Onboarding adalah: Pengertian, Tujuan & Template
Onboarding adalah — Proses onboarding merupakan fase penting yang menandai awal dari perjalanan karyawan dalam perusahaan. Onboarding tidak hanya tentang mengenalkan karyawan baru kepada aturan dan budaya perusahaan, tapi juga tentang membangun fondasi jangka panjang yang kuat bagi mereka.
Menariknya, proses onboarding karyawan memiliki dampak signifikan yang terkadang tidak disadari banyak perusahaan. Sebuah survei yang dilakukan oleh Gallup menemukan bahwa perusahaan dengan proses onboarding yang efektif dapat meningkatkan retensi karyawan hingga 82% dan produktivitas hingga 70%.
Onboarding adalah proses di mana perusahaan menyambut dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam lingkungan kerja mereka. Proses ini melibatkan lebih dari sekedar hari pertama di tempat kerja; onboarding berlanjut hingga karyawan baru benar-benar terbiasa dengan peran dan tim mereka.
Dikutip dari Zippia, onboarding memiliki dampak yang signifikan terhadap retensi karyawan dan produktivitas. Misalnya, karyawan 69% lebih mungkin untuk tetap di perusahaan selama tiga tahun jika mereka mengalami proses onboarding yang efektif.
Lebih lanjut, 78% perusahaan yang berinvestasi dalam onboarding melaporkan peningkatan pendapatan di tahun fiskal terakhir. Namun, mengejutkannya, sekitar 88% perusahaan tidak melakukan onboarding dengan baik, dan hanya 12% karyawan yang sangat setuju bahwa perusahaan mereka melakukan onboarding dengan baik.
SHRM menekankan bahwa onboarding tidak hanya berupa pengenalan formal melalui orientasi, tetapi merupakan proses komprehensif yang melibatkan manajemen dan karyawan lainnya, yang dapat berlangsung hingga 12 bulan.
Onboarding karyawan baru adalah proses penting yang memiliki beberapa tujuan utama:
Melalui strategi yang dirancang dengan baik, perusahaan tidak hanya mempercepat adaptasi karyawan baru, tetapi juga membangun keterlibatan, loyalitas, dan produktivitas jangka panjang.
Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip kunci onboarding, seperti yang akan dijelaskan dalam poin-poin berikut, perusahaan dapat mengoptimalkan manfaat ini dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung untuk semua anggota tim.
Penting untuk menyusun rencana onboarding yang menyeluruh. Ini termasuk menentukan tujuan onboarding, mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang diperlukan, dan menetapkan timeline yang jelas. Menurut Workable, merencanakan minggu pertama karyawan baru adalah langkah kunci untuk menyiapkan kegiatan-kegiatan penting seperti orientasi, pelatihan, dan perkenalan dengan tim.
Mengadakan komunikasi teratur dengan karyawan baru sebelum dan selama proses onboarding. Ini membantu mereka merasa dihargai dan terinformasi. Menurut Zippia, komunikasi yang baik selama onboarding memengaruhi kesan awal karyawan tentang perusahaan dan dapat meningkatkan keterlibatan mereka.
Fokus pada orientasi yang menyeluruh, yang mencakup pengenalan terhadap kebijakan perusahaan, budaya, dan nilai-nilai organisasi. SHRM menekankan bahwa orientasi merupakan langkah pertama dalam proses onboarding dan sangat penting untuk memberikan pemahaman yang baik kepada karyawan baru tentang tempat mereka bekerja.
Menyediakan pelatihan yang sesuai untuk membantu karyawan baru memahami perannya. Pelatihan bisa berkisar dari pelatihan teknis hingga pelatihan soft skill, tergantung pada kebutuhan posisi tersebut.
Mengatur kegiatan yang memfasilitasi pembentukan hubungan antara karyawan baru dan rekan kerja, seperti makan siang bersama tim atau acara networking. Menurut Workable, ini penting untuk membangun koneksi dan kenyamanan karyawan baru dalam tim.
Pastikan karyawan baru memiliki akses ke sumber daya yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien, termasuk peralatan kerja, akses ke sistem informasi perusahaan, dan dukungan dari rekan kerja atau manajer.
Memberikan umpan balik reguler dan mengevaluasi proses onboarding. Menurut Zippia, ini tidak hanya membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan peran mereka, tetapi juga membantu HR memperbaiki dan menyesuaikan proses onboarding untuk karyawan berikutnya.
Menempatkan karyawan baru dengan ‘buddy’ atau mentor dapat membantu mereka mengatasi tantangan awal dan mempercepat integrasi mereka ke dalam tim dan organisasi.
Adaptasi proses onboarding untuk memenuhi kebutuhan khusus karyawan, terutama untuk posisi atau latar belakang yang berbeda. Misalnya, onboarding untuk karyawan remote mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda dibandingkan dengan karyawan yang bekerja secara langsung di kantor.
Memperluas periode onboarding lebih dari sekadar minggu atau bulan pertama. SHRM menyarankan bahwa onboarding yang efektif dapat berlangsung hingga satu tahun, tergantung pada kompleksitas peran dan kebutuhan organisasi.
Strategi-strategi ini, bila diterapkan dengan baik, dapat membantu perusahaan dalam membangun program onboarding yang efektif, yang pada akhirnya meningkatkan retensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan.
