Manfaat ERP untuk Bisnis: Simak Cara Kerja dan Contohnya
ERP, apakah Anda pernah mengenal istilah perangkat lunak satu ini?
Sistem ini muncul dari keresahan sebagian besar bisnis kecil dan menengah yang menghadapi berbagai tantangan di berbagai bidang bisnis. Baik itu akuntansi, operasional, manajemen SDM, pengelolaan persediaan, maupun perencanaan strategis. ERP adalah jawaban sekaligus solusi untuk mengatasi tantangan ini.
Bagaimana cara kerja ERP dan dampaknya pada efektivitas perusahaan? Simak ulasannya yang telah Glints for Employers rangkum berikut ini.
Melansir Oracle, enterprise resource planning atauy ERP adalah jenis perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen risiko, serta operasi rantai pasokan.
Apa tujuan sistem ERP digunakan? Jawabannya untuk membangun database terpadu, memuluskan proses bisnis, dan mengefisienkan perencanaan sumber daya organisasi. Melalui ERP, terjadi otomatisasi dan integrasi sistem yang memungkinkan perusahaan menyederhanakan alur kerja dan menghapus cara manual yang tidak efisien.
Keunggulan ERP tak hanya terletak pada efisiensi proses dan penghematan biaya, tetapi juga penyediaan data tunggal real-time, perbaikan layanan konsumen, dan kepuasan pelanggan. Pada akhirnya, sistem ERP dapat mendorong meningkatkan daya saing perusahaan.
ERP sendiri punya sejarah panjang sebagai metodologi terpadu pengelolaan sumber daya perusahaan. Pada dekade 1960-an, berkembang sistem untuk perencanaan kegiatan industri manufaktur di pabrik-pabrik.
Kemudian pada awal dekade 1970-an, SAP merilis perangkat lunak untuk pemrosesan data real-time yang mengawali sistem otomatisasi perencanaan sumber daya perusahaan. Sejak itu, perangkat lunak on-site ERP menjadi semakin populer.
Akhir dekade 1990-an, seiring dengan perkembangan teknologi internet, ERP mulai muncul dalam bentuk software cloud, yang kemudian menggantikan perangkat lunak on-site. Di abad 21, saat teknologi digital menjadi tulang punggung bisnis, ERP berkembang menjadi sistem yang fleksibel dan multi-platform.
1. Meningkatkan Efisiensi
Proses bisnis yang dulunya memakan waktu dan rentan terhadap human errror dapat diotomatiskan dan disederhanakan melalui ERP. Misal saja pada proses pengadaan dan manajemen, dimana sistem ini dapat mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok. Selain itu, ERP memungkinkan perencanaan yang lebih baik dengan memadukan data dari berbagai departemen, sehingga membantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis.
2. Meningkatkan Visibilitas dan Transparansi dalam Bisnis
Dengan memiliki akses real-time ke data yang relevan, Anda dapat melacak kinerja bisnis secara menyeluruh, mengidentifikasi tren, dan melihat masalah potensial sebelum berkembang menjadi ancaman serius. Ini memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan yang tepat dan mengambil keputusan yang didasarkan pada data, bukan pada perkiraan semata.
3. Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi antar Departemen
Dengan semua data yang terpusat dalam satu sistem, tim pun dapat bekerja sama lebih efektif. Mereka dapat berbagi informasi secara instan dan saling melengkapi satu-sama lain. Proyek juga dapat dikelola dengan lebih terstruktur dan timbulnya potensi human error dapat diminimalisasikan.
4. Mengurangi Biaya Operasional
ERP membantu mengurangi biaya operasional dengan mengotomatisasi proses bisnis yang sebelumnya memakan waktu dan SDM. Dengan adopsi sistem ERP, tugas-tugas rutin seperti pengolahan transaksi keuangan, pengelolaan persediaan, dan pengadaan dapat diotomatisasi. Hal ini secara langsung dapat mengurangi kebutuhan akan pekerjaan manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Pada akhirnya, pemangkasan ini akan mengarah pada efisiensi yang lebih tinggi, pengurangan biaya operasional, dan peningkatan produktivitas.
5. Meningkatkan Keamanan Data
ERP menyediakan lapisan keamanan yang tinggi untuk melindungi data bisnis yang konfidensial. Dalam sistem ERP, akses ke data dapat dikontrol secara terpusat. Sehingga memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif. Selain itu, dengan adanya pemantauan dan audit trail yang ketat, aktivitas yang mencurigakan atau melanggar kebijakan dapat dideteksi dengan cepat. Ini membantu mencegah kebocoran data dan pelanggaran keamanan yang dapat merugikan perusahaan.
6. Membuat Perkiraan yang Realistis dan Akurat
ERP menyediakan akses real-time ke data bisnis yang terkait, sehingga memungkinkan stakeholder untuk membuat perkiraan yang lebih realistis dan akurat. Dengan adanya integrasi data dari berbagai departemen, informasi tentang penjualan, persediaan, dan keuangan dapat dipantau serta dianalisis secara keseluruhan. Dengan perkiraan yang lebih akurat, organisasi dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam perencanaan strategis, penganggaran, hingga pengembangan produk.
Prinsip kerja perencanaan sumber daya perusahaan adalah menyederhanakan alur kerja dan mengotomatiskan proses melalui database terpusat. ERP menggunakan dashboard yang memudahkan pengguna melihat data real-time yang dihimpun dari proses bisnis di seluruh departemen.
| Contoh: Ketika ERP menerima pesanan pelanggan, maka secara otomatis akan mengirimkan informasi ke pusat distribusi yang paling efisien memenuhi pesanan tepat waktu. ERP dapat melihat tingkat inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan tersebut. |
Cara kerja ERP memungkinkan data dari berbagai departemen dibagikan dan diakses oleh semua orang di organisasi. Jadi, ERP menyatukan semua orang di satu sumber. Ini tak hanya menyederhanakan proses dan mengurangi waktu kerja, tetapi juga membuat bisnis memiliki keunggulan kompetitif.
Beberapa ERP cloud dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik industri tertentu dengan menambahkan fitur-fitur khusus, tergantung pada penyedia perangkat lunak. Perusahaan juga bisa menggunakan sistem modular yang memungkinkan mereka untuk memilih fitur yang digunakan dan menghapus yang tidak perlu.
Modul ini membantu perusahaan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan akuntan untuk tugas manual. Semua pekerjaan bisa dilakukan secara otomatis dan terpadu, misalnya mengirim invoice ke klien dengan saldo terutang. Modul akan mengakses riwayat pelanggan bersangkutan dan menyajikan informasi jumlah terutang secara otomatis sebelum mengirimkan tagihan.
Modul ini membantu HR melacak aplikasi kandidat, cuti karyawan, dan tugas-tugas lain. Perusahaan yang punya kebijakan perhitungan cuti carry forward, di akhir tahun menggunakan ERP untuk menghitung otomatis jumlah hari tersisa yang akan diakumulasikan di tahun depan.
Modul ini membantu merampingkan proses produksi, pengadaan bahan baku, dan proses distribusi. Cara kerja Enterprise Resource Planning adalah menyediakan informasi produksi barang secara real-time di lantai produksi dan memudahkan perusahaan memantau pergerakan barang serta penggunaan inventaris.
Modul CRM berguna dalam meningkatkan hubungan pelanggan dengan perusahaan dan memastikan bahwa mereka mendapatkan pengalaman positif dengan layanan perusahaan. CRM menyediakan informasi riwayat pelanggan yang memungkinkan perusahaan mengirimkan iklan bertarget untuk jenis produk yang paling diminati.
Modul ini membantu pelacakan inventaris otomatis, memprediksi kapan suatu barang akan habis, dan secara otomatis memesan ulang berdasarkan perkiraan tersebut. Modul inventaris juga merekomendasikan produk apa yang harus ditempatkan bersebelahan berdasarkan kebiasaan pelanggan membeli, sehingga membantu merampingkan proses distribusi.
ERP tersedia dalam perangkat lunak gratis maupun berbayar. Ada pun beberapa pengembang yang membuat sistem ERP, seperti:
SAP ERP. Perusahaan ini punya pengalaman lebih dari 40 tahun dan hampir 50.000 pelanggan perangkat lunak ERP. Software SAP ERP menyediakan solusi pengadaan, manufaktur, layanan, penjualan, keuangan, dan SDM, untuk 25 jenis industri berbeda.
Oracle E-Business. Ini merupakan aplikasi terintegrasi dan lengkap untuk mendukung organisasi membuat keputusan yang lebih baik, mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja. Oracle membantu perencanaan sumber daya lintas industri untuk berbagai kebutuhan, dari CRM hingga rantai pasok.
Microsoft Dynamics NAV. Perangkat lunak manajemen bisnis ini memiliki fungsi komprehensif, dari keuangan, rantai pasok, hingga manufaktur. Microsoft Dynamics memberikan visibilitas lebih baik dan kontrol atas semua aktivitas bisnis.
Sage 100. ERP ini membantu perusahaan kecil atau menengah yang sedang berkembang untuk mengelola seluruh bisnis dengan harga terjangkau. Sage 100 menghubungkan perusahaan ke cloud serta memberikan akses ke web dan seluler untuk menjalankan bisnis lebih fleksibel.
Odoo. Ini merupakan perangkat lunak opensource yang terintegrasi penuh, dapat disesuaikan, dan dikemas dengan ratusan aplikasi bisnis. Odoo mampu memenuhi sebagian besar kebutuhan bisnis, seperti CRM, penjualan, proyek, manufaktur, inventaris, dan akuntansi.
WorkWise. Aplikasi ini menggabungkan 8 unsur manajemen pelanggan dan 45 aplikasi kontrol manufaktur, seperti konfigurasi produk, metrik seluler, dan Shop Floor Control (SFC). WorkWise mudah digunakan dan dapat dioperasikan melalui smartphone.
Netsuit ERP. Ini merupakan aplikasi cloud yang lengkap dan scalable untuk bisnis menengah dan besar. Netsuit membantu mengotomatiskan manajemen keuangan, pendapatan, aset tetap, pesanan, penagihan, dan inventaris.
Saat ini, rekrutmen yang efektif menerapkan otomatisasi dalam menyeleksi kandidat untuk mengefisienkan pekerjaan dan meningkatkan kualitas hasil rekrutmen. Glints for Employers merekrut top talent untuk perusahaan dengan menggunakan teknologi otomatisasi screening berbasis AI.
Proses rekrutmen pun menjadi lebih cepat dan efisien, hanya dalam 14 hari. Teknologi AI dan rekruter profesional Glints menyeleksi dan merekomendasikan kandidat yang paling tepat untuk peran yang dicari perusahaan dengan berbekal 5 juta kandidat berkualitas di talent pool kami.
