6,177 views

Pengertian Presensi, Fungsi, Struktur, dan 7 Jenisnya

Meidiana Aprilliani
Meidiana Aprilliani
May 9, 2023
presensi-adalah

Presensi dan absensi, apakah Anda tahu bahwa keduanya memiliki pengertian dan fungsi yang berbeda?

Ketika di kantor ataupun tempat perkumpulan lainnya yang membutuhkan pencatatan kehadiran, seringkali kita mendengar imbauan “Jangan lupa absen, ya!”. Namun, tahukah Anda bahwa istilah ini justru dapat menimbulkan misinformasi karena dapat diartikan sebagai imbauan untuk tidak hadir.

Hal ini karena istilah yang tepat adalah presensi, bukan absensi. Lalu, apa saja fungsi hingga jenis presensi yang umum digunakan saat ini? Simak ulasan lengkap yang telah Glints for Employers rangkum berikut ini.


Pengertian Presensi

presensi-adalah

Merujuk Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), presensi diartikan sebagai kehadiran. Sementara, kehadiran sendiri merujuk pada kata hadir atau adanya (seseorang, sekumpulan orang) pada sebuah tempat.

Presensi adalah cara untuk mencatat kehadiran seseorang dalam sebuah kegiatan atau acara. Penggunaannya oun dapat dilakukan dengan berbagai cara, baik manual maupun otomatis. Istilah ini biasanya digunakan dalam situasi seperti di tempat kerja, sekolah, hingga acara lainnya dengan hadirin yang besar.


Apakah Presensi Sama dengan Absensi?

Secara garis besar, absensi sejatinya adalah lawan kata dari presensi. Di mana, absensi berasal dari kata “absen” yang berarti tidak hadir. Presensi digunakan untuk memantau dan mengelola data kehadiran, sedangkan absensi digunakan untuk melaporkan ketidakhadiran seseorang berikut dengan alasannya.

Dalam semua situasi tersebut, presensi dan absensi memiliki peran yang berbeda dan dikelola dengan cara yang berbeda pula. Meskipun keduanya berhubungan dengan kehadiran, namun perbedaan fungsi dan penggunaannya menjadikan keduanya memiliki perbedaan yang signifikan.

Jadi, sudah paham perbedaan keduanya, bukan?


Memahami Fungsi Presensi


Fungsi presensi adalah untuk mencatat dan memantau kehadiran seseorang dalam suatu kegiatan atau acara. Tujuan penggunaannya pun beragam, mulai dari untuk mengelola data kehadiran, membuat laporan kehadiran, hingga sebagai alat pengendalian akses.

Sebagai alat pengendalian akses, situasinya dapat berupa seseorang yang harus melakukan verifikasi biometrik atau memasukkan kode rahasia sebelum diberi izin masuk ke area tertentu. Dengan menggunakan presensi dalam cara ini, dapat meningkatkan keamanan area yang memerlukan pengawasan khusus.

Berikut adalah beberapa contoh penggunaan presensi di berbagai situasi:

SituasiContoh Penggunaan
Di kantorMemantau kehadiran karyawan dan mengelola data kehadiran. Hal ini dapat membantu manajer atau supervisor untuk mengetahui kapan karyawan masuk atau keluar, serta memonitor tingkat kehadiran karyawan secara keseluruhan.
Di sekolahMemantau kehadiran siswa dan memberikan laporan kehadiran kepada orang tua atau wali murid. Dengan menggunakan sistem presensi yang efektif, sekolah dapat mengurangi jumlah absen siswa dan meningkatkan tingkat kehadiran.
KonferensiMemantau tingkat kehadiran peserta konferensi. Ini dapat membantu pengatur acara untuk memastikan bahwa peserta yang diundang hadir dan mengukur keberhasilan acara.
ProyekMemantau kehadiran pekerja dan mengelola data kehadiran. Dengan menggunakan presensi, manajer proyek dapat memantau produktivitas pekerja dan mengidentifikasi karyawan yang sering absen atau terlambat.

Struktur Presensi

Struktur informasi dalam presensi biasanya terdiri dari beberapa elemen penting yang digunakan untuk mencatat dan mengelola kehadiran seseorang dalam suatu kegiatan atau acara. Berikut adalah beberapa struktur informasi yang biasanya tercantum dalam presensi:

  1. Nama lengkap: Digunakan untuk mengidentifikasi orang yang hadir dalam kegiatan atau acara tersebut.
  2. Nomor identitas: Digunakan sebagai data identifikasi tambahan untuk memastikan keakuratan data kehadiran.
  3. Tanggal dan waktu: Digunakan untuk mencatat kapan kehadiran seseorang tercatat.
  4. Jenis kehadiran: Digunakan untuk membedakan kehadiran yang tepat dengan kehadiran yang kurang tepat atau tidak tepat. Biasanya terdiri dari hadir, terlambat, atau keluar lebih awal.
  5. Kode rahasia: Digunakan sebagai alat pengendalian akses untuk mengontrol kehadiran seseorang pada area tertentu atau menggunakan perangkat tertentu.
  6. Verifikasi biometrik: Verifikasi biometrik seperti sidik jari, wajah, atau iris mata digunakan untuk memastikan kehadiran yang benar dan valid.

Jenis-Jenis Presensi yang Umum Digunakan

presensi-adalah

Ada beberapa jenis presensi yang umum digunakan, masing-masing dengan karakteristik dan penggunaannya yang berbeda-beda. Berikut adalah beberapa jenis presensi yang umum digunakan:

1. Presensi Manual

Presensi manual adalah jenis presensi yang paling sederhana dan tradisional. Umumnya, peserta harus menandatangani buku absensi untuk menunjukkan kehadirannya.

Kelebihan:

  • Mudah dilakukan
  • Biaya relatif murah

Kekurangan:

  • Rentan terhadap manipulasi dan kesalahan pengisian data
  • Membutuhkan waktu dan tenaga untuk mengelola buku absensi

2. Presensi Kartu

Sesuai dengan namanya, presensi ini menggunakan kartu absen sebagai alat presensi. Kartu ini biasanya berisi informasi identitas peserta dan nomor kartu unik yang dipindai pada mesin absensi ketika peserta hadir.

Kelebihan:

  • Lebih cepat dan efisien dibandingkan presensi manual
  • Data yang terekam lebih akurat

Kekurangan:

  • Biaya pembuatan kartu absen
  • Kemungkinan kartu absen hilang atau dicuri

3. Presensi Elektronik

Presensi elektronik adalah jenis presensi yang semakin populer karena menggunakan teknologi modern. Presensi ini menggunakan aplikasi atau perangkat lunak khusus untuk mencatat kehadiran seseorang. Ada beberapa jenis teknologi yang digunakan dalam presensi elektronik, seperti barcode, QR code, sidik jari, wajah, atau iris mata.

Kelebihan:

  • Akurasi data yang lebih baik
  • Lebih cepat dan efisien dibandingkan presensi manual dan presensi kartu
  • Penggunaan teknologi modern

Kekurangan:

  • Memerlukan biaya untuk pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan
  • Memerlukan pelatihan khusus untuk penggunaan perangkat lunak dan perangkat keras

4. Presensi Online

Presensi jenis ini digunakan dalam situasi di mana peserta tidak berada di lokasi fisik kegiatan atau acara. Peserta dapat mencatat kehadirannya melalui platform online yang tersedia, seperti aplikasi telekonferensi atau webinar.

Kelebihan:

  • Memungkinkan peserta untuk hadir tanpa harus berkumpul di lokasi yang sama
  • Mudah diakses melalui platform online yang tersedia

Kekurangan:

  • Membutuhkan koneksi internet yang stabil dan cepat
  • Tidak cocok untuk kegiatan atau acara yang memerlukan interaksi fisik antara peserta

5. Presensi Biometrik

Presensi biometrik menggunakan teknologi pengenalan biometrik seperti sidik jari, wajah, atau iris mata untuk mencatat kehadiran peserta. Teknologi ini dianggap paling akurat dan dapat menghindari risiko kesalahan pengisian data atau manipulasi.

Kelebihan:

  • Akurasi data yang tinggi
  • Tingkat keamanan yang tinggi

Kekurangan:

  • Biaya untuk pengadaan perangkat dan infrastruktur yang diperlukan
  • Memerlukan waktu untuk verifikasi data pada saat pendaftaran kegiatan atau acara.

Jadi, secara garis besar presensiadalah cara untuk mencatat kehadiran seseorang. Setelah memahami seluk-beluk tentang presensi, apakah Anda juga membutuhkan referensi template presensi yang mudah dibuat?

Jika iya, klik di sini untuk mendapatkan rekomendasi template dan ulasan menarik lainnya dari Glints!

Rekrut secara Tepat Lebih Cepat bersama Glints!
Bangun tim Anda lebih mudah mulai hari ini! Temukan kandidat berkualitas sesuai kualifikasi Anda dengan efisien bersama Glints. Jadwalkan konsultasi gratis dengan mengisi formulir ini.