4,592 views

Onboarding Karyawan: Arti, Tahap, Strategi, dan Persiapannya

Safira Adnin
Safira Adnin
2 April 2024
onboarding adalah

Onboarding adalah fase penting yang menandai awal dari perjalanan karyawan dalam perusahaan. 

Onboarding tidak hanya tentang mengenalkan karyawan baru kepada aturan dan budaya perusahaan, tapi juga tentang membangun fondasi jangka panjang yang kuat bagi mereka.

Menariknya, proses onboarding karyawan memiliki dampak signifikan yang terkadang tidak disadari banyak perusahaan. 

Sebuah survei yang dilakukan oleh Gallup menemukan bahwa perusahaan dengan proses onboarding yang efektif dapat meningkatkan retensi karyawan hingga 82% dan produktivitas hingga 70%. 

Kali ini, Glints akan memberikan penjelasan mengenai serba-serbi onboarding. Yuk, kita pahami!

Pengertian Onboarding

Onboarding adalah proses di mana perusahaan menyambut dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam lingkungan kerja mereka. 

Proses ini melibatkan lebih dari sekedar hari pertama di tempat kerja; onboarding berlanjut hingga karyawan baru benar-benar terbiasa dengan peran dan tim mereka.

Dikutip dari Zippia, onboarding memiliki dampak yang signifikan terhadap retensi karyawan dan produktivitas. 

Misalnya, karyawan 69% lebih mungkin untuk tetap di perusahaan selama tiga tahun jika mereka mengalami proses onboarding yang efektif.

Lebih lanjut, 78% perusahaan yang berinvestasi dalam onboarding melaporkan peningkatan pendapatan di tahun fiskal terakhir. 

Namun, mengejutkannya, sekitar 88% perusahaan tidak melakukan onboarding karyawan dengan baik, dan hanya 12% karyawan yang sangat setuju bahwa perusahaan mereka melakukan onboarding dengan baik.

SHRM menekankan bahwa onboarding tidak hanya berupa pengenalan formal melalui orientasi, tetapi merupakan proses komprehensif yang melibatkan manajemen dan karyawan lainnya, yang dapat berlangsung hingga 12 bulan.

Tujuan Onboarding Karyawan

Onboarding karyawan baru adalah proses penting yang memiliki beberapa tujuan utama:

1. Meningkatkan Retensi Karyawan

Data dari Zippia menunjukkan bahwa karyawan 69% lebih mungkin bertahan di sebuah perusahaan selama 3 tahun jika mereka mengalami proses onboarding yang baik. 

Hal ini penting mengingat biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk perekrutan dan pelatihan karyawan baru.

2. Mempercepat Produktivitas Karyawan

Onboarding efektif membantu karyawan baru mencapai produktivitas penuh dengan lebih cepat. 

Tanpa onboarding yang memadai, karyawan baru mungkin menghabiskan waktu lebih lama untuk memahami pekerjaan mereka, yang bisa merugikan pendapatan perusahaan.

3. Mengintegrasikan ke Budaya Perusahaan

Menurut SHRM, onboarding yang efektif melibatkan pengenalan terhadap struktur organisasi, budaya, visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan. 

Ini membantu karyawan baru merasa terkoneksi, dilibatkan, dan dihargai dalam tim mereka.

4. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Proses onboarding yang menyeluruh adalah cara menunjukkan komitmen perusahaan terhadap pertumbuhan profesional dan kesejahteraan karyawan. Hal ini dapat meningkatkan keterlibatan dan kepuasan kerja.

5. Mengurangi Turnover dan Biaya Terkait

Dengan meningkatnya retensi dan produktivitas, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan turnover tinggi, seperti biaya perekrutan dan pelatihan karyawan baru.

6. Menyediakan Arah dan Harapan yang Jelas

Onboarding yang baik memberikan karyawan baru arah yang jelas mengenai peran mereka serta harapan perusahaan terhadap mereka, yang dapat mengurangi kebingungan dan meningkatkan kinerja.

7. Membangun Hubungan Antar Karyawan

Memperkenalkan karyawan baru kepada rekan kerja dan manajer dapat membantu membangun jaringan pendukung yang akan berguna dalam karir mereka di perusahaan.

8. Memperkuat Employee Value Proposition (EVP)

Onboarding membuat karyawan bisa melihat bagaimana janji selama proses rekrutmen diwujudkan melalui budaya perusahaan. 

Namun, sebelum melakukan onboarding, Anda perlu memastikan bahwa perusahaan sudah mendapatkan karyawan yang tepat.

Rekrut kandidat terbaik lewat Glints yang dapat membantu Anda menghemat waktu dan biaya. 

Di Glints terdapat lebih dari 6 juta kandidat yang siap untuk di-interview, sehingga memudahkan Anda dalam mencari karyawan baru. Tunggu apalagi? Coba sekarang! 

Tahap dan Durasi Onboarding yang Ideal

Meskipun jangka waktu onboarding bisa berbeda-beda tergantung dengan perusahaan Anda, onboarding yang ideal dilaksanakan selama 1 tahun. Berikut tahapan onboarding karyawan yang dapat Anda jadikan acuan: 

1. Hari Pertama 

Onboarding adalah waktu bagi karyawan untuk mengenal perusahaan, tanggung jawab, dan rekan kerja mereka. 

Di hari pertama, Anda harus memberikan informasi mengenai perusahaan, sekaligus menciptakan pengalaman yang positif agar karyawan baru merasa disambut dan tidak kebingungan. 

Beberapa hal yang bisa Anda lakukan di hari pertama yakni: 

  • Presentasikan visi, misi, budaya, dan apa saja goal jangka panjang perusahaan. 
  • Berikan tur keliling kantor sambil memperkenalkan karyawan baru pada rekan kerja mereka.
  • Beri tahu mereka di mana biasanya karyawan membuat kopi atau makan siang, agar mereka merasa familiar dengan tempat kerjanya. 
  • Berikan email, kartu akses, ID card, dan akses untuk berbagai software yang perlu mereka gunakan untuk bekerja. 

2. 1 Bulan Pertama 

Menurut Academy to Innovate HR, di bulan pertama onboarding, HR dan manajer karyawan baru harus bekerja sama untuk membantunya belajar sebanyak mungkin, beradaptasi, mengajukan pertanyaan, dan mengakrabkan diri dengan tim.

Sebagai contoh, tujuan onboarding bulan pertama adalah mengenal lebih dalam tentang produk yang dijual oleh perusahaan. 

Cara mengukur kesuksesan tujuan tersebut bisa dengan mengeksplor satu per satu produk selama 1 jam setiap hari selama 1 minggu, serta membaca 10 customer review setiap hari. 

3. 3 Bulan Pertama 

Memasuki bulan ketiga, karyawan sudah mulai mengerjakan tanggung jawabnya secara spesifik. 

Mereka harus sudah lebih memahami tentang perusahaan, seperti kekurangan dan kelebihan, serta aspek apa saja yang perlu ditingkatkan. Mereka juga sudah bisa berdiskusi dalam tim. 

Di bulan ketiga ini, berikan goal yang berkaitan dengan posisinya. Misalnya, mempelajari proses penjualan produk.

Target yang perlu dicapai antara lain mengikuti 5 sales meeting dalam seminggu, menulis observasi dari meeting tersebut, dan mendiskusikannya dengan manajer. 

4. 6 Bulan Berikutnya

Setelah menjalani onboarding selama 6 bulan, karyawan diharapkan telah berkontribusi dalam perusahaan. 

Mereka sudah bisa menjalankan pekerjaan dengan mandiri tanpa pengawasan dari manajer. 

Kesuksesan fase 6 bulan sangat bergantung pada bagaimana mereka menyesuaikan diri dan mencapai target di bulan-bulan sebelumnya. 

Contohnya, target bulan keenam adalah memimpin sales meeting dengan klien. Setelah meeting selesai, karyawan baru perlu meminta feedback dari anggota tim dan menulis apa saja yang perlu diperbaiki. 

Manajer juga perlu aktif bertanya pada karyawan baru mengenai dukungan apa yang mereka butuhkan. 

5. 1 Tahun 

Di onboarding terakhir ini, Anda perlu melakukan meeting dengan karyawan baru untuk mengakhiri program onboarding secara resmi. 

Final onboarding dapat dilakukan bersamaan dengan performance review tahunan mereka. Di meeting ini, tanyakan bagaimana pengalaman mereka selama setahun ini dan rencana karier mereka di perusahaan. 

Untuk membantu Anda memberi masukan pada karyawan, Anda juga bisa mengumpulkan feedback anonim dari rekan kerjanya. 

Pertanyaan untuk Diajukan ke Karyawan Selama Onboarding

Komunikasi dua arah sangatlah penting selama proses onboarding karyawan. Mereka akan merasa lebih dihargai bila pendapatnya didengar oleh perusahaan. 

Berikut beberapa pertanyaan yang bisa Anda berikan pada karyawan saat onboarding:

  • Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan posisi Anda? Adakah bagian yang sulit?
  • Apakah Anda sudah benar-benar memahami tanggung jawab Anda dan ekspektasi perusahaan terhadap posisi Anda? 
  • Apa ada training atau dukungan lain yang bisa membantu Anda memahami lebih lanjut mengenai pekerjaan Anda? 
  • Apakah Anda nyaman dengan dinamika tim dan budaya perusahaan? 
  • Seperti apa Anda melihat karier Anda di perusahaan ini ke depannya? Apakah ada tujuan karier yang ingin Anda capai? 
  • Apa Anda punya saran untuk meningkatkan proses onboarding di perusahaan ini? 

Daftar Persiapan Onboarding

Untuk memastikan onboarding karyawan berjalan lancar, ada hal-hal yang Anda perlu persiapkan terlebih dahulu, antara lain: 

  • Beberapa hari sebelum karyawan baru mulai hari pertamanya, kirim welcome email yang berisi:
    • jam kerja
    • siapa saja yang harus ditemui karyawan baru di hari pertama
    • di mana karyawan baru bisa bertemu dengan Anda di hari pertama
    • apa saja yang akan dilakukan di hari pertama
  • Pastikan karyawan sudah mendapatkan:
    • email perusahaan
    • kartu akses
    • ID card
  • Kirim email sambutan ke seluruh karyawan perusahaan untuk memberi tahu bahwa ada karyawan baru yang bergabung.
  • Pastikan karyawan baru sudah mendapatkan meja. Meja harus bersih dan rapi untuk menciptakan kesan pertama yang baik. 
  • Sediakan laptop, mouse, keyboard, atau gadget apa pun yang diperlukan untuk karyawan baru melaksanakan pekerjaannya. Sistem laptop harus sudah diinstal sebelum karyawan baru masuk di hari pertama.
  • Beberapa perusahaan menyediakan welcome kit berisi buku catatan, pulpen, botol minum, atau tote bag dengan logo perusahaan. Namun, ini tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing. 
  • Jadwalkan 1-on-1 meeting dengan karyawan baru untuk mengecek proses onboarding-nya. Misalnya, di 1 bulan pertama, dilanjutkan di 3 bulan, 6 bulan, lalu 1 tahun setelahnya. 

Strategi Membangun Onboarding Efektif

Melalui strategi onboarding yang dirancang dengan baik, perusahaan tidak hanya mempercepat adaptasi karyawan baru, tetapi juga membangun keterlibatan, loyalitas, dan produktivitas jangka panjang. Seperti apa strateginya? Simak di bawah ini! 

1. Rencanakan Proses Onboarding Secara Komprehensif

Penting untuk menyusun rencana onboarding yang menyeluruh. Ini termasuk menentukan tujuan onboarding, mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang diperlukan, dan menetapkan timeline yang jelas. 

Menurut Workable, merencanakan minggu pertama karyawan baru adalah langkah kunci untuk menyiapkan kegiatan-kegiatan penting seperti orientasi, pelatihan, dan perkenalan dengan tim.

2. Komunikasi yang Efektif

Mengadakan komunikasi teratur dengan karyawan baru sebelum dan selama proses onboarding. Ini membantu mereka merasa dihargai dan terinformasi. 

Menurut Zippia, komunikasi yang baik selama onboarding mempengaruhi kesan awal karyawan tentang perusahaan dan dapat meningkatkan keterlibatan mereka.

3. Orientasi Mendalam

Fokus pada orientasi yang menyeluruh, yang mencakup pengenalan terhadap kebijakan perusahaan, budaya, dan nilai-nilai organisasi. 

SHRM menekankan bahwa orientasi merupakan langkah pertama dalam proses onboarding dan sangat penting untuk memberikan pemahaman yang baik kepada karyawan baru tentang tempat mereka bekerja.

4. Pelatihan dan Pengembangan

Menyediakan pelatihan yang sesuai untuk membantu karyawan baru memahami perannya. Pelatihan bisa berkisar dari pelatihan teknis hingga pelatihan soft skill, tergantung pada kebutuhan posisi tersebut.

5. Membangun Hubungan

Mengatur kegiatan yang memfasilitasi pembentukan hubungan antara karyawan baru dan rekan kerja, seperti makan siang bersama tim atau acara networking

Workable menjelaskan bahwa ini penting untuk membangun koneksi dan kenyamanan karyawan baru dalam tim.

6. Menyediakan Sumber Daya dan Dukungan

Pastikan karyawan baru memiliki akses ke sumber daya yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien, termasuk peralatan kerja, akses ke sistem informasi perusahaan, dan dukungan dari rekan kerja atau manajer.

7. Feedback dan Evaluasi

Memberikan umpan balik reguler dan mengevaluasi proses onboarding. Menurut Zippia, ini tidak hanya membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan peran mereka, tetapi juga membantu HR memperbaiki dan menyesuaikan proses onboarding untuk karyawan berikutnya.

8. Mengadakan Program Buddy atau Mentor

Menempatkan karyawan baru dengan ‘buddy’ atau mentor dapat membantu mereka mengatasi tantangan awal dan mempercepat integrasi mereka ke dalam tim dan organisasi.

9. Penyesuaian dengan Kebutuhan Karyawan

Adaptasi proses onboarding untuk memenuhi kebutuhan khusus karyawan, terutama untuk posisi atau latar belakang yang berbeda. 

Misalnya, onboarding untuk karyawan remote mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda dibandingkan dengan karyawan yang bekerja secara langsung di kantor.

10. Onboarding Berkelanjutan

Perluaslah periode onboarding lebih dari sekadar minggu atau bulan pertama. SHRM menyarankan bahwa onboarding yang efektif dapat berlangsung hingga 1 tahun, tergantung pada kompleksitas peran dan kebutuhan organisasi.

Bila dijalani dengan baik, onboarding adalah cara membantu perusahaan dalam meningkatkan retensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan. Lakukan persiapan yang tepat supaya proses onboarding berlangsung dengan efektif.  

Selain itu, jangan lupa pasarkan iklan lowongan pekerjaan Anda di Glints agar bisa mendapatkan karyawan berkualitas untuk mengisi posisi di perusahaan Anda! 

Unduh template “Onboarding Karyawan” Sekarang, Gratis!
Silakan mengisi data diri Anda, template akan dikirimkan melalui alamat email Anda segera.