One on one meeting là gì? Tầm quan trọng của one on one meeting trong quản trị nhân sự?

Trong môi trường công việc ngày nay, công tác quản trị nhân sự vô cùng quan trọng. One-on-one meeting đóng vai trò vô cùng quan trọng,  trong việc xây dựng mối quan hệ, tăng cường giao tiếp và đạt hiệu quả làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng Glints tìm hiểu one-on-one meeting là gì? Tầm quan trọng của one-on-one meeting trong quản trị nhân sự

I. One-on-one meeting là gì?

One-on-One Meeting, hay còn được gọi là cuộc họp 1:1, là một loại họp riêng tư giữa quản lý và nhân viên, diễn ra thường xuyên và có mục đích chính là thảo luận, đánh giá nhân viên và hỗ trợ họ trong công việc. Cuộc họp này cung cấp một không gian để trao đổi ý kiến, đặt mục tiêu, giám sát tiến độ và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.

Nhân viên cũng có thể sử dụng cuộc họp để yêu cầu hỗ trợ, đánh giá và đề xuất cải tiến công việc. Cuộc họp theo hình thức này thường được diễn ra thường xuyên, thường là một lần mỗi tuần hoặc một lần mỗi tháng. Hình thức này mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quản lý và phát triển nguồn nhân lực.

Tuy nhiên, tỷ lệ 1 on 1 meeting tại các doanh nghiệp đang giảm mạnh. Do đó, việc này ảnh hương tiêu cực đến công tác quản trị nhân sự tại doanh nghiệp.

>>> Tham khảo thêm: Turnover rate là gì? Cách giảm turnover rate hiệu quả nhất

>>> Tham khảo thêm: 9 cách nâng cao hiệu suất công việc cho nhân viên

>>> Tham khảo thêm: Tầm quan trọng của Orientation Training? Cách xây dựng chương trình orientation training

>>> Tham khảo thêm: 4 cách Recruitment Marketing hiệu quả bạn cần biết

II. Tầm quan trọng của cuộc họp 1-1

Cuộc họp 1-1 mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như nhân viên. Dưới đây là những lợi ích mà cuộc họp 1-1 mang lại.

1. Xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy

Cuộc họp 1:1 tạo cơ hội để xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy giữa quản lý và nhân viên. Thông qua việc gặp gỡ thường xuyên, trao đổi, sự tin tưởng và sự hiểu biết lẫn nhau được xây dựng. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự hợp tác.

2. Hiểu rõ nhu cầu và khó khăn của nhân viên

One-on-One Meeting cho phép quản lý hiểu rõ hơn về nhu cầu và khó khăn của nhân viên. Bằng cách lắng nghe chân thành và đặt câu hỏi, quản lý có thể có cái nhìn sâu sắc về những gì nhân viên đang trải qua và đề xuất các giải pháp phù hợp. Điều này giúp cung cấp sự hỗ trợ và tạo điều kiện để nhân viên phát triển tốt hơn.

3. Tạo sự hỗ trợ và phát triển

Một trong những lợi ích chính của cuộc họp 1:1 là tạo ra sự hỗ trợ và phát triển cho nhân viên. Quản lý có thể sử dụng cuộc họp này để cung cấp phản hồi xây dựng, hướng dẫn và chia sẻ kiến thức. Điều này giúp nhân viên có cơ hội nâng cao kỹ năng, khắc phục khó khăn và tiến xa hơn trong sự nghiệp.

4. Giúp nhân viên cảm thấy được đồng cảm

One-on-One Meeting cho phép nhân viên có sự tự do và cảm thấy được lắng nghe. Trong không gian riêng tư này, nhân viên có thể thoải mái chia sẻ ý kiến, những khó khăn mà họ đang gặp phải và ý tưởng mới. Điều này tạo ra một cảm giác rằng ý kiến của nhân viên quan trọng và được quan tâm.

Tuyển dụng nhân sự thành công không hề dễ dàng. Hãy để Glints giúp bạn!

---

III. Cách tổ chức One-on-one meeting

1. Chuẩn bị trước One-on-One Meeting

Trước khi bắt đầu cuộc họp One-on-One Meeting, quản lý cần thực hiện một số bước chuẩn bị quan trọng để đảm bảo hiệu quả và tính chất chất lượng của cuộc họp. Dưới đây là phân tích chi tiết về chuẩn bị trước cuộc họp One-on-One Meeting:

• Xác định mục tiêu cuộc họp: Trước khi tiến hành cuộc họp 1:1, quản lý cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp. Điều này giúp tạo một mục đích rõ ràng và định hướng cho cuộc trao đổi, đảm bảo rằng cuộc họp tập trung vào những vấn đề quan trọng và có ý nghĩa.

• Chuẩn bị câu hỏi hoặc chủ đề: Quản lý nên chuẩn bị trước một số câu hỏi hoặc chủ đề cần thảo luận trong cuộc họp. Các câu hỏi này có thể xoay quanh tiến độ công việc, khó khăn gặp phải, nhu cầu hỗ trợ, cải tiến và mục tiêu cá nhân của nhân viên. Việc chuẩn bị trước câu hỏi giúp đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra một cách có cấu trúc và tạo cơ hội để thảo luận sâu hơn về các vấn đề quan trọng.

• Giúp nhân viên thoải mái về tâm lý: Để nhân viên cảm thấy thoải mái và tự tin trong việc chia sẻ ý kiến và nhận phản hồi, quản lý cần tạo ra một không gian thoải mái, hạn chế áp lực. Điều này có thể bao gồm việc chọn một môi trường yên tĩnh và riêng tư, đảm bảo sự tôn trọng và lắng nghe chân thành, và khuyến khích nhân viên tham gia vào cuộc họp một cách chủ động.

2. Trong buổi One-on-One Meeting

One-on-One Meeting đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ, tăng cường sự gắn kết và phát triển cá nhân của nhân viên. Vì vậy, khi One-on-One Meeting đang diễn ra, nhà quản lý cần lưu ý những vấn đề sau:

• Lắng nghe chân thành: Quản lý cần tạo một môi trường lắng nghe chân thành và tôn trọng ý kiến của nhân viên. Đặt câu hỏi để khám phá những gì nhân viên muốn chia sẻ, những thách thức mà họ đang gặp phải và những ý kiến đóng góp của họ. Lắng nghe chân thành giúp thể hiện sự quan tâm và tạo sự tin tưởng giữa quản lý và nhân viên.

• Cung cấp phản hồi xây dựng: Trong quá trình One-on-One Meeting diễn ra, quản lý cũng sẽ có vai trò đánh giá và cung cấp phản hồi xây dựng cho nhân viên. Đưa ra nhận xét, gợi ý cách để nhân viên phát triển, vượt qua khó khăn và nâng cao hiệu suất công việc. Phản hồi xây dựng là một cách để thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tạo động lực cho nhân viên tiếp tục nỗ lực.

• Tạo một môi trường cởi mở: Trong cuộc họp One-on-One Meeting, quản lý cần tạo ra một môi trường mở và không áp lực để nhân viên có thể tự do diễn đạt ý kiến và quan tâm của mình. Điều này đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy thoải mái và tự tin để chia sẻ những suy nghĩ, ý tưởng và thắc mắc của mình mà không sợ bị đánh giá hoặc phê phán.

3. Sau One-on-One Meeting

Sau cuộc họp One-on-One Meeting, quản lý có vai trò quan trọng trong việc theo dõi và hỗ trợ nhân viên để đảm bảo tiến bộ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là phân tích chi tiết về nội dung sau cuộc họp One-on-One Meeting:

• Ghi chú và theo dõi: Quản lý nên ghi chép lại những điểm quan trọng và cam kết đã thảo luận trong cuộc họp. Điều này giúp đảm bảo rằng các cam kết được theo dõi và tiến hành theo đúng kế hoạch. Ghi chú cũng là một công cụ hữu ích để nhắc nhở và đánh giá tiến trình của nhân viên sau khi One-on-One Meeting diễn ra.

• Phản hồi liên tục: Sau cuộc họp One-on-One Meeting, quản lý cũng nên cung cấp sự phản hồi liên tục cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên biết được họ đang làm tốt và cần cải thiện điểm nào. Sự phản hồi định kỳ, xây dựng giúp nhân viên hiểu rõ về hiệu suất công việc của mình và cung cấp cơ hội để điều chỉnh và phát triển.

• Hỗ trợ nhân viên: Quản lý cần xem xét việc cung cấp hỗ trợ liên tục cho nhân viên sau cuộc họp One-on-One Meeting. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp tài liệu, tài nguyên và nguồn lực cần thiết để nhân viên đạt được mục tiêu. Hỗ trợ nhân viên trong việc vượt qua khó khăn và phát triển là một yếu tố quan trọng để duy trì sự tiến bộ và tăng cường hiệu suất làm việc.

IV. Cách tiếp cận One-on-One Meeting

Để đạt hiệu quả cao trong cuộc họp 1:1, cả quản lý và nhân viên đều đóng vai trò quan trọng.

1. Vai trò của nhà quản lý

Vai trò của nhà quản lý trong One-on-One Meeting rất quan trọng để tạo một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự phát triển của nhân viên. Dưới đây là phân tích chi tiết về vai trò của nhà quản lý trong cuộc họp One-on-One Meeting:

• Tạo môi trường an toàn và khuyến khích: Nhà quản lý có trách nhiệm tạo một môi trường an toàn và khuyến khích, nơi mà nhân viên cảm thấy thoải mái để chia sẻ ý kiến, ý tưởng và khó khăn của mình. Việc tạo ra một không gian mở và chấp nhận sẽ thúc đẩy sự trung thực và tăng cường tinh thần làm việc.

• Lắng nghe và săn sóc nhân viên: Nhà quản lý cần lắng nghe chân thành và chăm sóc nhân viên. Điều này đòi hỏi sự tập trung và khả năng lắng nghe để hiểu rõ vấn đề, nhu cầu và ý kiến của nhân viên. Lắng nghe chân thành giúp nhà quản lý tạo ra sự tin tưởng và sự kết nối với nhân viên.

• Khuyến khích sự phát triển: Nhà quản lý nên khuyến khích sự phát triển của nhân viên trong cuộc họp One-on-One Meeting. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập các mục tiêu cụ thể, hỗ trợ trong việc xác định và phát triển kỹ năng, và cung cấp cơ hội để nhân viên thể hiện tiềm năng của mình. Khuyến khích sự phát triển không chỉ giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân mà còn tạo động lực và sự cam kết đối với công việc.

• Giám sát tiến độ phát triển của nhân viên: Trong cuộc họp One-on-One Meeting, nhà quản lý có vai trò giám sát tiến độ công việc của nhân viên. Điều này đảm bảo rằng công việc được hoàn thành theo kế hoạch và giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhà quản lý có thể sử dụng cuộc họp này để đánh giá tiến trình, xem xét các thay đổi cần thiết và đưa ra hướng dẫn cho nhân viên.

2. Vai trò của nhân viên

Vai trò của nhân viên cũng cần được xác định để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp One-on-One Meeting và sự phát triển cá nhân của chính nhân viên đó. Dưới đây là phân tích chi tiết về vai trò của nhân viên trong cuộc họp One-on-One Meeting:

• Chuẩn bị trước cuộc họp: Nhân viên nên chuẩn bị trước cuộc họp bằng việc xác định những vấn đề, khó khăn hoặc ý tưởng mới mà họ muốn chia sẻ với quản lý. Việc chuẩn bị trước giúp tăng tính xây dựng và tận dụng tối đa thời gian trong cuộc họp.

• Chia sẻ ý kiến và khó khăn: Nhân viên nên sử dụng cuộc họp 1:1 để chia sẻ ý kiến, khó khăn và ý tưởng mới của mình với quản lý. Đây là cơ hội để nhân viên thể hiện ý kiến và được quản lý lắng nghe và đánh giá. Việc chia sẻ ý kiến và khó khăn cũng giúp nhân viên nhận được sự hỗ trợ và giải quyết các vấn đề hiệu quả.

• Lắng nghe phản hồi và hướng dẫn: Nhân viên nên lắng nghe chân thành và chấp nhận phản hồi và hướng dẫn từ quản lý. Điều này đòi hỏi sự mở lòng và sẵn sàng để cải thiện và phát triển. Lắng nghe phản hồi từ quản lý giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những điểm mạnh và yếu của mình và tìm cách để tiến xa hơn trong công việc.

• Đặt mục tiêu cụ thể: Trong cuộc họp 1:1, nhân viên nên đặt mục tiêu cụ thể với sự hỗ trợ và hướng dẫn từ quản lý. Việc đặt mục tiêu giúp nhân viên tập trung vào những gì quan trọng và định hướng công việc của mình. Mục tiêu cụ thể cũng tạo cơ hội đánh giá và theo dõi tiến trình phát triển.

V. Lời khuyên để tổ chức One-on-One Meeting thành công

Để có thể tổ chức One-on-One Meeting thành công, nhà quản lý nên lưu ý một số vấn đề sau đây:

1. Tạo không gian và thời gian hợp lý

• Đảm bảo có không gian riêng tư và không bị gián đoạn cho cuộc họp.
• Xác định thời lượng phù hợp cho cuộc họp, thông thường từ 30 phút đến 1 giờ.
• Lắng nghe chân thành và không đánh giá ngay lập tức.
• Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến, ý tưởng, và những thách thức mà họ đang gặp phải.
• Đặt câu hỏi khám phá để khuyến khích nhân viên nói thêm về quan điểm và cảm xúc của mình.

2. Xác định mục tiêu và chủ đề

• Đề ra mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp, ví dụ: đánh giá tiến độ công việc, giải quyết vấn đề, phát triển kỹ năng, đề xuất ý tưởng.
• Xác định chủ đề cụ thể để thảo luận, ví dụ: tiến trình dự án, phản hồi về hiệu suất, sự phát triển cá nhân.

3. Khám phá câu hỏi và nguyên tắc giao tiếp

• Chuẩn bị danh sách câu hỏi để tạo dẫn nhập cho cuộc họp.
• Sử dụng nguyên tắc giao tiếp hiệu quả, bao gồm lắng nghe chân thành, trò chuyện tương tác và tạo không gian cho nhân viên chia sẻ ý kiến.

4. Tạo kế hoạch hành động và cam kết

• Đề xuất các giải pháp và hướng dẫn để giải quyết các vấn đề hoặc khó khăn được đưa ra.
• Xác định những bước tiếp theo và đặt kế hoạch hành động cụ thể.
• Đảm bảo sự cam kết từ cả quản lý và nhân viên đối với các hành động được đề xuất.

5. Theo dõi và đánh giá tiến trình

• Ghi chú lại những điểm quan trọng và cam kết được thảo luận trong cuộc họp.
• Theo dõi và đánh giá tiến trình đạt được sau cuộc họp.
• Cung cấp phản hồi liên tục và hỗ trợ cho nhân viên để đảm bảo tiến bộ và đạt được mục tiêu đã đề ra.

6. Luôn tìm cách cải thiện

• Đánh giá và đánh giá hiệu quả của cuộc họp 1:1 để tìm cách cải thiện và tăng cường tương tác và kết quả.
• Luôn mở lòng nhận phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh quy trình cuộc họp theo hướng tốt hơn.

VI. Đặc điểm của một One-on-One Meeting thành công

Để đánh giá được hiệu quả One-on-One Meeting thành công là như thế nào, bạn có thể tham khảo một số đặc điểm sau:

• Một cuộc họp 1:1 thành công xảy ra trong một môi trường an toàn và tôn trọng, nơi mà cả quản lý và nhân viên cảm thấy thoải mái, tự do trong việc chia sẻ ý kiến, nhận phản hồi và nêu ra các vấn đề.
• Trong cuộc họp, cả quản lý và nhân viên đều có vai trò tương tác hai chiều. Quản lý không chỉ đặt câu hỏi, mà còn lắng nghe chân thành ý kiến và quan tâm của nhân viên. Sự lắng nghe chân thành giúp xây dựng một môi trường tin cậy và khuyến khích nhân viên chia sẻ mở rộng hơn.
• Cuộc họp 1:1 thành công không chỉ dừng lại ở việc thảo luận và đánh giá, mà còn đặt cam kết và hành động để đạt được mục tiêu đã đề ra. Cả quản lý và nhân viên cùng nhau đề xuất giải pháp, thiết lập kế hoạch hành động cụ thể, cam kết thực hiện chúng.

VII. Kết luận

Glints mong rằng những thông tin trên hữu ích, giúp bạn và doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của One-on-one meeting. Qua đó, bạn có kế hoạch tiếp cận phù hợp, giúp đạt được kết quả mong muốn.

Các bạn có thể truy cập vào Glints Blog và trang FaceBook “Glints for Employers VietNam” để xem thêm những bài viết khác về chủ đề nhân sự và tuyển dụng. 

Để được hỗ trợ về các giải pháp nhân sự bạn vui lòng gửi tin nhắn đến Glints for Employers trên Zalo để được tư vấn ngay lập tức.

Để nhận tất cả những thông tin và ưu đãi mới nhất từ Glints, bạn vui lòng đăng ký tham gia bản tin của Glints. Xin cám ơn.