7 Langkah Membuat SOP yang Baik, Gratis Contoh Template
Apakah perusahaan Anda sedang merapikan proses operasional, termasuk membenahi SOP? Jika demikian, mungkin contoh SOP berikut ini bisa membantu.
Standard Operating Procedure (SOP) menjadi standar baku, acuan untuk melakukan sebuah proses kerja dalam perusahaan. SOP sangat penting untuk memastikan pelayanan atau tindakan operasional selalu seragam dan dinamis.
Masing-masing perusahaan akan memerlukan SOP untuk proses kerja dan kegiatan operasional yang berbeda dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, yang bisa dilakukan adalah mempelajari langkah pembuatan SOP tidak bisa langsung melihat pada contoh SOP saja.
Pembuatan SOP di perusahaan umumnya menjadi salah satu tanggung jawab dari divisi general affair. Jika sekarang adalah pertama kalinya perusahaan melakukan pembuatan atau evaluasi SOP, simak langkah dan contoh SOP yang telah Glints for Employers rangkum berikut ini.
SOP adalah sekumpulan peraturan, pedoman, atau acuan yang dibuat oleh suatu perusahaan. Tujuannya, untuk menjadi acuan melaksanakan proses kerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
SOP juga menjadi indikator penilaian kinerja baik itu bagi instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Hal ini karena SOP telah dibuat sesuai dengan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural yang telah disesuaikan dengan proses kerja dan unit kerja yang terlibat.
Ditambah lagi, SOP sudah dibuat dengan urutan kronologis. Sehingga, sudah menjadi suatu prosedur acuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cara yang paling efektif.
Dalam sebuah perusahaan, SOP punya dua manfaat utama.
1. Menjadi rujukan terbaru bagi kegiatan operasional
Hal ini sangat penting misalnya untuk penjualan, di mana selalu ada hal baru dari pasar baik itu tren ataupun cara baru yang lebih efektif. Adanya SOP pun bisa membuat proses evaluasi lebih mudah.
2. Arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian dan perbaikan
SOP menjadi bukti tertulis karena biasanya di dalamnya termasuk formulir kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, berita acara kunjungan dan lain sebagainya. Dengan adanya bukti tertulis seperti ini, maka pelancakan jika suatu hari ditemukan kesalahan atau kekurangan akan jadi lebih mudah.
Selain kedua alasan utama tersebut, ada juga alasan lain mengapa SOP sangat penting dalam perusahaan:
Langkah pertama untuk membuat SOP adalah membuat tim khusus yang akan menyusun SOP ini. Umumnya, untuk menyusun SOP diperlukan tim ahli yang kompeten di bidangnya masing-masing. Hal ini tentu disesuaikan dengan SOP apa yang mau dibuat.
Untuk mewujudkan tujuan dari SOP yaitu menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam konsisten dan efisien, tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan dengan seksama.
Hal ini bisa dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga ke tangan pengguna akhir. Dari pengamatan ini akan diperoleh data yang yang bisa digunakan untuk menyusun SOP, misalnya durasi proses kerja, siapa saja sumber daya manusia yang terlibat dan lain-lain.
Setelah terkumpul semua data yang dibutuhkan untuk menyusun SOP, kini saatnya untuk mulai membuat alur kerja. Dalam proses ini, mungkin tidak sekali jadi, perlu beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien.
Hal terpenting yang ada dalam alur kerja adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan. Tak lupa, penting untuk menuliskan posisi dan dan nama person in charge di tiap proses kerja.
Sebelum ditetapkan sebagai SOP yang berlaku di perusahaan, maka perlu disimulasikan terlebih dulu dalam kondisi sebenarnya. Dengan adanya simulasi ini, bisa dilakukan evaluasi tahap akhir terhadap flowchart yang sudah dibuat sebelum SOP ditetapkan menjadi dokumen legal.
Setelah melalui proses simulasi, jika ada ditemukan kekurangan, tim penyusun SOP harus langsung melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan, jika diperlukan bisa dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang ada tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.
Jika dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus, sudah efisien dan tidak ada lagi masalah maka bisa minta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Terkait SOP, pihak ini bisa jadi pimpinan tertinggi di perusahaan, lembaga atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP.
Untuk memastikan SOP yang dibuat tidak mengalami kendala di tahap penerapan maka penting sekali untuk melakukan sosialisasi SOP. Yang penting dipastikan adalah semua PIC yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP ini secara detail.
Apakah Anda tertarik untuk mendapatkan lebih banyak contoh template dari SOP untuk karyawan?
Untuk membantu Anda membuat SOP dengan tepat, berikut contoh SOP perusahaan jasa dalam menjawab keluhan dari pelanggan. Silakan simak dan menjadikannya sebagai referensi.
Baca artikel berikut dan dapatkan template-nya, GRATIS!
