Hệ thống erp là gì? Những điều cần biết về hệ thống erp?

Hiện nay, hệ thống ERP được ví như “trợ thủ đắc lực” giúp các nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp một cách tự động hóa và đơn giản hóa, giảm bớt các công việc thủ công cồng kềnh. Vậy hệ thống ERP là gì? Lợi ích mà doanh nghiệp có được khi sử dụng hệ thống phần mềm ERP? Câu trả lời sẽ được Glints bật mí ngay sau đây.

I. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) bao gồm các ứng dụng và công cụ giúp tất cả nhân sự trong doanh nghiệp làm việc với nhau trên cùng một hệ thống (all-in-one).

Hệ thống ERP tích hợp tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện, thay vì nhân viên phải làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và độc lập như trước. Ví dụ: Nhân viên marketing và lập lịch trình có quyền truy cập vào cùng một nguồn dữ liệu với nhân viên phát triển kinh doanh cho nhu cầu cụ thể của họ.

Hệ thống ERP phù hợp có thể giúp doanh nghiệp thu thập và lưu trữ dữ liệu vào một nơi từ các lĩnh vực, chẳng hạn như: Tài chính & Kế toán; Nhân sự; Quản lý quan hệ khách hàng; Quản lý sản xuất; Thương mại điện tử;…

>>> Tham khảo thêm: Thương hiệu tuyển dụng là gì? Cách xây dựng thương hiệu tuyển dụng

>>> Tham khảo thêm: Những điều cần biết về chế độ đãi ngộ nhân viên

>>> Tham khảo thêm: Chiến lược giữ chân nhân viên giỏi

>>> Tham khảo thêm: Lợi ích của việc đào tạo nâng cao chuyên môn cho nhân viên

>>> Tham khảo thêm: Những điều bạn cần biết về Employee Value Proposition

II. Phần mềm ERP gồm những chức năng nào?

Một hệ thống ERP cơ bản sẽ được tích hợp các chức năng sau:

• Quản lý mua hàng: Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.
• Quản lý bán hàng: Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng; Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; Quản lý công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng;…
• Quản lý hàng tồn kho: Quản lý việc nhập – xuất – tồn kho; Quản lý kho theo nhiều tiêu thức (lô, hạn sử dụng, vị trí…), Lập báo cáo tồn kho.
• Quản lý Kế toán – Tài chính – kinh tế: Kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,…); Kế toán mua hàng; Kế toán bán hàng; Kế toán kho hàng, vật tư; Kế toán tài sản, CCDC; Kế toán giá thành; Kế toán thuế, tiền lương; Kế toán tổng hợp.
• Lập kế hoạch sản xuất: Hỗ trợ thiết lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu.
• Báo cáo quản trị: Lập báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ; Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh Quý/Năm; Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng…

Tuyển dụng nhân sự thành công không hề dễ dàng. Hãy để Glints giúp bạn!

III. Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống phần mềm ERP?

Sau đây là một số dấu hiệu cho thấy việc sử dụng hệ thống phần mềm ERP là cần thiết đối với doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động: Công ty đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô.
• Doanh nghiệp sử dụng quá nhiều phần mềm rời rạc: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.
• Doanh nghiệp phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Doanh nghiệp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.
• Doanh nghiệp kế thừa và nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại mà doanh nghiệp đang sử dụng đã trở nên lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cập nhật xu hướng quản lý mới: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp điều hành mới.
• Doanh nghiệp cần nâng cao năng suất làm việc: Việc xử lý số liệu một cách thủ công, khiến doanh nghiệp tiêu tốn quá nhiều thời gian và khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.

IV. Lợi ích phần mềm ERP đem lại cho doanh nghiệp

Các hoạt động từ xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đến quản lý chất lượng đều nằm trong sự quản lý của ERP. Cụ thể là:

• ERP ghi nhận thông tin gần như lập tức: Các thông tin đó liên quan đến hàng nhập gồm thời gian, chất lượng, số lượng, hàng bị trả lại, nguyên nhân trả hàng,… Từ đó, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất, cung ứng hàng hóa.
• ERP cho phép tạo, lập và lưu trữ các tài liệu: Điều này hỗ trợ đắc lực cho mọi công đoạn sản xuất của doanh nghiệp.
• ERP có khả năng thu thập số liệu nhanh chóng: Sau khi thu thập số liệu từ máy móc, thiết bị sản xuất, hệ thống ERP sẽ đưa ra đánh giá chất lượng chính xác nhất.
• ERP tham gia vào quá trình kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng sau đó ghi nhận lại thông tin để hỗ trợ cho doanh nghiệp.

V. Các tiêu chí chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp

Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp? 8 Tiêu chí dưới đây sẽ là gợi ý quan trọng giúp doanh nghiệp tìm kiếm được nhà cung cấp ERP phù hợp nhất:

1. Năng lực của đơn vị cung cấp giải pháp: Lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm nhiều năm trong triển khai ERP, có thể cung cấp những tư vấn hữu ích thay vì chỉ đơn giản là giới thiệu thông số kỹ thuật của phần mềm.

2. Các chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp: Phần mềm ERP cần được thiết kế với các chức năng hướng đến những yêu cầu cụ thể và thực tế làm việc của doanh nghiệp. 

3. Đánh giá từ khách hàng đã sử dụng hệ thống: Việc tham vấn ý kiến từ những khách hàng đã sử dụng dịch vụ là một cách rất hiệu quả để xác định năng lực của nhà cung cấp giải pháp ERP. Những đánh giá từ chính khách hàng đã sử dụng có thể cung cấp cho doanh nghiệp thông tin giá trị nhất về năng lực của nhà cung cấp ERP.

4. Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP có thể được mở rộng để xử lý một khối lượng công việc lớn hơn khi quy mô và người dùng tăng lên.

5. Khả năng tích hợp với phần mềm hiện có hoặc hệ thống thứ 3: Một hệ thống ERP tốt còn thể hiện ở khả năng tích hợp những phần mềm sẵn có của doanh nghiệp, ví dụ như phần mềm kho, bán hàng hoặc tích hợp với các phần cứng khác.

6. Phù hợp với quy định về kế toán của Việt Nam: Module kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong hệ thống ERP do phải nhận rất nhiều dữ liệu từ các module khác và đặt các hạch toán tự động. Tuy nhiên, phần mềm ERP nước ngoài không tuân thủ chế độ, quy định kế toán về kết chuyển, phân bổ chi phí… của Việt Nam. Để áp dụng, nhiều đơn vị phải mua thêm một phần mềm kế toán thực hiện báo cáo theo đúng quy định. Do đó, sẽ mất đi tính toàn vẹn, hoàn chỉnh của hệ thống ERP.

7. Hệ thống ERP dễ sử dụng: ERP được thiết kế thân thiện với người dùng.

8. Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Chi phí triển khai phần mềm ERP cần phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Những chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả, bao gồm: Chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí bảo trì hằng năm,…

VI. Lưu ý khi sử dụng hệ thống ERP

Bên cạnh những lợi ích tuyệt vời mà hệ thống ERP đem lại, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến 2 điểm hạn chế sau đây:

• Chi phí đầu tư ERP lớn: Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng tài khoản sử dụng, chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích. Do đó, chi phí triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Thời gian triển khai ERP dài: Khác với các phần mềm đóng gói, một hệ thống phần mềm ERP được tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp sẽ cần nhiều thời gian và công sức để triển khai thành công.

VII. Kết luận

Glints mong rằng những thông tin trên hữu ích với bạn và doanh nghiệp, giúp bạn và doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về erp, cách sử dụng và lợi ích.

Các bạn có thể truy cập vào Glints Blog và trang FaceBook “Glints for Employers VietNam” để xem thêm những bài viết khác về chủ đề nhân sự và tuyển dụng. 

Để nhận tất cả những thông tin và ưu đãi mới nhất từ Glints, bạn vui lòng đăng ký tham gia bản tin của Glints. Xin cám ơn.