4 Template Jobdesk Account Receivable, Plus Tugas dan Skillnya

Jobdesk seorang account receivable adalah mengelola piutang. Mereka akan memastikan perusahaan menerima pembayaran dari klien atau pelanggan secara tepat waktu. 

Account receivable bertugas membuat dan mengirimkan invoice pada klien, lalu memproses pembayaran yang masuk sesuai dengan kebijakan dan prosedur keuangan. 

Simak artikel ini untuk mengetahui serba-serbi posisi ini dan cara membuat job description account receivable yang menarik!

Pengertian Account Receivable

Account receivable berperan penting dalam kesehatan keuangan perusahaan karena mereka bertanggung jawab mengelola pembayaran masuk dan memastikan klien memenuhi kewajiban pembayaran tepat waktu.

Jobdesk account receivable antara lain mencatat semua invoice, menangani pertanyaan klien seputar penagihan, dan secara proaktif berinteraksi dengan klien untuk menyelesaikan masalah atau keterlambatan pembayaran.

Tujuan account receivable adalah menjaga agar piutang tidak mengganggu cash flow perusahaan. 

Tanggung Jawab Account Receivable

Seorang account receivable menjadi salah satu faktor terpenting dalam kesuksesan bisnis. Bila Anda sedang merekrut kandidat untuk mengisi posisi ini, pahami terlebih dahulu jobdesk account receivable di bawah ini: 

1. Membuat Invoice dan Mengelola Pembayaran

Account receivable bertanggung jawab untuk membuat dan mengirim invoice ke klien atau pelanggan. 

Mereka harus mengecek keakuratan data di EIPP (electronic invoicing system presentment and payment), baik secara jumlah, tenggat waktu, dan persyaratan lainnya. 

Account receivable juga berkomunikasi secara efektif dengan klien mengenai pengiriman invoice, mengingatkan pembayaran, dan menyelesaikan masalah apa pun yang terkait dengan pembayaran.

2. Melakukan Pencatatan 

Jobdesk account receivable selanjutnya adalah melakukan pencatatan secara akurat dan terus ter-update. 

Tugas ini meliputi pencatatan seluruh transaksi yang dilakukan, interaksi dengan klien, serta pencatatan janji pembayaran dan tanggal pembayaran. 

Pencatatan penting untuk memastikan klien patuh terhadap kebijakan perusahaan dan peraturan keuangan yang berlaku, serta membantu transparansi dan akuntabilitas dalam laporan keuangan. 

3. Melakukan Penagihan ke Klien 

Account receivable harus mengecek piutang yang sudah jatuh tempo, lalu aktif menagihnya ke klien melalui telepon, email, atau surat. 

Agar komunikasi dengan klien berjalan mulus, account receivable harus memiliki hubungan yang baik dengan klien. 

Mereka juga biasa berkolaborasi dengan tim sales dan customer service untuk menyelesaikan masalah seputar proses pembayaran. 

4. Manajemen Kredit

HighRadius menjelaskan bahwa jobdesk account receivable juga termasuk menilai kelayakan kredit klien atau pelanggan. 

Seorang account receivable akan mengevaluasi stabilitas keuangan pelanggan dan menetapkan batas kredit yang sesuai berdasarkan kebijakan perusahaan. 

Selain itu, mereka secara berkala meninjau dan menyesuaikan syarat dan ketentuan kredit untuk beradaptasi dengan perubahan perilaku pembayaran pelanggan atau situasi keuangan pelanggan. 

5. Menganalisis Laporan untuk Perbaikan 

Account receivable akan fokus pada peningkatan efektivitas keuangan perusahaan secara keseluruhan. 

Mereka bertugas untuk membuat laporan dan menganalisis data untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

Saat ini, sudah banyak account receivable yang menggunakan software akuntansi piutang untuk mengurangi pekerjaan manual dan membuat proses pengumpulan data jadi lebih efisien. 

Skill dan Kualifikasi Account Receivable

Tak hanya tanggung jawab, Anda juga harus mengetahui skill dan kualifikasi yang dibutuhkan seorang account receivable agar bisa memilih kandidat dengan lebih cermat. 

1. Literasi Keuangan dan Prinsip Akuntansi

Berdasarkan penjelasan dari Teal Labs, literasi keuangan dan prinsip akuntansi sangat penting untuk dimiliki oleh account receivable. 

Skill ini mencakup pemahaman konsep keuangan dasar seperti pajak, laba rugi, pricing, dan mengidentifikasi potensi risiko atau kerugian akibat kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pembukuan. 

Literasi keuangan juga termasuk pengetahuan mengenai proses penagihan dan pemahaman tentang laporan keuangan.

Keahlian ini akan menjamin jobdesk account receivable berjalan dengan efektif dan akurat. 

2. Ketelitian dan Keakuratan 

Account receivable harus memiliki ketelitian yang tinggi. Ketelitian akan membantu memastikan keakuratan invoice, meminimalisir kesalahan dalam pencatatan di sistem, menyadari ketidaksesuaian dalam pembukuan, dan mendeteksi kesalahan apa pun di proses keuangan. 

Keahlian ini sangat penting dalam menjaga keakuratan laporan keuangan dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. 

3. Bisa Mengoperasikan Teknologi Akuntansi

Dengan teknologi akuntansi yang semakin berkembang, seorang account receivable tidak boleh gaptek terhadap kemajuan tersebut. 

Mereka harus cepat beradaptasi dalam menggunakan software akuntansi agar tetap produktif dan efisien dalam bekerja.

4. Komunikasi yang Baik 

Dalam menjalani jobdesk penagihan piutang ke klien atau pelanggan, account receivable memerlukan soft skill komunikasi. 

Mereka harus bisa mengomunikasikan persyaratan pembayaran dengan jelas, menjawab pertanyaan, dan bernegosiasi dengan pelanggan yang pembayarannya sudah jatuh tempo. 

5. Pemecahan Masalah

Kemampuan pemecahan masalah adalah kunci dalam menangani pembayaran telat, kesalahan data, dan perselisihan dengan pelanggan. 

Account receivable harus mahir dalam mengidentifikasi masalah, menganalisis situasi, dan memberikan solusi yang memuaskan perusahaan dan pelanggan.

6. Kemampuan Analisis 

Account receivable juga perlu memiliki keahlian analisis karena mereka harus memahami pola pembayaran dan perilaku keuangan pelanggan.  

Pemahaman ini dapat membantu mereka dalam mengelola risiko kredit dan meningkatkan strategi cash flow, yang pada akhirnya berdampak pada pemasukan perusahaan. 

7. Pendidikan 

Minimal pendidikan bagi account receivable adalah D3 atau S1 jurusan akuntansi, manajemen keuangan, manajemen bisnis, atau ilmu ekonomi. 

Mereka juga bisa menambah skill dengan mengikuti pelatihan dan sertifikasi profesional di bidang account receivable. 

Contoh Job Description Account Receivable

Butuh referensi dalam membuat job description posisi account receivable dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris? Simak contohnya di sini sebelum Anda mengiklankan lowongan pekerjaan! 

1. Contoh Job Description Bahasa Indonesia Account Receivable Fresh Graduate 

Tanggung Jawab:

• Mengelola dan memproses transaksi piutang dengan akurat dan efisien.
• Mengirimkan invoice dan memantau pembayaran dari pelanggan.
• Memastikan piutang perusahaan dibayar secara tepat waktu.
• Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah piutang yang belum dibayar.
• Memperbarui informasi kontak klien dan data klien berdasarkan perilaku pembayaran.
• Membuat laporan piutang dan memperbarui data piutang secara berkala.
• Berkomunikasi dengan pelanggan dan departemen lain untuk memastikan kelancaran proses piutang.

Kualifikasi:

• Fresh graduate D3 atau S1 jurusan Akuntansi, Manajemen Bisnis, Manajemen Keuangan, Ekonomi, atau terkait
• Memiliki pengetahuan dasar tentang prinsip-prinsip akuntansi dan regulasi keuangan. 
• Memiliki kemampuan analisis yang baik dan dapat bekerja dengan teliti.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan pemecahan masalah yang baik. 
• Familiar dengan MS Excel, software akuntansi, dan sistem manajemen keuangan. 

2. Contoh Jobdesk Account Receivable Berpengalaman Bahasa Indonesia 

Tanggung Jawab:

• Membuat dan mengirimkan invoice kepada klien. 
• Memproses pembayaran masuk sesuai dengan kebijakan dan prosedur keuangan. 
• Melakukan penyelarasan akun dan menyelesaikan perbedaan dalam buku kas. 
• Mengelola catatan yang akurat dan lengkap dari semua transaksi piutang
• Memantau akun pelanggan untuk pembayaran yang tidak dilakukan, pembayaran yang tertunda, dan ketidakberesan lainnya. 
• Berkomunikasi dengan klien melalui telepon, email, atau secara langsung untuk memastikan pembayaran tepat waktu.
• Mengembangkan prosedur yang efektif dan efisien untuk mengoptimalkan proses pembayaran. 
• Menyiapkan laporan keuangan detail tentang status piutang. 

Kualifikasi:

• Minimal 1 tahun pengalaman di posisi terkait. 
• Lulusan D3 atau S1 jurusan Akuntansi, Manajemen Bisnis, Manajemen Keuangan, Ekonomi, atau terkait
• Sertifikat atau pelatihan tentang Account Receivable akan menjadi nilai tambah. 
• Memiliki pemahaman tentang prinsip akuntansi dasar dan peraturan keuangan. 
• Mahir mengoperasikan MS Excel dan software akuntansi. 
• Memiliki keterampilan komunikasi, analisis, dan negosiasi yang baik.
• Dapat bekerja dengan teliti untuk menjamin keakuratan data. 

3. Contoh Job Description Bahasa Inggris Account Receivable Fresh Graduate 

Responsibilities:

• Manage and process accounts receivable transactions accurately and efficiently.
• Send out invoices and monitor payments from customers.
• Ensure timely payment of company’s accounts receivable.
• Identify and resolve unpaid accounts receivable issues.
• Update customer contact information and data based on payment behavior.
• Prepare accounts receivable reports and update accounts receivable data periodically.
• Communicate with customers and other departments to ensure a smooth accounts receivable process.

Requirements:

• Fresh graduates with D3 or S1 degree in Accounting, Business Management, Financial Management, Economics, or related fields.
• Basic knowledge of accounting principles and financial regulations.
• Good analytical skills and attention to detail.
• Excellent communication and problem-solving skills.
• Familiarity with MS Excel, accounting software, and financial management systems.

4. Contoh Jobdesk Account Receivable Berpengalaman Bahasa Inggris

Responsibilities:

• Create and send invoices to clients.
• Process incoming payments in accordance with financial policies and procedures.
• Perform account reconciliations and resolve discrepancies in cash books.
• Maintain accurate and complete records of all accounts receivable transactions.
• Monitor customer accounts for unpaid, delayed, or irregular payments.
• Communicate with clients via phone, email, or in-person to ensure timely payments.
• Develop effective and efficient procedures to optimize the payment process.
• Prepare detailed financial reports on accounts receivable status.

Requirements:

• Minimum 1 year of experience in a related position.
• D3 or S1 in Accounting, Business Management, Financial Management, Economics, or related fields.
• Certificate or training in Account Receivable is a plus.
• Understanding of basic accounting principles and financial regulations.
• Proficient in MS Excel and accounting software.
• Excellent communication, analytical, and negotiation skills.
• Attention to detail to ensure data accuracy.

Tips Membuat Jobdesk Account Receivable

Selain contohnya, pelajari juga cara membuat job description account receivable yang baik supaya banyak kandidat yang melamar! 

1. Jelaskan Tanggung Jawab dengan Detail 

Pastikan Anda menjelaskan tanggung jawab dan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh account receivable dengan jelas dan detail.

Letakkan jobdesk utama account receivable di posisi paling atas, lalu lanjutkan dengan tugas-tugas lain di urutan berikutnya. 

2. Cantumkan Hard Skill dan Soft Skill yang Dibutuhkan 

Posisi account receivable membutuhkan hard skill dan soft skill yang cukup spesifik untuk menjamin mereka bisa melakukan pekerjaan dengan optimal. 

Tulis seluruh hard dan soft skill yang diperlukan, mulai dari kemampuan menggunakan software akuntansi dan MS Excel, sampai keahlian analisis dan ketelitian. 

3. Perbarui Job Description Secara Berkala

Proses rekrutmen bisa memakan waktu yang panjang, oleh sebab itu, perbarui job description Anda secara berkala untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan masih relevan dan akurat.

Pelamar mungkin tidak akan tertarik melamar ke lowongan yang sudah tidak diperbarui berbulan-bulan, padahal Anda masih memerlukan kandidat di posisi tersebut.

Agar lebih mudah dan cepat mencari talenta account receivable, Anda bisa mengiklankan lowongan pekerjaan gratis di Glints.

Dengan bantuan Glints, Anda akan mendapatkan akses ke jutaan talenta berbakat, sehingga akan mempercepat proses rekrutmen. Tunggu apalagi, pasang lowongan pekerjaan sekarang juga!

Semoga artikel tentang jobdesk account receivable ini dapat membantu Anda menemukan kandidat yang tepat, ya!