6,833 views

10 Langkah Menyusun Training Kerja yang Efektif

Linggar
Linggar
February 2, 2023
panduan strategis menyusun program training kerja

Training kerja menjadi bagian penting dari strategi meningkatkan produktivitas karyawan jika dilakukan dengan proses yang tepat. 

Namun, produktivitas hanya salah satu manfaat penting dari training kerja yang diberikan kepada karyawan, baik itu on job training maupun belajar dari luar perusahaan misalnya secara khusus mengambil pelatihan. 

Ketika perusahaan menyiapkan program pelatihan kerja untuk karyawan, ini juga bisa menjadi salah satu strategi untuk meningkatkan employee engagement. Tidak ada siapapun yang ingin perkembangan pribadi dan karirnya mandeg. 

Oleh karena itu, dengan perusahaan menunjukkan dukungan untuk pertumbuhan dan perkembangan karir melalui program pelatihan kerja bisa membuat karyawan bisa meningkatkan employee engagement.

Mengingat salah satu tantangan yang dihadapi bisnis saat ini adalah tingginya angka turnover yang membuat perusahaan menghabiskan banyak waktu dan biaya untuk melakukan rekrutmen. Padahal di saat yang bersamaan, kondisi bisnis kian kompetitif sekarang ini. 

Memastikan angka retensi karyawan di angka yang tinggi bisa menjadi salah satu langkah bisnis strategis. 

Di sinilah peran penting program pelatihan kerja yang efektif, supaya karyawan menjadi pribadi yang lebih kompeten sekaligus percaya diri untuk melakukan tugasnya dengan baik. Hal ini yang pada akhirnya bisa meningkatkan retensi dan juga produktivitas perusahaan. 

Pengertian  training kerja

Di Indonesia, training kerja diatur dalam PP No. 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional. Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa pelatihan atau training adalah seluruh kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan serta mengembangan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap dan etos pada tingkat keterampilan tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan atau pekerjaan. 

Beberapa hal yang bisa digarisbawahi dari pengertian di atas adalah training kerja bukan hanya meningkatkan kompetensi namun juga termasuk culture atau budaya perusahaan, seperti etos kerja dan disiplin. 

Metode training kerja

training kerja self paced online

Secara umum, training kerja bisa dibagi dalam dua (2) kategori besar yaitu

On the job training 

Seperti yang tersirat dari namanya, on the job training adalah pelatihan yang dilakukan selama bekerja. Karyawan melakukan training sembari melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatan dan keahliannya. 

Beberapa bentuk on the job training:

  • Magang 
  • Mentoring 
  • Job instruction training 
  • dan lain-lain. 

On the job training banyak dipilih oleh perusahaan karena lebih cepat dalam meningkatkan keahlian dan produktivitas karyawan. Hal ini karena selama melakukan training kerja menggunakan kondisi asli pekerjaan. Apalagi, tidak perlu ada posisi yang kosong selama pelatihan kerja berlangsung.

Untuk karyawan juga proses ini sering kali lebih mudah karena belajar sambil praktik sehingga lebih mudah menerima dan memahami informasi baru yang diberikan selama program pelatihan.

Off-the-job training

Biasanya untuk off the job training lebih fokus untuk program pendidikan dan pengembangan jangka panjang. Selama melakukan training kerja, karyawan yang bersangkutan biasanya bebas tugas sementara sehingga fokus pada program pelatihan dan pendidikan saja.

Beberapa contoh off the job training: 

  • Kuliah
  • Belajar secara mandiri 
  • Terlibat dalam konferensi baik langsung maupun virtual 
  • dan lain-lain.

Biasanya perusahaan efektif menggabungkan keduanya dengan metode 70:20:10. Bagian terbesar dari training kerja yaitu sebesar 70% adalah on the job training, karyawan langsung terlibat untuk mengerjakan tugas atau proyek tertentu. Ditambah dengan 20% program mentoring dengan atasan atau ahli lain. Baru 10% sisanya adalah off the job training seperti kursus, mengikuti training atau workshop, dll. 

Langkah menyusun program training kerja yang efektif

TalentLyft menyebutkan bahwa 90% karyawan akan bertahan di perusahaan yang berinvestasi pada program training kerja. 

Training kerja yang dilakukan secara terstruktur dan berkelanjutan dapat menjadi salah satu strategi untuk menarik dan mempertahankan karyawan. 

Menurut University of San Diego, ada 10 tahap yang perlu dilakukan untuk menyiapkan proram training kerja yang efektif. 

Analisis kebutuhan, tentukan tujuan dan metrik penting untuk mengukurnya

training kerja workshop pelatihan karyawan

Langkah pertama untuk mewujudkan program training kerja yang berhasil adalah dengan menentukan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan tentu perlu diselaraskan dengan target dan kebutuhan perusahaan. 

Yang tidak kalah penting dalam perumusan tujuan ini adalah menentukan metrik apa yang digunakan untuk mengukur kesuksesan. Untuk kepentingan ini, dapat menggunakan objective key result (OKR) atau key performance indicator (KPI). 

Pastikan tujuan yang ingin dicapai memenuhi SMART, yaitu specific, measurable (dapat diukur), achieveable (dapat dicapai), realistic (realistis) dan timely (memiliki jendela waktu yang jelas). 

Di tahap ini, ada beberapa pertanyaan yang dapat membantu Anda:

  • Siapa target program training kerja ini?
  • Apa tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang ingin dicapai?
  • Seberapa lama jangka pendek dan jangka panjang yang dimaksud?
  • Bagaimana kesuksesan program training kerja ini diukur?
  • Bagi karyawan yang terlibat, seperti apa ukuran kesuksesan untuk mereka?
  • Bagaimana evaluasi akan dilakukan untuk menguji pemahaman peserta program?

Tentukan rencana teknis pelaksanaan program training kerja 

Dari tujuan di atas, perlu ditentukan juga teknis pelaksanaan yang tepat untuk mencapainya seperti apa. Beberapa pilihan yang dapat menjadi pertimbangan adalah:

  • Model kelas, klasikal atau workshop
  • Seminar internal atau konferensi sesuai kebutuhan industri
  • Training individu atau team
  • Training keterampilan atau soft skill 
  • On-the-job training atau menggunakan trainer dari luar
  • Online atau tatap muka
  • Self-paced atau serentak

Jangan lupakan prinsip belajar orang dewasa

Memahami bahwa peserta training kerja merupakan orang dewasa, yang memiliki beban dan kondisi khusus akan membantu kita dalam merumuskan program training kerja yang berhasil.

  • Peserta training kerja merupakan orang dewasa yang memiliki pengalaman relatif banyak. Memberikan pengalaman baru akan membuat pembelajaran lebih berkesan, apa pun cara belajar yang dipilih.
  • Siapkan contoh atau praktik yang sesuai dengan penerapan langsung di dunia kerja mereka sehari-hari.
  • Pembelajar dewasa cenderung lebih tertarik dengan pembelajaran yang menarik dan memberikan solusi dari permasalahan mereka sehari-hari.
  • Pembelajar dewasa cenderung lebih tertarik jika dapat terlibat dalam pembelajaran, bukan hanya sekadar duduk dan menyimak.

Buat silabus pelatihan

Sejak sekolah mungking Anda sudah akrab dengan silabus pembelajaran. Di dalamnya termasuk materi pelajaran, target yang harus dipelajari siswa di setiap pertemuan, apa saja materi yang perlu disiapkan. 

Memiliki silabus untuk training kerja yang akan dilakukan akan membantu Anda memiliki struktur dan memastikan tidak ada informasi penting yang tertinggal disampaikan. 

Finalisasi rencana pelatihan

Setelah Anda memiliki silabus, kali ini saatnya Anda lebih memperhatikan detail dari rencana pelatihan. Pastikan tujuan dan silabus mudah diakses sehingga evaluasi dan feedback dapat dilakukan lebih mudah. 

Jangan lupa bahwa rencana ini mungkin perlu penyesuaian di tengah program, jadi bersikap fleksibel juga tidak kalah penting. Dapatkan masukan dari kolega untuk penyempurnaan detail dalam rencana yang sudah dibuat. 

Persiapkan materi pelatihan

Eksekusi yang baik tak kalah penting dengan persiapan yang matang. 

Di tahap ini, yang penting adalah materi harus siap sebelum program dimulai. Selain itu, penting juga memastikan materi disusun sesuai dengan kebutuhan karyawan peserta pelatihan kerja. 

Hal ini penting, untuk memastikan bahwa program pelatihan kerja yang berjalan dapat mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. 

Pelaksanaan training kerja

Pastikan semua kebutuhan pelatihan sudah siap, mulai dari jadwal, materi baik yang ditampilkan secara digital maupun yang dicetak fisik untuk peserta. 

Selama pelaksanaan, pastikan memiliki kesepakatan bersama dengan peserta terkait peraturan untuk memudahkan jalannya pelatihan. 

Evaluasi pelaksanaan pelatihan

Melakukan evaluasi, sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan jika ingin program training kerja berjalan berkelanjutan. 

Dapatkan feedback dari peserta pelatihan sesaat setelah pelatihan di saat peserta masih mengingat jelas program dan kesannya pada pelatihan yang dilakukan. Pihak lain seperti evaluasi internal dari pelaksana dan para pelatih juga dapat dipertimbangkan untuk perspektif yang lebih lengkap. 

Lakukan evaluasi secara anonim dapat membantu mendapatkan informasi yang jujur apa adanya. 

Mengukur kesuksesan

Lakukan pengukuran kesuksesan sesuai metrik yang telah ditetapkan di awal. Apakah ada perubahan pada hasil kerja peserta pelatihan? Apakah ada peningkatan produktivitas mereka?

Indeed merekomendasikan untuk melakukan analisis ini satu bulan atau satu kuarter setelah pelatihan. 

Evaluasi ulang selama dibutuhkan

Seperti semua program lain, evaluasi ulang perlu dilakukan setiap jangka waktu tertentu, apakah per kuarter, per semester atau per tahun. 

Hal ini tentu untuk memperbaiki kualitas training kerja dan keselarasannya pada tujuan bisnis. 


Mulai merekrut dari mana saja bersama Glints

Temukan layanan lengkap kami untuk mulai membangun tim yang berkualitas hari ini.

Artikel di atas dipersembahkan oleh Glints for Employers, mitra rekrutmen terpercaya untuk startup dan perusahaan di Asia Tenggara dan Taiwan. Lebih cepat dan hemat, pakar kami yang dibekali dengan teknologi siap membantu Anda terhubung dengan talenta terbaik di sekitar Anda.

Konsultasikan kebutuhan rekrutmen Anda GRATIS!

Menyukai ulasan di atas? Tersedia ratusan insight membangun seputar HR untuk Anda. Mari berlangganan newsletter kami untuk jadi yang pertama mengetahui tren HR terkini!

Rekrut secara Tepat Lebih Cepat bersama Glints!
Bangun tim Anda lebih mudah mulai hari ini! Temukan kandidat berkualitas sesuai kualifikasi Anda dengan efisien bersama Glints. Jadwalkan konsultasi gratis dengan mengisi formulir ini.