Strategi Memaksimalkan Masa Probation untuk Menemukan A+ Talent
Masa probation atau masa percobaan adalah periode yang krusial. Di periode ini, baik perusahaan maupun kandidat saling mengevaluasi kecocokan sebelum akhirnya memutuskan untuk terikat kontrak kerja permanen.
Berbicara tentang kecocokan, bukan hanya tentang performa dan kinerja semata namun juga terkait dengan budaya kerja. Sayangnya, masih ada perusahaan yang melihat masa probation semata formalitas.
Padahal dengan strategi yang tepat, masa probation dapat dimaksimalkan untuk menemukan kandidat terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk memaksimalkan masa probation, beberapa persiapan perlu dilakukan, mulai dari mempersiapkana manajer, menyusun program dan terakhir melakukan evaluasi.
Untuk itu, Glints mengundang tiga orang ahli dan praktisi untuk menggali insights seperti apa masa probation yang ideal sehingga Anda dapat terinspirasi. Simak artikel selengkapnya jika Anda ingin upgrade program probation di perusahaan Anda.
Masa probation adalah periode perusahaan mengevaluasi kinerja dan kecocokan karyawan baru sebelum meneruskan ke kontrak kerja permanen.
Masa probation juga sering dikenal dengan masa percobaan.
Namun begitu, evaluasi ini bukan hanya berjalan satu arah, talenta ahli (skilled talent) biasanya juga melakukan menilai apakah perusahaan merupakan tempat kerja yang tepat baginya.
Artinya, bukan hanya kandidat saja yang perlu menunjukkan performa terbaiknya di masa percobaan. Perusahaan juga perlu menyiapkan program mentoring yang terbaik.
“Bisnis adalah tentang reputasi, menghasilkan uang dan keberlanjutan.”
Menurut Sylvanus Hardiyanto, HR & Organization Consultant sekaligus Vice President SSEAYP International Indonesia, masa probation termasuk salah satu periode yang krusial untuk membangun reputasi perusahaan.
Terkait masa probation, pasal 60 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menjelaskan bahwa masa percobaan berlaku untuk karyawan yang terikat perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu (PKWTT) dengan masa paling lama 3 bulan. Dalam periode ini, pengusaha wajib tetap memberikan gaji, dan dilarang membayar di bawah upah minimum yang berlaku.
Ketentuan dan syarat yang berlaku selama masa percobaan juga perlu disampaikan kepada karyawan dan tertulis dalam perjanjian kerja yang disepakati bersama.
Pasal 90 ayat (1) UU Ketenagakerjaan menyebut kewajiban perusahaan terhadap karyawan di masa percobaan tidak berbeda jauh dengan karyawan tetap yang sudah lolos masa ini.
“Masa probation yang berhasil tentu diinginkan oleh semua pihak. Bagi perusahaan, keberhasilan masa percobaan juga menandai keberhasilan proses rekrutmen dan seleksi serta program mentoring dan coaching yang dilakukan oleh manajer,” tutur Sylvanus Hardiyanto.
Contoh sederhana, kinerja dan prestasi yang sebelumnya hanya tertulis di CV kini bisa diamati langsung. Jika kinerja yang ditunjukkan selama masa percobaan sama dengan ekspektasi ketika membaca CV maka hal ini menjadi salah satu bukti keberhasilan proses rekrutmen dan seleksi.
Hal senada juga disampaikan oleh Shella Kreshnawandani, People Ops Generalist Glints Indonesia. Menurutnya, masa percobaan sangat penting karena karyawan baru yang masuk perusahaan perlu waktu untuk beradaptasi dalam berbagai aspek, mulai dari company culture, tim yang baru, atasan baru dan juga pemangku kebijakan lain dari perusahaan.
“Bagi perusahaan, masa probation menjadi waktu yang tepat untuk merencanakan perkembangan karir karyawan, dapat menilai kemampuan karyawan sehingga dapat memberikan peluang terbaik dan memiliki kesempatan untuk sama-sama berkembang.”
Dalam masa percobaan, manajer memegang peran penting untuk kesuksesan karyawan dapat beradaptasi dan segera berkontribusi.
“Banyak manajer yang tidak memahami perannya di periode ini (red: probation). Padahal yang punya peran utama di masa percobaan ini tidak lain adalah manajer itu sendiri,” tutur Sylvanus.
Sylvanus melanjutkan, manajer perlu dibekali dan dilatih dengan fungsi HR, mulai dari manpower planning, recruitment dan selection, onboarding, probation hingga PHK.
“Dalam menyusun program mentoring dan coaching, komunikasi menjadi keterampilan penting terutama active listening. Hal ini karena manajer bukan hanya perlu memeriksa hasil pekerjaan namun juga perlu check in perasaan karyawan, apa kendala yang mereka hadapi, apa yang bisa dibantu bahkan apakah mereka memiliki alat kerja yang cukup.”
Perusahaan memiliki peran penting untuk memastikan manajer memliki kapabilitas untuk melakukan semua fungsi ini. Bahkan jika perlu, bekerja sama dengan pihak eksternal untuk memberikan pelatihan.
“Fasilitas seperti probation form atau tracker yang berisi target (KPI) yang harus dicapai oleh karyawan selama masa probation merupakan salah satu persiapan penting yang harus disediakan perusahaan untuk memastikan masa percobaan berjalan dengan lancar.” jelas Shella.
Sylvanus menambahkan fasilitas berupa program dan probation form penting untuk meminimalisir bias.
Ia mencontohkan, “Misal karyawan baru ini bekerja sesuai SOP selama 2,5 bulan bulan namun adda kesalahan di 2 minggu terakhir sebelum evaluasi akhir, kalau tidak ada penilaian tertulis, kira-kira mana yang lebih diingat?”
Menurut Sylvanus, evaluasi terhadap karyawan yang sedang dalam masa percobaan idealnay dilakukan setiap minggu disertai tes tertulis atau laporan sederhana kalau perlu. Memiliki ukuran penilaian yang jelas akan membuat proses penilaian lebih adil untuk kedua belah pihak.
Dukungan di luar pelaksanaan deskripsi pekerjaan juga penting. Baik Shella maupun Sylvanus sepakat bahwa manajer juga perlu membantu karyawan untuk beradaptasi dari secara keseluruhan, termasuk pada budaya kerja dan bonding dengan anggota tim yang lain.
“Dukungan kepada karyawan baru dimulai dari onboarding, kita biasanya jelaskan secara detail budaya perusahaan, visi dan misi perusahaan dengan harapan dapat membantu karyawan beradaptasi dan set their expectation,” jelas Shella.
Sylvanus menambahkan hal manajer dapat mengecek secara rutin, untuk mengetahui dukungan seperti apa yang dibutuhkan oleh karyawan baru.
Menurut Shella, beberapa poin yang menjadi penilaian penting di masa probation adalah:
Dari faktor-faktor tersebut, jika dirasa ditemukan ketidakcocokan maka jalan yang perlu ditempuh perusahaan adalah memutuskan kontrak kerja.
Jika Anda mengalami hal ini, pemutusan hubungan kerja dapat dilakukan tanpa harus dikenakan uang pesangon, uang penghargaan masa kerja serta uang penggantian hak. Hal ini karena ketiga kompensasi tersebut merupakan hak yang hanya melekat pada karyawan tetap (PKWTT) saja atau yang sudah lolos masa probation.
Temukan layanan lengkap kami untuk mulai membangun tim yang berkualitas hari ini.
Artikel di atas dipersembahkan oleh Glints for Employers, mitra rekrutmen terpercaya untuk startup dan perusahaan di Asia Tenggara dan Taiwan. Lebih cepat dan hemat, pakar kami yang dibekali dengan teknologi siap membantu Anda terhubung dengan talenta terbaik di sekitar Anda.
Konsultasikan kebutuhan rekrutmen Anda GRATIS!
Menyukai ulasan di atas? Tersedia ratusan insight membangun seputar HR untuk Anda. Mari berlangganan newsletter kami untuk jadi yang pertama mengetahui tren HR terkini!
