SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan: Panduan Terpadu Menggunakannya

Bagi perusahaan, mengikutsertakan karyawan ke program jaminan sosial seperti BPJS Ketenagakerjaan (BPJS TK) merupakan kewajiban yang diamanahkan undang-undang ketenagakerjaan. Oleh karena itu, pemahaman penggunaan tools seperti SIPP online BPJS TK menjadi penting.

SIPP online BPJS TK adalah layanan daring terpadu untuk memudahkan pemberi kerja melakukan pendaftaran dan laporan pembayaran iuran premi BPJS TK. Tersedianya layanan pengurusan administrasi secara online seperti ini sangat membantu.

BPJS TK sendiri adalah jaminan sosial untuk karyawan yang mencakup beberapa aspek seperti jaminan hari tua (JHT), jaminan pensiun (JP), jaminan kecelakaan kerja (JKK) dan jaminan kematian (JKM). 

Adanya BPJS TK ini, perusahaan perlu mengelola keanggotaan karyawannya sendiri melalui sistem yang tersedia di SIPP online BPJS TK.

Apa itu SIPP Online BPJS TK Ketenagakerjaan?

Bukan cuma untuk karyawan, ada juga beragam manfaat daftar BPJS Ketenagakerjaan bagi perusahaan. Nah, agar memudahkan dalam pengelolaan BPJS semua karyawan, perusaan bisa menggunakan SIPP BPJS TK. 

SIPP (Sistem Informasi Pengelolaan Peserta) online adalah sebuah platform atau sistem informasi berbasis web yang disediakan oleh BPJS Ketenagakerjaan (BPJS TK) di Indonesia.

Fungsi dan Kegunaan SIPP Online BPJS TK Ketenagakerjaan

Tujuan dari sistem ini adalah untuk memudahkan perusahaan dan karyawan dalam mengelola data dan informasi terkait dengan kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan, termasuk atau pembayaran premi atau iuran setiap bulannya.

Dari sisi perusahaan, SIPP online BPJS TK akan memudahkan dalam pengolahan data yang terkait dengan kepesertaan karyawan seperti data upah, tenaga kerja baru, tenaga kerja keluar dan besaran premi iuran.

Hal ini karena untuk saat ini pembayaran premi dihitung berdasarkan besar pendapatan karyawan. Ditambah lagi pembagian iurannya, perusahaan dan karyawan memiliki porsi yang berbeda. 

Dalam SIPP online BPJS Ketenagakerjaan, perusahaan dapat menjalankan beberapa fungsi seperti:

• pendaftaran
• mutasi pekerja
• memasukkan daftar karyawan baru
• melihat laporan gaji
• pembayaran premi atau iuran

Semua fungsi ini dapat dilakukan secara online atau daring guna memudahkan perusahaan dalam pengelolaannya.

Apalagi, untuk perusahaan dengan skala besar yang memiliki karyawan berjumlah ribuan adanya SIPP online BPJS TK ini tentu dapat sangat memudahkan.

Selain tersedia dalam platform berbasis web, SIPP online BPJS TK juga tersedia dalam bentuk aplikasi yang dapat diunduh melalui Google Play dan App Store.

Manfaat SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan

Mengapa perusahaan perlu memaksimalkan penggunaan SIPP online ketenagakerjaan? Berikut adalah sejumlah manfaat penting yang bisa Anda dapatkan dari penggunaan sistem daring ini:

1. Efisiensi Waktu dan Tenaga

Mengatur data karyawan, menghitung iuran, serta melaporkan perubahan secara manual memakan banyak waktu. 

Dengan SIPP online, Anda cukup memasukkan data sekali, melakukan pembaruan secara berkala, dan sistem akan mengolahnya secara otomatis.

2. Transparansi Data dan Pelaporan

Semua riwayat pembayaran iuran dan data kepesertaan karyawan tercatat dalam platform ini. Bagi pemilik bisnis, catatan digital seperti ini memudahkan audit internal atau pengecekan saat dibutuhkan. 

Anda juga bisa mengunduh bukti pembayaran, laporan data karyawan, dan berbagai dokumen lain dari satu tempat.

3. Meminimalkan Kesalahan

Kesalahan ketik atau keterlambatan pelaporan dapat berakibat denda. Dengan sistem yang terintegrasi, risiko kesalahan tersebut menjadi lebih kecil. 

Pasalnya, SIPP online akan memberi notifikasi saat Anda melewati jadwal pelaporan atau pembayaran.

4. Akses Mudah dan Real-Time

Sebagai platform daring, sipp bpjs ketenagakerjaan bisa diakses selama 24 jam. HR cukup login ke dashboard, lalu memeriksa status kepesertaan dan segala data yang dibutuhkan. 

Kapan pun perusahaan perlu mengubah data upah, menambah karyawan baru, atau memproses karyawan yang resign, bisa dilakukan langsung saat itu juga dalam sistem SIPP online.

5. Pendampingan Pembayaran yang Jelas

Pihak BPJS Ketenagakerjaan juga menyediakan panduan, baik di situs resmi maupun di bagian “Bantuan” dalam SIPP. 

Anda bisa mengetahui metode pembayaran iuran, baik melalui bank yang ditunjuk, virtual account, maupun cara lain. Dengan demikian, kelancaran proses pembayaran dapat terjamin.

6. Perhitungan Otomatis Iuran

Setelah data karyawan (beserta gaji dan status kepesertaan) dimasukkan, sistem akan menghitung secara otomatis besaran iuran BPJS TK. Hal ini tentu saja bisa mempermudah tugas HR, karena tak perlu lagi memakai rumus manual yang rawan kesalahan.

Dari berbagai manfaat tersebut, dapat disimpulkan bahwa SIPP ketenagakerjaan membantu perusahaan mengurangi beban administrasi, menghindari sanksi akibat kesalahan pelaporan, sekaligus meningkatkan akurasi data karyawan.

Baca juga: Peraturan Pemerintah Terkait BPJS Ketenagakerjaan Karyawan

Fitur SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan

Untuk memaksimalkan fungsi SIPP online BPJS TK, penting bagi Anda memahami fitur-fitur utamanya. Berdasarkan panduan resmi BPJS Ketenagakerjaan, berikut beberapa fitur yang tersedia:

1. Registrasi dan Aktivasi Akun

Fitur ini memungkinkan perusahaan baru mendaftarkan diri ke sistem SIPP. Anda akan diminta memasukkan nomor pendaftaran perusahaan (NPP), data divisi, serta informasi kontak. Setelah pendaftaran, Anda akan mendapat email aktivasi.

2. Pengelolaan Data Karyawan

Dalam sistem daring ini, Anda bisa dengan mudah dan praktis menambahkan, memperbarui, atau menghapus data karyawan.

• Penambahan Data: Menambahkan karyawan baru secara manual (individual) atau mengunggah data massal dengan template Excel.
• Perbarui Data: Mengubah gaji, status karyawan (misalnya bila naik jabatan atau berubah divisi), serta mutasi keluar saat karyawan resign.
• Penghapusan Data: Bila terjadi duplikasi atau karyawan keliru terdaftar, data bisa dihapus menurut prosedur tertentu.

3. Perhitungan dan Pelaporan Iuran

Sistem akan menghitung besaran iuran berdasarkan data upah karyawan yang Anda masukkan. Anda juga dapat meninjau ringkasan iuran bulanan, mencetak laporan, hingga mengunggah bukti transfer atau pembayaran melalui metode tertentu.

4. Pengajuan Pengurangan atau Penambahan Karyawan

Bagi perusahaan yang sering merekrut karyawan baru atau melakukan PHK, SIPP memudahkan pelaporan data mutasi. 

Dengan beberapa klik, Anda bisa menyesuaikan status kepesertaan, sehingga iuran yang dibayarkan selanjutnya akan menyesuaikan jumlah tenaga kerja terbaru.

5. Notifikasi dan Pengingat

SIPP akan memberikan peringatan atau notifikasi bila terjadi kelalaian pelaporan atau tenggat waktu yang hampir lewat. Fitur ini mengurangi potensi denda keterlambatan pembayaran iuran BPJS Ketenagakerjaan.

6. Fitur Bantuan dan Panduan Pengguna

Dalam platform ini, tersedia menu “Bantuan” yang memuat FAQ, tutorial singkat, dan panduan pengisian data. Untuk penjelasan lebih lengkap, situs resmi BPJS Ketenagakerjaan juga menyediakan petunjuk teknis tambahan.

Baca juga: Sanksi bagi Perusahaan jika Tidak Mendaftarkan BPJS Karyawan

Syarat Pendaftaran SIPP Online BPJS TK

Sebelum melangkah ke tahap pendaftaran, pastikan Anda memenuhi beberapa syarat berikut:

1. Perusahaan Terdaftar di BPJS Ketenagakerjaan

Perusahaan Anda harus memiliki Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP) yang didapatkan saat mendaftarkan diri ke BPJS TK. Nomor ini menjadi identitas utama dalam sistem sipp ketenagakerjaan.

2. Melengkapi Data Administrasi

Pastikan ketika Anda mau mendaftarkan SIPP online BPJS Ketenagakerjaan, Anda sudah memiliki informasi detail, seperti:

• Nama perusahaan dan alamat lengkap
• Divisi atau departemen yang akan dikelola (khusus untuk pendaftar tertentu)
• KTP, NPWP, atau identitas penanggung jawab
• Alamat email resmi perusahaan (email ini akan digunakan untuk aktivasi akun dan menerima notifikasi)

3. Memiliki Data Lengkap Karyawan

Untuk memudahkan proses pendaftaran dan aktivasi, siapkan data karyawan yang akan didaftarkan, termasuk nama lengkap, Nomor Induk Kependudukan (NIK), upah pokok, tanggal mulai bekerja, dan informasi lain yang dibutuhkan.

Setelah memastikan kelengkapan di atas, Anda siap menjalani proses pendaftaran dan mulai memanfaatkan sipp bpjs ketenagakerjaan secara optimal.

Baca juga: Cara Mendaftarkan Karyawan Baru ke BPJS Kesehatan

Cara Daftar SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan

Dengan begitu banyak kemudahan yang ditawarkan, tentu Anda sebagai HR ingin memanfaatkannya sebaik mungkin bukan? 

Hal pertama yang harus dilakukan adalah mendaftar mengikuti cara mendaftar SIPP online BPJS TK di bawah ini:

• Buka Situs Resmi: Kunjungi sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id di peramban Anda. Pada halaman awal, klik tombol “Daftar.”
• Isi Data NPP dan Divisi: Anda akan diarahkan ke halaman pendaftaran di sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id/daftar. Masukkan Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP) dan divisi Anda. Setelah itu, klik “Next” untuk melanjutkan.
• Lengkapi Informasi User Login: Di halaman ini, isilah data pengguna (user login), misalnya nama penanggung jawab serta alamat email. Pastikan Anda menggunakan email resmi perusahaan yang masih aktif.
• Isi Data KPJ (Kartu Peserta Jamsostek) User: Apabila diperlukan, masukkan data KPJ yang relevan (biasanya dibutuhkan jika Anda mengelola kepesertaan diri sendiri). Lengkapi formulir yang disediakan, lalu lanjutkan.
• Selesai dan Tunggu Email Aktivasi: Setelah mengisi semua kolom, klik tombol untuk menyelesaikan pendaftaran. Anda akan menerima email aktivasi yang berisi tautan (link). Klik tautan tersebut untuk mengaktifkan akun.

Cara Login SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan

Setelah Anda terdaftar, Anda dapat masuk atau login dengan cara di bawah ini:

1. Masukkan nama pengguna (username) yang telah Anda daftarkan sebelumnya.
2. Ketikkan kata kunci (password) yang Anda gunakan saat pendaftaran. Pastikan untuk memasukkan password dengan benar agar login berhasil.
3. Isi kode captcha yang ditampilkan dengan seksama sesuai dengan apa yang terlihat. Sistem perlu memastikan bahwa Anda adalah manusia, bukan bot atau program otomatis.
4. Setelah memasukkan semua informasi dengan benar, klik tombol “Login” untuk masuk ke akun SIPP BPJS Ketenagakerjaan.

Jika Anda lupa password yang digunakan saat mendaftar, tidak perlu khawatir.

Anda dapat mengikuti langkah berikut:

1. Pada halaman login, klik opsi “Lupa Password”.
2. Ikuti petunjuk yang diberikan untuk membuat sandi baru. Biasanya kamu akan diminta untuk memasukkan email terdaftar atau nomor telepon yang terkait dengan akun SIPP BPJS Ketenagakerjaan.
3. Periksa email atau pesan yang kamu terima untuk instruksi selanjutnya. Ikuti langkah-langkah tersebut untuk mengatur password baru yang aman dan mudah diingat.

Dengan mengikuti petunjuk di atas, masuk ke akun SIPP BPJS Ketenagakerjaan serta mengelola administrasi keanggotaan karyawan secara daring menjadi mudah.

Memasukkan Data Karyawan ke SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan

Setelah memahami prosedur pendaftaran dan masuk ke situs SIPP BPJS Ketenagakerjaan, tahap berikutnya adalah memasukkan informasi karyawan. Anda dapat menggunakan dua metode pengisian data, yaitu secara individual atau klasikal atau sekaligus. Berikut adalah urutan langkah-langkahnya:

Memasukkan Data Karyawan Individu

Jika Anda mau memasukkan data karyawan perorangan satu persatu, Anda bisa mengikuti langkah berikut:

1. Lakukan login ke akun SIPP BPJS Ketenagakerjaan, kemudian klik menu “Tambah TK”.
2. Akan muncul menu pop-up yang memungkinkan perusahaan untuk menambahkan data karyawan secara individu atau massal.
3. Pilih opsi yang sesuai untuk menampilkan pop-up tenaga kerja.
4. Jika karyawan sudah memiliki Nomor Registrasi Peserta (KPJ), klik “Sudah” dan masukkan KPJ karyawan yang belum terdaftar.
5. Klik “Lanjut” hingga muncul pemberitahuan “Berhasil”.
6. Lengkapi formulir data karyawan yang ditampilkan, lalu klik “Lanjut”.
7. Untuk menambahkan anggota keluarga karyawan, klik “Tambah Keluarga”. Isi formulir keluarga yang muncul, lalu klik “Simpan”.
8. Pastikan semua data telah diisi dengan benar pada halaman konfirmasi, kemudian klik “Simpan”.
9. Kamu dapat melakukan pengecekan kembali melalui menu LoV pada halaman utama.

Memasukkan Data Karyawan Secara Massal

Bila data karyawan yang harus dimasukkan ke dalam SIPP online ada lebih dari satu, sebaiknya Anda memasukkan datanya secara massal. Berikut langkah praktis memasukkan data karyawan yang banyak sekaligus.

1. Login ke situs SIPP BPJS Ketenagakerjaan, lalu klik “Tambah TK” dan pilih “Tambah Massal”.
2. Akan muncul formulir “Upload Tenaga Kerja Baru”, lalu klik “Download Template”.
3. Unduh template yang sesuai dalam format Microsoft Excel.
4. Isi template tersebut dengan data karyawan yang ingin diunggah, lalu unggah file tersebut ke situs SIPP BPJS Ketenagakerjaan.
5. Jika data yang diunggah sesuai, akan muncul pemberitahuan berhasil.
6. Jika gagal, silakan unggah kembali file yang benar hingga muncul pemberitahuan berhasil pada pop-up.

Dengan mematuhi tahapan yang telah diuraikan, Anda dapat dengan gampang memasukkan data karyawan di situs SIPP BPJS Ketenagakerjaan. Sebelum menyimpan data, pastikan untuk mengecek dan memastikan kebenaran informasi yang telah Anda input. Ini akan membantu memastikan kelancaran dan keakuratan dalam administrasi kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan.

Untuk klaim JHT atau jaminan hari tua biasanya dilakukan mandiri oleh peserta. Perusahaan hanya wajib membayarkan iuran hingga bulan terakhir bekerja dan memberikan surat keterangan selesai kerja yang menjadi salah satu syarat klaim atau pencairannya. 

Membayar Iuran dan Pelaporan Lanjutan

Setelah data karyawan tersimpan di SIPP online, proses berikutnya yang sangat penting adalah membayar iuran secara teratur.

Anda bisa memilih beberapa metode pembayaran yang bekerja sama dengan BPJS Ketenagakerjaan, antara lain:

• Transfer bank (melalui Bank BUMN atau bank lain yang ditunjuk)
• Virtual Account
• Internet banking
• Gerai ritel tertentu (jika tersedia)

Sistem di SIPP bpjs ketenagakerjaan akan menampilkan berapa total iuran bulanan yang harus dibayarkan, berdasarkan upah karyawan yang telah didaftarkan. 

Jika terjadi perubahan upah atau penambahan karyawan, maka besaran iuran akan otomatis diperbarui di laporan bulan berikutnya. 

Baca juga: 7 Dasar Perhitungan BPJS Kesehatan Karyawan

Tips Mengelola SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan

SIPP online BPJS Ketenagakerjaan bisa mempermudah dan membuat pekerjaan tim HR lebih efektif serta efisien.

Supaya mendapatkan manfaat yang maksimal dari sistem daring ini, berikut beberapa hal yang sebaiknya Anda lakukan:

1. Lakukan Pencatatan Rutin

Tetaplah melakukan pengecekan rutin terhadap data karyawan. Setiap ada karyawan baru masuk, kenaikan gaji, atau karyawan keluar, segera perbarui di sipp ketenagakerjaan agar data selalu relevan.

2. Simpan Dokumen Pendukung

Meskipun SIPP menyimpan data secara daring, dokumentasi fisik seperti kontrak kerja, surat penetapan gaji, dan SK kenaikan jabatan tetap perlu diarsipkan untuk keperluan audit atau verifikasi lebih lanjut.

3. Tunjuk Administrator yang Kompeten

Pastikan orang yang mengelola akun SIPP memiliki pengetahuan cukup tentang administrasi ketenagakerjaan dan IT. Peran ini krusial karena kesalahan input atau kelalaian pembayaran dapat menimbulkan denda dan kerugian bagi perusahaan.

4. Perhatikan Batas Waktu Pelaporan

Setiap bulan, Anda harus melaporkan perubahan data karyawan (jika ada) dan melakukan pembayaran iuran. Gunakan calendar reminder atau fitur pengingat di SIPP untuk meminimalisir keterlambatan.

5. Koordinasi dengan Bagian Keuangan

Pembayaran iuran BPJS TK bersinggungan dengan penggajian. Oleh karena itu, HR perlu berkoordinasi erat dengan tim finance atau accounting. Pastikan perhitungan potongan gaji karyawan dan kontribusi perusahaan sudah sesuai ketentuan.

6. Gunakan Fitur Bantuan

Jika menemui kendala, manfaatkan panduan “Help” atau “Bantuan” yang ada di dashboard SIPP, atau kunjungi situs panduan BPJS Ketenagakerjaan. Anda juga dapat menghubungi call center BPJS TK untuk bantuan lebih lanjut.

Secara keseluruhan, sipp bpjs ketenagakerjaan dirancang untuk mempermudah pemberi kerja dalam menjalankan kewajiban mereka. Mulai dari pendaftaran karyawan secara perorangan maupun massal, penyesuaian gaji, hingga mutasi keluar, semua dapat dikelola melalui satu platform saja. 

Bagi perusahaan dengan jumlah karyawan besar, kemudahan ini benar-benar membantu memangkas pekerjaan administratif yang repetitif.

Terakhir, selalu ingat bahwa kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan merupakan cerminan kredibilitas perusahaan di mata karyawan dan masyarakat.

Perusahaan Anda sedang mencari karyawan? Anda bisa pasang lowongan gratis dan dapat talent berkualitas hanya di Glints.