5 Contoh Aplikasi Absensi Online Gratis untuk Bantu Tertib Administrasi
Aplikasi absensi online gratis merupakan salah satu tools penting untuk membantu perusahaan mencatat kehadiran karyawan dengan lebih efektif dan efisien.
Kehadiran karyawan adalah salah satu komponen penting untuk perhitungan hak dan kewajiban seperti gaji, tunjangan bahkan dapat mempengaruhi kinerja karyawan yang bersangkutan. Oleh karena itu, kehadiran karyawan perlu dicatat dengan baik.
Namun demikian, untuk perusahaan yang memiliki banyak karyawan melakukan pencatatan secara manual tentu tidak efisien. Bukan itu saja, untuk perusahaan yang menerapkan kebijakan bekerja jarak jauh tentu sulit untuk menerapkan absensi manual.
Menjawab tantangan ini, berbagai aplikasi absensi online hadir, beberapa di antaranya memiliki layanan gratis yang terbatas. Mencoba aplikasi absensi online gratis sebelum memutuskan melakukan pembelian versi berbayar penting untuk memastikan platformnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Glints sudah merangkumkan beberapa aplikasi absensi online gratis yang dapat Anda manfaatkan untuk membantu meningkatkan ketepatan administrasi dalam bisnis Anda.
Secara bahasa, absen artinya ketidakhadiran, sebaliknya presensi berarti kehadiran. Namun demikian, istilah absensi lebih akrab digunakan untuk merujuk pada data kehadiran.
Absensi karyawan adalah data yang menunjukkan tentang kehadiran karyawan datang bekerja di sebuah perusahaan. Perhitungan kehadiran di setiap perusahaan bisa jadi berbeda, mungkin ada perusahaan yang menghitung kehadiran tiap absen masuk (clock in), ada juga yang harus minimal bekerja hingga jam makan siang, ada juga yang menurut jam masuk dan keluarnya.
Pendataan kehadiran karyawan merupakan fondasi administrasi di hampir semua perusahaan. Hal ini juga termasuk untuk melakukan pendataan jika karyawan ada yang mengambil cuti untuk istirahat atau keperluan lain, perusahaan perlu mengetahui status kehadiran yang bersangkutan.
Pelacakan absensi karyawan adalah komponen penting dalam manajemen sumber daya manusia dan operasional sebuah perusahaan untuk beberapa alasan:
Dengan sistem pencatatan kehadiran yang akurat, perusahaan bisa memastikan bahwa karyawan dibayar sesuai dengan jam kerja yang telah dijalani. Ini sangat penting terutama untuk gaji karyawan yang dibayar per jam atau memiliki skema insentif berdasarkan kehadiran.
Melacak absensi membantu perusahaan mengidentifikasi pola atau tren ketidakhadiran yang mungkin mempengaruhi produktivitas. Hal ini bisa menjadi faktor penting untuk menentukan kebutuhan pelatihan atau perubahan dalam kebijakan manajemen.
Data kehadiran adalah bagian dari catatan resmi karyawan yang mungkin diperlukan untuk audit internal atau eksternal, penilaian kinerja, atau bahkan untuk alasan hukum seperti penyelesaian sengketa kerja.
Mengetahui siapa yang hadir dan kapan mereka hadir memungkinkan manajemen untuk merencanakan dan menjadwalkan tugas lebih efisien. Ini bisa berarti penugasan karyawan untuk shift, rotasi, atau proyek-proyek khusus.
Beberapa industri atau perusahaan memerlukan catatan kehadiran yang akurat untuk memenuhi regulasi pemerintah atau standar industri. Kegagalan dalam mematuhi ini bisa berakibat pada denda atau sanksi lainnya.
Fungsi terakhir tetapi tidak kalah penting, mencatat absensi dapat membantu memonitor kesejahteraan karyawan. Pola absensi yang tidak biasa bisa menjadi indikator dari masalah kesehatan atau lainnya yang perlu ditangani.
Melihat dari keenam fungsi di atas, pencatatan absensi yang rapi dan terstruktur merupakan investasi yang krusial bagi hampir setiap perusahaan.
Aplikasi Clockify memungkinkan Anda untuk melacak waktu kerja secara real-time atau menambahkannya secara manual.
Anda juga dapat mengatur proyek dan tugas untuk lebih memahami bagaimana waktu karyawan dimanfaatkan di tempat kerja.
Selain itu, fitur tim memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang sedang bekerja dan apa yang mereka kerjakan.
Laporan yang dihasilkan bisa disesuaikan dan diekspor ke berbagai format.
Versi gratis sudah cukup lengkap, tetapi versi berbayar menawarkan fitur tambahan seperti pelacakan anggaran.
Jibble menawarkan pelacakan waktu dan kehadiran melalui berbagai metode termasuk mobile dan web. Selain itu, aplikasi absensi online gratis ini juga telah terintegrasi dengan Slack.
Karena layanannya yang berbasis online, Jibble dapat diakses baik oleh karyawan yang bekerja dari jarak jauh maupun di kantor.
Anda bisa menambahkan foto atau geotagging untuk memastikan keakuratan data. Fitur analisis waktu membantu Anda memahami produktivitas tim.
Versi gratisnya sudah memadai untuk tim kecil, dengan opsi pembelian fitur lebih banyak.
TimeCamp memungkinkan pelacakan waktu otomatis dan menawarkan integrasi dengan lebih dari 50 aplikasi lain.
Dilengkapi dengan fitur penghitungan faktur dan tagihan, sehingga cocok untuk freelancer atau tim yang juga perlu melacak pengeluaran. Keunggulan lain dari aplikasi online gratis TimeChamp adalah menawarkan dashboard analitis untuk melihat ringkasan kinerja. Dengan begitu, Anda dapat memantau kegiatan komputer untuk membantu menilai produktivitas.
Versi gratis tersedia dengan fitur dasar, sementara versi berbayar menawarkan lebih banyak fitur dan laporan yang lebih detil.
Google Forms memungkinkan Anda untuk membuat formulir absensi sederhana yang dapat diakses oleh siapa saja. Data yang dikumpulkan bisa otomatis disimpan ke Google Sheets untuk analisis lebih lanjut.
Kekurangannya antara lain, tidak ada pelacakan waktu real-time atau fitur canggih lainnya, tapi ini adalah solusi yang cepat dan mudah. Layanan ini gratis dan terintegrasi dengan baik dengan layanan Google lainnya.
Jika Anda memiliki sumber daya membuat solusi absensi sendiri dapat menjadi pilihan. Keunggulan yang utama, Anda memiliki kebebasan penuh untuk menyesuaikan fitur sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya, integrasi dengan perangkat keras atau perangkat lunak lain bisa dibuat sesuai kebutuhan.
Selain itu, karena tidak melibatkan pihak ketiga, aplikasi absensi mandiri Anda dapat memastikan sendiri keamanan datanya.
Biaya awal mungkin lebih tinggi tergantung pada kompleksitas sistem. Selain itu, Anda akan memerlukan keahlian teknis untuk membangun dan memeliharanya.
Untuk memastikan tertib administrasi di perusahaan Anda, yang tidak kalah penting adalah memilih HR Manager yang tepat untuk menjadi komando segala proses terkait SDM di perusahaan.
Aplikasi absensi online gratis mungkin membantu Anda di tahap eksekusi, namun untuk tahap perencanaan dan strategi Anda perlu dibantu oleh staf HR yang tepat. Ingat, fungsi HR bukan hanya terbatas pada rekrutmen. Anda dapat membaca insight lebih lengkap mengenai fungsi HR melalui ebook di bawah ini.
Namun demikian, jika Anda memerlukan pendamping dalam melewati perjalanan Anda menemukan kandidat staf, HR Manager maupun berbagai posisi yang lain, silakan isi form di bawah ini. Rekruter ahli Glints yang terspesialisasi per industri siap membantu Anda.
Temukan layanan lengkap kami untuk mulai membangun tim yang berkualitas hari ini.
Artikel di atas dipersembahkan oleh Glints for Employers, mitra rekrutmen terpercaya untuk startup dan perusahaan di Asia Tenggara dan Taiwan. Lebih cepat dan hemat, pakar kami yang dibekali dengan teknologi siap membantu Anda terhubung dengan talenta terbaik di sekitar Anda.
