HR System, Platform Pendukung Pertumbuhan yang Efisien
HR (human resource) system yang baik membantu untuk mengautomasi proses-proses operasional manual. Hal ini membuat perusahaan dapat lebih fokus pada aktivitas yang lebih strategis untuk meningkatkan nilai perusahaan.
Pengelolaan SDM di perusahaan terdiri dari berbagai aktivitas, mulai yang sangat manual dari berulang seperti absensi hingga hal-hal yang lebih strategis seperti program pelatihan dan pengembangan. Untuk hal-hal yang manual dan berulang automasi dengan memanfaatkan HR system dapat membantu operasional berjalan lebih efisien.
Glints sudah merangkum semua informasi yang mungkin Anda perlukan untuk memulai penggunaan HR system yang dapat memudahkan operasional bisnis Anda. Baca selengkapnya!
HR system adalah sistem yang dirancang untuk mengelola informasi dan prosedur yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM) di perusahaan atau organisasi. Sistem ini membantu divisi HR dalam mengelola berbagai aspek kepegawaian, mulai dari perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, manajemen gaji dan benefit serta absensi.
Untuk itu fitur-fitur yang disediakan dalam HR system pun umumnya dibuat sesuai kebutuhan ini, seperti manajeman rekrutmen, administrasi karyawan seperti absensi, penggajian dan penilaian kinerja.
Saat ini, terdapat dua jenis HR system yaitu Human Resource Information System (HRIS) dan Human Resource Management System (HRMS). Perbedaan paling signifikan antara keduanya adalah HRIS hanya fokus pada database informasi karyawan sementara HRMS mencakup sistem pengelolaan SDM yang menyeluruh.
Di era digital, banyak perusahaan menggunakan sistem HR berbasis digital atau software HR yang mempermudah pengelolaan informasi dan prosedur HR. Software ini bisa berbasis cloud atau on-premises, memungkinkan akses dari mana saja, dan biasanya dilengkapi dengan fitur analitik untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan SDM.
Penggunaan sistem HR di perusahaan memberikan sejumlah manfaat yang meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan pengambilan keputusan yang lebih tepat berkaitan dengan sumber daya manusia. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan perlu menggunakan sistem HR:
Sistem HR mempercepat banyak proses yang biasanya memerlukan banyak waktu dan sumber daya jika dilakukan secara manual, seperti pengolahan gaji, pelacakan absensi, dan manajemen data karyawan.
Perusahaan dapat dengan mudah mengakses data karyawan kapan saja, memastikan bahwa informasi yang diperlukan tersedia saat dibutuhkan, baik untuk analisis maupun untuk pengambilan keputusan strategis.
Pengelolaan data secara manual dapat rentan terhadap kesalahan. Sistem HR membantu dalam otomatisasi proses dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.
Dengan analitik yang dimiliki oleh HR system, perusahaan dapat membuat keputusan berbasis data, misalnya dalam perekrutan, pelatihan, atau promosi.
Mengelola kepatuhan dengan peraturan ketenagakerjaan dan perundang-undangan lainnya bisa menjadi kompleks. Sistem HR membantu perusahaan memastikan bahwa mereka memenuhi semua ketentuan hukum dan regulasi di bidang ketenagakerjaan.
Platform HR modern umumnya sudah menawarkan enkripsi dan fitur keamanan lainnya untuk memastikan data karyawan disimpan dengan aman.
Sistem HR seringkali memberikan akses pada karyawan di mana mereka bisa mengakses informasi pribadi, melihat riwayat gaji, mengajukan cuti, dan lain-lain. Ini meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan.
Sistem HR modern dapat diintegrasikan dengan sistem lain di perusahaan, seperti sistem akuntansi atau manajemen proyek, untuk memproses data dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Skalabilitas: Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, kebutuhan SDM juga akan bertambah. Sistem HR memudahkan perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut tanpa harus mengubah seluruh sistem.
Pengurangan Biaya: Meskipun ada biaya awal untuk implementasi, pada akhirnya penggunaan sistem HR dapat menghemat biaya dengan mengurangi kesalahan, mempercepat proses, dan meminimalkan kebutuhan akan sumber daya manual.
Mengingat sumber daya manusia adalah aset penting bagi perusahaan, memiliki sistem yang dapat mengelola, mendukung, dan mengoptimalkan kinerja karyawan adalah investasi yang berharga.
Untuk mendukung fungsi-fungsi di atas, HR system dilengkapi dengan berbagai fitur. Anda dapat memilih fitur sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Di bawah ini, Anda dapat menemukan penjelasan untuk beberapa fitur yang umum tersedia dalam HR system.
Fitur ini memudahkan perusahaan dalam mengelola proses rekrutmen, mulai dari pemasangan lowongan hingga pemilihan kandidat. HR system membantu menyaring pelamar berdasarkan kriteria tertentu dan mengotomatisasi tahapan seleksi. Untuk memudahkan keseluruhan proses, umumnya fitur ini dapat diintegrasikan dengan portal pekerjaan atau media sosial untuk memantau semua kanal yang tersedia.
Fitur ini menyediakan basis data untuk menyimpan informasi karyawan, mulai dari data pribadi hingga riwayat pekerjaan. Ini memudahkan HR dalam mengakses dan memperbarui informasi karyawan kapan saja. Selain itu, basis data ini umumnya dilengkapi dengan fitur pencarian dan pelaporan.
Fitur ini mengelola kebutuhan pelatihan karyawan, mencatat riwayat pelatihan, dan menilai efektivitasnya. Ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan memastikan karyawan mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk berkembang. Beberapa platform juga menawarkan integrasi dengan platform e-learning.
Fitur ini memfasilitasi evaluasi kinerja karyawan secara berkala, memungkinkan manajer dan karyawan untuk menetapkan dan menilai target. Ini juga mendukung strategi pelatihan dan pengembangan.
Fitur ini membantu otomasi penghitungan kompensasi baik dari semua komponen pemasukan maupun potongan. Adanya fitur ini memastikan bahwa karyawan dibayar tepat waktu dan sesuai dengan struktur kompensasi perusahaan. Beberapa sistem juga terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi atau perbankan.
Fitur ini memungkinkan HR untuk melacak kehadiran, absensi, dan pengajuan cuti karyawan. Ini membantu dalam memastikan kedisiplinan dan memudahkan perhitungan gaji atau tunjangan. Banyak sistem modern menawarkan integrasi dengan perangkat pemindaian waktu atau aplikasi seluler.
Fitur ini mengelola berbagai benefit yang diberikan kepada karyawan, seperti asuransi kesehatan, klaim kacamata atau bahkan pengajuan reimbursement program kesehatan mental. Ini memudahkan administrasi dan komunikasi terkait employee benefit tersebut.
Dari uraian di atas Anda tentu dapat memahami pentingnya HR system untuk membantu perusahaan mengelola sumber daya manusianya dengan lebih efektif dan efisien.
Khusus untuk fungsi rekrutmen, jika Anda membutuhkan lebih dari sekadar automasi mungkin Anda membutuhkan pendampingan dari rekruter ahli Glints. Mulai konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi formulir di bawah ini.
