KPI (Key Performance Indicator): Pengertian, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

Leaders, apakah kini Anda perlu aplikasi KPI untuk mengukur performa kinerja tim Anda? Untuk mengetahui apakah sasaran bisnis tercapai atau tidak, para pemimpin perusahaan juga umumnya menggunakan KPI (Key Performance Indicator) untuk mengukurnya. Jadi, apa itu KPI?

Pengertian Key Performance Indicators

KPI (Key Performance Indicator) atau disebut juga Indikator Kinerja Utama adalah nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif organisasi mencapai tujuan bisnis utama. Indikator ini secara khusus membantu menentukan pencapaian strategis, keuangan, dan operasional perusahaan.

Menggunakan Key Performance Indicator sebagai alat bantu ukur kinerja tim sangat bermanfaat agar kita dapat mengetahui seberapa jauh usaha yang kita lakukan memberikan dampak bagi kemajuan bisnis.

KPI menjadi pengukuran kualitatif bagi performa yang diukur secara spesifik dengan batas waktu tertentu. KPI juga membantu tim untuk membuat target, membayangkan milestones, hingga memberi ruang bagi insight yang dapat membantu tim membuat keputusan secara lebih baik.

Key Performance Indicator dapat diaplikasikan dalam berbagai bidang, mulai dari tim finance, HR, marketing atau sales. Pada intinya, Key Performance Indicator membantu menjadi indikator bagi setiap area bisnis untuk bertumbuh bersama level strategis.

KPI vs Metrics: Bedanya?

Pertama-tama, Key Performance Indicator berbeda dengan metrics, namun mereka sangat berkesinambungan. Glints akan memberikan pemaparan sederhananya:

KPI merupakan key target atau tujuan utama yang perlu Anda track sebagaimana ia punya pengaruh signifikan terhadap hasil strategi bisnis.

Key Performance Indicator mendukung strategi Anda dan membantu tim Anda lebih fokus tentang ‘makna prioritas’ atau apa yang menjadi ‘fokus penting’. Misalnya, jumlah users baru yang ditargetkan dalam satu bulan.

Metrics mengukur kesuksesan aktivitas atau upaya sehari-hari yang mendukung Key Performance IndicatorAnda.

Di mana, metrics memang berpengaruh pada outcomes bisnis, namun ia tidak menjadi pengukuran utama. Contoh dari metrics adalah: jumlah pengunjung blog, atau jumlah pengunduh ebook.

Contoh Key Performance Indicator

Secara sederhana, Key Performance Indicator merupakan goal yang ingin Anda capai. Misalnya: Anda adalah pemilik dari brand buah apel dan Anda menginginkan profit yang lebih baik di bulan ini, Anda harus menjual sebanyak 1.000 apel.

Maka, Anda dapat membuat Key Performance Indicators Anda seperti: menjual 1.000 apel di bulan Januari 2023. Di mana, Anda dapat menjual 250 apel per minggu, atau Anda akan menjual 1.000 apel dalam 3 hari pertama di liburan tahun baru.

Maka, Key Performance Indicator Anda adalah mencapai target angka 1.000.

Dan, mungkin di tanggal 13 Januari Anda mungkin baru menjual apel sebanyak 550, maka Anda dapat menilai kembali apakah Anda on track atau sudah mencapai goal Anda.

Mengapa KPI Penting?

KPI menjadi salah satu cara untuk Anda mengetahui secara valid, apakah tim Anda benar-benar mendukung goal atau tujuan perusahaan. Beberapa alasan penting mengapa Anda membutuhkan key performance indicator antara lain:

• Membuat tim Anda tetap align: Hal ini membantu Anda mengukur kesuksesan project maupun performa karyawan, KPI juga membuat tim bergerak bersama dalam satu tujuan.
• Melakukan health check: Key performance indicators memberi Anda gambaran realistis seperti apa gambaran kesehatan perusahaan Anda, mulai dari faktor risiko hingga indikator keuangan.
• Membuat penyesuaian: KPI membantu Anda menciptakan goal yang jelas. Termasuk bagi Anda untuk menentukan definsi ‘sukses’ atau ‘gagal’. Anda dapat mengevaluasi langkah mana yang efektif, mana yang tidak.

Key Performance Indicator yang Bagus

Key Performance Indicator yang baik punya beberapa kriteria. Saat Anda ingin mengawali pembuatan target ini sebagai pengukur performa kinerja tim Anda, pertimbangkan beberapa hal berikut:

Arah tujuan KPI sama dengan tujuan bisnis

Pertama, Key Performance Indicator harus align dengan keseluruhan strategi bisnis dan hasil yang diharapkan. Maka dari itu, Anda perlu tahu goal bisnis Anda apa.

Seperti misalnya, binis Anda sedang menargetkan untuk menaikkan 20% revenue per bulan di akhir tahun. Jika Anda memimpin sales team, KPI Anda mungkin terkait dengan menjaring leads inbound hingga 50% di akhir Q3.

Maka, Key Performance Indicator Anda berkontribusi pada tujuan bisnis perusahaan Anda secara keseluruhan. Karena new leads = potensi revenue.

KPI seharusnya bersifat realistis

Tidak masalah jika Anda memulai target Anda dengan nilai yang kecil. Target yang terlalu besar di awal mungkin memang terlihat menarik, namun ini tidak akan menjadi strategi yang baik untuk dieksekusi oleh tim Anda. Benar, bukan?

KPI bersifat terukur

Menggunakan target yang terukur dapat membuat Anda mengecek kinerja Anda secara lebih mudah. Karena Anda dapat melihat proses dari kinerja Anda. Namun selalu ingat, memang terkadang kinerja terbaik mungkin memang tidak bisa selalu dinilai oleh angka. Buatlah agar keduanya seimbang, ya.

Jenis Key Performance Indicators

Key Performance Indicator dibedakan menjadi dua jenis, yaitu finansial dan non-finansial. Key Performance Indicator finansial mengukur keuangan perusahaan, seperti pendapatan dan margin keuntungan, di antaranya: 

1. Gross profit, mengukur laba kotor dari pendapatan yang dikurangi harga pokok penjualan.
2. Net profit, mengukur laba bersih dari pendapatan yang dikurangi harga pokok penjualan dan biaya bisnis lainnya.
3. Gross profit margin, mengukur persentase dari laba kotor dibagi pendapatan.
4. Net profit margin, mengukur persentase dari laba bersih dibagi pendapatan.
5. Current ratio, mengukur kinerja keuangan dengan membagi aktiva lancar dengan kewajiban lancar.

Key Performance Indicator non-finansial mengukur segala aspek yang tidak berhubungan langsung dengan keuangan perusahaan, seperti:

1. Tingkat turnover karyawan
2. Perbandingan pelanggan baru terhadap pelanggan lama
3. Metrik kualitas layanan dan kepuasan pelanggan

Tips untuk mengembangkan KPI yang efektif

1. Tulis tujuan yang jelas untuk KPI Anda. Ini akan menghindarkan Anda dari membuang-buang waktu, uang, dan sumber daya lain karena mencapai sasaran yang tidak berdampak pada organisasi.
2. Bagikan KPI ke pemangku kepentingan. KPI Anda tidak berguna jika tidak dikomunikasikan dengan benar. Setidaknya, karyawan yang Anda tugaskan memahami ke mana arah sasaran bisnis yang akan dicapai.
3. Tinjau KPI periodik, mingguan atau bulanan. Ini akan membantu Anda melacak kemajuan sehingga memberi gambaran seberapa sukses pekerjaan Anda. Peninjauan juga memungkinkan Anda mengubah atau memperbarui KPI.
4. Kembangkan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berubah. KPI yang tidak pernah diperbarui dapat menjadi usang.
5. Periksa untuk melihat apakah Key Performance Indicator telah dicapai. Setelah masa manfaatnya berakhir, Anda tidak perlu ragu untuk membuangnya dan memulai yang baru yang lebih selaras dengan tujuan bisnis Anda.

Satu hal yang tak boleh terlewatkan, Anda harus memastikan orang-orang yang Anda tugaskan merupakan karyawan yang tepat sesuai perannya dan memiliki keterampilan yang mendukung pencapaian sasaran. 

---