HR Catat, Ini Cara Mengelola Data Karyawan Perusahaan

Data karyawan merupakan salah satu aset berharga bagi sebuah organisasi. Informasi ini mencakup beragam detail mulai dari identitas pribadi hingga riwayat karier dan kinerja. 

Namun, tidak semua data karyawan dapat diakses dengan bebas. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur beberapa jenis data karyawan yang harus dilindungi. Apa sajakah itu?

Simak penjelasan lengkap mengenai pengertian, jenis, cara mengelola, hingga contoh data karyawan sudah Glints for Employers rangkum berikut ini. 

---

Apa yang dimaksud dengan data karyawan?

---

Data karyawan merupakan informasi yang terkait dengan para karyawan yang bekerja di sebuah organisasi. Basis data employees ini meliputi berbagai macam informasi. Mulai dari data dasar seperti nama, alamat, dan tanggal lahir, hingga informasi yang lebih kompleks seperti riwayat karier, kinerja, dan kompetensi karyawan.

Bagaimana data karyawan ini di dapatkan? Umumnya data ini dapatkan dari pengisian form karyawan, yakni lembaran yang digunakan untuk mengumpulkan dan merekam informasi tentang karyawan. Formulir ini biasanya berisi bidang atau kolom untuk diisi data karyawan yang relevan.

Data karyawan memiliki nilai penting bagi organisasi karena dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang tepat dan meningkatkan efisiensi operasional.

---

Apa saja yang ada di data karyawan?

Data karyawan dapat terdiri dari berbagai jenis informasi personal yang mencakup beberapa kategori utama. Berikut ini adalah beberapa informasi personal karyawan berdasarkan jenis datanya:

No.	Jenis Data	Detail Data
1.	Data Identitas	-Nama lengkap -Jenis kelamin -Tempat dan tanggal lahir -Alamat rumah -Nomor telepon -Alamat email -Nomor identitas (seperti KTP atau paspor)
2.	Data Pekerjaan	-Nomor identifikasi karyawan -Departemen atau unit kerja -Jabatan atau posisi -Tanggal mulai bekerja -Status pekerjaan (penuh waktu, paruh waktu, kontrak, dll.) -Skala upah atau gaji -Jenis kontrak (jika ada) -Informasi rekening bank untuk pembayaran gaji
3.	Riwayat Pendidikan	-Riwayat pendidikan formal (tingkat pendidikan, nama institusi, jurusan, tahun lulus) -Sertifikat atau pelatihan tambahan yang relevan
4.	Riwayat Pekerjaan	-Pengalaman kerja sebelumnya (nama perusahaan, posisi, tanggung jawab, tahun bekerja) -Riwayat pekerjaan di dalam perusahaan saat ini (posisi, departemen, tanggung jawab)
5.	Data Keluarga	-Status perkawinan -Nama pasangan dan anak (jika ada) -Tanggungan keluarga (jumlah anak, orang tua yang bergantung)
6.	Informasi Kesehatan	-Riwayat medis atau alergi yang relevan -Kontak darurat dalam keadaan darurat kesehatan
7.	Data Kinerja & Evaluasi	-Evaluasi kinerja -Target dan pencapaian -Pelatihan yang telah diikuti
8.	Data Cuti & Absensi	-Jumlah cuti yang tersisa -Riwayat cuti yang diambil -Kehadiran atau absensi harian
9.	Informasi Keuangan	–Pajak penghasilan -Potongan gaji (seperti iuran pensiun atau asuransi kesehatan)
10.	Data Lainnya	-Keahlian khusus atau kompetensi -Hobi atau minat pribadi -Catatan atau catatan penting lainnya

---

Data apa saja yang harus dilindungi?

---

Pentingnya perusahaan menjaga keamanan data karyawan sangatlah besar, mengingat kasus seperti stiker “Add Yours” di Instagram beberapa waktu lalu yang meminta pengguna menyebarkan data pribadi.

Lalu, data karyawan apa saja yang wajib dilindungi oleh perusahaan?

Mengutip BPLawyers, daftar data yang memenuhi kriteria sebagai Data Pribadi diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

Data Pribadi dalam UU PDP terdiri atas dua jenis, yaitu data pribadi yang bersifat spesifik dan data pribadi yang bersifat umum. 

Data Pribadi yang bersifat spesifik meliputi:

1. Data dan informasi kesehatan;
2. Data biometrik;
3. Data genetika;
4. Catatan kejahatan;
5. Data anak;
6. Data keuangan pribadi; dan/atau
7. Data lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan.

Sementara itu, Data Pribadi yang bersifat umum meliputi:

1. Nama lengkap;
2. Jenis kelamin;
3. Kewarganegaraan;
4. Agama;
5. Status perkawinan; dan/atau
6. Data pribadi yang dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang.

Melindungi keamanan data karyawan adalah tanggung jawab perusahaan untuk menjaga kepercayaan karyawan dan menjalankan bisnis dengan integritas. Ini melibatkan penerapan kebijakan dan langkah-langkah teknis yang tepat, termasuk enkripsi data, batasan akses, dan sistem keamanan yang canggih untuk mengurangi risiko pelanggaran data dan serangan siber.

---

Mengapa Mengelola Database Karyawan Penting Bagi Perusahaan?

---

Mengelola database karyawan merupakan aspek yang penting bagi perusahaan dengan beberapa manfaat dan peran yang signifikan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa pengelolaan database karyawan memiliki nilai penting bagi perusahaan:

1. Pengambilan Keputusan Strategis

Pengelolaan database karyawan yang efektif menyediakan akses ke informasi penting mengenai karyawan. Seperti kualifikasi, pengalaman kerja, kinerja, dan riwayat pelatihan. Data ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik dalam hal pengembangan karyawan, promosi, rotasi jabatan, manajemen talenta, dan perencanaan SDM secara keseluruhan.

2. Efisiensi Operasional

Pengelolaan database karyawan memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi karyawan dengan cara yang terpusat, terstruktur, dan mudah diakses. Ini berdampak pada peningkatan efisiensi operasional dalam hal rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan, manajemen kinerja, administrasi kepegawaian, pengelolaan cuti, hingga penggajian. Dengan memiliki data yang akurat dan terorganisir dengan baik, proses-proses ini dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.

3. Pengembangan Karyawan

Database karyawan yang komprehensif dan terperinci memungkinkan perusahaan untuk melacak riwayat karier karyawan, pencapaian, dan pelatihan yang telah diterima. Hal ini membantu dalam perencanaan pengembangan karyawan, identifikasi kebutuhan pelatihan, dan memastikan kesesuaian antara kompetensi karyawan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan kualitas dan kapabilitas tenaga kerja yang dimilikinya.

4. Manajemen Kinerja

Pengelolaan database karyawan memungkinkan perusahaan untuk melaksanakan manajemen kinerja yang efektif. Data karyawan yang tercatat secara sistematis memungkinkan pemantauan kinerja, penilaian kinerja, penetapan target, dan feedback yang efisien. Hal ini membantu meningkatkan produktivitas, memperbaiki kinerja individu maupun tim, serta mengidentifikasi kebutuhan pengembangan keterampilan yang lebih spesifik.

5. Kepatuhan dan Kebijakan

Pengelolaan database karyawan yang tepat membantu perusahaan untuk memenuhi persyaratan hukum dan kebijakan yang berlaku terkait dengan pengelolaan data karyawan. Ini termasuk kepatuhan terhadap peraturan privasi data seperti GDPR atau CCPA, serta memastikan kerahasiaan dan keamanan data karyawan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

6. Pengurangan Risiko

Database karyawan yang dikelola dengan baik membantu perusahaan dalam mengurangi risiko hukum, kepatuhan, dan reputasi. Misalnya, melacak data kontrak karyawan memungkinkan perusahaan memastikan kepatuhan terhadap perjanjian kontrak dan peraturan ketenagakerjaan. Selain itu, memiliki database akurat dan terdokumentasi dengan baik juga membantu dalam menyelesaikan sengketa atau tuntutan hukum yang melibatkan karyawan.

---

Contoh Formulir Data Karyawan dengan Excel: Ini Cara Membuatnya!

Berikut adalah langkah-langkah ringkas untuk membuat formulir data karyawan dengan Excel, beserta nama kolom, formula, dan lain-lain:

1. Buka Microsoft Excel dan buatlah lembar kerja baru.
2. Tentukan kolom-kolom berikut dengan nama dan informasi yang sesuai:
   • Kolom A: Nomor Karyawan (kolom ini bisa berisi angka unik untuk setiap karyawan)
   • Kolom B: Nama (untuk menuliskan nama lengkap karyawan)
   • Kolom C: Alamat (untuk menuliskan alamat karyawan)
   • Kolom D: Tanggal Lahir (untuk menuliskan tanggal lahir karyawan)
   • Kolom E: Jabatan (untuk menuliskan jabatan karyawan)
   • Kolom F: Gaji (untuk menuliskan gaji karyawan)
   • Kolom G: Tanggal Mulai Kerja (untuk menuliskan tanggal mulai kerja karyawan)
3. Buatlah baris pertama sebagai baris header dengan menulis nama kolom pada setiap sel.
4. Mulailah mengisi data karyawan pada baris-baris berikutnya sesuai dengan kolom yang sesuai.
5. Jika diperlukan, Anda dapat menerapkan format khusus pada kolom Tanggal Lahir dan Tanggal Mulai Kerja menggunakan fitur “Format Cells” untuk mengubah format tanggal.
6. Jika Anda ingin menghitung usia karyawan berdasarkan Tanggal Lahir, Anda dapat menambahkan kolom H dan menggunakan formula =DATEDIF(D2,TODAY(),”Y”) untuk menghitung selisih tahun antara Tanggal Lahir dengan tanggal saat ini.
7. Jika Anda ingin menghitung masa kerja karyawan berdasarkan Tanggal Mulai Kerja, Anda dapat menambahkan kolom I dan menggunakan formula =DATEDIF(G2,TODAY(),”Y”) untuk menghitung selisih tahun antara Tanggal Mulai Kerja dengan tanggal saat ini.
8. Jika diperlukan, Anda dapat menambahkan validasi data pada kolom-kolom tertentu untuk membatasi jenis data yang dapat dimasukkan, misalnya dengan membatasi hanya angka pada kolom Nomor Karyawan.
9. Jika Anda ingin menambahkan fitur filter untuk memudahkan pengurutan dan penelusuran data, pilih baris header, lalu klik “Data” di menu atas dan aktifkan fitur “Filter”.
10. Jangan lupa untuk menyimpan file Excel secara teratur dan membuat salinan cadangan untuk menjaga keamanan data karyawan.

---

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda dapat membuat formulir data karyawan yang sederhana dan efisien menggunakan Excel.

Setelah memahami apa itu data karyawan, tak lengkap rasanya jika Anda belum mencari tahu tentang cara menghitung gaji karyawan yang tepat. 

Ingin tahu ulasannya? Klik untuk baca selengkapnya!