Pengertian Proposal: Fungsi, Komponen dan Sistematika
Proposal adalah rencana kegiatan yang ditulis secara rinci. Umumnya proposal dibuat untuk menarik pihak kedua terlibat dalam kegiatan yang direncanakan.
Dalam bisnis proposal memegang peran penting, mengingat tidak mungkin bisnis dijalankan seorang diri. Dalam bisnis bekerja sama menjadi hal yang lumrah sehingga dalam prosesnya pembuatan proposal merupakan kebutuhan.
Artikel ini, kita akan membahas berbagai hal terkait proposal, fungsi dan cara pembuatannya. Harapannya, setelah membaca artikel ini, Anda dapat mmebuat proposal sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Proposal adalah dokumen formal yang memuat informasi tentang rancangan kerja sebuah kegiatan yang akan dilaksanakan. Sebagai sebuah dokumen formal, dalam proposal harus memuat ebberapa informasi penting dan tentu saja harus dituliskan sesuai dengan ejaan yang benar.
Hal ini dilakukan untuk memudahkan semua pihak yang terlibat untuk memahami rencana kegiatan yang akan dilaksanakan bersama. Apalagi umumnya, pengajuan proposal berarti akan ada pihak ketiga di luar perusahaan yang terlibat.
Proposal adalah usulan tertulis yang ditujukan kepada pihak-pihak yang akan diajak bekerja sama untuk mewujudkan suatu kegiatan. Dalam hal ini, yang dimaksud kegiatan dapat berati banyak hal, mulai dari kegiatan bisnis, rencana pemasaran, pengajuan dana, proyek hingga kerja sama penelitian.
Beberapa hal yang menjadi tujuan proposal antara lain:
Agar lebih mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat, proposal memiliki struktur atau bagian-bagian yang juga disebut dengan sistematika.
Komponen dan sistematika proposal akan berbeda tergantung tujuan pembuatannya. Sebagai contoh, proposal bisnis berbeda dengan proposal penelitian atau proposal kegiatan kampus.
Namun demikian, secara umum sistematika yang digunakan tidak jauh berbeda. Beberapa komponen penting dari proposal antara lain, latar belakang, masalah dan tujuan, ruang lingkup kegiatan, hipotesis, metode, pelaksana kegiatan, fasilitas, keuntungan pelaksanaan kegiatan, risiko yang mungkin timbul dari kegiatan, periode pelaksanaan, anggaran dana serta jika masih ada keterangan lain maka diletakkan pada bagian lampiran.
Untuk lebih memahami setiap bagian dari proposal, simak ulasan di bawah ini:
Seperti namanya, dalam halaman ini kita memberitahu judul dari proposal dan siapa yang membuatnya.
Idealnya, judul yang dipilih padat dan cukup memberikan gambaran kegiatan yang ingin dijalankan. Hal ini perlu dilakukan sehingga pembaca dapat langsung memiliki gambaran dalam sekali baca.
Tidak kalah penting, buat judul yang menarik, apalagi dalam konteks bisnis. Proposal Anda mungkin harus bersaing dengan puluhan hingga ratusan proposal lain sehingga penting memilih judul yang dapat mendorong pembacanya untuk mengambil proposal ini dan membacanya hingga selesai.
Bagian latar belakang memuat informasi mengenai kejadian, keadaan atau alasan yang menjadi alasan mengapa kegiatan atau kerja sama ini penting dilakukan.
Misalnya dalam proposal bisnis, maka sebutkan mengapa kerja sama ini dapat menguntungkan bagi partner dan juga untuk bisnis Anda sendiri.
Tuliskan secara runut, jelas dan lengkap aja saja alasan tersebut sehingga calon mitra yang akan bekerja sama lebih mudah memahaminya.
Dalam proposal bisnis, pastikan Anda menyebutkan dengan jelas apa masalah yang ingin dipecahkan dan juga tujuan kerja sama ini dengan jelas dan spesifik.
Di bagian ini, penting sekali bagi Anda untuk menulis menggunakan bahasa yang persuasif atau membujuk sehingga calon mitra Anda dapat memahami dengan jelas mengapa masalah dan tujuan ini juga penting untuk bisnisnya.
Bagian ini merupakan bagian yang penting dalam proposal. Pasalnya, calon mitra bisnis perlu mengetahui batasan kerja sama.
Misalnya, dalam kerja sama pemasaran, batasan ini dapat berupa jenis konten, kanal distribusi termasuk lama masa kerja sama.
Jika mendengar hipotesis mungkin Anda otomatis mengasosiasikannya dengan teori dan proposal penelitian.
Namun demikian, hipotesis juga penting dalam proposal bisnis. Bedanya, untuk proposal bisnis, bagian cenderung merupakan proyeksi hasil yang akan diperoleh melalui kerja sama.
Di bagian ini, Anda dapat menjelaskan lebih rinci apa saja rencana dan metode yang akan dilakukan dalam kerja sama ini. Bagian ini akan sangat berbeda dengan proposal penelitiannya misalnya yang akan berisikan berbagai penjelasan metode penelitian.
Dalam bagian ini, Anda bukan hanya perlu menyebutkan siapa saja penanggung jawab masing-masing kegiatan.
Tidak kalah penting, menjabarkan peran mereka dalam kerja sama ini. Jika melibatkan pihak lain maka penting untuk menyebutkan juga posisi dan keahlian mereka. Hal ini akan membantu mitra kerja untuk memberikan kepercayaannya.
Jika Anda mengharapkan peran aktif dari mitra, sampaikan juga di mana posisi mereka dalam kerja sama ini.
Melengkapi bagian proyeksi di atas, Anda juga dapat menjelaskan lebih rinci apa saja keuntungan dan risiko dan kerja sama ini.
Risiko juga sebaiknya disampaikan secara terbuka sehingga mitra dapat menimbang keikutsertaannya dengan lebih bijak. Apalagi dalam bisnis, risiko umumnya juga dibagi rata dengan para pihak yang terlibat.
Jangan sampai karena tidak ada komunikasi terkait risiko muncul tudingan atau tuntutan penipuan.
Jika di bagian ruang linkup kerja sama Anda sudah tuliskan lama rentang waktu kerja sama maka di bagian ini, Anda dapat menuliskan rinciannya.
Hal ini dapat berupa jadwal dan tahap-tahapan. Misalnya, masa pengadaan barang, masa pengiriman hingga kapan tagihan akan dikirimkan dan batas waktu pembayarannya.
Hal ini akan membantu pihak mitra untuk menyesuaikan jadwal sehingga menentukan keputusannya untuk menyetujui proposal atau tidak.
Dalam bisnis, rincian dana dan anggaran adalah bagian yang paling penting, apalagi jika Anda mengharapkan mitra bisnis untuk terlibat dalam pembiayaan ini.
Jelaskan dengan rinci berapa dana yang dibutuhkan dan tujuan penggunaannya untuk memudahkan pengambilan keputusan di tangan mitra Anda.
Bagian ini dapat digunakan untuk menuliskan keterangan yang melengkapi isi proposal. Selain itu, dapat juga dimasukkan apendiks untuk menjelaskan istilah-istilah teknis yang digunakan dalam proposal untuk memudahkan pemahaman mitra kerja.
Artikel ini merupakan persembahan dari Glints for Employers, mitra terpercaya Anda dalam merekrut siapa saja dari mana saja di Asia Tenggara dan Taiwan. Menyukai artikel ini? Kami rekomendasikan Anda untuk membacara artikel terkait berikut ini.
