Ulasan Lengkap MoM dalam Dunia Kerja
Dalam setiap rapat, MoM adalah istilah yang sering digunakan. Namun, apakah Anda sudah benar-benar memahami apa itu MoM?
Dalam lingkungan perusahaan dan organisasi, MoM umumnya disusun oleh seorang notulis atau sekretaris yang bertugas mencatat semua poin penting dalam rapat.
Lalu, apakah MoM dan notulensi adalah hal yang sama? Jawabannya tidak.
Simak alasannya dan ulasan lengkap seputar MoM yang telah Glints for Employers rangkum berikut ini.
Dalam gelaran rapat, istilah MoM seringkali digunakan. Namun, apa sebetulnya pengertian dari MoM ini?
MoM merupakan singkatan dari Minutes of Meeting. Melansir CFI, sederhananya MoM adalah catatan yang dicatat selama rapat. Dokumen ini berisi catatan detail mengenai poin-poin bahasan dan keputusan yang diambil dalam sebuah pertemuan. Catatan ini digunakan sebagai alat komunikasi tertulis untuk merekam proses dan hasil rapat secara formal.
Dalam konteks perusahaan dan organisasi, MoM biasanya disiapkan oleh seorang notulis atau sekretaris yang bertanggung jawab untuk mencatat semua poin penting dalam rapat. MoM umumnya mencakup informasi seperti tanggal, waktu, tempat rapat, daftar peserta, agenda, dan hal-hal penting lainnya.
Dalam pemahaman umum, istilah “MoM” sering kali digunakan secara khusus untuk merujuk pada catatan rapat yang lebih formal dan terstruktur. Namun, penggunaan istilah “notulensi” dapat lebih umum dan mencakup catatan rapat dalam berbagai tingkat formalitas.
MoM dan notulensi memang memiliki tujuan yang sama, yaitu mencatat hal-hal penting yang telah dibahas dalam sebuah rapat. Namun, terdapat beberapa perbedaan antara keduanya.
Gaya Bahasa:
Sifat MoM adalah lebih formal dan objektif dalam gaya bahasa penulisannya. Tujuannya adalah mencerminkan fakta dan keputusan yang diambil dalam pertemuan secara jelas dan terstruktur.
Di sisi lain, notulensi biasanya ditulis dengan bahasa yang lebih informal dan subjektif. Notulis mungkin mencakup tanggapan individu, diskusi, atau pandangan yang subjektif.
Tingkat Detail:
MoM cenderung lebih detail dalam mencatat pembahasan dan keputusan yang diambil dalam rapat. Dokumen ini berfungsi sebagai catatan formal yang mencakup informasi seperti tanggal, waktu, tempat rapat, daftar peserta, agenda, serta poin-poin penting lainnya.
Sebaliknya, notulensi mungkin mencatat hal-hal penting secara lebih singkat dan tidak lebih komprehensif dari MoM.
Tingkat Formalitas:
MoM umumnya digunakan dalam konteks rapat formal di perusahaan atau organisasi. MoM memberikan dokumen resmi yang dapat digunakan sebagai referensi di masa mendatang.
Di sisi lain, notulensi dapat digunakan dalam rapat formal maupun rapat informal. Seringkali, notulensi tidak memiliki tingkat formalitas yang sama dengan MoM.
Fungsi-fungsi MoM dapat mencakup hal-hal berikut:
1. Rangkuman Diskusi:
MoM berfungsi sebagai rangkuman atau catatan dengan sajian poin-poin penting yang dibahas dalam pertemuan atau rapat. Dokumen ini mencakup diskusi, keputusan yang diambil, dan tindakan yang harus dilakukan sebagai hasil dari pertemuan tersebut.
2. Evaluasi Kinerja:
MoM dapat digunakan sebagai bahan evaluasi kinerja perusahaan atau organisasi. Dengan melihat MoM dari pertemuan sebelumnya, manajemen dapat mengevaluasi progres dan pencapaian tujuan yang telah dibahas dalam pertemuan sebelumnya.
3. Referensi dan Pengingat:
MoM berfungsi sebagai referensi tertulis yang dapat dijadikan panduan atau pengingat dalam melanjutkan pekerjaan atau tindakan yang harus dilakukan setelah pertemuan. Dokumen ini membantu peserta rapat untuk mengingat dan memahami apa yang telah dibahas dan kesepakatan apa yang telah dicapai.
4. Dokumentasi dan Transparansi:
MoM adalah dokumen resmi yang mencatat hasil kesepakatan dan keputusan yang diambil dalam pertemuan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti tertulis yang dapat dijadikan rujukan bagi semua pihak terkait. MoM juga mendukung transparansi dan akuntabilitas di dalam organisasi, karena semua pihak dapat melihat dan mengacu pada isi MoM.
Ketika menulis catatan rapat, tujuan utamanya adalah mendokumentasikan semua detail penting yang mungkin berguna untuk referensi di masa depan. Untuk memastikan informasi penting tercatat dengan komprehensif, berikut adalah beberapa elemen dalam struktur penulisan MoM:
| 1. Agenda rapat 2. Nama lengkap peserta rapat 3. Tanggal dan waktu rapat 4. Pengumuman resmi atau keputusan penting yang diambil 5. Rincian kehadiran, termasuk siapa yang datang terlambat atau pergi lebih awal 6. Proyek yang ditugaskan, siapa yang bertanggung jawab, dan batas waktu pelaksanaannya 7. Koreksi catatan rapat sebelumnya (jika diperlukan) 8. Hasil pemungutan suara (jika diperlukan) 9. Rincian tentang tanggal dan waktu rapat berikutnya |
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam membuat Minutes of Meeting:
Minutes of Meeting (MoM) Rapat Mingguan PT Nusa Bakti Antara
Tanggal: 20 Juni 2023
Waktu: 10:00 – 11:30 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama
Daftar Hadir:
Agenda:
Poin-Poin Penting:
Pengumuman Kebijakan Kesejahteraan Karyawan:
Penugasan Tindak Lanjut:
Tindak lanjut ditugaskan kepada masing-masing manajer departemen:
Rapat ditutup pada pukul 11:30 WIB. MoM akan didistribusikan kepada seluruh peserta rapat paling lambat H+2 dan menjadi acuan untuk tindakan selanjutnya.
Tak hanya ulasan seputar MoM, Anda juga dapat memperkaya wawasan Anda seputar dokumen administrasi HR lainnya di sini!
