9 Contoh Surat Dinas, Struktur, dan Tips Membuatnya
Contoh surat dinas yang resmi dan benar dapat memudahkan Anda jika ingin membuatnya. Surat dinas merupakan alat komunikasi tertulis untuk menghubungkan dua, atau lebih, pihak yang membicarakan perihal kedinasan atau kelembagaan.
Surat dinas termasuk dalam jenis surat resmi sehingga dalam penulisannya harus memperhatikan Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) agar menghasilkan tulisan yang dapat dipahami oleh semua pihak dengan mudah.
Dalam artikel yang telah disusun oleh Glints di bawah ini, Anda bukan hanya dapat melihat beberapa contoh surat dinas, tapi Anda juga diajak memahami pengertian dan struktur surat dinas.
Surat dinas adalah salah satu bentuk surat resmi. Ada perbedaan yang cukup signifikan antara surat pribadi dan surat resmi.
Perbedaan paling kentara adalah siapa yang membuat surat ini. Jika surat dibuat oleh organisasi, baik swasta maupun pemerintah maka dapat dikategorikan sebagai surat resmi.
Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan keterangan resmi kepada pihak di luar organisasi yang terkait dengan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyerahan dokumen atau kerja sama dan tujuan lain.
Sementara itu, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintahan yang bebas dari biaya.
Terkait dengan ragam bahasa yang digunakan, surat dinas menggunakan ragam bahasa baku yang ditulis menggunakan EYD untuk mengurangi risiko terjadinya kesalahpahaman antar pihak.
Meskipun namanya surat dinas, bukan berarti hanya lembaga kedinasan atau pemerintahan yang dapat menggunakannya. Organisasi atau lembaga swasta seperti perusahaan juga dapat menggunakan surat ini.
Umumnya, surat dinas memiliki beberapa tujuan seperti pemberitahuan, laporan, pernyataan atau permintaan terhadap hal tertentu.
Seperti umumnya surat resmi, surat dinas juga disampaikan secara ringkas, padat dan tidak bertele-tele.
Setelah mengetahui pengertian surat dinas di atas, selanjutnya kita akan mempelajari apa saja fungsi surat dinas. Beberapa fungsi surat dinas adalah:
Sebelum melihat contoh surat dinas, Anda perlu memahami strukturnya terlebih dahulu. Struktur ini akan memudahkan semua pihak terlibat untuk saling memahami.
Berikut adalah struktur standar surat dinas:
Kop surat juga sering dikenal sebagai kepala surat. Umumnya, bagian ini menjadi identitas surat hal ini karena di dalamnya terdapat informasi seperti nama instansi pengirim, alamat kantor, kode pos, alamat email serta nomor teleponnya.
Bagian berikutnya adalah tanggal surat diterbitkan. Tanggal juga menjadi bagian yang penting untuk memudahkan pengarsipan surat.
Satu yang tidak boleh dilewatkan dari surat resmi seperti surat dinas adalah nomor surat. Nomor surat merupakan bagian yang penting untuk memudahkan proses administrasi dan pengarsipan surat.
Dalam surat resmi, bagian perihal menjadi petunjuk tentang apa surat ini dibuat. Hal ini akan memudahkan penerimanya baik untuk mengarsipkan maupun memahami isi surat tersebut.
Di bagian lampiran dapat disebutkan berapa banyak informasi tambahan yang kita kirimkan bersama dengan surat dinas ini.
Pada bagian ini, dituliskan informasi penerima dan alamat yang menjadi tujuan dari surat yang dikirimkan.
Masuk ke bagian inti surat, jangan lupa untuk memberikan sapaan di awal. Sapaan yang formal dan resmi menjadi bagian dari transisi ke bagian badan surat.
Bagian badan atau inti surat adalah bagian di mana pengirim menjelaskan maksud dan tujuan pengiriman surat. Hendaknya, dalam penulisan badan surat menggunakan ragam bahasa baku, ringkas dan jelas agar pembacanya mudah memahami.
Di akhir bagian badan surat, hendaknya menyertakan salam penutup yang sopan.
Terakhir, surat resmi juga mencantumkan nama penanggung jawab atas terbitnya surat ini. Selain itu, untuk mengesahkannya umumnya juga disertai dengan tanda tangan dan stempel resmi.
Beberapa surat dinas membutuhkan tembusan. Tembusan dalam surat dinas diperlukan untuk menunjukkan ada pihak lain yang juga menerima surat selain penerima surat.
Kualitas dan kredibilitas surat dinas sangat penting untuk mempertahankan citra dan kepercayaan terhadap bisnis Anda. Berikut ciri-ciri surat dinas yang terpercaya:
Ciri-ciri utama sebuah surat dinas yang dapat dipercaya adalah terdapat kop surat resmi perusahaan atau lembaga.
Anda juga perlu mencantumkan informasi kontak yang lengkap dan lampiran dokumen pendukung jika diperlukan.
Pastikan surat ditandatangani oleh pihak yang berwenang di perusahaan Anda, seperti direktur atau kepala divisi. Gunakan juga stempel dan cap yang resmi dari perusahaan.
Surat dinas palsu biasanya tidak memiliki kop surat atau terdapat logo perusahaan yang tidak jelas, seperti blur, gepeng, atau menggunakan logo lama. Alamat yang dicantumkan di surat dinas palsu bisa jadi merupakan alamat fiktif.
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, ciri surat dinas yang baik salah satunya ada di struktur penyusunan.
Mulailah dengan judul surat yang jelas dan tepat, diikuti oleh nama dan alamat pengirim serta penerima. Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal dan nomor surat.
Isi surat harus singkat, padat dan jelas, dengan salam pembuka dan penutup yang sopan. Akhiri dengan tanda tangan dan nama terang pengirim.
Gunakan bahasa formal dan sopan, serta pastikan ejaan dan tata bahasa benar. Kalimat harus singkat dan efektif, dengan penggunaan kata-kata teknis yang tepat.
Hindari typo dan kesalahan tata letak yang dapat merusak kredibilitas surat. Surat dinas palsu umumnya punya struktur kalimat yang buruk dan terdapat banyak kesalahan ketik atau kesalahan istilah di dalamnya.
Setelah mengetahui struktur dan ciri-ciri surat dinas yang benar, sekarang Anda dapat menemukan beberapa contoh surat dinas yang berbeda untuk berbagai keperluan di bawah ini.
No: 26/MB-A/2023
Perihal: Surat Penugasan
Lampiran: –
Kepada
Yth. Manajer Pengadaan
PT. Makmur Berkah
Bersama dengan surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini selaku Direktur dari PT. Makmur Berkah memberikan penugasan dinas kepada:
Nama: Tri Kusno
Jabatan: Manajer Pengadaan
NIP: 89021
Agar segera melakukan lelang atas pengadaan alat tulis kantor untuk semua cabang PT. Makmur Berkah. Lelang pengadaan selambatnya terlaksana 3 bulan setelah surat ini dikeluarkan.
Demikian surat ini dibuat dan semoga yang bersangkutan dapat mengerjakan tanggung jawab ini dengan sebaik-baiknya. Atas perhatian dan kerja samanya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami
Jakarta, 16 Januari 2025
Sunardi
Direktur
No: 26/MB-A/2023
Perihal: Surat Undangan
Lampiran: 1 halaman susunan acara
Kepada
Yth. Manajer Pengadaan
PT. Makmur Berkah
Bersama dengan surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini selaku Direktur dari PT. Makmur Berkah mengundang Saudara untuk hadir dalam Rapat Manajemen Tengah Tahun 2023 yang akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal: Senin, 3 Juli 2025
Pukul: 11.00-13.00 WIB
Tempat: Ruang rapat Utama PT. Makmur Berkah
Agar segera melakukan lelang atas pengadaan alat tulis kantor untuk semua cabang PT. Makmur Berkah. Lelang pengadaan selambatnya terlaksana 3 bulan setelah surat ini dikeluarkan.
Demikian surat undangan ini disampaikan semoga yang bersangkutan dapat menghadiri acara tersebut. Terima kasih.
Hormat Kami
Jakarta, 16 Juni 2025
Sunardi
Direktur
No: 26/MB-A/2023
Perihal: Surat Undangan
Lampiran: 1 halaman susunan acara
Kepada
Yth. Manajer Human Relationship and General Affair
PT. Makmur Berkah
Bersama dengan surat ini, saya selaku penanggung jawab kegiatan Rapat Manajemen Tengah Tahun PT. Makmur Berkah ingin mengajukan peminjaman Ruang Rapat Utama PT. Makmur Berkah untuk kegiatan di atas pada:
Hari/tanggal: Senin, 3 Juli 2025
Pukul: 09.00-15.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama PT. Makmur Berkah
Demikian surat peminjaman ruang ini kami buat untuk menjadi perhatian demi kelancaran kegiatan di atas. Terima kasih.
Hormat Kami
Jakarta, 16 Juni 2025
Sunardi
Direktur
Menulis surat dinas yang baik dapat membantu menjelaskan tujuan dan maksud Anda dengan cara yang mudah dipahami oleh penerima. Ikuti langkah-langkah berikut:
Jangan meremehkan pemilihan font, sebab font yang baik bisa memudahkan penerima untuk membaca surat Anda, sekaligus meningkatkan profesionalitas.
Gunakan font sederhana seperti Verdana, Arial, Calibri, atau Times New Roman dengan ukuran 12.
Gunakan salam pembuka formal seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama]” atau “Dear [Nama]”. Jika tidak mengetahui nama penerima, gunakan alternatif lain seperti jabatan penerima surat.
Jangan sampai ada kesalahan penulisan nama atau jabatan karena akan merusak citra Anda dan mengurangi profesionalitas.
Seperti sudah dibahas sebelumnya, ciri surat dinas yang baik adalah menggunakan bahasa baku dan ketikan yang rapi. Bila Anda tidak yakin dengan sebuah istilah, cek terlebih dahulu di KBBI online.
Teliti dalam memastikan seluruh aspek di surat sudah lengkap. Mulai dari kop surat, logo bisnis, nomor surat, tanggal, nama dan alamat pengirim serta penerima, dan tanda tangan pengirim.
Langkah terakhir setelah Anda menulis surat adalah membaca ulang untuk melihat apakah ada kesalahan eja atau tulisan. Pastikan juga surat sudah menyampaikan pesan dengan jelas dan mudah dimengerti.
Setelah dikoreksi, Anda dapat mengirimkan surat tersebut kepada penerimanya. Pilih amplop putih polos bentuk persegi panjang. Lipat surat dengan benar agar pas di dalam amplop.
Tulis nama dan alamat Anda di pojok kiri atas amplop diikuti nama dan alamat penerima di tengah. Letakkan stempel di pojok kanan dan kirimkan surat Anda ke penerima yang diinginkan.
Surat dinas yang baik tidak hanya memperkuat citra perusahaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi komunikasi. Dengan mempelajari contoh dan struktur surat dinas, Anda jadi lebih siap membuat surat dinas yang kredibel.
Selain tips di atas, Anda juga bisa menemukan solusi rekrutmen talenta di Glints for Employers untuk mengoptimalkan kinerja bisnis Anda. Coba gratis sekarang!
