Pengertian Presensi, Fungsi, Struktur, dan 7 Jenisnya
Presensi dan absensi, apakah Anda tahu bahwa keduanya memiliki pengertian dan fungsi yang berbeda?
Ketika di kantor ataupun tempat perkumpulan lainnya yang membutuhkan pencatatan kehadiran, seringkali kita mendengar imbauan “Jangan lupa absen, ya!”. Namun, tahukah Anda bahwa istilah ini justru dapat menimbulkan misinformasi karena dapat diartikan sebagai imbauan untuk tidak hadir.
Hal ini karena istilah yang tepat adalah presensi, bukan absensi. Lalu, apa saja fungsi hingga jenis presensi yang umum digunakan saat ini? Simak ulasan lengkap yang telah Glints for Employers rangkum berikut ini.
Merujuk Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), presensi diartikan sebagai kehadiran. Sementara, kehadiran sendiri merujuk pada kata hadir atau adanya (seseorang, sekumpulan orang) pada sebuah tempat.
Presensi adalah cara untuk mencatat kehadiran seseorang dalam sebuah kegiatan atau acara. Penggunaannya oun dapat dilakukan dengan berbagai cara, baik manual maupun otomatis. Istilah ini biasanya digunakan dalam situasi seperti di tempat kerja, sekolah, hingga acara lainnya dengan hadirin yang besar.
Secara garis besar, absensi sejatinya adalah lawan kata dari presensi. Di mana, absensi berasal dari kata “absen” yang berarti tidak hadir. Presensi digunakan untuk memantau dan mengelola data kehadiran, sedangkan absensi digunakan untuk melaporkan ketidakhadiran seseorang berikut dengan alasannya.
Dalam semua situasi tersebut, presensi dan absensi memiliki peran yang berbeda dan dikelola dengan cara yang berbeda pula. Meskipun keduanya berhubungan dengan kehadiran, namun perbedaan fungsi dan penggunaannya menjadikan keduanya memiliki perbedaan yang signifikan.
Jadi, sudah paham perbedaan keduanya, bukan?
Fungsi presensi adalah untuk mencatat dan memantau kehadiran seseorang dalam suatu kegiatan atau acara. Tujuan penggunaannya pun beragam, mulai dari untuk mengelola data kehadiran, membuat laporan kehadiran, hingga sebagai alat pengendalian akses.
Sebagai alat pengendalian akses, situasinya dapat berupa seseorang yang harus melakukan verifikasi biometrik atau memasukkan kode rahasia sebelum diberi izin masuk ke area tertentu. Dengan menggunakan presensi dalam cara ini, dapat meningkatkan keamanan area yang memerlukan pengawasan khusus.
Berikut adalah beberapa contoh penggunaan presensi di berbagai situasi:
| Situasi | Contoh Penggunaan |
| Di kantor | Memantau kehadiran karyawan dan mengelola data kehadiran. Hal ini dapat membantu manajer atau supervisor untuk mengetahui kapan karyawan masuk atau keluar, serta memonitor tingkat kehadiran karyawan secara keseluruhan. |
| Di sekolah | Memantau kehadiran siswa dan memberikan laporan kehadiran kepada orang tua atau wali murid. Dengan menggunakan sistem presensi yang efektif, sekolah dapat mengurangi jumlah absen siswa dan meningkatkan tingkat kehadiran. |
| Konferensi | Memantau tingkat kehadiran peserta konferensi. Ini dapat membantu pengatur acara untuk memastikan bahwa peserta yang diundang hadir dan mengukur keberhasilan acara. |
| Proyek | Memantau kehadiran pekerja dan mengelola data kehadiran. Dengan menggunakan presensi, manajer proyek dapat memantau produktivitas pekerja dan mengidentifikasi karyawan yang sering absen atau terlambat. |
Struktur informasi dalam presensi biasanya terdiri dari beberapa elemen penting yang digunakan untuk mencatat dan mengelola kehadiran seseorang dalam suatu kegiatan atau acara. Berikut adalah beberapa struktur informasi yang biasanya tercantum dalam presensi:
Jenis-Jenis Presensi yang Umum Digunakan
Ada beberapa jenis presensi yang umum digunakan, masing-masing dengan karakteristik dan penggunaannya yang berbeda-beda. Berikut adalah beberapa jenis presensi yang umum digunakan:
1. Presensi Manual
Presensi manual adalah jenis presensi yang paling sederhana dan tradisional. Umumnya, peserta harus menandatangani buku absensi untuk menunjukkan kehadirannya.
Kelebihan:
Kekurangan:
2. Presensi Kartu
Sesuai dengan namanya, presensi ini menggunakan kartu absen sebagai alat presensi. Kartu ini biasanya berisi informasi identitas peserta dan nomor kartu unik yang dipindai pada mesin absensi ketika peserta hadir.
Kelebihan:
Kekurangan:
3. Presensi Elektronik
Presensi elektronik adalah jenis presensi yang semakin populer karena menggunakan teknologi modern. Presensi ini menggunakan aplikasi atau perangkat lunak khusus untuk mencatat kehadiran seseorang. Ada beberapa jenis teknologi yang digunakan dalam presensi elektronik, seperti barcode, QR code, sidik jari, wajah, atau iris mata.
Kelebihan:
Kekurangan:
4. Presensi Online
Presensi jenis ini digunakan dalam situasi di mana peserta tidak berada di lokasi fisik kegiatan atau acara. Peserta dapat mencatat kehadirannya melalui platform online yang tersedia, seperti aplikasi telekonferensi atau webinar.
Kelebihan:
Kekurangan:
5. Presensi Biometrik
Presensi biometrik menggunakan teknologi pengenalan biometrik seperti sidik jari, wajah, atau iris mata untuk mencatat kehadiran peserta. Teknologi ini dianggap paling akurat dan dapat menghindari risiko kesalahan pengisian data atau manipulasi.
Kelebihan:
Kekurangan:
Jadi, secara garis besar presensiadalah cara untuk mencatat kehadiran seseorang. Setelah memahami seluk-beluk tentang presensi, apakah Anda juga membutuhkan referensi template presensi yang mudah dibuat?
Jika iya, klik di sini untuk mendapatkan rekomendasi template dan ulasan menarik lainnya dari Glints!
