88,284 views

Pengertian SOP Perusahaan dan 12 Contoh SOP Kerja

Meidiana Aprilliani
Meidiana Aprilliani
1 February 2025
sop-perusahaan

Apakah perusahaan Anda sedang merapikan proses operasional, termasuk membenahi SOP perusahaan? Standard Operating Procedure (SOP) adalah standar baku, acuan untuk melakukan sebuah proses kerja dalam perusahaan.

SOP sangat penting untuk memastikan pelayanan atau tindakan operasional selalu seragam dan dinamis.

Jika sekarang adalah pertama kalinya perusahaan melakukan pembuatan SOP, simak langkah dan contoh SOP perusahaan yang telah Glints rangkum berikut ini!

Isi Artikel

Pengertian SOP Perusahaan

SOP adalah sekumpulan peraturan, pedoman, atau acuan yang dibuat oleh suatu perusahaan. 

Tujuannya, untuk menjadi panduan melaksanakan proses kerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing sumber daya manusia yang ada di perusahaan. 

SOP juga menjadi indikator penilaian kinerja baik itu bagi instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. 

Hal ini karena SOP telah dibuat sesuai dengan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural yang telah disesuaikan dengan proses kerja dan unit kerja yang terlibat. 

Ditambah lagi, SOP kerja sudah dibuat dengan urutan kronologis. Sehingga, sudah menjadi suatu prosedur acuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cara yang paling efektif. 

Fungsi SOP Perusahaan dan SOP Kerja

Merumuskan SOP di perusahaan memiliki tujuan yang positif baik bagi perusahaan maupun karyawan, terutama dalam menjalankan operasional perusahaan. Berikut fungsi SOP dalam perusahaan:

1. Menstandarisasi Proses Kerja

SOP kerja memastikan bahwa setiap langkah kerja dilakukan dengan cara yang sama, untuk mencapai konsistensi dan efisiensi dalam operasional.

2. Meningkatkan Kualitas

Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mempertahankan dan meningkatkan kualitas produk atau layanan dengan mengikuti prosedur yang telah teruji.

3. Memastikan Kepatuhan

SOP membantu perusahaan untuk memenuhi regulasi, standar industri, dan kebijakan internal yang berlaku, serta mengurangi risiko pelanggaran hukum.

4. Panduan Bagi Karyawan

Memberikan petunjuk yang jelas bagi karyawan tentang bagaimana cara melaksanakan tugas mereka dengan benar, terutama bagi karyawan baru.

5. Mengurangi Kesalahan dan Risiko

Dengan prosedur yang jelas, SOP kerja membantu mengurangi kemungkinan kesalahan dan risiko yang dapat merugikan perusahaan atau karyawan.

6. Meningkatkan Efisiensi

Dengan prosedur yang sistematis, SOP membantu mempercepat alur kerja dan meningkatkan produktivitas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan tepat.

7. Sebagai Alat Evaluasi

SOP memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja dan efektivitas prosedur yang ada, serta membuat perbaikan jika diperlukan.

8. Mendukung Keberlanjutan Operasional

SOP membantu menjaga kelangsungan operasional perusahaan meskipun terjadi pergantian karyawan atau perubahan dalam struktur organisasi.

Manfaat SOP Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, SOP punya beberapa manfaat sebagai berikut:

1. Menjadi Rujukan Terbaru Bagi Kegiatan Operasional

Hal ini sangat penting misalnya untuk penjualan, di mana selalu ada hal baru dari pasar baik itu tren ataupun cara baru yang lebih efektif. Adanya SOP perusahaan pun bisa membuat proses evaluasi lebih mudah.

2. Arsip Pelacakan Kegiatan Operasional, Penilaian, dan Perbaikan

SOP perusahaan menjadi bukti tertulis karena biasanya di dalamnya terdapat formulir kerja seperti berita acara, laporan kegiatan, bukti pengiriman, berita acara kunjungan, dan lain sebagainya. 

Dengan adanya bukti tertulis seperti ini, maka pelancakan jika suatu hari ditemukan kesalahan atau kekurangan akan jadi lebih mudah.

3. Merumuskan Aturan Bagi Karyawan

SOP dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengelola karyawan dengan baik. Dokumen ini mencakup langkah-langkah yang harus diikuti saat menjalankan tugas selama bekerja. Selain itu, SOP juga membantu perusahaan merancang aturan serta menetapkan sanksi bagi pelanggarnya

4. Mempermudah Karyawan Memahami Tanggung Jawab

SOP membantu karyawan memetakan peran dan posisi masing orang dalam perusahaan, seperti memahami tugas utama dan batasan pekerjaan mereka sesuai dengan posisi yang dijalankan.

5. Mempermudah Perusahaan Mencapai Target 

Langkah-langkah yang tercantum dalam dokumen SOP dirancang untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

6. Membantu Karyawan Baru Beradaptasi 

SOP merupakan dokumen yang menjelaskan alur kerja untuk setiap posisi. Dengan adanya SOP, meskipun terjadi perubahan karyawan atau masuk karyawan baru, mereka tetap dapat memahami peraturan, prosedur kerja, dan fungsi jabatan mereka di perusahaan.

7. Menghindari Terjadinya Kesalahan Besar

SOP perusahaan disusun untuk menghindari kelalaian prosedur atau kesalahan dalam pelaksanaan tugas. SOP dibuat sesuai dengan standar keamanan dan keselamatan bagi para karyawan.

Selain menerapkan SOP, Anda juga bisa membantu meningkatkan kinerja tim Anda dengan solusi HR komprehensif dari Glints, lho. Yuk, coba sekarang!

Prinsip Pembuatan SOP

contoh-sop

Prinsip-prinsip SOP menurut peraturan resmi pemerintah, seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PermenPANRB) Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan, mencakup beberapa poin utama sebagai berikut:

1. Kemudahan dan Kejelasan

SOP harus mudah dipahami oleh pihak yang terlibat, dengan bahasa dan tata cara yang jelas serta tidak menimbulkan multitafsir.

2. Efisiensi

SOP kerja dirancang untuk meminimalkan pemborosan sumber daya (waktu, tenaga, biaya), dengan tetap menjaga kualitas hasil yang diinginkan.

3. Efektivitas

SOP perlu dirancang untuk mencapai tujuan yang ditetapkan melalui langkah-langkah yang terorganisir dan fokus pada hasil yang diinginkan.

4. Keterukuran

Setiap prosedur yang ada dalam SOP perusahaan harus dapat diukur keberhasilannya melalui indikator tertentu.

5. Kesesuaian

SOP harus sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi, serta mendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan.

6. Keterpaduan

Prosedur operasional harus menyatukan berbagai fungsi dan tahapan yang saling terkait untuk memastikan kelancaran dan keterpaduan antarproses.

7. Kepatuhan Terhadap Hukum

SOP perusahaan harus disusun sesuai dengan ketentuan hukum, regulasi, dan kebijakan yang berlaku.

8. Dinamika dan Fleksibilitas

Prosedur operasional harus memiliki fleksibilitas yang memungkinkan penyesuaian terhadap perubahan situasi, kebutuhan, atau kebijakan baru, tanpa menyimpang dari aturan yang berlaku.

9. Berorientasi pada Pengguna

SOP harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengguna atau pelaksana, sehingga lebih mudah diimplementasikan.

10. Berbasis Teknologi

Bila memungkinkan, SOP dapat memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan prosedur.

Komponen SOP Perusahaan

Menurut PermenPAN RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang komponen utama yang harus ada dalam Standar Operasional Prosedur (SOP). Berikut adalah komponen-komponen tersebut:

  • Kepala/judul SOP Perusahaan: Berisi judul atau nama prosedur. Menyebutkan unit kerja atau perusahaan yang bertanggung jawab atas SOP tersebut.
  • Dasar hukum: Memuat peraturan perundang-undangan, kebijakan, atau pedoman yang menjadi dasar penyusunan SOP.
  • Keterkaitan: Menjelaskan hubungan SOP dengan prosedur lain yang relevan, termasuk unit atau pihak yang terlibat.
  • Tujuan: Menjelaskan hasil yang ingin dicapai dari pelaksanaan prosedur.
  • Ruang lingkup: Menguraikan batasan atau cakupan dari SOP, termasuk pihak-pihak yang terlibat.
  • Definisi: Menjelaskan istilah-istilah teknis atau khusus yang digunakan dalam SOP untuk menghindari kesalahpahaman.
  • Referensi: Daftar dokumen, panduan, atau sumber lain yang digunakan sebagai acuan dalam penyusunan SOP.
  • Prosedur: Uraian langkah-langkah atau tahapan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan SOP. Disertai dengan rincian tanggung jawab setiap pihak yang terlibat.
  • Lampiran: Berisi dokumen pendukung seperti formulir, tabel, diagram alur (flow chart), atau panduan teknis lain yang terkait dengan SOP.
  • Indikator dan evaluasi: Menyebutkan indikator keberhasilan pelaksanaan SOP dan cara untuk mengevaluasi efektivitasnya.
  • Tanggal efektif dan revisi: Memuat informasi tentang kapan SOP mulai diberlakukan dan kapan terakhir kali diperbarui.
  • Pengesahan: Tanda tangan atau stempel dari pihak yang berwenang yang menyetujui dan mengesahkan SOP tersebut.

Langkah Membuat SOP Perusahaan

Berikut langkah-langkah membuat SOP yang perlu Anda pahami:

1. Membuat Tim Penyusun SOP

Langkah pertama untuk membuat SOP adalah membuat tim khusus yang akan menyusun SOP ini. 

Umumnya, untuk menyusun SOP perusahaan diperlukan tim ahli yang kompeten di bidangnya masing-masing. Hal ini tentu disesuaikan dengan SOP apa yang mau dibuat.

2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Untuk mewujudkan tujuan dari SOP yaitu menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam konsisten dan efisien, tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan dengan seksama. 

Hal ini bisa dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga ke tangan pengguna akhir. 

Dari pengamatan ini akan diperoleh data yang yang bisa digunakan untuk menyusun SOP, misalnya durasi proses kerja, siapa saja sumber daya manusia yang terlibat dan lain-lain.

3. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja (Flow Chart)

Setelah terkumpul semua data yang dibutuhkan untuk menyusun SOP, kini saatnya untuk mulai membuat alur kerja. 

Dalam proses ini, mungkin tidak sekali jadi, perlu beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien. 

Hal terpenting yang ada dalam alur kerja adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan. 

Tak lupa, penting untuk menuliskan posisi dan dan nama person in charge (PIC) di tiap proses kerja. 

4. Simulasi SOP

Sebelum ditetapkan sebagai SOP yang berlaku di perusahaan, maka perlu disimulasikan terlebih dulu dalam kondisi sebenarnya. 

Dengan adanya simulasi ini, bisa dilakukan evaluasi tahap akhir terhadap flow chart yang sudah dibuat sebelum SOP ditetapkan menjadi dokumen legal.

5. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah melalui proses simulasi, jika ada ditemukan kekurangan, tim penyusun SOP harus langsung melakukan evaluasi dan review ulang. 

Bahkan, jika diperlukan bisa dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang ada tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan. 

6. SOP Disetujui

Jika dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus, sudah efisien dan tidak ada lagi masalah maka bisa minta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. 

Pihak ini bisa jadi pimpinan tertinggi di perusahaan, lembaga atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP. 

7. Sosialisasi SOP

Untuk memastikan SOP yang dibuat tidak mengalami kendala di tahap penerapan maka penting sekali untuk melakukan sosialisasi SOP. 

Hal yang penting untuk dipastikan adalah semua PIC yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP ini secara detail. 

Contoh SOP Perusahaan dan SOP Kerja

Untuk membantu Anda membuat SOP dengan tepat, berikut contoh SOP perusahaan yang bisa dijadikan referensi.

1.  Contoh SOP Perusahaan untuk Produksi di Pabrik Manufaktur

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: STD-001
Judul: Prosedur Produksi Barang Jadi
Disahkan oleh: Kepala Produksi
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Divisi Produksi

Tujuan: Memastikan proses produksi barang jadi berjalan secara efisien, efektif, dan sesuai standar kualitas yang telah ditetapkan.

Prosedur Kerja

A. Persiapan Produksi

  1. Pastikan semua alat dan mesin dalam kondisi siap pakai (cek kelayakan mesin).
  2. Periksa dan pastikan bahan baku telah tersedia sesuai dengan kebutuhan produksi.
  3. Kenakan alat pelindung diri (APD) sebelum memasuki area produksi.

B. Proses Produksi

  1. Masukkan bahan baku ke mesin sesuai spesifikasi yang telah ditentukan.
  2. Jalankan mesin sesuai dengan instruksi kerja (manual operasi mesin).
  3. Pantau proses produksi untuk memastikan tidak ada gangguan teknis.
  4. Lakukan pemeriksaan kualitas (Quality Control) secara berkala pada setiap tahap produksi.

C. Pengemasan Barang Jadi

  1. Pastikan barang jadi telah lolos pemeriksaan kualitas akhir.
  2. Kemasi barang jadi menggunakan material pengemasan yang sesuai.
  3. Label barang jadi dengan informasi lengkap (nama produk, tanggal produksi, tanggal kedaluwarsa, dll.).

D. Pembersihan dan Dokumentasi

  1. Bersihkan area produksi dan matikan mesin setelah selesai digunakan.
  2. Catat jumlah barang jadi yang dihasilkan, termasuk barang yang tidak memenuhi standar.

Dibuat: Manager Produksi

Diperiksa: Kepala Bagian Produksi

Disetujui: Direktur

2. Contoh SOP Kerja Bagian Administrasi

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: ADM-001
Judul: Prosedur Kerja Administrasi Harian
Disahkan oleh: Manajer Administrasi
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Divisi Administrasi

1. Tujuan

Memastikan pelaksanaan tugas administrasi harian berjalan secara efisien, terstruktur, dan sesuai dengan standar perusahaan.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh staf administrasi dalam melaksanakan tugas-tugas harian di Divisi Administrasi.

3. Dasar Hukum

  1. Peraturan Perusahaan Nomor 05/2023 tentang Tata Kelola Administrasi
  2. Standar ISO 9001:2015 terkait manajemen dokumen

4. Definisi

  1. Dokumen: Surat, laporan, atau berkas lain yang dikelola oleh Divisi Administrasi.
  2. Pengarsipan: Proses penyimpanan dokumen dalam sistem manual atau digital.

5. Prosedur

A. Persiapan Kerja

  1. Hadir tepat waktu di tempat kerja sesuai jadwal yang ditentukan.
  2. Aktifkan perangkat kerja, seperti komputer dan sistem administrasi, untuk memastikan semua alat siap digunakan.
  3. Periksa agenda kerja harian dan prioritaskan tugas berdasarkan urgensi.

B. Pelaksanaan Tugas Administrasi

  1. Terima dan verifikasi dokumen masuk sesuai dengan prosedur yang berlaku.
  2. Lakukan pencatatan dokumen ke dalam sistem administrasi perusahaan.
  3. Siapkan laporan harian yang mencakup aktivitas administrasi, termasuk korespondensi dan pencatatan dokumen.
  4. Kirim dokumen keluar dengan memastikan kelengkapan dan keabsahannya.

C. Pengarsipan

  1. Simpan dokumen sesuai dengan kategori yang telah ditetapkan (misalnya, keuangan, personalia, operasional).
  2. Gunakan sistem penyimpanan digital atau manual sesuai dengan standar perusahaan.
  3. Periksa ulang dokumen untuk memastikan tidak ada kekeliruan sebelum pengarsipan.

D. Penyelesaian dan Laporan

  1. Pastikan semua tugas harian selesai sebelum akhir waktu kerja.
  2. Serahkan laporan harian kepada supervisor untuk ditinjau.
  3. Catat setiap kendala atau hambatan yang terjadi selama pelaksanaan tugas.

6. Pengesahan

Dibuat: Manager Administrasi

Diperiksa: Kepala Divisi Operasional

Disetujui: Direktur

3. Contoh SOP Kerja Jam Lembur

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: LBR-001
Judul: Prosedur Pengaturan Jam Lembur
Disahkan oleh: Kepala Divisi SDM
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Semua Divisi

1. Tujuan

Menjamin pelaksanaan kerja lembur dilakukan secara tertib dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta memberikan kompensasi yang adil kepada karyawan.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku bagi seluruh karyawan perusahaan yang bekerja di luar jam kerja normal atas persetujuan atasan langsung.

3. Prosedur Kerja

A. Pengajuan Lembur

  1. Karyawan atau tim yang membutuhkan tambahan waktu kerja harus mengajukan permohonan lembur kepada atasan langsung minimal 1 hari sebelum pelaksanaan.
  2. Atasan langsung memverifikasi alasan kebutuhan lembur dan jumlah waktu yang diperlukan.
  3. Jika disetujui, atasan menandatangani Formulir Persetujuan Lembur dan mengirimkannya ke HRD.

B. Pelaksanaan Kerja Lembur

  1. Karyawan yang lembur wajib mencatat jam masuk dan jam keluar lembur di sistem absensi atau formulir manual.
  2. Pastikan area kerja aman dan peralatan pendukung sudah siap digunakan.
  3. Jam lembur tidak boleh melebihi 3 jam per hari atau 14 jam per minggu sesuai dengan peraturan.
  4. Selama lembur, karyawan berhak atas waktu istirahat setidaknya 30 menit setiap 4 jam kerja tambahan.

C. Penghitungan dan Pembayaran Lembur

  1. HRD melakukan penghitungan upah lembur berdasarkan data presensi dan formulir lembur yang disetujui.
  2. Kompensasi lembur dihitung dengan perhitungan berikut:
  3. Jam pertama: 1,5 kali upah per jam.
  4. Jam berikutnya: 2 kali upah per jam.
  5. Pembayaran upah lembur dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji bulanan.

D. Laporan dan Evaluasi

  1. Atasan langsung menyusun laporan hasil kerja lembur dan menyerahkannya ke HRD.
  2. HRD melakukan evaluasi berkala untuk memastikan pelaksanaan lembur berjalan sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Keterkaitan

  1. SOP ini berhubungan dengan:
  2. Kebijakan Manajemen Waktu Kerja
  3. SOP Penanganan Presensi dan Absensi

5. Lampiran

Lampiran 1: Formulir Persetujuan Lembur

6. Pengesahan

Dibuat: Kepala Divisi SDM

Disetujui: Direktur

4.  SOP Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) 

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: K3-001
Judul: Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Disahkan oleh: Kepala Divisi K3
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Semua Divisi

1. Tujuan

Memastikan keselamatan dan kesehatan seluruh karyawan di tempat kerja dengan menerapkan langkah-langkah pencegahan terhadap risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk semua karyawan, kontraktor, dan tamu yang berada di area kerja perusahaan.

3. Prosedur Kerja

A. Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD)

  1. Karyawan wajib menggunakan APD yang sesuai dengan tugas masing-masing, seperti helm, sarung tangan, kacamata pelindung, atau sepatu keselamatan.
  2. Periksa kondisi APD sebelum digunakan untuk memastikan fungsinya dalam keadaan baik.
  3. Laporkan APD yang rusak atau tidak layak pakai kepada supervisor untuk penggantian.

B. Pemeriksaan dan Pemeliharaan Alat Kerja

  1. Sebelum bekerja, pastikan semua peralatan telah diperiksa oleh teknisi yang berwenang.
  2. Hindari penggunaan alat kerja yang mengalami kerusakan atau tidak memenuhi standar keselamatan.
  3. Lakukan perawatan alat kerja secara berkala sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

C. Prosedur Darurat

  1. Jika terjadi kecelakaan atau keadaan darurat, segera laporkan ke petugas K3 atau supervisor terdekat.
  2. Ikuti jalur evakuasi yang telah ditentukan dan menuju titik kumpul dengan tertib.
  3. Gunakan alat pemadam kebakaran atau fasilitas darurat lainnya sesuai pelatihan yang telah diberikan.

D. Pelaporan Kecelakaan Kerja

  1. Setiap kecelakaan kerja harus segera dilaporkan ke Divisi K3 menggunakan formulir pelaporan yang tersedia.
  2. Divisi K3 akan melakukan investigasi dan menyusun laporan kejadian untuk menentukan langkah pencegahan di masa depan.

E. Penyuluhan dan Pelatihan K3

  1. Karyawan wajib mengikuti pelatihan keselamatan kerja yang diselenggarakan oleh perusahaan secara berkala.
  2. Divisi K3 bertanggung jawab menyelenggarakan simulasi tanggap darurat minimal dua kali dalam setahun.

4. Lampiran

Lampiran 1: Peta Jalur Evakuasi

Lampiran 2: Formulir Pelaporan Kecelakaan Kerja

5. Pengesahan

Dibuat: Kepala Divisi K3

Diperiksa: Kepala Divisi Operasional

Disetujui: Direktur Operasional

5. SOP Perusahaan Divisi Manajemen Proyek

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: MP-001
Judul: Prosedur Manajemen Proyek
Disahkan oleh: Kepala Divisi Proyek
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Divisi Proyek

1. Tujuan

Menjamin pelaksanaan proyek berjalan secara efisien, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran serta kualitas yang telah ditetapkan.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk semua proyek yang dikelola oleh perusahaan, mulai dari tahap perencanaan hingga penutupan proyek.

3. Prosedur Kerja

A. Perencanaan Proyek

  1. Identifikasi tujuan dan lingkup proyek berdasarkan kebutuhan klien atau perusahaan.
  2. Susun rencana proyek yang mencakup:
  3. Waktu (timeline).
  4. Anggaran (budget).
  5. Sumber daya (personel, material, alat).
  6. Tetapkan dokumen Project Charter sebagai panduan resmi pelaksanaan proyek.
  7. Dapatkan persetujuan dari pihak manajemen atau klien sebelum memulai proyek.

B. Pelaksanaan Proyek

  1. Bentuk tim proyek dengan tugas dan tanggung jawab yang jelas.
  2. Koordinasikan aktivitas proyek sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
  3. Lakukan pemantauan harian terhadap progres pekerjaan, baik secara manual maupun menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.
  4. Pastikan pengelolaan risiko dilakukan secara berkala untuk mengantisipasi kendala yang mungkin terjadi.

C. Monitoring dan Evaluasi

  1. Lakukan rapat mingguan untuk mengevaluasi pencapaian, kendala, dan langkah selanjutnya.
  2. Bandingkan progres aktual dengan rencana proyek (baseline) dan lakukan penyesuaian jika diperlukan.
  3. Catat setiap perubahan dalam Change Request Log dan dapatkan persetujuan sebelum mengimplementasikannya.

D. Penutupan Proyek

  1. Lakukan peninjauan akhir terhadap hasil proyek untuk memastikan bahwa semua tujuan telah tercapai sesuai dengan standar kualitas.
  2. Serahkan hasil akhir proyek kepada klien atau pihak yang berkepentingan melalui dokumen serah terima.
  3. Buat laporan akhir proyek yang mencakup:
    • Ringkasan hasil proyek
    • Anggaran yang digunakan
    • Masalah dan solusi yang diterapkan
  4. Arsipkan semua dokumen proyek ke dalam sistem pengelolaan dokumen perusahaan.

4. Lampiran

Lampiran 1: Template Project Charter.

Lampiran 2: Format Laporan Akhir Proyek.

5. Pengesahan

Dibuat: Kepala Divisi Proyek

Disetujui: Direktur Operasional

6. Contoh SOP Perusahaan Menghadapi Keluhan Pelanggan 

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: CS-001
Judul: Penanganan Keluhan Pelanggan
Disahkan oleh: Kepala Divisi Customer Service
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Customer Service

1. Tujuan

Menangani keluhan pelanggan secara profesional dan efisien. Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penyelesaian masalah yang cepat dan efektif. 

2. Ruang Lingkup 

SOP ini berlaku untuk divisi Customer Service dan semua karyawan yang berinteraksi dengan pelanggan.

3. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan

A. Penerimaan Keluhan

  1. Terima keluhan pelanggan melalui telepon, email, atau media sosial.
  2. Catat tanggal, waktu, dan rincian keluhan.

B. Evaluasi Keluhan

  1. Identifikasi jenis keluhan (produk, layanan, atau lainnya).
  2. Tentukan tingkat kesulitan dan urgensi.

C. Penanganan Awal

  1. Berikan respons awal kepada pelanggan dalam waktu 2 jam.
  2. Berikan penjelasan dan solusi sementara (jika memungkinkan).

D. Investigasi dan Penyelesaian

  1. Lakukan investigasi untuk menemukan penyebab masalah.
  2. Berikan solusi yang tepat dan efektif.
  3. Komunikasikan solusi kepada pelanggan.

E. Survey Kepuasan Pelanggan

  1. Pastikan pelanggan puas dengan solusi yang diberikan.
  2. Minta umpan balik untuk perbaikan.

4. Kebutuhan

  1. Informasi produk agar petugas customer service bisa menjawab keluhan pelanggan. 
  2. Akses media sosial dan akun WhatsApp resmi perusahaan. 
  3. Formulir keluhan pelanggan. 

5. Pengesahan

Dibuat: Customer Service Specialist 

Disetujui: Kepala Divisi Customer Service

7. Contoh SOP Kerja Kebersihan Toilet

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: FM-001

Judul: Pemeliharaan Kebersihan Toilet

Disahkan oleh: Facility Manager

Tanggal Efektif: 1 Januari 2025

Unit Kerja: Facility Management 

1. Tujuan

Menjaga kebersihan dan kenyamanan toilet untuk pengunjung agar citra perusahaan tetap terjaga. 

2. Ruang Lingkup 

SOP kerja ini berlaku untuk petugas kebersihan, petugas fasilitas, dan pengelola bangunan. 

3. Prosedur Pemeliharaan Kebersihan 

A. Sebelum Pembersihan

  1. Periksa kondisi toilet dan laporkan kerusakan kepada pengelola bangunan.
  2. Siapkan peralatan dan bahan kebersihan (sapu, ember, pembersih, dll.).
  3. Gunakan seragam dan peralatan keselamatan (sarung tangan, masker).

B. Pembersihan Toilet

  1. Bersihkan lantai dengan sapu dan pembersih.
  2. Bersihkan dinding, cermin, dan peralatan dengan pembersih.
  3. Bersihkan toilet, urinoir, dan wastafel.
  4. Ganti tisu toilet dan sabun.
  5. Kosongkan tempat sampah dan ganti kantong sampah.

C. Pembersihan Lanjutan

  1. Semprotkan disinfektan pada seluruh area toilet.
  2. Bersihkan area sekitar toilet (koridor, tangga, dll.).
  3. Periksa dan atur suhu AC/ventilasi.

D. Pemeliharaan

  1. Periksa kondisi toilet setiap jam.
  2. Lakukan pembersihan tambahan jika diperlukan.
  3. Laporkan kerusakan atau kekurangan bahan atau alat kebersihan.

4. Waktu Pelaksanaan

  1. Pagi: 08.00-09.00 WIB
  2. Siang: 12.00-13.00 WIB
  3. Sore: 16.00-17.00 WIB

5. Dokumentasi

  1. Catat waktu pembersihan dan kegiatan.
  2. Laporkan temuan atau kerusakan kepada pengelola bangunan.
  3. Simpan catatan untuk evaluasi dan perbaikan.

6. Pengesahan 

Dibuat: Cleaning Supervisor

Disetujui: Facility Manager

8. SOP Kerja Quality Control Produk

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: QC-001

Judul: Panduan Quality Control Produk

Disahkan oleh: Kepala Produksi

Tanggal Efektif: 1 Januari 2025

Unit Kerja: Departemen Produksi

1. Tujuan

Memastikan produk memenuhi standar kualitas perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. 

2. Ruang Lingkup

SOP ini dilakukan oleh tim quality control (QC) di departemen produksi.

3. Proses Quality Control

A. Pengujian Produk

  1. Inspeksi visual (penampilan, kerusakan, dll.).
  2. Pengujian fungsi dan kinerja.
  3. Pengujian keselamatan dan keamanan.
  4. Pengujian kompatibilitas dengan standar industri.

B. Tindakan Perbaikan Produk

  1. Identifikasi penyebab kerusakan.
  2. Lakukan perbaikan atau penggantian produk.
  3. Berikan pelatihan kepada petugas produksi.
  4. Perbarui prosedur produksi jika diperlukan.

C. Pencatatan Evaluasi Produk

  1. Catat hasil pengujian dan tindakan perbaikan.
  2. Simpan dokumen pengujian. 
  3. Laporkan hasil pengujian kepada manajemen.

4. Revisi

SOP ini dapat direvisi jika diperlukan. Perubahan harus disetujui oleh Kepala Produksi.

5. Pengesahan 

Dibuat: Manajer Produksi

Disetujui: Kepala Produksi

9. Contoh SOP Perusahaan untuk Rekrutmen Karyawan 

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: HRD-001

Judul: Panduan Rekrutmen Karyawan

Disahkan oleh: Chief Human Resources Officer

Tanggal Efektif: 1 Januari 2025

Unit Kerja: Human Resources Development

1. Tujuan

Menemukan kandidat terbaik, mengurangi waktu dan biaya rekrutmen, dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

2. Pelaksana

SOP ini akan diterapkan oleh tim rekrutmen di divisi Human Resources Development dan manajer terkait di divisi masing-masing. 

3. Prosedur Rekrutmen Karyawan Baru

A. Perencanaan 

  1. Supervisor divisi terkait mengajukan permintaan karyawan pada divisi HRD. 
  2. Mengidentifikasi kebutuhan posisi dan kualifikasi.
  3. Membuat job description dan spesifikasi karyawan.
  4. Membuat iklan lowongan kerja di situs web, media sosial, dan portal kerja.

B. Tahap Seleksi 

  1. Mengevaluasi dan memilih dokumen lamaran berdasarkan kualifikasi.
  2. Melakukan tes bakat dan pengetahuan (jika diperlukan).
  3. Mengidentifikasi kandidat potensial.
  4. Menjadwalkan wawancara dengan kandidat.
  5. Melakukan wawancara dengan tim rekrutmen dan supervisor divisi terkait. 
  6. Mengevaluasi kandidat berdasarkan jawaban dan perilaku.
  7. Mengumpulkan hasil wawancara.
  8. Memilih kandidat terbaik atas diskusi bersama supervisor divisi terkait. 
  9. Melakukan pengecekan referensi (jika diperlukan).

C. Penerimaan Karyawan

  1. Mengirimkan penawaran kerja kepada kandidat terpilih.
  2. Menerima konfirmasi dari kandidat.
  3. Mengatur proses penerimaan dan orientasi karyawan baru. 

4. Lampiran

Lampiran 1: Formulir permintaan karyawan baru.

Lampiran 2: Formulir data kandidat.

5. Pengesahan

Dibuat: Human Resources Manager

Diperiksa: Head of Human Resources

Disetujui: Chief Human Resources Officer

10. SOP Pembuatan Konten Media Sosial 

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: SM-001

Judul: Pembuatan Konten Media Sosial

Disahkan oleh: Head of Content

Tanggal Efektif: 1 Januari 2025

Unit Kerja: Content

1. Tujuan

Memberikan arahan untuk membuat konten media sosial yang sesuai dengan standar dan brand guideline. 

2. Pelaksana

Social Media Specialist

Social Media Lead

Graphic Designer

3. Pembuatan Konten Media Sosial

A. Pembuatan

  1. Social Media Specialist meriset topik dan tren terkini.
  2. Social Media Specialist membuat content plan untuk 1 bulan ke depan. 
  3. Social Media Specialist membuat content brief berisikan arahan konten dan referensi. 
  4. Social Media Specialist memberikan content brief pada Graphic Designer. 
  5. Graphic Designer membuat desain sesuai dengan brief. 
  6. Social Media Specialist melakukan review konten dan desain.
  7. Graphic Designer melakukan penyesuaian bila terdapat revisi. 
  8. Social Media Lead memberikan approval untuk konten. 

B. Penayangan 

  1. Social Media Specialist mengatur jadwal posting.
  2. Social Media Specialist meng-upload konten ke media sosial.
  3. Social Media Specialist berinteraksi dengan audiens di media sosial. 

C. Evaluasi

  1. Evaluasi kinerja konten dilakukan setiap bulan.
  2. Social Media Specialist membuat report kinerja konten (like, share, save, dll). 
  3. Social Media Specialist mengidentifikasi area perbaikan konten. 

5. Pengesahan

Dibuat: Social Media Lead

Disetujui: Head of Content

11. Contoh SOP Kerja untuk Pengantaran Barang

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: Log-001

Judul: Panduan Pengantaran Barang

Disahkan oleh: Kepala Departemen Logistik

Tanggal Efektif: 1 Januari 2025

Unit Kerja: Departemen Logistik

1. Tujuan

Menjamin pengantaran barang yang tepat waktu dan aman, serta mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang untuk menjaga kepuasan pelanggan. 

2. Pelaksana

Tim Pengiriman

Departemen Logistik

Departemen Penjualan

Kurir

3. Panduan Pengantaran Barang

A. Penerimaan Pesanan

  1. Terima pesanan pengiriman dari departemen penjualan.
  2. Periksa detail pesanan (alamat, jumlah barang, dll.).
  3. Cetak dokumen pengiriman.

B. Persiapan Pengiriman

  1. Pilih kendaraan yang sesuai.
  2. Periksa kondisi kendaraan.
  3. Pastikan barang dikemas dengan baik.
  4. Muat barang dengan benar, ikat barang dengan aman jika diperlukan.

C. Pengantaran 

  1. Berangkat ke lokasi pengiriman.
  2. Menghubungi penerima sebelum kedatangan.
  3. Serahkan barang kepada penerima.
  4. Dapatkan tanda terima.
  5. Simpan dokumen pengiriman dan tanda terima.

4. Lampiran

  1. Formulir pengajuan pengiriman.
  2. Dokumen pengiriman.
  3. Tanda terima.
  4. Pedoman pengemasan dan pengiriman.

5. Pengesahan

Dibuat: Supervisor Logistik

Disetujui: Kepala Departemen Logistik

12. Contoh SOP Pengajuan Cuti Karyawan

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: HRD-001

Judul: Pengajuan Cuti Karyawan

Disahkan oleh: Kepala Departemen HRD

Tanggal Efektif: 1 Januari 2025

Unit Kerja: Departemen HRD

1. Tujuan

Mengatur prosedur pengajuan cuti yang efektif dan efisien sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

2. Ruang Lingkup

Pelaksana SOP ini antara lain karyawan, departemen HRD, dan atasan divisi masing-masing.

3. Dasar Hukum 

  1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
  2. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023.

4. Prosedur Pengajuan Cuti 

A. Pengajuan Cuti 

  1. Pengajuan cuti dilakukan 2-3 hari sebelum cuti. 
  2. Karyawan mengisi formulir pengajuan cuti.
  3. Melampirkan dokumen pendukung (surat dokter, bukti kelahiran/anak, dll.).
  4. Mengajukan permohonan kepada atasan langsung.

B. Persetujuan Cuti

  1. Atasan memeriksa kesesuaian jadwal cuti.
  2. Meng-approve atau menolak pengajuan cuti.
  3. Menginformasikan keputusan kepada karyawan.

4.  Pengesahan

Dibuat: Manajer HRD

Disetujui: Kepala Departemen HRD

Itu dia penjelasan tentang SOP perusahaan dan contoh-contoh yang tepat. SOP perusahaan yang baik dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas kerja. 

Kunjungi Glints for Employers untuk membantu Anda mengelola tim dengan lebih efektif dan mengoptimalkan performa perusahaan Anda! 

Rekrut secara Tepat Lebih Cepat bersama Glints!
Bangun tim Anda lebih mudah mulai hari ini! Temukan kandidat berkualitas sesuai kualifikasi Anda dengan efisien bersama Glints. Jadwalkan konsultasi gratis dengan mengisi formulir ini.