9 Contoh Surat Dinas yang Benar dan Template Gratis
Contoh surat dinas yang resmi dan benar dapat Anda temukan dalam artikel di bawah ini.
Surat-menyurat menjadi salah satu kebutuhan untuk bisnis yang dapat mendukung kelancaran usaha. Surat dinas merupakan alat komunikasi tertulis untuk menghubungkan dua, atau lebih, pihak yang membicarakan perihal kedinasan atau kelembagaan.
Surat dinas termasuk dalam jenis surat resmi sehingga dalam penulisannya harus memperhatikan Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) agar menghasilkan tulisan yang dapat dipahami oleh semua pihak dengan mudah.
Meskipun namanya surat dinas, bukan berarti hanya lembaga kedinasan atau pemerintahan yang dapat menggunakannya. Organisasi atau lembaga swasta seeprti perusahaan juga dapat menggunakan surat ini.
Umumnya, surat dinas memiliki beberapa tujuan seperti pemberitahuan, laporan, pernyataan atau permintaan terhadap hal tertentu.
Dalam artikel ini, Anda bukan hanya dapat melihat beberapa contoh surat dinas namun Anda juga diajak memahami pengertian dan struktur surat dinas untuk memudahkan Anda jika ingin membuatnya.
Surat dinas adalah salah satu bentuk surat resmi. Ada perbedaan yang cukup signifikan antara surat pribaadi dan surat resmi.
Perbedaan paling kentara adalah siapa yang membuat surat ini. Jika surat dibuat oleh organisasi, baik swasta maupun pemerintah maka dapat dikategorikan sebagai surat resmi.
Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan keterangan resmi kepada pihak di luar organisasi yang terkait dengan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyerahan dokumen atau kerja sama dan tujuan lain.
Sementara itu, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintahan yang bebas dari biaya.
Terkait dengan ragam bahasa yang digunakan, surat dinas menggunakan ragam bahasa baku yang ditulis menggunakan EYD untuk mengurangi risiko terjadinya kesalahpahaman antar pihak.
Seperti umumnya surat resmi, surat dinas juga disampaikan secara ringkas, padat dan tidak bertele-tele.
Setelah mengetahui pengertian surat dinas di atas, selanjutnya kita akan mempelajari apa saja fungsi surat dinas. Beberapa fungsi surat dinas adalah:
Salah satu ciri surat resmi seperti surat dinas adalah memiliki struktur yang baku. Struktur ini akan memudahkan semua pihak terlibat untuk saling memahami.
Berikut adalah struktur standar surat dinas:
Kop surat juga sering dikenal sebagai kepala surat. Umumnya, bagian ini menjadi identitas surat hal ini karena di dalamnya terdapat informasi seperti nama instansi pengirim, alamat kantor, kode pos, alamat email serta nomor teleponnya.
Bagian berikutnya adalah tanggal surat diterbitkan. Tanggal juga menjadi bagian yang penting untuk memudahkan pengarsipan surat.
Yang tidak boleh dilewatkan dari surat resmi seperti surat dinas adalah nomor surat. Nomor surat merupakan bagian yang penting untuk memudahkan proses administrasi dan pengarsipan surat.
Dalam surat resmi, bagian perihal menjadi petunjuk tentang apa surat ini dibuat. Hal ini akan memudahkan penerimanya baik untuk mengarsipkan maupun memahami isi surat tersebut.
Di bagian lampiran dapat disebutkan berapa banyak informasi tambahan yang kita kirimkan bersama dengan surat dinas ini.
Pada bagian ini, dituliskan informasi penerima dan alamat yang menjadi tujuan dari surat yang dikirimkan.
Masuk ke bagian inti surat, jangan lupa untuk memberikan sapaan di awal. Sapaan yang formal dan resmi menjadi bagian dari transisi ke bagian badan surat.
Bagian badan atau inti surat adalah bagian di mana pengirim menjelaskan maksud dan tujuan pengiriman surat. Hendaknya, dalam penulisan badan surat menggunakan ragam bahasa baku, ringkas dan jelas agar pembacanya mudah memahami.
Di akhir bagian badan surat, hendaknya menyertakan salam penutup yang sopan.
Terakhir, surat resmi juga mencantumkan nama penanggung jawab atas terbitnya surat ini. Selain itu, untuk mengesahkannya umumnya juga disertai dengan tanda tangan dan stempel resmi.
Beberapa surat dinas membutuhkan tembusan. Tembusan dalam surat dinas diperlukan untuk menunjukkan ada pihak lain yang juga menerima surat selain penerima surat.
Anda dapat menemukan beberapa contoh surat dinas yang berbeda untuk berbagai keperluan di bawah ini.
No : 26/MB-A/2023
Perihal : Surat Penugasan
Lampiran : –
Kepada
Yth. Manajer Pengadaan
PT. Makmur Berkah
Bersama dengan surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini selaku Direktur dari PT. Makmur Berkah memberikan penugasan dinas kepada:
Nama : Tri Kusno
Jabatan: Manajer Pengadaan
NIP : 89021
Agar segera melakukan lelang atas pengadaan alat tulis kantor untuk semua cabang PT. Makmur Berkah. Lelang pengadaan selambatnya terlaksana 3 bulan setelah surat ini dikeluarkan.
Demikian surat ini dibut dan semoga yang bersangkutan dapat mengerjakan tanggung jawab ini dengan sebaik-baiknya. Atas perhatian dan kerja samanya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami
Jakarta. 16 Juni 2023
Sunardi
Direktur
Di bawah ini, Anda dapat menemukan contoh surat dinas berupa undangan. Jika Anda membutuhkan referensi lain terkait contoh surat undangan, dapat membaca melalui tautan di bawah ini.
No : 26/MB-A/2023
Perihal : Surat Undangan
Lampiran : 1 halaman susunan acara
Kepada
Yth. Manajer Pengadaan
PT. Makmur Berkah
Bersama dengan surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini selaku Direktur dari PT. Makmur Berkah mengundang Saudara untuk hadir dalam Rapat Manajemen Tengah Tahun 2023 yang akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Senin, 3 Juli 2023
Pukul : 11.00 – 13.00 WIB
Tempat : Ruang rapat Utama PT. Makmur Berkah
Agar segera melakukan lelang atas pengadaan alat tulis kantor untuk semua cabang PT. Makmur Berkah. Lelang pengadaan selambatnya terlaksana 3 bulan setelah surat ini dikeluarkan.
Demikian surat undangan ini disampaikan semoga yang bersangkutan dapat menghadiri acara tersebut. Terima kasih.
Hormat Kami
Jakarta, 16 Juni 2023
Sunardi
Direktur
No : 26/MB-A/2023
Perihal : Surat Undangan
Lampiran : 1 halaman susunan acara
Kepada
Yth. Manajer Human Relationship and General Affair
PT. Makmur Berkah
Bersama dengan surat ini, saya selaku penanggung jawab kegiatan Rapat Manajemen Tengah Tahun PT. Makmur Berkah ingin mengajukan peminjaman Ruang Rapat Utama PT. Makmur Berkah untuk kegiatan di atas pada:
Hari/tanggal : Senin, 3 Juli 2023
Pukul : 09.00 – 15.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama PT. Makmur Berkah
Demikian surat peminjaman ruang ini kami buat untuk menjadi perhatian demi kelancaran kegiatan di atas. Terima kasih.
Hormat Kami
Jakarta, 16 Juni 2023
Sunardi
Direktur
Temukan layanan lengkap kami untuk mulai membangun tim yang berkualitas hari ini.
Artikel di atas dipersembahkan oleh Glints for Employers, mitra rekrutmen terpercaya untuk startup dan perusahaan di Asia Tenggara dan Taiwan. Lebih cepat dan hemat, pakar kami yang dibekali dengan teknologi siap membantu Anda terhubung dengan talenta terbaik di sekitar Anda.
