Panduan Lengkap Rekrutmen Online Plus 9 Tips dari Rekruter HaloDoc
Rekrutmen online memudahkan rekruter untuk melakukan seleksi karyawan baru melalui proses seleksi yang didukung oleh sambungan internet. Sebelumnya, hampir semua proses rekrutmen dilakukan secara offline, mulai dari seleksi berkas hingga tes keahlian.
Namun demikian, cara ini tidak cukup efektif untuk perekrutan dengan volume yang besar seperti misalnya, ketika perusahaan mengalami pertumbuhan yang eksponensial sehingga membutuhkan tambahan SDM dalam jumlah besar dalam waktu singkat.
Selain alasan efisiensi, rekrutmen online menjadi metode yang banyak dipilih oleh perusahaan selama pandemi dan kebijakan bekerja dari rumah diterapkan. Kini, ketika sebagian perusahaan sudah kembali ke kantor, lalu apakah rekrutmen online masih diterapkan?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut Glints mewawancarai Faradhia Astarina, Tech Recruiter HaloDoc.
Di Halodoc sendiri, kini menerapkan pengaturan kerja hybrid, yang bervariasi tergantung pada divisi dan kebutuhan perusahaan. Faradhia membagikan pengalaman dan insight-nya terkait rekrutmen online sebagai pertimbangan penyusunan strategi rekrutmen yang efektif di perusahaan Anda.
Baca juga: Pengimplementasian Fleksibilitas Kerja Modern KoinWorks dan Glints di Lingkungan Kerja
Pengertian rekrutmen online menurut ahli, Parry & Tyson (2008) adalah penggunaan internet untuk menarik kandidat karyawan potensial ke dapam suatu organisasi, termasuk di dalamnya adalah penggunaan situs resmi perusahaan, atau menggunakan job portal atau media sosial secara online.
Namun demikian, cakupan rekrutmen online bukan hanya terbatas di tahap penyebaran informasi lowongan. Rekrutmen online juga dapat mencakup proses selanjutnya seperti screening kandidat, proses wawancara, bahkan sampai di tahap onboarding.
Secara umum, rekrutmen online adalah tentang memanfaatkan internet dan perangkat lunak (software) untuk membantu proses rekrutmen kandidat sejak penyebaran lowongan kerja hingga karyawan resmi bergabung. Seberapa jauh perusahaan memanfaatkan akan sangat tergantung kebijakan masing-masing.
Memasuki 2022, banyak perusahaan memutuskan untuk kembali ke kantor, termasuk startup. Beberapa kembali ke kantor secara penuh, beberapa yang lain menerapkan kebijakan hybrid working.
Dalam kondisi yang seperti sekarang ini, apakah ada perubahan strategi rekrutmen yang digunakan.
“Rekrutmen online masih relevan diterapkan di Halodoc, khususnya untuk tech recruitment semua proses rekrutmen masih virtual termasuk wawancara meskipun Halodoc sudah menerapkan hybrid working,” tutur Faradhia.
Menurut Faradhia, keseluruhan proses rekrutmen masih dilakukan secara virtual mulai dari seleksi hingga offering. Proses onboarding dilakukan secara offline karena ada beberapa kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara online seperti pengambilan alat kerja.
Salah satu hal yang membuat rekrutmen online masih relevan hingga saat ini di Halodoc adalah efisiensi dan efektivitasnya.
“User dari kandidat saat ini sebagian masih bekerja dari mana saja, selain itu, menyesuaikan jadwal kandidat dan user yang bersangkutan secara offline juga relatif lebih sulit dibandingkan online. Hal ini yang membuat rekrutmen online lebih efisien dilakukan,” jelas Faradhia.
Efisien baik secara biaya maupun waktu
Proses rekrutmen online dinilai lebih hemat baik secara biaya maupun waktu. Hal ini karena dalam proses seleksinya, dapat dibantu dengan tools yang memungkinkan proses seleksi berjalan secara sistematis dan sesuai dengan data yang ada.
Menjangkau lebih luas kandidat potensial
Dengan penggunaan media sosial yang sangat massif saat ini, kita dapat manfaatkan untuk menjangkau lebih banyak kandidat tanpa batasan lokasi. Rekrutmen online dapat menjangkau kandidat potensial yang tinggal di luar kota bahkan luar negeri. Anda juga dapat merekrut dari mana saja.
Fleksibilitas, faktor yang menarik lebih banyak kandidat
Lanskap pasar tenaga kerja banyak berubah semenjak pandemi lalu. Salah satu yang paling kentara adalah fleksibilitas kerja yang dihadirkan melalui kebijakan bekerja dari rumah secara online.
Hal ini juga mempengaruhi preferensi kandidat dalam mendaftar kerja, rekrutmen online cenderung lebih disukai karena lebih fleksibel.
Efektif dan dapat menyingkat proses rekrutmen
Slah satu hal yang diakui Faradhia, rekrutmen online memudahkannya untuk sinkronisasi jadwal antara user dan kandidat. Hal ini yang membuat proses rekrutmen secara keseluruhan lebih efektif dan singkat.
Penilaian cenderung minim bias karena berdasarkan data
Dalam rekrutmen online, umumnya proses sourcing dan screening dibantu oleh tools sehingga dapat mengurangi bias karena hanya menilai berdasarkan data yang ada. Selain itu, rekrutmen online juga cenderung dapat mengarsip data para pelamar dengan lebih baik.
Rekruter tidak dapat menilai gesture atau sentuhan personal
Beberapa rekruter juga menilai aspek-aspek non-verbal seperti gesture untuk menilai kecocokan kandidat dengan pekerjaan yang dibutuhkan. Hal ini lebih sulit dilakukan dalam rekrutmen online.
Namun demikian, rekruter dapat memilih metode lain seperti yang wawancara berbasis pengalaman di masa lalu, alih-alih sekadar menanyakan pertanyaan pengandaian. Hal ini untuk melihat respons kandidat dalam kondisi nyata, yang kemudian dapat menjadi pertimbangan kecocokan dengan kebutuhan.
Perlu usaha ekstra untuk menyampaikan pesan dalam bentuk tulisan
Dokumentasi dan arsip tertulis menjadi semakin krusial dalam rekrutmen online. Hal ini untuk meminimalisir risiko adanya miskomunikasi. Hal ini juga dapat dilihat sebagai keunggulan karena artinya akan ada dokumentasi yang rapi dari proses rekrutmen yang berjalan, baik untuk perusahaan maupun kandidat.
Peluang miskomunikasi lebih tinggi
Komunikasi secara tertulis mungkin meningkatkan peluang miskomunikasi karena tidak ada emosi dan intonasi. Hal ini dapat dihindari dengan sikap saling menghormati dalam komunikasi dan juga dokumentasi yang detail.
“Salah satu tahap yang tricky dalam rekrutmen online adalah proses wawancara. Sebagai rekruter, metode yang biasanya saya pakai untuk menggali pengalaman kandidat adalah behavioral event interview karena kita tidak tatap muka jadi sebisa mungkin pertanyaan yang diajukan detail dan sesuai dengan pengalaman nyata kandidat bukan sekadar situasi pengandaian,” kata Faradhia.
Baca juga: 6 Contoh Employer Branding Inspiratif untuk Startup
Hal ini menjadi bagian dari strategi employer branding yang penting sekali diperhatikan, baik secara organik maupun berbayar. Internet adalah tempat pertama kandidat akan mencari informasi terkait lowongan Anda, pastikan mereka menemukan informasi yang akurat langsung dari Anda.
Perlu disadari bahwa komunikasi dalam rekrutmen virtual sebagian besar berupa tulisan yang cukup rawan salah paham. Oleh karena itu, penting sekali untuk memberikan informasi yang lengkap dan detail.
Situs resmi perusahaan menjadi salah satu rujukan penting bagi kandidat potensial untuk mengenal profil perusahaan, visi perusahaan dan juga budaya perusahaan. Situs resmi perusahaan dapat menjadi saluran untuk menyampaikan informasi yang akurat.
Job portal biasanya menjadi touch point pertama kandidat untuk mengetahui lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memberikan informasi yang lengkap di job portal juga.
Media sosial juga menjadi touch point penting, bahkan memiliki jangkauan yang lebih luas bukan hanya terdiri dari para pencari kerja dan kandidat potensial. Selain informasi terkait informasi lowongan kerja, media sosial juga dapat diisi dengan konten edukasi untuk menguatkan employer branding perusahaan.
Dalam rekrutmen, tes keahlian biasanya menjadi salah satu tahap yang penting. Kekhawatiran melakukan tes secara online adalah terjadinya kecurangan sehingga penting untuk memilih tools yang terpercaya.
Wawancara menjadi momen yang penting untuk menggali karakter dan kecocokan kandidat dengan nilai dan budaya perusahaan. Seperti yang Faradhia sampaikan, metode wawancara yang tepat jadi penting untuk menggali hal tersebut.
Red flag atau potensi perilaku yang tidak sesuai dengan nilai perusahaan juga dapat terlihat dalam wawancara atau rekrutmen online. Dengan metode behavioral event interview kita bisa melakukan evaluasi pada perilaku kandidat di masa lampau sebagai dasar proyeksi perilakunya ke depan.
Salah satu keunggulan dari rekrutmen online adalah penitikberatan pada data. Oleh karena itu, penting sekali bagi untuk memastikan data yang dikumpulkan kandidat adalah data yang benar dan akurat sehingga perlu double check.
Rekrutmen online mungkin sudah menjadi normal baru bagi perusahaan bahkan ketika banyak perusahaan sudah kembali ke kantor. Namun demikian, penting untuk memperhatikan beberapa hal untuk hasil yang lebih maksimal.
