Onboarding Karyawan: Arti, Tahap, Strategi, dan Persiapannya

Onboarding adalah fase penting yang menandai awal dari perjalanan karyawan dalam perusahaan.
Onboarding tidak hanya tentang mengenalkan karyawan baru kepada aturan dan budaya perusahaan, tapi juga tentang membangun fondasi jangka panjang yang kuat bagi mereka.
Menariknya, proses onboarding karyawan memiliki dampak signifikan yang terkadang tidak disadari banyak perusahaan.
Sebuah survei yang dilakukan oleh Gallup menemukan bahwa perusahaan dengan proses onboarding yang efektif dapat meningkatkan retensi karyawan hingga 82% dan produktivitas hingga 70%.
Kali ini, Glints akan memberikan penjelasan mengenai serba-serbi onboarding. Yuk, kita pahami!
Isi Artikel
ToggleOnboarding adalah proses di mana perusahaan menyambut dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam lingkungan kerja mereka.
Proses ini melibatkan lebih dari sekedar hari pertama di tempat kerja; onboarding berlanjut hingga karyawan baru benar-benar terbiasa dengan peran dan tim mereka.
Dikutip dari Zippia, onboarding memiliki dampak yang signifikan terhadap retensi karyawan dan produktivitas.
Misalnya, karyawan 69% lebih mungkin untuk tetap di perusahaan selama tiga tahun jika mereka mengalami proses onboarding yang efektif.
Lebih lanjut, 78% perusahaan yang berinvestasi dalam onboarding melaporkan peningkatan pendapatan di tahun fiskal terakhir.
Namun, mengejutkannya, sekitar 88% perusahaan tidak melakukan onboarding karyawan dengan baik, dan hanya 12% karyawan yang sangat setuju bahwa perusahaan mereka melakukan onboarding dengan baik.
SHRM menekankan bahwa onboarding tidak hanya berupa pengenalan formal melalui orientasi, tetapi merupakan proses komprehensif yang melibatkan manajemen dan karyawan lainnya, yang dapat berlangsung hingga 12 bulan.
Onboarding karyawan baru adalah proses penting yang memiliki beberapa tujuan utama:
Data dari Zippia menunjukkan bahwa karyawan 69% lebih mungkin bertahan di sebuah perusahaan selama 3 tahun jika mereka mengalami proses onboarding yang baik.
Hal ini penting mengingat biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk perekrutan dan pelatihan karyawan baru.
Onboarding efektif membantu karyawan baru mencapai produktivitas penuh dengan lebih cepat.
Tanpa onboarding yang memadai, karyawan baru mungkin menghabiskan waktu lebih lama untuk memahami pekerjaan mereka, yang bisa merugikan pendapatan perusahaan.
Menurut SHRM, onboarding yang efektif melibatkan pengenalan terhadap struktur organisasi, budaya, visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.
Ini membantu karyawan baru merasa terkoneksi, dilibatkan, dan dihargai dalam tim mereka.
Proses onboarding yang menyeluruh adalah cara menunjukkan komitmen perusahaan terhadap pertumbuhan profesional dan kesejahteraan karyawan. Hal ini dapat meningkatkan keterlibatan dan kepuasan kerja.
Dengan meningkatnya retensi dan produktivitas, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan turnover tinggi, seperti biaya perekrutan dan pelatihan karyawan baru.
Onboarding yang baik memberikan karyawan baru arah yang jelas mengenai peran mereka serta harapan perusahaan terhadap mereka, yang dapat mengurangi kebingungan dan meningkatkan kinerja.
Memperkenalkan karyawan baru kepada rekan kerja dan manajer dapat membantu membangun jaringan pendukung yang akan berguna dalam karir mereka di perusahaan.
Onboarding membuat karyawan bisa melihat bagaimana janji selama proses rekrutmen diwujudkan melalui budaya perusahaan.
Namun, sebelum melakukan onboarding, Anda perlu memastikan bahwa perusahaan sudah mendapatkan karyawan yang tepat.
Rekrut kandidat terbaik lewat Glints yang dapat membantu Anda menghemat waktu dan biaya.
Di Glints terdapat lebih dari 6 juta kandidat yang siap untuk di-interview, sehingga memudahkan Anda dalam mencari karyawan baru. Tunggu apalagi? Coba sekarang!
Meskipun jangka waktu onboarding bisa berbeda-beda tergantung dengan perusahaan Anda, onboarding yang ideal dilaksanakan selama 1 tahun. Berikut tahapan onboarding karyawan yang dapat Anda jadikan acuan:
Onboarding adalah waktu bagi karyawan untuk mengenal perusahaan, tanggung jawab, dan rekan kerja mereka.
Di hari pertama, Anda harus memberikan informasi mengenai perusahaan, sekaligus menciptakan pengalaman yang positif agar karyawan baru merasa disambut dan tidak kebingungan.
Beberapa hal yang bisa Anda lakukan di hari pertama yakni:
Menurut Academy to Innovate HR, di bulan pertama onboarding, HR dan manajer karyawan baru harus bekerja sama untuk membantunya belajar sebanyak mungkin, beradaptasi, mengajukan pertanyaan, dan mengakrabkan diri dengan tim.
Sebagai contoh, tujuan onboarding bulan pertama adalah mengenal lebih dalam tentang produk yang dijual oleh perusahaan.
Cara mengukur kesuksesan tujuan tersebut bisa dengan mengeksplor satu per satu produk selama 1 jam setiap hari selama 1 minggu, serta membaca 10 customer review setiap hari.
Memasuki bulan ketiga, karyawan sudah mulai mengerjakan tanggung jawabnya secara spesifik.
Mereka harus sudah lebih memahami tentang perusahaan, seperti kekurangan dan kelebihan, serta aspek apa saja yang perlu ditingkatkan. Mereka juga sudah bisa berdiskusi dalam tim.
Di bulan ketiga ini, berikan goal yang berkaitan dengan posisinya. Misalnya, mempelajari proses penjualan produk.
Target yang perlu dicapai antara lain mengikuti 5 sales meeting dalam seminggu, menulis observasi dari meeting tersebut, dan mendiskusikannya dengan manajer.
Setelah menjalani onboarding selama 6 bulan, karyawan diharapkan telah berkontribusi dalam perusahaan.
Mereka sudah bisa menjalankan pekerjaan dengan mandiri tanpa pengawasan dari manajer.
Kesuksesan fase 6 bulan sangat bergantung pada bagaimana mereka menyesuaikan diri dan mencapai target di bulan-bulan sebelumnya.
Contohnya, target bulan keenam adalah memimpin sales meeting dengan klien. Setelah meeting selesai, karyawan baru perlu meminta feedback dari anggota tim dan menulis apa saja yang perlu diperbaiki.
Manajer juga perlu aktif bertanya pada karyawan baru mengenai dukungan apa yang mereka butuhkan.
Di onboarding terakhir ini, Anda perlu melakukan meeting dengan karyawan baru untuk mengakhiri program onboarding secara resmi.
Final onboarding dapat dilakukan bersamaan dengan performance review tahunan mereka. Di meeting ini, tanyakan bagaimana pengalaman mereka selama setahun ini dan rencana karier mereka di perusahaan.
Untuk membantu Anda memberi masukan pada karyawan, Anda juga bisa mengumpulkan feedback anonim dari rekan kerjanya.
Komunikasi dua arah sangatlah penting selama proses onboarding karyawan. Mereka akan merasa lebih dihargai bila pendapatnya didengar oleh perusahaan.
Berikut beberapa pertanyaan yang bisa Anda berikan pada karyawan saat onboarding:
Untuk memastikan onboarding karyawan berjalan lancar, ada hal-hal yang Anda perlu persiapkan terlebih dahulu, antara lain:
Melalui strategi onboarding yang dirancang dengan baik, perusahaan tidak hanya mempercepat adaptasi karyawan baru, tetapi juga membangun keterlibatan, loyalitas, dan produktivitas jangka panjang. Seperti apa strateginya? Simak di bawah ini!
Penting untuk menyusun rencana onboarding yang menyeluruh. Ini termasuk menentukan tujuan onboarding, mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang diperlukan, dan menetapkan timeline yang jelas.
Menurut Workable, merencanakan minggu pertama karyawan baru adalah langkah kunci untuk menyiapkan kegiatan-kegiatan penting seperti orientasi, pelatihan, dan perkenalan dengan tim.
Mengadakan komunikasi teratur dengan karyawan baru sebelum dan selama proses onboarding. Ini membantu mereka merasa dihargai dan terinformasi.
Menurut Zippia, komunikasi yang baik selama onboarding mempengaruhi kesan awal karyawan tentang perusahaan dan dapat meningkatkan keterlibatan mereka.
Fokus pada orientasi yang menyeluruh, yang mencakup pengenalan terhadap kebijakan perusahaan, budaya, dan nilai-nilai organisasi.
SHRM menekankan bahwa orientasi merupakan langkah pertama dalam proses onboarding dan sangat penting untuk memberikan pemahaman yang baik kepada karyawan baru tentang tempat mereka bekerja.
Menyediakan pelatihan yang sesuai untuk membantu karyawan baru memahami perannya. Pelatihan bisa berkisar dari pelatihan teknis hingga pelatihan soft skill, tergantung pada kebutuhan posisi tersebut.
Mengatur kegiatan yang memfasilitasi pembentukan hubungan antara karyawan baru dan rekan kerja, seperti makan siang bersama tim atau acara networking.
Workable menjelaskan bahwa ini penting untuk membangun koneksi dan kenyamanan karyawan baru dalam tim.
Pastikan karyawan baru memiliki akses ke sumber daya yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien, termasuk peralatan kerja, akses ke sistem informasi perusahaan, dan dukungan dari rekan kerja atau manajer.
Memberikan umpan balik reguler dan mengevaluasi proses onboarding. Menurut Zippia, ini tidak hanya membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan peran mereka, tetapi juga membantu HR memperbaiki dan menyesuaikan proses onboarding untuk karyawan berikutnya.
Menempatkan karyawan baru dengan ‘buddy’ atau mentor dapat membantu mereka mengatasi tantangan awal dan mempercepat integrasi mereka ke dalam tim dan organisasi.
Adaptasi proses onboarding untuk memenuhi kebutuhan khusus karyawan, terutama untuk posisi atau latar belakang yang berbeda.
Misalnya, onboarding untuk karyawan remote mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda dibandingkan dengan karyawan yang bekerja secara langsung di kantor.
Perluaslah periode onboarding lebih dari sekadar minggu atau bulan pertama. SHRM menyarankan bahwa onboarding yang efektif dapat berlangsung hingga 1 tahun, tergantung pada kompleksitas peran dan kebutuhan organisasi.
Bila dijalani dengan baik, onboarding adalah cara membantu perusahaan dalam meningkatkan retensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan. Lakukan persiapan yang tepat supaya proses onboarding berlangsung dengan efektif.
Selain itu, jangan lupa pasarkan iklan lowongan pekerjaan Anda di Glints agar bisa mendapatkan karyawan berkualitas untuk mengisi posisi di perusahaan Anda!