Handover adalah: Pengertian, Prosedur dan Template Surat
Handover adalah proses yang dilakukan oleh karyawan sebelum mengambil cuti panjang atau resign. Hal ini sebagai bentuk tanggung jawabnya untuk menyerahkan tugas dan dokumentasi kerjanya kepada rekan yang menggantikan tugasnya.
Proses ini menjadi penting dan perlu menjadi perhatian oleh HRD maupun manajer dari karyawan yang bersangkutan.
Handover atau serah terima pekerjaan dilakukan untuk memudahkan rekan kerja yang menggantikan posisinya lebih mudah beradaptasi dengan pekerjaan barunya.
Proses ini menjadi salah prosedur standar sebelum karyawan mengajukan pengunduran diri. Selain handover pekerjaan, umumnya karyawan juga perlu menjalani exit interview.
Beberapa perusahaan menerapkan prosedur handover termasuk dengan mengajukan surat handover yang akan Anda dapatkan juga contoh dan template-nya dalam artikel ini.
Selain itu, Anda juga akan mempelajari lebih detail tentang pengertian handover, apa saja prosedur yang umum dilakukan dalam melakukan handover termasuk dokumen apa saja yang perlu disertakan.
Simak artikel berikut ini hingga akhir untuk mendapatkan informasi selengkapnya.
Handover adalah pada dasarnya merupakan proses transfer informasi yang dilakukan oleh satu orang ke orang lain.
Di perusahaan, proses ini umum dilakukan ketika ada karyawan yang mengambil cuti panjang atau mengajukan pengunduran diri sehingga perlu serah terima pekerjaan dan dokumen terkait.
Cuti panjang yang membutuhkan serah terima pekerjaan antara lain cuti melahirkan dan cuti besar. Kedua cuti ini memiliki durasi yang relatif panjang selama 30-90 hari sehingga diperlukan karyawan pengganti untuk melakukan pekerjaan yang ditinggalkan.
Selain itu, istilah handover juga populer digunakan di dunia kesehatan. Dalam hal ini, handover diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dan tanggung jawab utama untuk memberikan perawatan klinis kepada pasien dari satu pengasuh ke pengasuh lain, termasuk dokter jaga, dokter tetap ruang rawat, asisten dokter, praktisi perawat, perawat terdaftar dan perawat praktisi berlisensi.
Dalam kasus karyawan mengundurkan diri, handover dilakukan selama notice period atau waktu yang dibutuhkan bagi karyawan untuk memberi tahu perusahaan ketika ingin mengakhiri masa kerjanya.
Masa notice period di setiap perusahaan bisa jadi beragam bergantung pada peraturan di perusahaan. Umumnya periode ini mulai berlaku dari tanggal pengajuan surat pengunduran diri.
Beberapa perusahaan menerapkan notice period yang berbeda untuk berbagai level. Misalnya, untuk karyawan yang sedang dalam masa probation minimal memberitahukan 2 pekan sebelum last day, sementara untuk karyawan level staf pemberitahuan harus dilakukan minimal 1 bulan sebelumnya.
Berbeda dengan karyawan di level manajerial, notice period yang berlaku hingga 2 bulan sebelum hari kerja terakhir.
Secara umum, handover dilakukan untuk mentransfer informasi dan dokumentasi sehingga karyawan yang menggantikan pekerjaann dapat melakukan pekerjaan dengan lebih mudah.
Apalagi, karyawan pengganti merupakan karyawan baru. Proses handover yang terdokumentasi dengan baik akan membantunya untuk lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaan barunya.
Secara lebih detail, berikut ini adalah beberapa tujuan penting handover untuk kelancaran pekerjaan Anda:
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, handover merupakan bagian dari proses pengunduran diri yang penting untuk mendukung karyawan pengganti bekerja dengan baik.
Untuk memastikan tujuan ini tercapai, handover mestinya memiliki SOP atau prosedur yang jelas.
Berikut akan Glints jabarkan apa saja prosedur yang perlu dilakukan untuk menjalankan handover dengan baik:
Ketika memutuskan untuk menyerahkan surat pengunduran diri dan mengajukan hari terakhir bekerja kepada manajer pastikan handover menjadi salah satu topik yang dibahas bersama.
Hal ini penting dilakukan karena manajer perlu untuk menghitung ulang kapasitas tim setelah ada anggota tim yang mengundurkan diri.
Selain itu, manajer juga menjadi pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan keseluruhan proses handover berjalan dnegan baik.
Untuk karyawan yang ingin meninggalkan perusahaan hal ini juga termasuk dengan dokumen apa saja yang perlu dipersiapkan dan detail seperti apa yang perlu dicantumkan.
Tidak kalah penting, membahas kontribusi apa yang ia harapkan dari Anda dan bagaimana skala prioritasnya.
Setelah diskusi dengan manajer, tidak ada salahnya untuk segera mempersiapkan draf dokumen serah terima pekerjaan.
Chron menyebut beberapa dokumen penting yang dapat Anda siapkan saat melakukan serah terima pekerjaan. Tentu saja Anda dapat menyesuaikan daftar dokumen ini dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
Tidak sedikit memang informasi yang perlu disediakan dalam proses handover ini. Sebaiknya penyerahan dokumen ini melibatkan manajer selaku direct report dan karyawan pengganti.
Hal ini penting dilakukan agar masing-masing pihak memilik perspektif, ekspektasi dan informasi yang sama.
Selain itu, melibatkan manajer dan karyawan pengganti juga akan memudahkan mereka jika masih ada bagian atau proses yang kurang jelas.
Menerima pekerjaan baru mungkin tidak mudah. Ada kebiasaan dan prosedur baru yang harus diikuti.
Untuk membantunya beradaptasi ada baiknya sisihkan waktu untuk mendampingi karyawan pengganti. Kesempatan ini dapat dimanfaatkan bukan hanya kesempatan untuk serah terima pekerjaan namun juga hal-hal kultural di luar pekerjaan.
Salah satu hal yang dapat dilakukan di kesempatan ini adalah memperkenalkan karyawan pengganti pada stakeholder terkait.
Proses handover memang memegang fungsi yang penting namun hal ini tidak lantas menjadikannya dapat berjalan berlarut-larut.
Penting untuk memastikan proses ini mengikuti linimasa yang sudah ditentukan. Umumnya batasan waktu menyesuaikan dengan tanggal kerja terakhir karyawan yang mengundurkan diri.
Lamanya bervariasi, seperti yang sudah disinggung di atas mulai dari dari 14-90 hari bergantung dari level pekerjaan yang ditinggalkan.
Review terakhir proses handover ini penting dihadiri oleh keseluruhan pihak yang terlibat, mulai dari karyawan yang mengundurkan diri, karyawan pengganti dan juga manajer.
Proses ini penting untuk memastikan karyawan pengganti dan manajer sudah mendapatkan semua informasi dan dokumen yang diperlukan.
Bagi beberapa perusahaan yang memiliki proses handover secara formal, surat serah terima pekerjaan perlu juga dipersiapkan.
Surat serah terima atau handover adalah sebuah pernyataan bahwa karywan lama sudah menyerahkan pekerjaannya kepada karyawan baru.
Surat ini perlu dibuat setiap adanya pergantian karyawan hingga peralihan jabatan. Surat ini menjadi pernyataan formal sekaligus dokumentasi yang memastikan karyawan pengganti sudah memahami pekerjaan barunya.
Beberapa informasi yang harus disertakan dalam surat serah terima pekerjaan antara lain:
Berikut salah satu contoh dan template yang dapat Anda gunakan:
Template dapat diakses melalui tautan berikut ini. Silakan duplikasi file untuk mengedit template sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Itu dia ulasan lengkap mengenai pengertian, tujuan, fungsi hingga prosedur handover yang dapat Anda terapkan di perusahaan.
Setelah membaca artikel ini, kami juga merekomendasikan Anda untuk membaca artikel terkait panduan exit interview melalui tautan di bawah ini.
