9 Surat Penawaran Barang, Template Gratis
Surat penawaran barang adalah salah satu dokumen yang sudah akrab dengan para pengusaha. Namun, jika Anda masih membutuhkan contoh dan struktur yang tepat maka kami harap Anda dapat menemukan jawabannya dalam artikel ini.
Umumnya, surat penawaran barang dibutuhkan ketika akan menjalin kerja sama dengan pihak lain, mengingat melakukan bisnis memang selalu membutuhkan dukungan dan kerja sama dari berbagai pihak.
Namun bukan itu saja, surat penawaran barang juga merupakan salah satu bentuk promosi pemasaran yang efektif. Surat penawaran barang biasanya dikirimkan oleh seorang pengusaha kepada perusahaan atau konsumen lain yang ingin menggunakan jasanya.
Surat penawaran barang adalah dokumen formal yang menjelaskan secara rinci kepada calon konsumen terkait barang atau jasa yang ingin mereka beli.
Oleh karena itu, umum surat ini menjadi pembuka jalan kerja sama antara satu perusahaan dengan perusahaan lain.
Kerja sama yang dimaksud ini dapat berupa kegiatan jual-beli barang, atau suatu penawaran kerja sama dengan bisnis atau usaha lain.
Proses pengeluaran surat penawaran barang umumnya dimulai dari permintaan konsumen, baik bisnis maupun perseorangan terkait barang atau jasa yang dimiliki perusahaan.
Setelah menerima permintaan ini, perusahaan mengeluarkan surat penawaran barang yang menyebutkan informasi rinci terkait spesifikasi, harga hingga kesanggupan pengiriman kepada calon konsumen.
Semua informasi ini menjadi dasar penting untuk calon konsumen memutuskan melakukan kerja sama atau tidak.
Dari penjelasan di atas kita dapat melihat bahwa fungsi utama dari surat penawaran barang adalah menjadi media promosi kepada calon konsumen.
Namun demikian, selain itu juga masih ada banyak fungsi penting dari surat penawaran seperti:
Di bab sebelumnya sudah disinggung bahwa surat penawaran barang adalah dokumen formal. Sebagai dokumen formal tentu ada pakem struktur dan komponen yang ada di dalamnya.
Untuk struktur lebih jelasnya, dapat dilihat melalui urutan di bawah ini:
Berbekal informasi struktur komponen surat penawaran barang dan fungsinya di atas, kita dapat mulai menuliskan surat ini.
Di bawah ini akan dijelaskan cara membuat surat penawaran barang secara rinci:
Dalam surat formal, kop surat berfungsi sebagai identitas sehingga penerima dapat mengetahui informasi terkait pengirimnya. Informasi dasar yang harus ada dalam kop surat antara lain:
Jika bagian sebelumnya adalah identitas pengirim maka bagian ini menjadi identitas surat. Umumnya pada bagian itu terdiri dari:
Setelah melewati dua bagian sebelumnya, mulai masuk kebagian pembuka surat. Untuk bagian ini, Anda dapat menuliskan alasan pengiriman surat penawaran.
Masuk ke inti surat penawaran barang, jelaskan secara rinci penawaran yang Anda berikan. Hal ini meliputi:
Pada bagian ini, sebisa mungkin gunakan kalimat yang persuasif untuk memberikan kesan kepada calon konsumen. Bagian penutup menjadi kesempatan terakhir Anda meyakinkan calon konsumen.
Surat penawaran barang properti seperti ruko, kantor, atau gedung dapat mengikuti format di bawah ini.
Contoh dan template surat penawaran harga dapat Anda lihat di bawah ini.
No : 26/MB-A/2023
Perihal : Surat Penawaran Harga (SPH)
Lampiran : 3 rangkap
Kepada
Yth. Manajer Pengadaan
PT. Adil Sejahtera
di tempat
Salam hormat,
Bersama dengan surat ini, maka kami selaku rekanan PT. Adil Sejahtera dalam bidang Pengadaan ingin mengajukan Surat Penawaran Harga (SPH) terkait proses lelang yang sedang kami ikuti saat ini.
Ada pun proses lelang yang kami ikuti adalah:
Nama proyek : Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) untuk PT. Adil Sejahtera Tahun 2024
Lokasi Proyek : Kantor Pusat PT. Adil Sejahtera, Jl. Bahagia No. 88 Jakarta Pusat
Owner : PT. Adil Sejahtera
Lama Pekerjaan : 30 hari kerja efektif
Sebagai penunjang kelengkapan Surat Penawaran Harga (SPH) ini, maka kami akan melampirkan data sesuai dengan ketentuan lelang dari PT. Adil Sejahtera termasuk di dalamnya berupa Rencana Anggaran Biaya (RAB) serta data-data pendukung yang dapat melengkapi penawaran kami yang tidak terpisahkan dari surat ini.
Demikian surat penawaran ini kami buat sebanyak 2 (dua) rangkap dan atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami
Jakarta. 7 Juni 2023
Sunardi
Direktur
Selain ATK, barang-barang keperluan kantor lain juga mungkin dibutuhkan oleh konsumen. Jika Anda adalah penyedia barang-barang keperluan kantor tersebut, Anda dapat mengajukan diri dalam lelang atau menawarkan barang melalui surat penawaran barang keperluan kantor.
Barang elektronik bukan hanya kebutuhan konsumen per orangan. Untuk konsumen dari perusahaan, umumnya penyedia barang elektronik perlu mengirimkan surat penawaran barang kepada calon klien.
Untuk perusahaan manufaktur, mesin dan alat berat merupakan kebutuhan penting. Artinya, jika Anda memiliki usaha di bidang ini dapat memanfaatkan peluang ini untuk memasok kebutuhan itu.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengirimkan surat penawaran mesin dan alat berat.
Bahan bakar menjadi salah satu kebutuhan utama kebutuhan industri. Untuk memasoknya, diperlukan surat penawaran yang ditujukan kepada perusahaan yang membutuhkannya.
Di bawah ini, Anda dapat melihat contohnya.
Anda juga dapat membuat surat penawaran barang singkat. Dalam membuat versi yang singkat ini, pastikan Anda masih memasukkan semua komponen surat yang sudah disebutkan di bab sebelumnya.
Contohnya, Anda dapat melihatnya di bawah ini.
Temukan layanan lengkap kami untuk mulai membangun tim yang berkualitas hari ini.
Artikel di atas dipersembahkan oleh Glints for Employers, mitra rekrutmen terpercaya untuk startup dan perusahaan di Asia Tenggara dan Taiwan. Lebih cepat dan hemat, pakar kami yang dibekali dengan teknologi siap membantu Anda terhubung dengan talenta terbaik di sekitar Anda.
