6,598 views

Contoh Template SOP Rekrutmen Karyawan Baru

Linggar
Linggar
August 28, 2023
sop rekrutmen karyawan

SOP rekrutmen karyawan baru merupakan salah satu kebutuhan untuk memastikan proses rekrutmen di perusahaan Anda berjalan dengan lancar dan konsisten. 

Standard Operating Procedure atau yang biasa disingkat menjadi SOP adalah seperangkat prosedur standar yang diterapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. 

Prosedur ini dibuat untuk meminimalkan kesalahan dalam proses operasional sehari-hari sehingga hasil yang diperoleh sesuai harapan dan konsisten.

Konsistensi hasil menjadi salah satu tujuan penting dari penerapan SOP di perusahan karena pelaksana operasional, termasuk rekrutmen dapat berubah sewaktu-waktu. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih detail apa saja yang perlu dipersiapkan untuk membuat SOP rekrutmen karyawan. Selain itu, Anda juga akan dibekali dengan beberapa template contoh SOP rekrutmen karyawan yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 


Apa itu SOP rekrutmen karyawan?



Sebelum membahas lebih detail tentang SOP rekrutmen karyawan, ada baiknya kita mengetahui pengertian dari SOP itu sendiri. 

Pengertian SOP menurut ahli Atmoko adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja.

Sementara itu, menurut Widiastuti, SOP adalah dokumen tertulis yang berisi prosedur kerja secara rinci, bertahap, teratur dan sistematis. 

“SOP adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan mulai dari awal hingga akhir,” jelas Ekotama. 


Dengan dasar pengertian para ahli di atas, kita bisa menyimpulkan SOP rekrutmen karyawan adalah dokumen baku dan tertulis yang dibuat untuk memudahkan tata laksana rekrutmen di perusahaan secara sistematis. 


Mengapa perusahaan membutuhkan SOP rekrutmen karyawan?

Manfaat menyusun SOP rekrutmen di perusahaan ada beberapa yang akan dijabarkan di bawah ini. 

1. Meminimalisir terjadinya kesalahan dalam melakukan pekerjaan 

Rekrutmen karyawan adalah proses yang panjang, terdiri dari berbagai proses mulai dari sourcing, screening, seleksi, wawancara, offering hingga onboarding

Memiliki SOP rekrutmen karyawan membantu masing-masing pihak yang terlibat memahami tugasnya. Hal ini akan mengurangi risiko terjadinya kesalahan selama proses rekrutmen.

2. Membagi tugas dengan jelas

Dalam sebuah siklus rekrutmen, bukan hanya HR dan rekruter internal yang terlibat. User seperti manajer bahkan C-level juga terlibat, apalagi jika melibatkan pihak ketiga untuk membantu proses rekrutmen. 

Untuk mencegah tumpang tindih pelaksanaan tugas, atau bahkan risiko ada pihak yang mangkir dari tugasnya, SOP menjadi sangat penting. 

3. Menjamin konsistensi proses dan hasil

Memiliki tahapan dan prosedur baku membantu menjaga konsistensi proses. Harapannya hal ini juga dapat menghasilkan outcome yang juga konsisten. 

Apalagi, sebelum menjadi tahapan yang baku berupa SOP tentu sudah melewati berbagai percobaan untuk memastikan keberhasilan dan efektivitasnya. 

4. Menghemat waktu

Di perusahaan, pergantian personil bukan hal yang baru. Dengan adanya SOP rekrutmen karyawan memudahkan karyawan terdahulu untuk melakukan handover maupun karyawan baru untuk segera bisa menjalankan tugas sebagaimana mestinya. 

Adanya SOP, selain menghemat waktu handover pekerjaan juga dapat mempersingkat kebutuhan training kerja untuk fungsi terkait.

5. Dokumentasi proses yang memudahkan audit

SOP merupakan dokumen penting sebagai bukti administratif proses rekrutmen berlangsung. 

Dokumen seperti SOP, menjadi salah satu yang harus dilengkapi dalam proses audit. 


Bagaimana proses menyiapkan SOP rekrutmen karyawan?



Setelah mengetahui manfaat penting SOP rekrutmen karyawan, mungkin Anda sekarang ingin membuatnya. 

SOP rekrutmen karyawan menjadi domain pekerjaan HR dan khususnya tim rekrutmen. Hal ini karena tim ini yang paling tahu alur dan tahapan rekrutmen yang dilakukan. 

Selain itu, tim HR menjadi yang paling memahami kebutuhan dan best practice rekrutmen di perusahaan.

Namun demikian, seperti yang sudah disinggung sebelumya bahwa proses rekrutmen melibatkan kolaborasi dengan berbagai pihak di luar HR maka diskusi juga penting dilakukan. 

Hal ini terkait dengan pembagian tugas daam rekrutmen, panjang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tahap sebelum bisa lanjut ke tahap berikutnya, persiapan di masing-masing tahap dan lain-lain. 

Hal ini karena SOP adalah dokumen yang baku dan menjadi acuan bagi semua pihak yang terlibat dalam rekrutmen. Penting untuk mendokumentasikan semua proses rekrutmen secara detail dan alur yang urut. 

1. Pastikan tujuan SOP dimengerti

Tujuan SOP harus dipahami oleh semua pihak yang akan menggunakannya, baik HR Manager, rekruter, tim operasional hingga ke C-level. 

Hal ini dapat dilakukan dengan menyebutkan tujuan secara tertulis di bagian awal SOP sehingga mudah terbaca. Selain itu, tujuan ini juga dapat disampaikan secara berulang melalui proses sosialisasi.

2. Pertimbangkan pembacanya

Hal ini terkait dengan bahasa, tata letak, bahkan metode sosialisasi SOP yang dibuat. Sebisa mungkin mengakomodasi semua kepentingan pihak yang terlibat dalam rekrutmen. 

3. Sediakan struktur dan isi yang sesuai

Terkait struktur dan isi dari SOP tentu perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa hal yang dapat dijadikan pegangan adalah:

  • Sampaikan tujuan di awal SOP
  • Cakupan SOP
  • Tahapan yang runut
  • Pertimbangan-pertimbangan
  • Kebutuhan pendukung, dalam rekrutmen mungkin berupa tools, alat uji keahlian dan kepribadian
  • Glosari untuk penjelasan istilah yang digunakan

4. Percobaan rancangan SOP

Pastikan sebelum SOP disahkan, telah diuji coba oleh pihak yang akan terlibat. Dalam proses ini, pertimbangkan juga masukan yang masuk. 

Lakukan perbaikan jika memungkinkan. Pastikan SOP yang disahkan adalah proses terbaik yang juga menghasilkan proses terbaik. 

5. Sosialisasi SOP

SOP rekrutmen karyawan harus mudah diakses oleh semua pihak yang terlibat. Namun demikian, hal ini saja tidak cukup. 

Sosialisasi yang menyeluruh juga perlu dilakukan untuk memastikan pemahaman semua orang yang terlibat sama. Dalam proses sosialisasi bukan hanya para pihak mengetahui bahwa perusahaan memiliki SOP rekrutmen karyawan namun juga mereka perlu membaca dan memahami perannya dalam keseluruhan proses rekrutmen. 

Dalam menyusun SOP beberapa kesalahan yang patut dihindari:

  • Dokumen hanya oleh ditulis oleh satu pihak tanpa mendapatkan masukan dari pihak lain yang terlibat.
  • Langsung membicarakan prosedur tanpa mendefinisikan tujuan mengapa prosedur ini perlu dilakukan dengan berhasil.
  • Isi SOP yang membosankan dengan format yang sulit dimengerti hal ini tentu menyulitkan pihak-pihak yang terlibat dalam rekrutmen ini dalam memahami prosedur kerja selama rekrutmen yang benar
  • Hanya 50% SOP memanfaatkan diagram, bagan atau ilustrasi padahal instrumen visual seperti ini memudahkan pemahaman. 

Template SOP Rekrutmen Karyawan

contoh-sop

Kini Anda telah memahami bagaimana prosedur menyusun dan menghindari kesalahan umum dalam proses pembuatan SOP rekrutmen karyawan baru. Memiliki SOP rekrutmen karyawan yang efektif adalah kunci untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan talenta terbaik untuk tim Anda.

Proses rekrutmen yang sistematis dan terstruktur tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memastikan bahwa setiap kandidat mendapatkan pengalaman yang konsisten dan adil. Jika Anda ingin meningkatkan atau memperbarui SOP rekrutmen Anda, kami telah menyediakan template yang siap digunakan.

Unduh template gratis SOP rekrutmen karyawan baru dengan mengisi form di bawah ini. Pastikan Anda tidak ketinggalan kesempatan untuk mengoptimalkan proses rekrutmen Anda mulai hari ini!

Unduh Contoh Template “SOP Rekrutmen” Sekarang, Gratis!
Silakan mengisi data diri Anda, template akan dikirimkan melalui alamat email Anda segera.