4 Contoh Jobdesk Admin Purchasing, Plus Tugas & Keahliannya

Jobdesk admin purchasing adalah memastikan pengadaan barang dan jasa untuk perusahaan, mulai dari mencari supplier, menegosiasikan harga, sampai memproses pembelian.

Admin purchasing berperan penting dalam memastikan kelancaran operasional bisnis dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Jangan sampai Anda salah pilih saat mencari kandidat untuk posisi admin purchasing di perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, Glints akan membahas secara lengkap tentang tugas, keahlian, dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh admin purchasing, sekaligus contoh job description yang bisa dijadikan referensi. Yuk, simak ulasannya!

Pengertian Admin Purchasing

Admin purchasing adalah mereka yang mengelola pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Pembelian ini dapat berupa perlengkapan kantor, bahan yang dibutuhkan untuk kelancaran bisnis, jasa training, bahkan cleaning service. 

Admin purchasing bertanggung jawab untuk memastikan barang dan jasa tersebut diperoleh dengan harga dan kualitas terbaik.

Jobdesk admin purchasing akan banyak berhubungan dengan vendor atau supplier, serta divisi lain yang membutuhkan barang.

Jobdesk Admin Purchasing di Perusahaan

Agar bisa mendapatkan karyawan yang tepat, sebelumnya Anda perlu memahami jobdesk yang dikerjakan oleh admin purchasing sehari-hari.

1. Mendaftar Permintaan Pembelian 

Admin purchasing biasanya mendapatkan permintaan pembelian barang atau jasa dari departemen lain.

Mereka bertugas untuk mendata apa saja barang yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen agar tidak ada yang terlewat. 

Admin purchasing juga akan memastikan apakah permintaan pengadaan barang tersebut masih masuk ke budget perusahaan.

2. Riset Vendor dan Harga Terbaik 

Jobdesk admin purchasing termasuk meriset harga terendah di pasaran, dengan tetap memastikan mendapatkan kualitas terbaik.

Oleh sebab itu, mereka harus menjaga hubungan dengan vendor agar mendapatkan info terkini mengenai barang-barang baru. 

Hubungan yang baik secara jangka panjang dengan vendor juga bisa memungkinkan admin purchasing mendapatkan potongan harga, apalagi jika barang dibeli dalam jumlah besar.

3. Melakukan Pembelian Barang atau Jasa

Setelah mendapatkan harga dan kualitas barang yang cocok dengan budget, admin purchasing bertugas untuk melakukan proses pembelian.

Mulai dari memesan ke vendor, melacak pesanan agar sampai tepat waktu, sampai menerima barang ketika sudah sampai.

Admin purchasing akan memberikan update pada divisi terkait bila ada keterlambatan atau masalah dengan vendor. 

4. Memproses Invoice 

Salah satu jobdesk seorang admin purchasing yang terpenting adalah mengelola invoice. Saat menerima invoice dari vendor, admin purchasing harus memastikan bahwa invoice tersebut akurat dan lengkap.

Selanjutnya, admin purchasing bertanggung jawab mengirimkan invoice tersebut ke bagian keuangan untuk diproses pembayarannya.

Proses invoice yang lancar akan memperkuat hubungan dengan vendor sekaligus mempermudah pencatatan pengeluaran perusahaan. 

5. Melakukan Rekap Data 

Tugas admin purchasing berikutnya adalah merekap data. Admin purchasing harus melakukan arsip invoice, purchase order, dan kontrak dengan vendor.

Mereka juga mendata inventaris yang dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga ketika inventaris mulai menipis, mereka bisa langsung melakukan pembelian. 

Rekap data ini bertujuan untuk memastikan semua dokumen dapat diakses dengan mudah jika diperlukan. 

Skill yang Dibutuhkan oleh Admin Purchasing

Untuk bisa melakukan jobdesk admin purchasing dengan baik, kandidat memerlukan beberapa keahlian khusus.

Kualifikasi untuk admin purchasing melibatkan kemampuan matematika, negosiasi, dan komunikasi. Berikut uraian lengkapnya:

1. Keahlian Menghitung 

Indeed menjelaskan admin purchasing harus memiliki keterampilan matematika dasar untuk membandingkan harga dari vendor yang berbeda.

Keahlian menghitung biaya pembelian, diskon, jumlah barang yang dibeli, biaya pengiriman, dan memantau anggaran perusahaan diperlukan untuk membuat proses pengadaan barang atau jasa selalu akurat. 

2. Skill Negosiasi

Jobdesk terpenting dari admin purchasing adalah membeli barang atau jasa dengan harga rendah dari vendor.

Untuk mencapai kesuksesan tugas tersebut, kemampuan negosiasi sangat diperlukan oleh seorang admin purchasing.

Admin purchasing harus memiliki kepercayaan diri dan kemampuan interpersonal yang baik dalam melakukan negosiasi dengan vendor.

3. Komunikasi Lisan dan Tulisan

Komunikasi merupakan soft skill yang harus dimiliki kandidat admin purchasing. Komunikasi lisan yang baik dibutuhkan untuk berbicara dengan vendor dan departemen lain di perusahaan agar tidak terjadi kesalahpahaman.

Sedangkan, komunikasi tulisan diperlukan dalam menulis purchase order, menulis proposal untuk vendor, dan me-review kontrak dengan vendor. 

4. Keahlian Organisasi 

Admin purchasing memiliki setumpuk pekerjaan yang harus dilakukan secara rutin. Oleh karena itu, kemampuan organisasi sangatlah diperlukan.

Kemampuan organisasi yakni manajemen waktu, mengatur prioritas, mengelola dokumen, dan melakukan korespondensi dengan vendor. 

5. Kemampuan Menganalisis 

Admin purchasing tugas mengevaluasi berbagai vendor dan produk, kemudian memilih mana produk yang memiliki kualitas terbaik dengan harga terendah.

Untuk menjalankan tugas tersebut, posisi admin purchasing membutuhkan kemampuan menganalisis dan berpikir kritis.

6. Kemahiran Menggunakan MS Office

Jobdesk admin purchasing akan banyak melibatkan MS Office, seperti menulis dokumen pembelian dan kontrak di MS Word, serta mengelola data pembelian dan pengeluaran di MS Excel.

7. Minimal Pendidikan 

Kualifikasi pendidikan ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Pekerjaan admin purchasing bagi entry level setidaknya harus lulus SMA atau SMK.

Namun, beberapa perusahaan mewajibkan kandidat lulus D3 atau S1 di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Logistik, atau Keuangan untuk menempati posisi admin purchasing.

Temukan kandidat admin purchasing dengan mem-posting lowongan pekerjaan di Glints! Dengan jutaan kandidat berkualitas, Anda dapat menemukan talenta terbaik untuk mengisi posisi admin purchasing di perusahaan Anda. Yuk, pasang lowongan kerja sekarang!

Contoh Job Description Admin Purchasing

Temukan contoh-contoh job description admin purchasing yang dapat Anda jadikan referensi sebelum membuat iklan lowongan kerja:

1. Contoh Job Description Admin Purchasing Fresh Graduate Bahasa Indonesia

Deskripsi Pekerjaan: 

• Mencari vendor dan supplier potensial untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
• Menegosiasikan kontrak dengan vendor dan supplier untuk mendapatkan harga terbaik.
• Mengelola inventaris dan melakukan pembelian jika diperlukan untuk memastikan ketersediaan barang dan jasa.
• Melakukan tugas administratif yang diperlukan, seperti pengelolaan dokumen, membuat laporan, dan memantau proses pembayaran.
• Berkolaborasi dengan tim keuangan untuk setiap pembayaran dan memastikan bahwa semua transaksi keuangan dilakukan dengan benar dan tepat waktu.

Persyaratan: 

• Lulusan D3 atau S1 jurusan Manajemen, Administrasi, Keuangan, atau relevan.
• Fresh graduate yang memiliki keinginan untuk berkembang.
• Mahir menggunakan MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Memiliki kemampuan time management, komunikasi lisan dan tulisan yang baik, dan kemampuan negosiasi.

Benefit: 

• Cuti berbayar. 
• Asuransi kesehatan swasta.
• Kesempatan mengikuti training.
• Lingkungan kerja yang nyaman dan suportif.

2. Contoh Jobdesk Admin Purchasing Pengalaman 1 Tahun dalam Bahasa Indonesia

Tanggung Jawab: 

• Mengevaluasi penawaran dari vendor dan menegosiasikan harga yang lebih baik.
• Melakukan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. 
• Melacak pesanan dan memastikan pengiriman yang tepat waktu.
• Mengelola invoice dan memastikan bahwa semua tagihan dibayar tepat waktu.
• Membuat laporan pembelian bulanan untuk Purchasing Manager.

Kualifikasi:

• Lulusan S1 jurusan Manajemen, Administrasi, Keuangan, atau Bisnis.
• Minimal pengalaman 1 tahun sebagai Admin Purchasing atau relevan.
• Memiliki keterampilan MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik untuk bernegosiasi dengan vendor.

3. Contoh Job Description Admin Purchasing Fresh Graduate Bahasa Inggris

Key Responsibilities:

• Identify potential vendors and suppliers to meet the company’s needs.
• Negotiate contracts with vendors and suppliers to secure best prices.
• Manage inventory and make recommendations for necessary purchases. 
• Perform administrative tasks, such as document management, reporting, and payment processing.
• Collaborate with the finance team to ensure accurate and timely payment processing.

Requirements:

• Diploma or Bachelor’s degree in Management, Administration, Finance, or a related field.
• Fresh graduate with a strong desire to learn and grow.
• Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellent time management, communication, and negotiation skills.

Benefits:

• Paid leave.
• Private health insurance.
• Opportunities for training and development.
• Supportive work environment.

4. Contoh Jobdesk Admin Purchasing Pengalaman 1 Tahun dalam Bahasa Inggris

Responsibilities:

• Evaluate vendor proposals and negotiate better prices.
• Purchase goods or services required by the company.
• Track orders and ensure timely delivery.
• Manage invoices and ensure timely payment of all bills.
• Prepare monthly purchasing reports for the Purchasing Manager.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in Management, Administration, Finance, or Business.
• Minimum 1 year of experience as an Admin Purchasing or relevant role.
• Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellent communication and negotiation skills to negotiate with vendors.

Tips Membuat Jobdesk Admin Purchasing

Untuk bisa membuat job vacancy admin purchasing yang menarik, ini beberapa tips yang bisa Anda terapkan:

1. Sertakan Benefit Perusahaan

Dilansir dari HRBlade, tuliskan benefit perusahaan seperti cuti berbayar, asuransi kesehatan, dan fasilitas training yang bisa didapatkan oleh karyawan. Cara ini dapat membantu menarik talenta terbaik ke perusahaan Anda. 

2. Tulis Syarat Pendidikan Secara Spesifik

Jelaskan secara spesifik tingkat pendidikan yang dibutuhkan untuk posisi admin purchasing. Misalnya, gelar sarjana di bidang administrasi bisnis, manajemen, atau keuangan.

Sertakan juga minimal tahun pengalaman kerja yang diperlukan untuk bisa memfilter kandidat secara efektif.

3. Jelaskan Alasan di Balik Persyaratan

Dibanding hanya menuliskan “Kemampuan komunikasi yang baik”, Anda bisa menambahkan penjelasan lebih lanjut. 

Contohnya, “Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik untuk bernegosiasi dengan vendor.”

Dengan begini, kandidat jadi lebih bisa membayangkan kapan skill tersebut akan mereka gunakan di posisi tersebut.

Mengetahui jobdesk admin purchasing akan membantu Anda dalam menemukan kandidat yang memiliki kualifikasi dan pengalaman yang sesuai.

Sedang mencari talenta berbakat untuk mengisi posisi admin purchasing? Post lowongan pekerjaan Anda di Glints for Employers, gratis!