4 Contoh Jobdesk Admin Logistik + Tugas dan Kualifikasinya

Jobdesk admin logistik adalah mengawasi seluruh aspek operasional logistik perusahaan. Tugas mereka meliputi pengelolaan inventaris, mengoordinasi pengiriman, dan memastikan pengiriman berjalan tepat waktu. 

Mencari kandidat yang tepat untuk posisi admin logistik bisa menjadi tantangan tersendiri. Oleh karena itu, Glints akan membantu Anda memahami lebih dalam peran admin logistik.

Mulai dari tanggung jawab, keahlian yang dibutuhkan, hingga contoh job description untuk memudahkan proses perekrutan. Mari kita simak bersama!

Apa Itu Admin Logistik?

Admin logistik adalah orang yang mengawasi sistem pengiriman barang dari awal sampai akhir. Umumnya admin logistik diperlukan oleh perusahaan manufaktur, pabrik, atau gudang.

Untuk mengoptimalkan efisiensi dan kepuasan pelanggan, admin logistik akan banyak bekerja sama dengan staf logistik, seperti kurir atau driver, staf pengemasan (packer), dan pekerja gudang.

Admin logistik akan melaporkan pekerjaan mereka kepada manajer logistik.

Tanggung Jawab Admin Logistik 

Agar bisa merekrut kandidat dan membuat lowongan pekerjaan yang tepat, Anda perlu memahami tugas dan tanggung jawab admin logistik. Berikut penjelasannya!

1. Mengelola Pengiriman dan Pembelian 

Mengelola operasional pengiriman dan pembelian merupakan jobdesk utama seorang admin logistik.

Tugas ini dimulai dari menjamin proses pesanan, pengemasan, pengiriman, dan pengantaran berjalan tepat waktu dan akurat. Lalu, memastikan bahwa barang yang dikirim ada dalam kondisi baik dan tidak rusak selama proses pengiriman. 

Admin logistik juga perlu menyelesaikan masalah bila terjadi kesalahan produk, barang rusak, atau keterlambatan pengiriman. 

Admin logistik harus berkoordinasi dengan departemen lain yang melakukan request pengadaan barang, seperti departemen produksi atau departemen penjualan. 

2. Memantau Inventaris Perusahaan

Salah satu jobdesk admin logistik adalah memantau inventaris perusahaan, seperti jumlah stok barang, kondisi, dan lokasi penyimpanan. 

Admin logistik akan banyak berkomunikasi dengan supplier untuk melakukan pembelian bila ketersediaan barang sudah menipis. Admin logistik juga harus bisa memprediksi kapan stok perlu diperbarui. 

Seorang admin logistik harus memastikan data inventaris perusahaan tetap ter-update, sehingga perusahaan bisa membuat keputusan tepat terkait pengadaan barang. 

3. Mengoptimalkan Biaya Logistik

Admin logistik harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu pengiriman, biaya pengiriman, dan kualitas layanan untuk mengembangkan strategi logistik yang optimal. 

Oleh karena itu, admin logistik harus memiliki hubungan yang baik dengan supplier dan agen pengiriman eksternal untuk bisa melakukan negosiasi biaya. 

Dengan demikian, admin logistik dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, dan mengurangi pengeluaran.

4. Melakukan Pendataan Dokumen 

Mengatur keakuratan dan kelengkapan data juga menjadi jobdesk penting admin logistik. Tugas ini termasuk mengelola dokumen logistik seperti invoice, purchase order, dan surat tanda terima. 

Perusahaan umumnya mengharuskan admin logistik memasukkan data ke Ms Excel atau software tertentu. 

Menjaga dokumen yang akurat dapat membantu perusahaan memastikan bahwa semua aktivitas logistik berjalan lancar dan efisien, serta memenuhi regulasi yang berlaku.

Skill dan Kualifikasi Admin Logistik

Sangat penting untuk memastikan kandidat admin logistik memiliki keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan tugasnya dengan baik. 

Ini berbagai hard skill dan soft skill, serta kualifikasi pendidikan yang harus dimiliki oleh admin logistik.

1. Memahami Operasional Logistik 

Admin logistik tentu saja harus memahami operasional harian logistik, antara lain pengadaan barang, pengelolaan inventaris, serta proses pengiriman dan pembelian. 

Admin logistik juga perlu tahu apa saja regulasi logistik dan hukum yang berlaku agar tidak melakukan kesalahan dalam pekerjaannya. 

2. Bisa Menggunakan MS Excel 

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, jobdesk admin logistik akan banyak melibatkan pencatatan dan pengelolaan dokumen. 

Oleh sebab itu, admin logistik harus memiliki kemampuan MS Excel. MS Excel akan membantu mengorganisir detail transaksi, stok barang, dan informasi lain dengan rapi. 

3. Keterampilan Mengelola Budget 

Perusahaan tentunya memiliki budget yang spesifik dalam pengelolaan logistik. Admin logistik diharapkan punya keterampilan budget management untuk bisa mengatur keuangan terkait pembelian dan pengiriman secara efisien. 

4. Kemampuan Negosiasi 

Dilansir dari Zetran, admin logistik akan melakukan banyak negosiasi di pekerjaan mereka. Contohnya, negosiasi harga produk dengan vendor atau bernegosiasi dengan departemen lain mengenai prioritas pembelian barang.
Negosiasi ini biasanya berlangsung dengan waktu yang singkat, sehingga admin logistik memerlukan kemampuan negosiasi yang andal, kesabaran, dan komunikasi yang efisien. 

Negosiasi merupakan soft skill yang akan menguntungkan perusahaan dan baik untuk kemajuan karier admin logistik.

5. Keahlian Pemecahan Masalah 

Dalam mengelola logistik, pasti ada saja masalah yang terjadi sehari-hari. Contohnya, keterlambatan pengiriman, produk yang rusak, atau kesalahan pembelian. 

Admin logistik harus cepat dalam beradaptasi dalam mengatasi masalah yang ada. Mereka memerlukan kemahiran problem-solving untuk bisa mencari solusi dengan waktu yang terbatas. 

6. Jenjang Pendidikan 

Syarat pendidikan untuk admin logistik biasanya adalah Manajemen Logistik, Teknik Logistik, atau Sistem Informasi. 

Namun, syarat pendidikan tidak selalu menjadi patokan dalam mencari kandidat, terutama bila kandidat tersebut sudah pernah memiliki pengalaman di bidang logistik meski lulus dari jurusan yang tidak berkaitan. 

Jika Anda sedang mencari posisi admin logistik, jangan ragu untuk mengiklankan lowongan kerja di Glints secara gratis! Pasang lowongan kerja sekarang juga dan temukan kandidat yang cocok untuk posisi admin logistik yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda.

Contoh Job Description Admin Logistik 

Setelah mengetahui jobdesk dan skill yang dibutuhkan oleh admin logistik, sekarang saatnya Anda mempersiapkan diri untuk membuat job description. 

Berikut beberapa contoh deskripsi pekerjaan admin logistik yang bisa dijadikan referensi, baik untuk kandidat fresh graduate maupun yang sudah berpengalaman!

1. Contoh Jobdesk Admin Logistik Bahasa Indonesia untuk Fresh Graduate

Job Title: Admin Logistik

Deskripsi Pekerjaan:

Kami mencari kandidat dengan pengetahuan yang baik tentang logistik untuk bergabung dengan tim kami sebagai Admin Logistik. Anda akan bertanggung jawab untuk mengelola proses logistik, termasuk pengiriman, penerimaan, dan pengelolaan inventaris.

Tanggung Jawab:

• Mengelola proses pembelian, pengiriman, dan penerimaan barang.
• Mengelola inventaris dan memastikan bahwa stok barang selalu akurat.
• Membuat laporan tentang kegiatan logistik dan inventaris (invoice, surat terima barang, purchase order).
• Berkomunikasi dengan supplier, vendor, dan tim internal untuk memastikan bahwa proses logistik berjalan lancar.

Kualifikasi:

• Fresh graduate, tidak perlu memiliki pengalaman sebelumnya. 
• Lulusan Manajemen Logistik, Teknik Logistik, atau bidang yang relevan.
• Memiliki pengetahuan yang baik tentang tata cara logistik, termasuk pengiriman dan penerimaan barang, dan pengelolaan inventaris.
• Bisa menggunakan Microsoft Excel untuk mengelola data dan membuat laporan.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan organisasi yang baik.
• Penempatan di Bekasi.

2. Contoh Job Description Admin Logistik Bahasa Indonesia Pengalaman 1 Tahun

Tanggung Jawab:

• Mengelola operasional logistik di perusahaan: mengoordinasikan pengiriman, memastikan bahwa barang-barang dikirimkan tepat waktu, dan menerima produk.
• Me-review purchase order dan dokumen lain untuk memastikan keakuratan data. 
• Mengelola dokumen terkait (seperti invoice, purchase order, dan surat tanda terima).
• Berkomunikasi secara efektif baik lisan dan tertulis dengan supplier, vendor, pelanggan, dan departemen lain.
• Membantu Manajer Logistik dalam merancang anggaran untuk laporan keuangan.

Kualifikasi:

• Pengalaman minimal 1 tahun di bidang logistik.
• Lulusan Manajemen Logistik, Teknik Logistik, atau bidang yang relevan.
• Bisa menggunakan Microsoft Excel dan perangkat lunak logistik.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik. 

3. Contoh Jobdesk Admin Logistik Bahasa Inggris untuk Fresh Graduate

Job Title: Logistics Administrator

Job Description:

We are seeking a highly organized individual to join our team as a Logistics Administrator. The successful candidate will be responsible for managing logistics processes, including shipping, receiving, and inventory management.

Responsibilities:

• Manage purchasing, shipping, and receiving processes.
• Oversee inventory management and ensure accurate stock levels.
• Prepare reports on logistics and inventory activities (invoices, receipt documents, purchase orders).
• Communicate with suppliers, vendors, and internal teams to ensure smooth logistics operations.

Qualifications:

• Fresh graduate, no prior experience required.
• Graduate of Logistics Management, Logistics Engineering, or a related field.
• Strong knowledge of logistics procedures, including shipping and receiving, and inventory management.
• Proficient in Microsoft Excel for data management and reporting.
• Excellent communication and organizational skills.
• Based in Bekasi.

4. Contoh Job Description Admin Logistik Bahasa Inggris Pengalaman 1 Tahun

Responsibilities:

• Manage logistics operations in the company: coordinate shipments, ensure timely delivery, and receive products.
• Review purchase orders and other documents to ensure data accuracy.
• Manage related documents (such as invoices, purchase orders, and receipt documents).
• Communicate effectively, both verbally and in writing, with suppliers, vendors, customers, and other departments.
• Assist the Logistics Manager in creating budgets for financial reports.

Qualifications:

• Minimum 1 year of experience in logistics.
• Graduate of Logistics Management, Logistics Engineering, or a related field.
• Proficient in Microsoft Excel and logistics software.
• Excellent communication and negotiation skills.

Tips Membuat Job Description Admin Logistik 

Jika Anda sudah siap membuat iklan lowongan pekerjaan admin logistik, simak beberapa tips membuat job description yang menarik bagi kandidat!

1. Tulis Job Title dengan Tepat 

Job description yang baik harus memiliki job title yang singkat dan tepat. Admin merupakan pekerjaan yang dibutuhkan dalam berbagai bidang, maka dari itu, tulis job title secara spesifik. 

Dibanding hanya menulis “Admin”, tapi tulis “Admin Logistik” agar bisa menarik kandidat yang sesuai dengan posisi tersebut. 

2. Rangkum Deskripsi Pekerjaan

Merangkum deskripsi pekerjaan dalam beberapa kalimat singkat dapat membantu pelamar memahami dengan cepat apa ekspektasi perusahaan untuk posisi tersebut.

Pelamar pun dapat menentukan apakah mereka memiliki kualifikasi yang sesuai untuk posisi admin logistik. 

Hal ini pun membantu perusahaan menghemat waktu dalam proses rekrutmen, karena hanya pelamar yang memenuhi kualifikasi yang akan melamar.

3. Informasikan Mengenai Penempatan Kerja

Mencantumkan posisi penempatan kerja di job vacancy akan membantu pelamar memahami dengan jelas di mana mereka akan bekerja. 

Pelamar yang merasa lokasi tidak cocok dengan preferensi mereka pun tidak akan melamar pekerjaan tersebut, sehingga lamaran yang masuk hanya dari pelamar yang sesuai. 

Memahami jobdesk admin logistik dapat membantu Anda menemukan kandidat terbaik. Jika Anda sedang mencari admin logistik dengan keterampilan yang sesuai, Glints dapat membantu Anda menemukannya. Yuk, pasang lowongan pekerjaan admin logistik sekarang!