5 Template Contoh Absensi Karyawan dan Panduan Lengkap!

Absensi karyawan merupakan salah satu contoh dokumen penting dalam administrasi di perusahaan karena dapat menjadi berbagai dasar penilaian.

Absensi karyawan atau kehadiran karyawan, bukan hanya salah satu indikator dalam penilaian kinerja namun juga menjadi dasar perhitungan kompensasi seperti tunjangan yang pada akhirnya mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh karyawan.

Melihat fungsi penting absensi karyawan, tentu perusahaan ingin memastikan sistem yang berjalan dapat mengurangi kemungkinan adanya kecurangan dan tetap efisien dari segi proses.

Atas pertimbangan ini, beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan absensi manual namun ada juga yang memilih untuk melakukan automasi dengan menggunakan Human Resource Information System.

Dalam artikel ini, kita akan membahas absensi karyawan secara menyeluruh dan di akhir artikel Anda dapat menemukan contoh form absensi karyawan manual.

Baca juga: Mengukur Kinerja Karyawan: Definisi, Metode dan Gratis Template

Table of Contents

Pengertian absensi karyawan

Secara bahasa, absen artinya ketidakhadiran, sebaliknya presensi berarti kehadiran. Namun demikian, istilah absensi lebih akrab digunakan untuk merujuk pada data kehadiran.

Absensi karyawan adalah data yang menunjukkan tentang kehadiran masing-masing karyawan untuk datang bekerja di sebuah perusahaan.

Perhitungan kehadiran di setiap perusahaan bisa jadi berbeda, mungkin ada perusahaan yang menghitung kehadiran tiap absen masuk (clock in), ada juga yang harus minimal bekerja hingga jam makan siang, ada juga yang menurut jam masuk dan keluarnya.

Oleh karena itu, pendataan kehadiran menjadi penting untuk semua perusahaan. Hal ini juga termasuk jika karyawan ada yang mengambil cuti untuk istirahat atau keperluan lain, perusahaan perlu mengetahui status yang bersangkutan.

Manfaat absensi karyawan

Monitoring kehadiran karyawan

Kehadiran karyawan menjadi salah satu tolok ukur produktivitas kerja karyawan. Hal ini tentu sangat berpengaruh pada operasional produksi di perusahaan.

Basis data perhitungan kompensasi

Dari data absensi karyawan, perusahaan dapat menghitung kompensasi seperti gaji dan tunjangan dengan lebih adil dan transparan. Contohnya, absensi karyawan menunjukkan apakah karyawan melakukan lembur, terlambat masuk, bahkan mengambil cuti tidak berbayar yang semuanya mempengaruhi gaji yang diterima.

Baca juga: Hubungan antara Penilaian Kinerja Terhadap Penyesuaian Kompensasi

Salah satu faktor penilaian kinerja karyawan

Dalam penilaian kinerja karyawan, ada banyak faktor yang dipertimbangkan oleh perusahaan. Absensi menjadi salah satu tolok ukur, apakah karyawan yang bersangkutan memiliki kinerja yang baik atau sebaliknya.

Hasil dari penilaian kinerja juga akan mempengaruhi kompensasi yang diberikan kepada karyawan, contoh jika tersedia tunjangan kinerja atau bahkan karyawan berhak mendapatkan promosi atas kinerjanya.

Contoh absensi karyawan

Absensi manual

Absensi manual, absensi analog atau juga dikenal absen ceklok yang sudah mulai digunakan sejak dua abad silam. Deteksi kehadiran dilakukan dengan memasukkan kartu absen ke mesin analog.

Cara manual ini mungkin cocok jika karyawan yang dimiliki perusahaan belum banyak. Namun, cara ini juga memiliki kekurangan, absensi manual cenderung kurang aman sehingga karyawan dapat dengan mudah berbuat curang seperti titip absen.

Selain itu, sistem manual juga cenderung kurang efisien dalam pelaporannya setiap bulan.

Absensi sidik jari

Sistem ini mungkin salah satu yang paling populer digunakan saat ini. Namun demikian, sistem ini mungkin kurang cocok untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh atau hibrid karena untuk melakukan absensi karyawan harus datang ke kantor.

Dari segi keamanan, sistem ini lebih aman karena menggunakan sidik jari sebagai alat autentifikasi kehadiran karyawan yang cenderung lebih sulit untuk dipalsukan. Kekurangannya, sistem absensi fingerprint membutuhkan investasi alat dan perawatan yang relatif lebih mahal dibandingkan absensi manual.

Untuk kompilasi data, sistem absensi fingerprint relatif lebih praktis karena data yang terekam dapat ditransfer dalam bentuk .pdf sehingga mudah untuk digunakan sebagai basis data penghitungan kompensasi ataupun fungsi lain.

Absensi digital

Absensi digital dapat dilakukan dengan dua cara, berbasis website dan aplikasi. Sistem absensi ini menjadi semakin populer di saat sistem kerja jarak jauh dan hibrid semakin populer.

Absensi digital umumnya menggunakan titik lokasi (GPS), ada juga yang menggabungkannya autentifikasi wajah melalui foto selfie. Cara ini relatif aman dari tindak pemalsuan absensi.

Sistem absensi digital memang terbilang cukup praktis karena hanya membutuhkan koneksi internet untuk pencatatan kehadiran namun ini juga bisa menjadi kekurangan, di daerah dengan koneksi internet yang terbatas.

Untuk data, cara ini juga relatif mudah secara penarikan dan integrasinya untuk kebutuhan penghitungan kompensasi atau evaluasi kinerja.

Contoh absensi karyawan

Format contoh absensi karyawan di bawah ini terutama dapat digunakan untuk melakukan kompilasi data, terutama untuk perusahaan yang masih menggunakan absensi manual.