Admin Sales: Contoh Job Description & Skill yang Dibutuhkan

Meski kerap berada “di balik layar,” admin sales punya jobdesk yang cukup penting supaya proses penjualan berjalan lancar. Mulai dari pengelolaan data hingga menjaga hubungan dengan pelanggan, semuanya menjadi tanggung jawab admin sales. 

Dalam artikel ini, Glints akan membahas secara lengkap tentang apa itu admin sales, peran dan tugasnya, keterampilan yang dibutuhkan, contoh job description, serta tips menyusun job desc yang baik dan menarik.

Apa Itu Admin Sales?

Admin sales adalah posisi yang mendukung aktivitas tim penjualan, baik dari segi administrasi, pengolahan data, hingga memastikan kelancaran proses pemesanan barang atau jasa. 

Banyak yang mengira bahwa pekerjaan admin sales sebatas mengurus dokumen. Padahal, tanggung jawabnya bisa meliputi hal-hal lebih luas seperti berkoordinasi dengan tim gudang, menyiapkan laporan penjualan, hingga memastikan pembayaran pelanggan sudah tercatat dengan benar.

Secara sederhana, jobdesk admin sales adalah rangkaian tugas administratif yang menopang kinerja tim penjualan. Jika tim sales sibuk “di lapangan” untuk mendekati klien, admin sales lah yang bertugas memastikan segala kebutuhan dokumentasi dan koordinasi terpenuhi. 

Dengan begitu, penjualan bisa berjalan lebih efisien, dan tim sales tidak perlu repot mengurus hal-hal administratif yang menyita waktu.

Baca juga: 7 Proses Rekrutmen Efektif Terkini: HR Harus Tahu!

Peran dan Tugas Admin Sales di Perusahaan

Tugas admin sales bisa bervariasi, tergantung pada jenis usaha dan skala perusahaan. Namun, ada beberapa peran dan tanggung jawab admin sale, sebagai berikut.

1. Pengolahan Data Penjualan

Admin sales harus menginput data penjualan ke dalam sistem, memeriksa kebenaran informasi pelanggan, harga, hingga ketersediaan stok. Data ini penting sebagai dasar laporan penjualan yang akurat.

2. Koordinasi dengan Tim Internal

Selain berkomunikasi dengan tim sales, admin sales sering berhubungan dengan bagian gudang atau logistik guna memastikan barang siap dikirim tepat waktu. 

Koordinasi yang baik mencegah masalah seperti keterlambatan pengiriman atau stok kosong.

3. Menyiapkan Dokumen Penjualan

Dari invoice, surat jalan, hingga kontrak penjualan, semua dokumen tersebut biasanya diproses oleh admin sales. Orang yang memiliki job title admin sales, juga perlu memastikan dokumen sesuai ketentuan internal dan permintaan pelanggan.

4. Melayani Pertanyaan dan Follow-Up Pelanggan

Meskipun bukan bagian frontliner seperti sales executive, tak jarang admin sales menangani telepon, email, atau pesan masuk dari pelanggan yang menanyakan status pesanan atau menindaklanjuti keluhan.

5. Membuat Laporan dan Rekap Data

Perusahaan kerap meminta laporan penjualan harian, mingguan, atau bulanan. Admin sales bertanggung jawab menyiapkan data penjualan, ringkasan stok, serta analisis sederhana jika dibutuhkan.

6. Memastikan Pembayaran dan Piutang

Beberapa perusahaan mempercayakan tugas pengecekan status pembayaran pelanggan dan penagihan piutang kepada admin sales. Tugas ini menuntut ketelitian agar tidak terjadi kesalahan pencatatan.

Dengan demikian, admin sales tidak hanya fokus pada urusan administratif, tetapi juga mendukung proses penjualan secara keseluruhan. Tanpa admin sales, role lain seperti sales manager atau sales executive, bisa kesulitan menangani data dan dokumen yang menumpuk.

Skill dan Kualifikasi Admin Sales

Agar berhasil dalam jobdesk admin sales, ada beberapa keterampilan yang sebaiknya dikuasai:

1. Kemampuan Administrasi dan Manajemen Data

Seorang admin sales harus teliti menginput dan memverifikasi data penjualan. Kesalahan kecil bisa berdampak besar, misalnya memengaruhi catatan stok atau perhitungan komisi tim sales.

2. Keterampilan Komunikasi

Walau tidak selalu berada di garis depan berhadapan dengan klien, admin sales tetap perlu berkomunikasi efektif, baik dengan tim internal (sales, gudang, keuangan) maupun pelanggan (jika diperlukan). Komunikasi yang jelas mencegah kesalahpahaman.

4. Penguasaan Software / Sistem Penjualan

Perusahaan biasanya memakai sistem manajemen penjualan atau software akuntansi (misalnya ERP, aplikasi stok).

Admin sales harus menguasai dasar-dasar penggunaan software tersebut agar proses input dan pelacakan data lebih efisien.

5. Paham Dasar-Dasar Penjualan

Paling tidak, admin sales harus memahami alur penjualan di perusahaan, istilah-istilah penjualan, serta proses negosiasi sederhana. 

Dengan begitu, mereka bisa lebih mendukung tim sales dan membantu menjawab pertanyaan pelanggan seputar proses order.

6. Manajemen Waktu yang Baik

Karena menangani banyak data dan dokumen, admin sales perlu mampu mengelola waktu dengan baik.

Admin sales harus dapat menyeimbangkan pekerjaan administratif harian dan tugas mendadak yang sering muncul.

7. Ketelitian dan Disiplin

Dalam mencatat data harga, jumlah barang, atau tanggal pengiriman, admin sales sangat dituntut untuk disiplin.

Kesalahan kecil bisa berdampak domino pada proses penjualan atau keuangan perusahaan.

Baca juga: Proses Perencanaan SDM: Tujuan hingga 7 Tahapannya

4 Contoh Job Description Admin Sales

Berikut adalah empat contoh job description untuk posisi admin sales, yang bisa Anda gunakan ketika memasang iklan lowongan.

1. Contoh Jobdesk Admin Sales (Fresh Graduate) dalam Bahasa Indonesia

Berikut contoh jobdesc admin sales dalam bahasa Indonesia.

Judul: Admin Sales (Fresh Graduate)
Deskripsi Pekerjaan

• Menginput data penjualan harian ke dalam sistem.
• Melakukan pengecekan ketersediaan stok dan menindaklanjuti pesanan pelanggan.
• Menyusun dokumen penjualan seperti invoice dan surat jalan.
• Bekerja sama dengan tim gudang untuk memastikan barang siap dikirim tepat waktu.
• Menyediakan laporan penjualan mingguan kepada atasan.

Kualifikasi

• Lulusan SMK atau Diploma, diutamakan jurusan administrasi perkantoran atau akuntansi.
• Teliti dalam mengelola data, dan terbiasa memakai Microsoft Office (terutama Excel).
• Memiliki kemampuan komunikasi dasar untuk koordinasi dengan tim penjualan.
• Motivasi tinggi untuk belajar dan memahami proses penjualan.

Catatan: Cocok bagi lulusan baru yang siap memulai karier di bidang administrasi penjualan, dengan bimbingan dan pelatihan dasar dari perusahaan.

2. Contoh Jobdesk Admin Sales (Fresh Graduate) dalam Bahasa Inggris

Title: Admin Sales (Fresh Graduate)
Job Description

• Input daily sales data into the company system.
• Check stock availability and follow up on customer orders.
• Prepare sales documents such as invoices and delivery notes.
• Coordinate with warehouse staff to ensure on-time shipments.
• Provide weekly sales reports to management.

Qualifications

• Recent graduate from high school or diploma in office administration or accounting is preferred.
• Detail-oriented, and proficient in Microsoft Office (especially Excel).
• Basic communication skills for coordinating with the sales team.
• Highly motivated to learn and understand the sales process.

Note: Ideal for fresh graduates seeking to start a career in sales administration with training and guidance from the company.

3. Contoh Jobdesk Admin Sales dengan Pengalaman Minimal 1 Tahun dalam Bahasa Indonesia

Judul: Admin Sales (Pengalaman Min. 1 Tahun)
Deskripsi Pekerjaan

• Mengatur dan memproses dokumen penjualan (invoice, faktur pajak, surat jalan) secara rutin.
• Berkoordinasi dengan tim keuangan terkait penagihan dan pembayaran pelanggan.
• Memonitor stok barang dan melakukan pemesanan ulang jika persediaan menipis.
• Menyusun laporan penjualan berkala (harian, mingguan, bulanan) dan menganalisis tren penjualan sederhana.
• Membantu tim sales menyiapkan proposal penawaran bila diperlukan.

Kualifikasi

• Minimal satu tahun pengalaman di bidang administrasi, lebih disukai di lingkungan penjualan atau distribusi.
• Mampu mengoperasikan software penjualan atau akuntansi (ERP, aplikasi stok, dsb.).
• Kemampuan komunikasi yang baik untuk menjalin kerja sama dengan berbagai divisi.
• Punya inisiatif tinggi dan sanggup bekerja multitasking.

Catatan: Cocok bagi kandidat yang sudah terbiasa mengurus dokumen penjualan, berinteraksi dengan tim lain, dan menangani beban kerja lebih kompleks.

4. Contoh Jobdesk Admin Sales dengan Pengalaman Minimal 1 Tahun dalam Bahasa Inggris

Title: Admin Sales (Min. 1 Year of Experience)
Job Description

• Organize and process sales documents (invoices, tax invoices, delivery notes) on a regular basis.
• Coordinate with the finance team regarding customer billing and payments.
• Monitor stock levels and reorder goods when inventory is low.
• Compile periodic sales reports (daily, weekly, monthly) and perform simple trend analysis.
• Support the sales team in preparing sales proposals if needed.

Qualifications

• At least one year of experience in administration, preferably in sales or distribution.
• Familiar with sales or accounting software (ERP, inventory management tools, etc.).
• Good communication skills to collaborate with various divisions.
• Able to multitask and show initiative in the workplace.

Note: Ideal for candidates who are already accustomed to handling sales documents, working with cross-functional teams, and managing a more complex workload.

Baca juga: Laporan Gaji 2024 dan Panduan Rekrutmen 2025

Tips Membuat Job Description Admin Sales yang Baik dan Menarik

Supaya banyak talent berkualitas yang tertarik apply pekerjaan admin sales, berikut yang tips membuat jobdesc lebih menarik.

1. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Hindari istilah teknis berlebihan. Tulis poin inti dengan kalimat singkat dan jelas, agar calon pelamar, terutama fresh graduate, tidak kebingungan.

2. Cantumkan Ruang Lingkup Pekerjaan

Jabarkan tugas utama admin sales, misalnya memproses data penjualan, menyiapkan dokumen, berkoordinasi dengan tim lain, serta menyiapkan laporan. Ini membantu pelamar memahami peran yang akan mereka jalani sehari-hari.

3. Tegaskan Kualifikasi Minimal

Tuliskan secara spesifik syarat pendidikan, kemampuan software (mis. Microsoft Excel, sistem ERP), dan pengalaman jika dibutuhkan. Hal ini memfilter pelamar yang sesuai.

4. Pastikan Struktur Rapi

Sering kali, job description admin sales dibagi menjadi bagian-bagian seperti “Tugas dan Tanggung Jawab,” “Kualifikasi,” dan “Lokasi Kerja.” Gunakan subheading atau bullet points untuk memudahkan pembacaan.

5. Tunjukkan Nilai atau Budaya Perusahaan

Sertakan sedikit latar belakang atau nilai budaya perusahaan yang dijalankan. Dengan begitu, pelamar bisa melihat apakah mereka cocok dengan budaya kerja di perusahaan Anda.

6. Pastikan Relevan dengan Kebutuhan Tim

Jika tim sales memerlukan admin sales yang terampil membuat laporan mingguan atau memproses pesanan secara daring, cantumkan detail ini agar pelamar paham fokus kerja yang akan mereka tangani.

Dengan memperhatikan tips di atas, jobdesk admin sales yang Anda buat akan lebih jelas dan menarik bagi calon pelamar. Calon pelamar akan tahu tanggung jawab yang menanti, kualifikasi apa yang dibutuhkan, dan peluang apa saja yang bisa mereka raih di perusahaan Anda.

Jika Anda sedang mencari talent berkualitas untuk posisi admin sales atau lainnya, yuk, pasang lowongan gratis di Glints.