Pengertian SOP Perusahaan dan 12 Contoh SOP Kerja

Apakah perusahaan Anda sedang merapikan proses operasional, termasuk membenahi SOP perusahaan? Standard Operating Procedure (SOP) adalah standar baku, acuan untuk melakukan sebuah proses kerja dalam perusahaan.
SOP sangat penting untuk memastikan pelayanan atau tindakan operasional selalu seragam dan dinamis.
Jika sekarang adalah pertama kalinya perusahaan melakukan pembuatan SOP, simak langkah dan contoh SOP perusahaan yang telah Glints rangkum berikut ini!
Isi Artikel
ToggleSOP adalah sekumpulan peraturan, pedoman, atau acuan yang dibuat oleh suatu perusahaan.
Tujuannya, untuk menjadi panduan melaksanakan proses kerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
SOP juga menjadi indikator penilaian kinerja baik itu bagi instansi pemerintah maupun perusahaan swasta.
Hal ini karena SOP telah dibuat sesuai dengan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural yang telah disesuaikan dengan proses kerja dan unit kerja yang terlibat.
Ditambah lagi, SOP kerja sudah dibuat dengan urutan kronologis. Sehingga, sudah menjadi suatu prosedur acuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cara yang paling efektif.
Merumuskan SOP di perusahaan memiliki tujuan yang positif baik bagi perusahaan maupun karyawan, terutama dalam menjalankan operasional perusahaan. Berikut fungsi SOP dalam perusahaan:
SOP kerja memastikan bahwa setiap langkah kerja dilakukan dengan cara yang sama, untuk mencapai konsistensi dan efisiensi dalam operasional.
Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mempertahankan dan meningkatkan kualitas produk atau layanan dengan mengikuti prosedur yang telah teruji.
SOP membantu perusahaan untuk memenuhi regulasi, standar industri, dan kebijakan internal yang berlaku, serta mengurangi risiko pelanggaran hukum.
Memberikan petunjuk yang jelas bagi karyawan tentang bagaimana cara melaksanakan tugas mereka dengan benar, terutama bagi karyawan baru.
Dengan prosedur yang jelas, SOP kerja membantu mengurangi kemungkinan kesalahan dan risiko yang dapat merugikan perusahaan atau karyawan.
Dengan prosedur yang sistematis, SOP membantu mempercepat alur kerja dan meningkatkan produktivitas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan tepat.
SOP memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja dan efektivitas prosedur yang ada, serta membuat perbaikan jika diperlukan.
SOP membantu menjaga kelangsungan operasional perusahaan meskipun terjadi pergantian karyawan atau perubahan dalam struktur organisasi.
Dalam sebuah perusahaan, SOP punya beberapa manfaat sebagai berikut:
Hal ini sangat penting misalnya untuk penjualan, di mana selalu ada hal baru dari pasar baik itu tren ataupun cara baru yang lebih efektif. Adanya SOP perusahaan pun bisa membuat proses evaluasi lebih mudah.
SOP perusahaan menjadi bukti tertulis karena biasanya di dalamnya terdapat formulir kerja seperti berita acara, laporan kegiatan, bukti pengiriman, berita acara kunjungan, dan lain sebagainya.
Dengan adanya bukti tertulis seperti ini, maka pelancakan jika suatu hari ditemukan kesalahan atau kekurangan akan jadi lebih mudah.
SOP dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengelola karyawan dengan baik. Dokumen ini mencakup langkah-langkah yang harus diikuti saat menjalankan tugas selama bekerja. Selain itu, SOP juga membantu perusahaan merancang aturan serta menetapkan sanksi bagi pelanggarnya
SOP membantu karyawan memetakan peran dan posisi masing orang dalam perusahaan, seperti memahami tugas utama dan batasan pekerjaan mereka sesuai dengan posisi yang dijalankan.
Langkah-langkah yang tercantum dalam dokumen SOP dirancang untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
SOP merupakan dokumen yang menjelaskan alur kerja untuk setiap posisi. Dengan adanya SOP, meskipun terjadi perubahan karyawan atau masuk karyawan baru, mereka tetap dapat memahami peraturan, prosedur kerja, dan fungsi jabatan mereka di perusahaan.
SOP perusahaan disusun untuk menghindari kelalaian prosedur atau kesalahan dalam pelaksanaan tugas. SOP dibuat sesuai dengan standar keamanan dan keselamatan bagi para karyawan.
Selain menerapkan SOP, Anda juga bisa membantu meningkatkan kinerja tim Anda dengan solusi HR komprehensif dari Glints, lho. Yuk, coba sekarang!
Prinsip-prinsip SOP menurut peraturan resmi pemerintah, seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PermenPANRB) Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan, mencakup beberapa poin utama sebagai berikut:
SOP harus mudah dipahami oleh pihak yang terlibat, dengan bahasa dan tata cara yang jelas serta tidak menimbulkan multitafsir.
SOP kerja dirancang untuk meminimalkan pemborosan sumber daya (waktu, tenaga, biaya), dengan tetap menjaga kualitas hasil yang diinginkan.
SOP perlu dirancang untuk mencapai tujuan yang ditetapkan melalui langkah-langkah yang terorganisir dan fokus pada hasil yang diinginkan.
Setiap prosedur yang ada dalam SOP perusahaan harus dapat diukur keberhasilannya melalui indikator tertentu.
SOP harus sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi, serta mendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan.
Prosedur operasional harus menyatukan berbagai fungsi dan tahapan yang saling terkait untuk memastikan kelancaran dan keterpaduan antarproses.
SOP perusahaan harus disusun sesuai dengan ketentuan hukum, regulasi, dan kebijakan yang berlaku.
Prosedur operasional harus memiliki fleksibilitas yang memungkinkan penyesuaian terhadap perubahan situasi, kebutuhan, atau kebijakan baru, tanpa menyimpang dari aturan yang berlaku.
SOP harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengguna atau pelaksana, sehingga lebih mudah diimplementasikan.
Bila memungkinkan, SOP dapat memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan prosedur.
Menurut PermenPAN RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang komponen utama yang harus ada dalam Standar Operasional Prosedur (SOP). Berikut adalah komponen-komponen tersebut:
Berikut langkah-langkah membuat SOP yang perlu Anda pahami:
Langkah pertama untuk membuat SOP adalah membuat tim khusus yang akan menyusun SOP ini.
Umumnya, untuk menyusun SOP perusahaan diperlukan tim ahli yang kompeten di bidangnya masing-masing. Hal ini tentu disesuaikan dengan SOP apa yang mau dibuat.
Untuk mewujudkan tujuan dari SOP yaitu menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam konsisten dan efisien, tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan dengan seksama.
Hal ini bisa dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga ke tangan pengguna akhir.
Dari pengamatan ini akan diperoleh data yang yang bisa digunakan untuk menyusun SOP, misalnya durasi proses kerja, siapa saja sumber daya manusia yang terlibat dan lain-lain.
Setelah terkumpul semua data yang dibutuhkan untuk menyusun SOP, kini saatnya untuk mulai membuat alur kerja.
Dalam proses ini, mungkin tidak sekali jadi, perlu beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien.
Hal terpenting yang ada dalam alur kerja adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan.
Tak lupa, penting untuk menuliskan posisi dan dan nama person in charge (PIC) di tiap proses kerja.
Sebelum ditetapkan sebagai SOP yang berlaku di perusahaan, maka perlu disimulasikan terlebih dulu dalam kondisi sebenarnya.
Dengan adanya simulasi ini, bisa dilakukan evaluasi tahap akhir terhadap flow chart yang sudah dibuat sebelum SOP ditetapkan menjadi dokumen legal.
Setelah melalui proses simulasi, jika ada ditemukan kekurangan, tim penyusun SOP harus langsung melakukan evaluasi dan review ulang.
Bahkan, jika diperlukan bisa dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang ada tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.
Jika dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus, sudah efisien dan tidak ada lagi masalah maka bisa minta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang.
Pihak ini bisa jadi pimpinan tertinggi di perusahaan, lembaga atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP.
Untuk memastikan SOP yang dibuat tidak mengalami kendala di tahap penerapan maka penting sekali untuk melakukan sosialisasi SOP.
Hal yang penting untuk dipastikan adalah semua PIC yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP ini secara detail.
Untuk membantu Anda membuat SOP dengan tepat, berikut contoh SOP perusahaan yang bisa dijadikan referensi.
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: STD-001
Judul: Prosedur Produksi Barang Jadi
Disahkan oleh: Kepala Produksi
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Divisi Produksi
Tujuan: Memastikan proses produksi barang jadi berjalan secara efisien, efektif, dan sesuai standar kualitas yang telah ditetapkan.
A. Persiapan Produksi
B. Proses Produksi
C. Pengemasan Barang Jadi
D. Pembersihan dan Dokumentasi
Dibuat: Manager Produksi
Diperiksa: Kepala Bagian Produksi
Disetujui: Direktur
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: ADM-001
Judul: Prosedur Kerja Administrasi Harian
Disahkan oleh: Manajer Administrasi
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Divisi Administrasi
1. Tujuan
Memastikan pelaksanaan tugas administrasi harian berjalan secara efisien, terstruktur, dan sesuai dengan standar perusahaan.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh staf administrasi dalam melaksanakan tugas-tugas harian di Divisi Administrasi.
3. Dasar Hukum
4. Definisi
5. Prosedur
A. Persiapan Kerja
B. Pelaksanaan Tugas Administrasi
C. Pengarsipan
D. Penyelesaian dan Laporan
6. Pengesahan
Dibuat: Manager Administrasi
Diperiksa: Kepala Divisi Operasional
Disetujui: Direktur
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: LBR-001
Judul: Prosedur Pengaturan Jam Lembur
Disahkan oleh: Kepala Divisi SDM
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Semua Divisi
1. Tujuan
Menjamin pelaksanaan kerja lembur dilakukan secara tertib dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta memberikan kompensasi yang adil kepada karyawan.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku bagi seluruh karyawan perusahaan yang bekerja di luar jam kerja normal atas persetujuan atasan langsung.
3. Prosedur Kerja
A. Pengajuan Lembur
B. Pelaksanaan Kerja Lembur
C. Penghitungan dan Pembayaran Lembur
D. Laporan dan Evaluasi
4. Keterkaitan
5. Lampiran
Lampiran 1: Formulir Persetujuan Lembur
6. Pengesahan
Dibuat: Kepala Divisi SDM
Disetujui: Direktur
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: K3-001
Judul: Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Disahkan oleh: Kepala Divisi K3
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Semua Divisi
1. Tujuan
Memastikan keselamatan dan kesehatan seluruh karyawan di tempat kerja dengan menerapkan langkah-langkah pencegahan terhadap risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk semua karyawan, kontraktor, dan tamu yang berada di area kerja perusahaan.
3. Prosedur Kerja
A. Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD)
B. Pemeriksaan dan Pemeliharaan Alat Kerja
C. Prosedur Darurat
D. Pelaporan Kecelakaan Kerja
E. Penyuluhan dan Pelatihan K3
4. Lampiran
Lampiran 1: Peta Jalur Evakuasi
Lampiran 2: Formulir Pelaporan Kecelakaan Kerja
5. Pengesahan
Dibuat: Kepala Divisi K3
Diperiksa: Kepala Divisi Operasional
Disetujui: Direktur Operasional
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: MP-001
Judul: Prosedur Manajemen Proyek
Disahkan oleh: Kepala Divisi Proyek
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Divisi Proyek
1. Tujuan
Menjamin pelaksanaan proyek berjalan secara efisien, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran serta kualitas yang telah ditetapkan.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk semua proyek yang dikelola oleh perusahaan, mulai dari tahap perencanaan hingga penutupan proyek.
3. Prosedur Kerja
A. Perencanaan Proyek
B. Pelaksanaan Proyek
C. Monitoring dan Evaluasi
D. Penutupan Proyek
4. Lampiran
Lampiran 1: Template Project Charter.
Lampiran 2: Format Laporan Akhir Proyek.
5. Pengesahan
Dibuat: Kepala Divisi Proyek
Disetujui: Direktur Operasional
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: CS-001
Judul: Penanganan Keluhan Pelanggan
Disahkan oleh: Kepala Divisi Customer Service
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Customer Service
1. Tujuan
Menangani keluhan pelanggan secara profesional dan efisien. Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penyelesaian masalah yang cepat dan efektif.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk divisi Customer Service dan semua karyawan yang berinteraksi dengan pelanggan.
3. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan
A. Penerimaan Keluhan
B. Evaluasi Keluhan
C. Penanganan Awal
D. Investigasi dan Penyelesaian
E. Survey Kepuasan Pelanggan
4. Kebutuhan
5. Pengesahan
Dibuat: Customer Service Specialist
Disetujui: Kepala Divisi Customer Service
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: FM-001
Judul: Pemeliharaan Kebersihan Toilet
Disahkan oleh: Facility Manager
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Facility Management
1. Tujuan
Menjaga kebersihan dan kenyamanan toilet untuk pengunjung agar citra perusahaan tetap terjaga.
2. Ruang Lingkup
SOP kerja ini berlaku untuk petugas kebersihan, petugas fasilitas, dan pengelola bangunan.
3. Prosedur Pemeliharaan Kebersihan
A. Sebelum Pembersihan
B. Pembersihan Toilet
C. Pembersihan Lanjutan
D. Pemeliharaan
4. Waktu Pelaksanaan
5. Dokumentasi
6. Pengesahan
Dibuat: Cleaning Supervisor
Disetujui: Facility Manager
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: QC-001
Judul: Panduan Quality Control Produk
Disahkan oleh: Kepala Produksi
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Departemen Produksi
1. Tujuan
Memastikan produk memenuhi standar kualitas perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Ruang Lingkup
SOP ini dilakukan oleh tim quality control (QC) di departemen produksi.
3. Proses Quality Control
A. Pengujian Produk
B. Tindakan Perbaikan Produk
C. Pencatatan Evaluasi Produk
4. Revisi
SOP ini dapat direvisi jika diperlukan. Perubahan harus disetujui oleh Kepala Produksi.
5. Pengesahan
Dibuat: Manajer Produksi
Disetujui: Kepala Produksi
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: HRD-001
Judul: Panduan Rekrutmen Karyawan
Disahkan oleh: Chief Human Resources Officer
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Human Resources Development
1. Tujuan
Menemukan kandidat terbaik, mengurangi waktu dan biaya rekrutmen, dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
2. Pelaksana
SOP ini akan diterapkan oleh tim rekrutmen di divisi Human Resources Development dan manajer terkait di divisi masing-masing.
3. Prosedur Rekrutmen Karyawan Baru
A. Perencanaan
B. Tahap Seleksi
C. Penerimaan Karyawan
4. Lampiran
Lampiran 1: Formulir permintaan karyawan baru.
Lampiran 2: Formulir data kandidat.
5. Pengesahan
Dibuat: Human Resources Manager
Diperiksa: Head of Human Resources
Disetujui: Chief Human Resources Officer
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: SM-001
Judul: Pembuatan Konten Media Sosial
Disahkan oleh: Head of Content
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Content
1. Tujuan
Memberikan arahan untuk membuat konten media sosial yang sesuai dengan standar dan brand guideline.
2. Pelaksana
Social Media Specialist
Social Media Lead
Graphic Designer
3. Pembuatan Konten Media Sosial
A. Pembuatan
B. Penayangan
C. Evaluasi
5. Pengesahan
Dibuat: Social Media Lead
Disetujui: Head of Content
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: Log-001
Judul: Panduan Pengantaran Barang
Disahkan oleh: Kepala Departemen Logistik
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Departemen Logistik
1. Tujuan
Menjamin pengantaran barang yang tepat waktu dan aman, serta mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang untuk menjaga kepuasan pelanggan.
2. Pelaksana
Tim Pengiriman
Departemen Logistik
Departemen Penjualan
Kurir
3. Panduan Pengantaran Barang
A. Penerimaan Pesanan
B. Persiapan Pengiriman
C. Pengantaran
4. Lampiran
5. Pengesahan
Dibuat: Supervisor Logistik
Disetujui: Kepala Departemen Logistik
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Nomor SOP: HRD-001
Judul: Pengajuan Cuti Karyawan
Disahkan oleh: Kepala Departemen HRD
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Departemen HRD
1. Tujuan
Mengatur prosedur pengajuan cuti yang efektif dan efisien sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2. Ruang Lingkup
Pelaksana SOP ini antara lain karyawan, departemen HRD, dan atasan divisi masing-masing.
3. Dasar Hukum
4. Prosedur Pengajuan Cuti
A. Pengajuan Cuti
B. Persetujuan Cuti
4. Pengesahan
Dibuat: Manajer HRD
Disetujui: Kepala Departemen HRD
Itu dia penjelasan tentang SOP perusahaan dan contoh-contoh yang tepat. SOP perusahaan yang baik dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas kerja.
Kunjungi Glints for Employers untuk membantu Anda mengelola tim dengan lebih efektif dan mengoptimalkan performa perusahaan Anda!