karyawan. Lagi, ini semua untuk develop SDM yang dimiliki.” |
Menurut Riko, ada beberapa stakeholder kunci dalam pelaksanaan manajemen kinerja.
Riko memberikan beberapa tips penting terkait pelaksanaan manajemen kinerja:
Menurut Riko yang paling penting dari keberhasilan pelaksanaan manajemen kinerja adalah komitmen dari pimpinan.
| “Paling penting adalah komitmen dari perusahaan dan leader. Tidak akan jalan, apapun tanpa komitmen dari leader.” |
Hal ini juga bukan yang mudah mengingat pimpinan juga berkutat dengan hal-hal lain seperti KPI jangka pendek hingga pengambilan keputusan strategis yang terus terjadi sehari-hari.
Salah satu wujud komitmen yang dapat ditunjukkan pimpinan adalah merancang dan menyusun sistem serta menunjuk penanggung jawab untuk menjaga performance management terus berjalan.
Budaya perusahaan akan tercermin dalam kebijakan dan peraturan. Hal ini akan secara langsung terasa di lingkungan kerja, apakah lingkungannya suportif untuk pertumbuhan individu karyawan dan bisnis secara keseluruhan atau tidak.
Dalam lingkungan yang mendukung pertumbuhan, karyawan tidak ragu untuk menjadi menonjol di antara rekan kerjanya.
| “Di Indonesia, menurut pengalaman, orang masih suka nggak enakan, malu kalau perform baik atau menonjol sendiri.” |
Pun sebaliknya, lingkungan yang suportif tidak akan segan untuk saling memberikan masukan yang membangun demi perbaikan kinerja individu maupun perusahaan.
Itu semua berpengaruh langsung pada pelaksanaan performance management. Menjadi tugas bersama dari semua yang ada di perusahaan untuk menciptakan lingkungan dan culture yang mendukung hal ini.
Faktor yang mempengaruhi well-being karyawan memang beragam, baik dari aspek fisik, sosial maupun lingkungan.
Pelaksanaan performance management dapat membantu karyawan dari aspek sosial. Karyawan akan merasa bahwa dirinya dan pekerjaannya penting untuk menghasilkan dampak.
| “Karyawan juga akan merasa tumbuh, misalnya tingkat kesulitan pekerjaan yang dikelola semakin meningkat. Growth adalah salah satu elemen penting dalam well-being karyawan meskipun kadang dalam prosesnya tidak mudah.” |
Performance appraisal ini bukan sesuatu yang statis, tapi dinamis mengikuti pertumbuhan bisnis dan organisasinya. Karenanya, penting untuk Anda memahami strategi mengeksekusi program penilaian kinerja yang efektif untuk mendorong pengembangan kualitas SDM perusahaan.
Dapatkan tips dan insight menarik tentang penilaian kinerja dari berbagai perusahaan berkembang seperti Amartha, GNFI dan Sayurbox di ebook eksklusif dari Glints. Simak kisah sukses mereka dan mulai cerita yang sama di perusahaan Anda!
