Proses Perencanaan SDM: Tujuan hingga 7 Tahapannya
Proses perencanaan SDM adalah tahapan-tahapan terstruktur yang dilakukan perusahaan untuk memastikan tenaga kerja yang ada di dalamnya dapat mencapai tujuan bisnis dengan efektif.
Tanpa perencanaan SDM yang matang, perusahaan mungkin harus menanggung beban biaya lebih besar akibat overstaffed. Hal ini tentu tidak produktif untuk pertumbuhan perusahaan ke depannya.
Atau sebaliknya, perusahaan tidak memiliki cukup tenaga kerja (understaffed). Dalam kondisi ini, pertumbuhan perusahaan juga tidak dapat maksimal dilakukan.
Untuk mencapai kondisi ideal, di mana jumlah dan kualifikasi karyawan yang ada cukup untuk mencapai tujuan bisnis tahapan perencanaan SDM perlu dilakukan secara matang.
Tahapan perencanaan SDM tidak dapat diabaikan karena proses ini akan mempengaruhi berbagai proses terkait sumber daya manusia berikutnya, seperti rekrutmen dan training kerja.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih mendalam tahapan-tahapan perencanaan SDM untuk dapat mencapai tujuan perusahaan dengan efisien. Simak selengkapnya!
Perencanaan SDM adalah proses perencanaan kebutuhan tenaga kerja suatu perusahaan untuk mempersiapkan masa yang akan datang (Torrington, Hall dan Taylor: 2004)
Proses perencanaan meliputi aktivitas mengenali dan merekrut kandidat potensial yang ada di pasar tenaga kerja yang tepat sesuai dengan tujuan bisnis, baik itu dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Sementara itu, menurut Investopedia, perencanaan SDM adalah proses yang dilakukan oleh perusahaan secara berkelanjutan dan sistematis untuk mencapai penggunaan maksimal tenaga kerja yang ada di perusahaan.
Dari pengertian perencanaan di atas, terdapat dua faktor penting yang mesti diperhatikan yaitu tujuan bisnis perusahaan dan kebutuhan sumber daya manusia untuk mencapainya.
Proses perencanaan SDM merupakan proses strategis yang krusial dalam mengelola tenaga kerja di suatu perusahaan. Dengan merencanakan secara matang, perusahaan dapat mengoptimalkan potensi dan keterampilan sumber daya manusia yang ada, serta mengantisipasi kebutuhan di masa depan.
Tujuan dari perencanaan SDM tidak hanya sebatas penghitungan jumlah tenaga kerja yang diperlukan, melainkan juga melibatkan analisis mendalam terhadap keahlian dan kinerja yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Beberapa tujuan penting perencanaan SDM lainnya adalah:
Menurut Dr. Dwi Cahyono.MSi,.Akt, ada 2 jenis metode perencanaan SDM yang umum digunakan:
1. Metode Non Ilmiah
Metode ini merujuk pada perencanaan SDM yang hanya bergantung pada pengalaman, imajinasi, dan perkiraan dari perencana. Rencana SDM yang dibuat dengan metode nonilmiah ini memiliki risiko yang cukup besar.
Salah satunya seperti ketidaksesuaian kualitas dan kuantitas tenaga kerja dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya, perusahaan dapat mengalami masalah mismanajemen dan pemborosan sumber daya yang berdampak negatif pada kinerja dan produktivitas.
2. Metode Ilmiah
Perencanaan SDM menggunakan metode ini melakukan pendekatan yang lebih sistematis dan berbasis pada data serta analisis objektif. Metode ini mencakup pengumpulan data tentang kebutuhan tenaga kerja, analisis tren industri, proyeksi pertumbuhan bisnis, serta evaluasi kinerja karyawan saat ini.
Mengandalkan data dan analisis yang lebih terstruktur, perencanaan SDM dengan metode ilmiah dapat memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kebutuhan tenaga kerja. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan strategis yang lebih tepat dan berkelanjutan.
Langkah pertama dalam proses ini adalah merencanakan kebutuhan tenaga kerja baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang sesuai dengan tujuan bisnis. Hal ini melibatkan mengidentifikasi proyeksi pertumbuhan perusahaan, peluang pasar, dan strategi bisnis untuk memastikan keberlanjutan serta kesesuaian SDM yang dibutuhkan.
Penting bagi tim HR untuk mempertimbangkan tren industri terkini dan perkembangan teknologi yang dapat mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Dengan memahami perubahan dalam industri, perusahaan dapat lebih responsif dalam mengantisipasi kebutuhan akan keterampilan dan kompetensi karyawan yang relevan.
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi kompetensi dan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan saat ini. Dengan memahami latar belakang dan potensi karyawan, tim HR dapat mengoptimalkan SDM yang ada dan mengevaluasi apakah kualifikasi yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan posisi pekerjaan yang ada.
Berdasarkan rencana kebutuhan tenaga kerja yang telah disusun, tentukan kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi-posisi penting dalam perusahaan. Hal ini membantu dalam proses perekrutan dan memastikan bahwa calon karyawan yang dipilih memiliki kompetensi yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan.
Selain mengandalkan karyawan internal, penting untuk mengidentifikasi sumber daya eksternal seperti mitra atau penyedia layanan yang mungkin diperlukan untuk mendukung pertumbuhan perusahaan. Mengandalkan sumber daya eksternal juga membantu perusahaan dalam menghadapi fluktuasi permintaan dan kebutuhan proyek yang beragam.
Tentukan jenis pengembangan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan saat ini untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan karyawan membantu meningkatkan produktivitas, kinerja, dan loyalitas karyawan.
Terakhir, lakukan tinjauan dan evaluasi berkala terhadap rencana SDM yang telah disusun. Dalam lingkungan startup yang berubah cepat, evaluasi berkala membantu memastikan bahwa rencana tetap relevan dengan perkembangan perusahaan dan dapat disesuaikan dengan perubahan kebutuhan tenaga kerja.
