Ilustrasi: Freepik
Jabatan di sebuah perusahaan mencerminkan tanggung jawab, kewenangan, dan peran spesifik seseorang. Bagi Anda yang mengelola bisnis, penting untuk tahu dan paham susunan jabatan perusahaan.
Memahami susunan jabatan di perusahaan akan menciptakan alur kerja yang jelas, memperkuat budaya organisasi, dan mendorong pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.
Dalam artikel ini, Glints akan membahas serba-serbi jabatan di perusahaan mulai dari pengertian, alasan pentingnya memiliki susunan jabatan yang jelas, cara menyusunnya, hingga contoh-contoh jabatan yang umum ditemui di perusahaan swasta beserta peran singkat masing-masing.
Secara umum, jabatan di perusahaan dapat diartikan sebagai posisi atau kedudukan resmi yang menunjukkan tanggung jawab, otoritas, dan peran seseorang dalam organisasi.
Menurut KBBI, jabatan adalah “pekerjaan (tugas) dalam pemerintahan atau perusahaan.” Dalam konteks bisnis, sebuah jabatan mencerminkan fungsi dan tugas tertentu yang harus dijalankan, serta memiliki batasan kewenangan yang berbeda-beda, tergantung pada levelnya di dalam perusahaan.
Setiap perusahaan akan memilih nama dan membagi tanggung jawab sebuah jabatan sesuai dengan kebutuhan bisnisnya masing-masing.
Dengan menentukan struktur dan tanggung jawab dalam sebuah jabatan, tujuan bisnis tentu akan lebih mudah tercapai. Ibaratnya, pembagian tugas jelas, sehingga perusahaan bisa menjalankan bisnis lebih efektif dan efisien.
Ini beberapa alasan kenapa setiap perusahaan harus punya susunan jabatan yang jelas dan tidak tumpang tindih.
Dengan jabatan yang terdefinisi jelas, setiap orang tahu tugas masing-masing.
Jadi, alur kerja lebih teratur, dan koordinasi antarbagian pun lancar karena karyawan paham kepada siapa mereka perlu melapor atau bekerja sama.
Potensi pekerjaan yang tumpang tindih atau tanggung jawab yang terabaikan pun berkurang.
Struktur jabatan yang jelas bisa membantu para stakeholder dalam mengambil keputusan.
Saat setiap level punya kewenangan tertentu, penyelesaian masalah dapat dilakukan bertahap. Jadi, penentuan keputusan penting tidak menumpuk di satu titik.
Karyawan manajerial juga paham batasan apa yang bisa mereka putuskan sendiri dan kapan perlu melibatkan atasan yang lebih tinggi.
Baca juga: Pengertian dan 10 Contoh Job Description: Job Specification Berbeda!
Menurut Investopedia, struktur jabatan yang rapi juga bisa memotivasi karyawan untuk bekerja optimal.
Dengan adanya struktur jabatan di perusahaan, membuat karyawan bisa melihat jenjang karier secara jelas.
Karyawan pun jadi tahu jabatan apa yang bisa dicapai di masa depan dan syarat-syarat yang dibutuhkan.
Hal Ini mendorong mereka untuk terus berkembang, meningkatkan keterampilan, dan memperkuat komitmen pada pekerjaan.
Susunan jabatan yang tepat juga mendukung budaya perusahaan. Karyawan memahami nilai-nilai utama perusahaan serta tanggung jawab mereka dalam mewujudkannya.
Dengan pembagian peran yang pas, tumbuh rasa tanggung jawab bersama demi memajukan bisnis.
Jika jabatan dan tugas di tiap level jelas, perusahaan lebih mudah membuat Key Performance Indicators (KPI) yang tepat.
Dengan begitu, ketika nanti karyawan melakukan performance appraisal bisa jadi lebih objektif, adil, dan transparan. Pasalnya, setiap orang dinilai berdasarkan wewenang dan tanggung jawab yang didokumentasikan dengan baik.
Meskipun setiap perusahaan punya gaya dan kebutuhan berbeda, ada beberapa langkah umum yang dapat Anda terapkan ketika ingin menyusun jabatan di perusahaan:
Meskipun setiap perusahaan punya gaya dan kebutuhan yang berbeda, ada beberapa langkah umum untuk menyusun jabatan di dalamnya:
Anda bisa memulai dengan menilai dan menganalisis apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pertimbangkan skala bisnis, lini produk atau jasa yang ditawarkan, serta target pasar.
Dari sini, Anda bisa menentukan berapa banyak divisi atau fungsi yang diperlukan. Misalnya, pemasaran, keuangan, operasional, sumber daya manusia, dan lainnya.
Setelah kebutuhan bisnis dipetakan, bentuklah departemen-departemen inti.
Setiap departemen dipimpin oleh seorang kepala atau pemimpin. Misalnya, manager, supervisor, atau direktur, tergantung skala perusahaan.
Lalu baru tentukan struktur tim di bawahnya menjalankan tugas harian.
Baca juga: 5 Poin Penting Membuat Job Description yang Komprehensif
Di dalam tiap departemen, tetapkan jabatan mulai dari staf hingga manajerial.
Pastikan Anda menjabarkan deskripsi pekerjaan, tanggung jawab, dan wewenang untuk setiap jabatan.
Semakin detail, semakin mudah bagi perusahaan melakukan rekrutmen, pelatihan, dan penilaian kinerja.
Biasanya, struktur jabatan dibagi berdasarkan level (entry, mid-level, top-level).
Anda bisa menerapkan model piramida, di mana level bawah (entry) fokus pada kegiatan operasional harian.
Sedangkan di puncak terdapat pengambil keputusan strategis (eksekutif atau manajemen puncak).
Pada perusahaan rintisan (startup atau UMKM) dengan tim kecil, struktur mungkin lebih datar (flat) dan jabatan lebih fleksibel.
Sebaliknya, di perusahaan besar, struktur cenderung berlapis karena operasional yang lebih kompleks. Anda bisa menyesuaikan jenis dan banyaknya jabatan dengan ukuran dan dinamika perusahaan.
Setelah susunan jabatan terbentuk, beritahukan kepada seluruh karyawan agar mereka memahami garis wewenang dan tanggung jawab masing-masing.
Lakukan evaluasi secara berkala untuk menyesuaikan struktur dengan perkembangan bisnis
Setiap perusahaan memberikan nama yang berbeda-beda pada setiap jabatan yang dibuat. Namun, berikut beberapa posisi jabatan yang umum digunakan di sebuah perusahaan kecil, menengah, ataupun besar.
Posisi staf menjadi “tulang punggung” operasional sehari-hari. Mereka biasanya menjalankan tugas yang sifatnya rutin, detail, atau administratif berdasarkan arahan atasan langsung.
Seorang staf administrasi, misalnya, fokus pada pengarsipan dan penjadwalan. Lalu, ada staf keuangan menangani input data transaksi. Sementara staf marketing mengelola pemasangan iklan atau media sosial.
Meski demikian, kebutuhan soft skills seperti komunikasi dan kerja tim bisa saja diperlukan, tergantung tuntutan pekerjaan dan budaya perusahaan.
Umumnya, ini ruang lingkup kerja dari staf, tergantung dengan divisi di perusahaan:
Pada level berikutnya, supervisor bertugas memastikan pekerjaan tim staf berjalan lancar. Mereka kerap menjadi perantara antara tim lapangan dan manajemen tingkat menengah atau atas.
Supervisor juga perlu memiliki kemampuan kepemimpinan dasar, karena harus memantau pencapaian target harian atau mingguan serta melakukan briefing rutin.
Manajer memegang peran penting sebagai ujung tombak sebuah departemen. Selain menyiapkan rencana kerja dan target bagi timnya, manajer juga bertanggung jawab atas efisiensi dan pencapaian kinerja.
Selain diharapkan menguasai teknis, seorang manajer juga perlu keterampilan manajemen, perencanaan, dan kemampuan memimpin tim. Berikut ruang lingkup kerja dari seorang manajer:
Setelah manajer, ada level lebih tinggi yang menuntut cakupan tanggung jawab lebih luas, baik itu mengoordinasikan beberapa departemen atau memimpin satu divisi besar.
Posisi senior manager atau general manager ini menjadi kunci, terutama di perusahaan berskala menengah dan besar.
Pasalnya, mereka menyiapkan kebijakan jangka menengah dan membuat laporan strategis kepada direksi, sembari memastikan setiap tim manajer di bawahnya dapat bekerja sama demi target bersama.
Ruang lingkup seorang senior atau general manager sebagai berikut:
Baca juga: 3 Tingkatan Manajemen Perusahaan, Ini Jenis dan Contohnya
Pada level ini, seseorang memiliki otoritas strategis untuk satu departemen atau divisi besar. Biasanya, mereka berinteraksi langsung dengan jajaran eksekutif (misalnya CEO) maupun dewan komisaris.
Jabatan seperti Direktur Pemasaran atau Direktur Keuangan menekankan tanggung jawab strategis, baik dalam visi jangka panjang maupun pelaksanaan kebijakan besar yang memengaruhi departemennya.
Ini ruang lingkup dari seorang direktur atau head departement:
Jabatan VP umumnya ditemui di perusahaan skala menengah atau besar. Mereka bertindak sebagai pemimpin kunci di area fungsional tertentu, menghubungkan kebijakan dari C-level atau direksi dengan manajemen menengah.
Terkadang, posisi VP bisa sekelas direktur di perusahaan lain, tergantung struktur organisasi yang digunakan.
Pada puncak struktur perusahaan, chief level (CEO, CFO, COO, CMO, CTO, dsb.) memegang kendali atas keseluruhan bisnis.
Mereka menentukan visi, misi, dan kebijakan lintas departemen, serta bertanggung jawab kepada pemilik saham atau dewan komisaris.
Selain memprediksi arah pasar, C-level juga mesti memastikan setiap divisi bekerja sinkron untuk meraih pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Secara umum, ini ruang lingkup kerja dari posisi chief level:
Meski berbeda penamaan pada setiap perusahaan, setiap level bertanggung jawab menggerakkan organisasi agar berjalan selaras menuju tujuan bersama.
Berikut ini beberapa contoh susunan jabatan perusahaan yang dapat menjadi referensi.
Setiap contoh didasarkan pada skala usaha yang berbeda, mulai dari UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) hingga perusahaan besar/korporat.
Pada tahap awal, perusahaan kecil atau rintisan sering memiliki struktur yang datar (flat) dan peran yang multifungsi. Contoh susunan jabatan:
Bertindak sebagai manajemen puncak sekaligus pengambil keputusan harian. Dalam UMKM, pemilik sering merangkap berbagai peran, mulai dari pemasaran hingga keuangan.
Mengawasi operasional harian, memastikan produksi/pelayanan berjalan dengan baik, dan memimpin tim kecil di bawahnya. Kadang manajer juga merangkap fungsi SDM atau keuangan.
Bertanggung jawab mengatur staf di berbagai fungsi (misalnya, tim produksi, administrasi). Dalam UMKM, supervisor pun kerap merangkap tugas penjualan jika dibutuhkan.
Tenaga inti operasional yang mengerjakan tugas harian, seperti staf admin, staf penjualan, staf produksi, atau staf digital marketing. Umumnya terbagi menjadi beberapa divisi kecil.
Karena jumlah karyawan relatif sedikit, jabatan di perusahaan semacam ini cenderung fleksibel. Seseorang dapat memegang dua atau tiga peran sekaligus agar kegiatan operasional berjalan efisien.
Perusahaan menengah biasanya memiliki struktur yang lebih formal dibanding UMKM. Jumlah karyawannya membuat pembagian tugas menjadi lebih detail.
Contoh susunan jabatan perusahaan menengah:
Berfokus pada strategi perusahaan jangka menengah/panjang. Bekerja sama dengan dewan komisaris jika perusahaan telah berbadan hukum.
Bisa mencakup Direktur Keuangan, Direktur Operasional, Direktur Pemasaran, atau jabatan direktur lainnya tergantung model bisnis. Mereka bertanggung jawab pada area fungsional tertentu.
Misalnya, Manajer SDM, Manajer Penjualan, Manajer Produksi, Manajer Digital Marketing, Manajer IT. Setiap manajer memiliki tim supervisor atau staf di bawahnya.
Level ini mengoordinasikan pekerjaan sehari-hari dari staf. Misalnya, Supervisor Penjualan akan memimpin tim sales, Supervisor Admin memimpin tim administrasi, dan sebagainya.
Para staf menjalankan tugas teknis atau operasional, seperti menangani order, input data, pengelolaan media sosial, laporan kas, dan lain-lain. Bisa pula ada spesialis (misalnya, data analyst, graphic designer, content writer) yang berada di level staf tetapi memiliki tanggung jawab khusus.
Di skala ini, susunan jabatan perusahaan sudah cukup berlapis untuk mendukung koordinasi lintas departemen yang lebih kompleks dibanding UMKM.
Pada perusahaan besar, struktur jabatan jauh lebih kompleks. Banyak departemen dan tingkatan manajerial untuk menangani berbagai lini bisnis, operasi, serta administrasi. Contoh susunan jabatan perusahaan besar:
Bukan jabatan eksekutif, melainkan pengawas kebijakan. Dewan komisaris berwenang memberi arahan pada direksi, mengevaluasi kinerja, dan melindungi kepentingan pemegang saham.
Bertanggung jawab pada keseluruhan arah perusahaan, memimpin tim eksekutif (C-level), dan membuat kebijakan strategis. Melapor kepada dewan komisaris.
Para eksekutif yang menangani area fungsional tertentu. Misalnya, CFO fokus di keuangan, COO di operasional, CMO di pemasaran, CHRO di SDM. Mereka bekerja secara lintas departemen dan mengkoordinasi manajer di bawahnya.
Memimpin satu unit bisnis besar atau departemen tertentu. Mungkin saja di bawah CFO ada Senior Manager Akuntansi dan Senior Manager Pajak, di bawah CMO ada Senior Manager Digital Marketing dan Senior Manager Brand, serta seterusnya.
Mengawasi tim-tim spesifik di departemen. Bertanggung jawab atas target bulanan/tahunan, membimbing supervisor, menegakkan kebijakan, serta melapor ke senior manager.
Memastikan tim staf atau spesialis bekerja sesuai prosedur dan target. Contohnya, Supervisor Sales, Team Leader Produksi, Supervisor Customer Service, dll.
Menjalankan tugas harian. Staf administrasi, sales executive, graphic designer, data analyst, HR officer, dan berbagai profesi lain. Di perusahaan besar, staf bisa dibagi lagi menjadi junior, senior, atau lead staff.
Karena banyaknya unit bisnis atau divisi, jalur karier di perusahaan besar biasanya lebih beragam. Karyawan bisa berkembang dari level staf menjadi supervisor, manajer, dan seterusnya, sesuai kompetensi dan kebutuhan organisasi.
Jabatan di perusahaan bukan sekadar titel, melainkan fondasi untuk memastikan bisnis berjalan lancar. Pastikan setiap jabatan memiliki job description yang jelas, supaya staf, supervisor, dan manajer tidak tumpang tindih pekerjaan. Sediakan pula jalur karier yang transparan agar karyawan tetap termotivasi dan mau berkembang.
Selain kemampuan teknis, dorong pengembangan soft skill dan kepemimpinan di semua level. Pastikan juga keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab: jangan sampai seseorang di jabatan tinggi kekurangan otoritas, atau sebaliknya, memikul tanggung jawab besar tanpa dukungan yang cukup.
Apabila Anda membutuhkan karyawan baru untuk mengisi jabatan tertentu, Anda bisa pakai Glints untuk merekrut talenta berkualitas dengan proses cepat dan efisien.
Banyak perusahaan masih terjebak dalam mitos "kandidat sempurna". Mereka yakin dengan menunggu cukup lama, kandidat…
Pada Selasa, 18 Februari 2025 di Jakarta, Glints & vOffice baru saja menandatangani kerja sama.…
Temuan Utama Kandidat paling aktif cari kerja pada 2 minggu sebelum Ramadan. Ini waktu terbaik…
Menyampaikan keputusan pemutusan hubungan kerja (PHK) kepada seorang karyawan, baik melalui surat pemberhentian kerja alias…
Apakah bisnis atau perusahaan Anda sudah memiliki NIB? Nomor Induk Berusaha (NIB) adalah identitas pelaku…
Human capital atau modal manusia adalah metode untuk menarik dan mempertahankan karyawan terbaik dengan cara…