12 Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar, Lengkap!
Contoh surat undangan rapat–Baru-baru ini, marak perbincangan seputar surat undangan rapat yang dibuat Gubernur Bali, I Wayan Koster. Bukan karena arahannya tentang perilaku wisatawan yang berkunjung ke Bali, namun karena pencatutan nama Presiden ke-5 RI yakni Megawati Soekarno Putri.
Berbicara tentang surat undangan rapat, apakah Anda juga sedang berencana membuatnya? Untuk membantu Anda membuatnya dengan baik dan benar, berikut Glints for Employers rangkum pengertian, struktur, hingga contoh surat undangan untuk rapat yang bisa Anda jadikan referensi berikut ini.
Menurut Ahmad Aibli, dkk dalam buku “Bahasa Indonesia 3”, surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang fungsinya untuk menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis oleh satu pihak dan disebarluaskan kepada pihak-pihak tertentu.
Sesuai namanya, surat ini ditujukan sebagai undangan rapat resmi sesuai tempat dan waktu yang ditentukan. Surat ini adalah alat komunikasi yang penting khususnya dalam dunia bisnis, organisasi, maupun pemerintahan karena dapat menjaga komunikasi dan menciptakan rapat yang efektif.
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian atas surat yang berisi identitas atau logo perusahaan atau instansi pengirim. Fungsi kop surat adalah untuk memberikan identitas dan kepercayaan kepada penerima surat bahwa surat tersebut berasal dari sumber yang sah.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan tanggal di mana surat tersebut ditulis atau dibuat. Fungsi tanggal surat adalah untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai waktu dibuatnya surat. Sehingga, penerima dapat mengetahui kebaruan dan keaktualan isi surat.
3. Nomor Surat
Nomor surat adalah angka atau kombinasi huruf unik yang diberikan kepada setiap surat sebagai identifikasi atau referensi. Fungsi nomor surat adalah untuk mempermudah pencarian dan pengarsipan surat. Tak hanya itu, nomor ini juga dapat memudahkan dalam proses tindak lanjut atau rujukan surat tersebut di kemudian hari.
4. Perihal
Perihal adalah kalimat singkat yang menjelaskan tujuan utama atau isu penting yang akan dibahas dalam surat. Fungsi perihal adalah untuk memberikan gambaran kepada penerima surat mengenai pokok-pokok isu yang akan dibahas, sehingga penerima dapat memahami secara ringkas maksud atau urgensi surat tersebut.
5. Nama Penerima dan Alamat Tujuan
Nama penerima dan alamat tujuan berisi identitas lengkap penerima surat beserta alamat tempat tinggal atau kantor mereka. Fungsi nama penerima dan alamat tujuan adalah untuk memastikan surat tersebut dikirim kepada penerima yang tepat dan sampai pada tujuan yang dituju.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah ucapan atau kalimat sopan yang digunakan untuk menyapa penerima surat. Fungsi salam pembuka adalah untuk menciptakan suasana yang ramah dan sopan, serta memberikan penghormatan kepada penerima surat.
7. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian utama yang berisi informasi, pengumuman, undangan, atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Fungsi isi surat adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan jelas, terstruktur, dan lengkap kepada penerima surat.
8. Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau bahan tambahan yang disertakan dalam surat sebagai referensi atau pendukung isi surat. Fungsi lampiran adalah untuk memberikan informasi lebih rinci atau data pendukung yang relevan terhadap isi surat. Sehingga, penerima dapat memperoleh pemahaman yang lebih lengkap.
9. Nama Pengirim, Stempel, dan Tanda Tangan
Nama pengirim, stempel, dan tanda tangan adalah identifikasi dari pihak yang mengirimkan surat. Fungsi nama pengirim, stempel, dan tanda tangan adalah untuk menunjukkan keaslian dan keabsahan surat. Ini juga serta memberikan tanggung jawab dan otoritas dari pengirim terhadap isi surat yang disampaikan.
12 Contoh Surat Undangan Rapat untuk Berbagai Kebutuhan
Itu dia ulasan mengenai surat undangan rapat lengkap dengan 12 contoh yang bisa Anda jadikan referensi.
Berbicara tentang surat undangan rapat, apakah Anda juga membutuhkan referensi surat administrasi lainnya? Misalnya saja surat tanda terima dokumen yang juga penting dalam operasional bisnis.
Klik di bawah ini untuk temukan ulasan lengkap hingga template gratis dari Glints!
