9 Metode Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja (Manpower Planning)
Saat menghitung kebutuhan tenaga kerja atau manpower planning, Anda menyusun rencana ketenagakerjaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi di masa depan, yang disesuaikan dengan rencana pencapaian tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Pokok perencanaan tenaga kerja adalah efisiensi dengan mengoptimalkan sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki perusahaan dan merekrut sesuai kebutuhan.
Manajemen tenaga kerja yang baik memiliki beberapa manfaat penting bagi sebuah perusahaan. Berikut adalah tiga manfaat utama beserta penjelasannya singkat:
Manajemen tenaga kerja yang baik membantu meningkatkan produktivitas perusahaan. Dengan mengelola tenaga kerja secara efisien, perusahaan dapat memastikan bahwa pekerjaan diberikan kepada orang yang tepat dengan keterampilan yang sesuai.
Selain itu, manajemen yang baik juga memperhatikan alokasi waktu dan sumber daya yang efektif, menghindari tumpang tindih tugas, dan memastikan bahwa karyawan memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efisien.
Hal ini membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas keseluruhan perusahaan.
Manajemen tenaga kerja yang baik juga berkontribusi terhadap retensi karyawan yang baik. Dengan memberikan lingkungan kerja yang positif dan mendukung, perusahaan dapat menciptakan iklim organisasi yang memotivasi karyawan untuk tetap tinggal dan berkontribusi secara maksimal.
Manajemen yang baik melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan, memberikan umpan balik dan pengakuan yang tepat, serta menawarkan peluang pengembangan dan kenaikan jabatan.
Dengan demikian, perusahaan dapat mempertahankan karyawan yang berbakat dan berpengalaman, mengurangi biaya rekrutmen dan pelatihan ulang, serta membangun kestabilan organisasi jangka panjang.
Manajemen tenaga kerja yang baik membantu mengurangi konflik dan stres di tempat kerja. Dengan komunikasi yang efektif, pemimpin yang baik dapat memfasilitasi komunikasi yang baik antara karyawan, membangun hubungan tim yang kuat, dan mengatasi masalah sebelum menjadi konflik yang merugikan.
Selain itu, manajemen yang baik juga menerapkan kebijakan dan prosedur yang adil, transparan, dan konsisten, yang mengurangi ketidakpastian dan ketegangan di antara karyawan.
Dengan menciptakan lingkungan kerja yang harmonis, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan karyawan, mempromosikan kerja tim yang efektif, dan mengurangi tingkat stres yang dapat memengaruhi kesejahteraan dan produktivitas karyawan. Untuk itu, Anda perlu membuat perkiraan kebutuhan SDM di seluruh divisi dalam satu tahun mendatang.
Setiap manajer divisi/departemen memperkirakan kebutuhan tenaga kerja masing-masing, yang didasarkan pada pengalaman dan pengetahuan mereka mengenai beban kerja serta efisiensi tenaga kerja. Selanjutnya, manajemen tingkat atas menghimpun dan menyetujui perkiraan kebutuhan karyawan untuk setiap divisi.
Metode ini cepat dan mudah dilakukan, namun cenderung subjektif sebab mendasarkan pada pengalaman setiap manajer, tidak secara terukur. Karena itu, metode ini lebih cocok untuk perusahaan berskala kecil.
Metode ini menganalisis waktu kerja untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja. Manajer menghitung unit pekerjaan yang direncanakan dan waktu standar per unit. Contohnya:
| Output pekerjaan yang direncanakan setahun: 100.000 unit Waktu kerja standar per unit: 2 jam Jam yang dibutuhkan: 2 x 100.000 = 200.000 jam Waktu kerja produktif per pekerja setahun: 2.000 jam Jumlah pekerja yang dibutuhkan: 200.000/2.000 = 100 orang Metode ini lebih cocok untuk jenis pekerjaan manual dan berulang, atau yang sifatnya tidak berubah-ubah. |
Model matematika menganalisis hubungan antara variabel bebas dan variabel terikat untuk mengungkap berbagai faktor yang memengaruhi kebutuhan tenaga kerja dalam bentuk formula (rumus) matematis.
Beberapa pemodelan yang sering digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja adalah model regresi, optimasi, dan probabilistik. Metode hitung ini sangat kompleks dan hanya cocok untuk perusahaan besar.
Dengan metode ini, Anda mencatat kebutuhan tenaga kerja dalam kurun beberapa tahun ke belakang, misalnya 5 tahun. Anda dapat menghitung karyawan setiap akhir tahun dan membuat grafik sederhana yang menggambarkan data jumlah karyawan.
Dari grafik tersebut dapat diketahui pola/tren jumlah penambahan tenaga kerja dari tahun ke tahun. Dengan berkaca pada data masa lalu, Anda dapat membuat perkiraan kebutuhan tenaga kerja untuk setahun ke depan.
Metode ini merupakan model hitung sederhana dengan membandingkan faktor-faktor terukur yang dipengaruhi oleh tenaga kerja, misalnya pendapatan atau laba usaha. Contohnya:
| Jumlah karyawan tahun lalu 200 orang, menghasilkan pendapatan tahunan perusahaan Rp200 miliar. Maka rasio 1:1 atau 1 orang:Rp1 miliar. Dengan demikian, jika target pendapatan tahun ini Rp250 miliar, maka perkiraan kebutuhan karyawan baru adalah 50 orang. |
Ini merupakan metode menghitung kebutuhan tenaga kerja melalui survei terhadap para ahli di perusahaan. Dalam survei ini, Anda bisa meminta pendapat mereka berdasarkan pengalaman mereka di organisasi.
Dari hasil survei, Anda membuat kesimpulan tentang perkiraan kebutuhan karyawan, kemudian mengirimkan kembali ke mereka melalui survei. Cara ini dilakukan berulang hingga tercapai konsensus di antara para ahli mengenai perkiraan yang mendekati akurat.
Metode sederhana ini menganalisis demografi tenaga kerja di perusahaan, seperti jumlah karyawan, sebaran, posisi jabatan, dan usia. Analisis ini akan memberikan gambaran kebutuhan karyawan baru. Anda dapat menghitung berapa tenaga kerja pengganti untuk karyawan yang akan pensiun atau habis masa kontraknya.
Dalam metode ini, Anda menghitung sejumlah metrik ketenagakerjaan, seperti tingkat turnover, tingkat retensi, biaya tenaga kerja, biaya rekrutmen, tingkat produktivitas, dan lain-lain. Dengan menghitung angka-angka tersebut, Anda merencanakan kebutuhan staf di masa depan.
Metode ini menggunakan anggaran sebagai dasar perencanaan tenaga kerja. Kebutuhan penambahan karyawan baru menyesuaikan anggaran rekrutmen dan upah/gaji karyawan yang dialokasikan oleh manajemen perusahaan. Dalam hal ini, manajer divisi hanya menjalankan keputusan dari pimpinan perusahaan.
