Surat keterangan kerja menjadi salah satu contoh kelengkapan administrasi yang selalu dicari dalam berbagai kesempatan, mulai dari untuk pengajuan kredit hingga pembuatan visa.
Surat keterangan kerja dikeluarkan perusahaan untuk membuktikan status pekerjanya kepada pihak ketiga. Umumnya, pihak ketiga membutuhkan surat ini sebagai jaminan kemampuan finansial pekerja tersebut.
Selain itu, surat keterangan kerja juga dapat digunakan sebagai referensi jika pekerja tersebut ingin mencari pekerjaan. Untuk hal ini, calon pemberi kerja dapat melihat rekam jejak kandidatnya di pekerjaan sebelumnya sehingga membantu konfirmasi identitas dan pengalaman kerjanya.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih detail kegunaan serta struktur surat keterangan kerja. Di akhir artikel, Anda juga bisa mendapatkan template gratis contoh surat keterangan kerja sesuai dengan kebutuhan pekerja.
Table of Contents
ToggleSurat keterangan kerja adalah pernyataan tertulis yang diberikan oleh pihak pemberi kerja (perusahaan) kepada pekerja untuk membuktikan status pekerjaannya. Surat ini dapat diberikan kepada karyawan dalam berbagai situasi, baik ketika masih menjadi karyawan aktif maupun ketika sudah selesai masa tugasnya (resign atau PHK).
Meskipun berkaitan erat dengan ketenagakerjaan, pengaturan terkait surat keterangan kerja tidak diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan maupun UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja.
Surat keterangan kerja diatur dalam Pasal 1602z KUHPerdata, di dalamnya mencakup:
1. Bahwa atas permintaan pekerja, pengusaha wajib memberikan surat pernyataan keterangan kerja. Kewajiban pengusaha timbul jika ada permintaan dari pekerja. |
2. Isi surat pernyataan/keterangan pekerja meliputi: a. Sifat pekerjaan b. Lama masa kerja c. Bagaimana cara pekerja menunaikan kewajiban-kewajibannya (atas permintaan pekerja) d. Bagaimana cara hubungan kerja berakhir (atas permintaan pekerja) |
3. Jika pekerja mengakhiri hubungan kerja dengan melawan hukum, maka pengusaha berhak menyebutkannya dalam surat keterangan kerja |
4. Pengusaha bertanggung jawab kepada pekerja dan pihak ketiga atas kerugian yang timbul karena hal-hal sebagai berikut: a. Pengusaha menolak memberikan surat keterangan yang diminta oleh pekerja b. Pengusaha menuliskan keterangan yang tidak benar c. Pengusaha memberikan suatu tanda pada surat pernyataan yang dimaksudkan untuk memberikan sesuatu keterangan tentang pekerja yang tidak termuat dalam surat pernyataannya sendiri Pengusaha memberikan keterangan-keterangan kepada pihak ketiga yang bertentangan dengan surat pernyataannya |
5. Bahwa perjanjian yang menghapuskan atau membatasi kewajiban-kewajiban pengusaha memberikan surat keterangan kerja , dinyatakan batal. |
Seperti yang telah disebutkan dalam peraturan di atas, struktur surat kerja berisi hal-hal berikut ini:
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, surat keterangan kerja memiliki beberapa fungsi dan tidak terbatas untuk melamar pekerjaan baru.
Berikut beberapa fungsi surat keterangan kerja dan masing-masing contohnya:
Salah satu fungsi paling umum dari surat keterangan kerja adalah menerangkan bahwa karyawan yang bersangkutan telah menyelesaikan masa tugasnya dengan baik. Surat ini dapat juga disebut dengan surat referensi, yang dapat digunakan oleh karyawan untuk menemukan tempat kerja baru.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Dalam pembuatan paspor, petugas umumnya ingin memverifikasi identitas kita selengkap mungkin, termasuk menyertakan status kepegawaian. Oleh karena itu, umum diminta untuk menyerahkan bukti kepegawaian seperti fotokopi identitas karyawan atau melampirkan surat keterangan kerja.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Untuk mengajukan kredit kepemilikan rumah, kreditur atau dalam hal ini bank, biasanya perlu memastikan kemampuan finansial kita sehingga selain slip gaji juga dibutuhkan surat keterangan kerja untuk verifikasi status kepegawaian.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Dalam pembuatan rekening, bank ingin memastikan sumber dana yang masuk legal sehingga surat keterangan kerja dan umumnya slip gaji menjadi syarat mutlak dalam pembukaan rekening baru.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Membayar pajak merupakan kewajiban warga negara yang memiliki pendapatan di atas PTKP. Untuk pembuatan NPWP, surat keterangan kerja dibutuhkan untuk mengetahui sumber pendapatan dan juga verifikasi pendapatan yang diperoleh.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Beberapa negara mensyaratkan surat keterangan kerja untuk pendatang yang akan masuk, Korea Selatan misalnya. Surat keterangan kerja dianggap sebagai bukti status kepegawaian ini. Selain itu, negara tujuan tentu ingin memastikan bahwa kita memiliki dana yang cukup untuk tinggal dan akan kembali sesuai dengan masa izin tinggal.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Salah satu syarat untuk melanjutkan studi adalah surat referensi, bagi yang belum bekerja, referensi dapat diperoleh dari dosen pembimbing akademik, namun bagi yang sudah bekerja referensi dapat berupa surat keterangan kerja.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Berbeda dengan surat keterangan kerja untuk melanjutkan studi, surat keterangan ini digunakan untuk karyawan yang juga merupakan mahasiswa. Perusahaan memintakan izin atas karyawan yang bersangkutan tidak dapat menghadiri perkuliahan karena ada urusan pekerjaan.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Untuk keperluan pencairan dana di BPJS Ketenagakerjaan, salah satu syarat administratif yang harus dilampirkan adalah surat keterangan kerja atau surat paklaring.
Unduh gratis templatenya dengan mengisi formulir di bawah ini sehingga kami dapat kirimkan dokumennya langsung ke email Anda.
Anda bisa menjadi yang pertama membaca artikel, insights, maupun template dengan berlangganan newsletter Glints for Employer. Langganan sekarang!
Permintaan surat keterangan kerja umumnya disampaikan kepada bagian personalia. Untuk formulir permintaan surat ini, masing-masing perusahaan memiliki platform andalan masing-masing.
Di perusahaan dengan jumlah karyawan yang belum terlalu banyak, mungkin dapat disampaikan secara lisan namun demikian cara ini memiliki kekurangan karena ada kemungkinan human error seperti lupa.
Cara digital juga bisa dilakukan misalnya menggunakan formulir digital atau automasi di platform seperti Slack.
Setelah surat sudah dibuat dan disahkan, bagian personalia atau HR dapat memberikan kepada karyawan dalam bentuk digital ataupun hard copy.
Tak jarang, ada kekeliruan yang sering muncul saat menyusun surat keterangan kerja, terutama terkait informasi yang kurang lengkap—seperti durasi bekerja dan status kepegawaian. Kesalahan ini juga bisa disebabkan oleh misinterpretasi atau kesalahan manusia selama proses penulisan.
Mengingat pentingnya surat keterangan kerja dan berbagai potensi kesalahan yang mungkin terjadi saat penyusunannya, perlu ada langkah-langkah konkret untuk memitigasi masalah ini. Untuk membantu Anda, Glints menyediakan contoh surat keterangan kerja yang dapat Anda gunakan sesuai kebutuhan administrasi karyawan.
Diharapkan, contoh surat keterangan kerja ini bisa menjadi panduan untuk HR dalam menyusun dokumen yang lebih akurat dan terbebas dari kesalahan umum. Silakan unduh secara gratis sekarang!
Memahami kebutuhan pasar adalah langkah awal untuk tetap kompetitif. Dengan 22,3% perusahaan yang fokus mencari kandidat dengan skill spesifik di 2024, penting bagi Anda untuk mengetahui benchmark gaji dan memahami tren HR terbaru.
Dapatkan informasi lengkap dan mendalam melalui ebook terbaru dari Glints: “Tren HR & Survei Gaji 2023”. Mulai dari perkembangan industri di pasar kerja sepanjang 2023, proyeksi kenaikan gaji di 2024, hingga strategi merekrut posisi kunci seperti senior dan eksekutif yang lebih efektif.
Unduh dan buat perusahaan selangkah lebih kompetitif!
Temukan layanan lengkap kami untuk mulai membangun tim yang berkualitas hari ini.
Artikel di atas dipersembahkan oleh Glints for Employers, mitra rekrutmen terpercaya untuk startup dan perusahaan di Asia Tenggara dan Taiwan. Lebih cepat dan hemat, pakar kami yang dibekali dengan teknologi siap membantu Anda terhubung dengan talenta terbaik di sekitar Anda.