Pentingnya Membuat Peraturan dan Kebijakan Remote Working

Vania
Vania
December 6, 2021
Courtesy of Unsplash

Remote working tidak hanya menjadi “tren” sejak pandemi dan peraturan karantina mandiri dari pemerintah, namun juga digadang-gadang sebagai cara kerja baru yang semakin akan dinormalisasi di masa depan. Pertanyaannya, bagaimana membuat kebijakan remote working agar dapat membawa manfaat bagi perusahaan?

Remote working dan Work From Home, apa bedanya?

Remote working adalah sistem kerja yang memperbolehkan talenta untuk menyelesaikan pekerjaan dari mana saja selain dari kantor, seperti di rumah, kafe, atau co-working space. Beberapa perusahaan mengharuskan talenta untuk sesekali datang ke kantor, atau tidak sama sekali. 

Begitu pula dengan jam kerja, beberapa perusahaan menentukan jam kerja yang harus diikuti oleh seluruh karyawannya tanpa terkecuali, termasuk mereka yang bekerja remote. Namun tidak jarang juga yang menerapkan jam kerja fleksibel, asalkan pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik.

Sedangkan Work From Home adalah sistem kerja yang spesifik hanya dari rumah.

Dari perbedaan tersebut, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya tersendiri. Keuntungan bagi para talenta yang bekerja remote adalah kemampuan untuk menciptakan suasana kerja yang sesuai dengan gaya kerja masing-masing. Untuk talenta yang merasa mampu mencapai kinerja terbaiknya di tengah kerumunan yang ramai, dapat bekerja dari tempat umum seperti kafe yang memiliki koneksi internet.

Bagi mereka yang menyukai ketenangan dalam bekerja, dapat bekerja dari co-working space atau tempat lain yang lebih sunyi. Remote work memungkinkan talenta memaksimalkan tingkat produktivitas mereka masing-masing dengan cara yang sesuai dengan kepribadian dan preferensi mereka.

Sistem kerja Work From Home juga memiliki keuntungan yang dapat dirasakan talenta, yaitu tidak perlu menghabiskan waktu di perjalanan menuju kantor. Work From Home juga akan cocok diterapkan bagi talenta yang memiliki tanggung jawab di rumah, seperti mengurus anak atau keluarga yang sedang sakit.

Namun, memisahkan batasan antara pekerjaan dan kehidupan di rumah dapat menjadi menantang. Perlu juga adanya area kerja yang kondusif yang perlu diciptakan oleh talenta yang bekerja dari rumah.

Apa itu kebijakan remote working?

Jika perusahaan Anda ingin mulai atau sudah menerapkan sistem kerja remote working, penting bagi perusahaan untuk merumuskan kebijakan yang mengatur batas-batas yang perlu ditaati pekerja remote. 

Kebijakan Remote Working akan mengatur peraturan yang meliputi hal-hal seputar:

  • Siapa saja yang berhak melakukan kerja secara remote
  • Berapa banyak presentasi pekerja yang dapat bekerja remote 
  • Ekspektasi profesional pada para pekerja remote 
  • Kebutuhan akan peralatan untuk bekerja dari rumah
  • Kebijakan kompensasi atau uang saku yang berkaitan dengan transportasi atau remote work lainnya
  • Keamanan jaringan
  • Pelacakan waktu kerja, terutama bagi pekerja yang dibayar per jam

Mengapa perlu kebijakan remote working? 

Mengatur ekspektasi

Kebijakan remote working yang dirumuskan, disepakati bersama, dan disosialisasikan ke pekerja remote dapat menyesuaikan ekspektasi satu sama lain. Sehingga, perusahaan dapat memahami kondisi pekerja remote yang tidak dapat ikut bergabung dalam rapat mingguan, misalnya. Begitu pula dengan pekerja remote, dapat mengatur waktunya agar sesuai dengan jam kerja yang telah disepakati kedua belah pihak. 

Mendatangkan keuntungan yang kompetitif

Meski kebijakan remote working menjadi tanggung jawab divisi HR, jika dilakukan secara strategis, dampaknya tidak hanya bermanfaat bagi divisi HR semata. Mulai dari mengurangi beban sewa kantor serta infrastruktur lain, dapat mempekerjakan talenta berbakat yang tidak hanya berdomisili di area sekitar kantor, hingga mampu menarik serta mempertahankan talenta.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mencari cara terbaik dalam melakukan remote working, kemudian menyusun insight tersebut menjadi kebijakan yang dijalankan bersama.

Bagaimana cara mengatur kebijakan remote working?

Memastikan remote working berjalan baik

Tidak semua lini pekerjaan dapat dilakukan secara remote, misalkan divisi operasional, dan pekerjaan yang melibatkan jasa lainnya. Meski demikian, belajar dari kondisi pandemi lalu, penting bagi perusahaan untuk mulai merancang skenario dan cara agar remote working dapat dilakukan secara menyeluruh. Jika diperlukan, Anda juga dapat menggunakan beberapa tools untuk membantu meningkatkan produktivitas kerja karyawan remote

Beberapa pertanyaan yang dapat membantu merumuskan kebijakan remote working: 

  • Peralatan, resource, dan strategi apa yang dibutuhkan agar pekerja dapat bekerja secara efektif? 
  • Bagaimana kebijakan di perusahaan Anda dapat dipakai untuk model kerja remote atau fleksibel? Apa teknologi yang digunakan? Bagaimana jalur komunikasinya? Jangan lupakan juga materi onboarding yang perlu disosialisasikan.
  • Bagaimana pekerja remote dapat berdampak pada kolaborasi dan budaya masing-masing tim di dalam perusahaan?
  • Apakah kebijakan remote working mempengaruhi perpajakan dan kompensasi bagi talenta yang berada di luar kota atau negara?

Pada tahap ini, perlu adanya proses diskusi antara HR, legal, serta finance sebelum melakukan sosialisasi ke seluruh karyawan.

Siapkan infrastruktur 

Apakah kerja yang dilakukan tim Anda hanya sebatas memerlukan laptop dan koneksi WiFi? Coba diskusikan beberapa pertanyaan berikut:

  • Bagaimana jalur komunikasi antara pekerja remote dengan pekerja lainnya, baik yang juga bekerja secara remote atau hadir secara fisik di kantor?
  • Apakah pekerja remote perlu hadir dalam rapat? Apakah perlu ada software tertentu yang digunakan?
  • Bagaimana cara Anda memastikan pekerja remote di perusahaan Anda tetap merasa “terlihat” dan didengarkan?
  • Apakah Anda akan menawarkan sistem reimbursement untuk memfasilitasi pekerja remote dengan fasilitas yang dibutuhkan, seperti koneksi WiFi yang memadai, kursi kerja, dan lain sebagainya?

Selain itu, keamanan siber juga perlu diperhatikan, terutama jika pekerjaan yang dilakukan perusahaan Anda banyak melibatkan dokumen penting perusahaan atau data pribadi konsumen. Pastikan concern akan privasi data ini disampaikan ke pekerja remote. 

Batasan yang jelas

Meski tidak hadir secara fisik, komunikasikan ekspektasi Anda dengan pekerja remote. Untuk pekerjaan yang sifatnya kolaboratif dan melibatkan banyak orang, perusahaan perlu membuat peraturan agar pekerja harus selalu dapat dihubungi di jam-jam tertentu.

Anda juga perlu menentukan apakah perlu ada sistem pelaporan terkait cuti yang dilakukan oleh pekerja remote, baik seharian penuh maupun setengah hari.

Tetap rencanakan waktu untuk berkolaborasi

Jadwalkan rapat mingguan, dwi mingguan, atau bulanan, agar pekerja remote mengetahui update proyek atau keadaan perusahaan terkini. Fasilitasi juga percakapan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan agar membantu menjalin hubungan yang lebih berarti antara perusahaan dengan pekerja remote. 


Konsultasikan kebutuhan rekrutmen Anda GRATIS!
Mulailah perjalanan perekrutan Anda bersama kami hari ini dengan konsultasi gratis. Cukup isi formulir dan tim Glints akan segera menghubungi Anda.