9 Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP1, SP2, SP3), Pahami Aturannya!

Surat Peringatan Karyawan merupakan contoh bentuk ultimatum tertulis dari perusahaan kepada karyawan yang dianggap perlu ditindak. Misalnya, terbukti melakukan tidakan indisipliner atau telah melakukan kesalahan fatal. Meski begitu, membuat Surat Peringatan (SP) memiliki regulasi, ketentuan, dan struktur yang penting untuk dipenuhi. 

Untuk membantu Anda membuat SP yang tepat, berikut Glints for Employers rangkum panduan hingga contoh template Surat Peringatan Karyawan di bawah ini. 

---

Tujuan Dibuatnya Surat Peringatan (SP)

Dikeluarkannya SP karyawan ini diharapkan dapat berfungsi sebagai pengingat dan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilakunya. Lumrahnya, kebijakan pemberian surat teguran baru akan diambil ketika manajer sudah memberikan teguran lisan kepada karyawan yang bersangkutan. 

Jika karyawan mendapat Surat Peringatan 1 (SP 1) kemudian Surat Peringatan 2 (SP 2) dan Surat peringatan 3 (SP 3) secara berturut-turut, status kerja karyawan di dalam suatu perusahaan dapat diputus. Jadi, pastikan karyawan memahami tahapan pemberian surat peringatan ini.

---

Regulasi Mengenai Pemberian Surat Peringatan Karyawan

Merujuk pada pasal 161 UU Ketenagakerjaan, karyawan tidak dapat diberhentikan begitu saja meski mereka membuat pelanggaran sekalipun. Karyawan perlu diberi SP 1 hingga SP 3 baru dapat diputus status kerjanya. Kecuali, jika memang pemberhentian kerja secara sepihak sudah tercantum di surat perjanjian kerja sebelumnya.

Seperti yang tercantum di Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan:

“Pengusaha sebagai pemberi kerja, serikat pekerja, dan pemerintah berupaya agar jangan sampai terjadi pemutusan hubungan kerja sepihak.”

---

Ketentuan Pemberian Surat Peringatan

Ada beberapa kaidah yang perlu diperhatikan dalam membuat surat peringatan karyawan. Mengacu pada ketentuan Undang-undang Ketenagakerjaan, hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Perbuatan yang termasuk dalam pelanggaran dan layak diberikan surat peringatan kerja perlu mengacu kepada poin-poin yang disebutkan dalam surat perjanjian kerja yang awal dibuat.
2. Pasal 161 UU Ketenagakerjaan menyebutkan bahwa surat peringatan karyawan memiliki jangka waktu berlaku, yaitu 6 bulan.
3. Surat peringatan kerja hanya dapat dibuat oleh divisi HR. Menjadi tugas HR pula untuk mengawasi karyawan yang diberikan surat peringatan serta menentukan bentuk tindak lanjut yang perlu diambil.

---

Struktur Surat Peringatan (SP) Karyawan

Struktur surat peringatan pada dasarnya dapat disesuaikan dengan perusahaan, namun pada prinsipnya perlu memuat beberapa informasi dasar seperti:

• Informasi karyawan secara lengkap seperti nama lengkap, jabatan dan divisi tempat karyawan bernaung.
• Penjelasan mengapa karyawan yang bersangkutan dianggap perlu diberikan surat peringatan.
• Tanda tangan dan nama dari pembuat surat peringatan di atas materai.

---

Dampak SP bagi Perusahaan dan Karyawan

Meski tujuan dari pemberian surat peringatan tergolong baik dan dilakukan demi kemajuan perusahaan, surat peringatan dapat berdampak baik dan buruk bagi karyawan dan juga perusahaan. 

Bagi perusahaan, surat peringatan dapat menunjukkan otoritas perusahaan dalam mengontrol karyawan. Juga dapat sebagai bukti bahwa perusahaan memperhatikan tindak tanduk karyawan. Ada kemungkinan bagi teguran lisan untuk dilupakan atau diabaikan, namun dengan memberikan surat teguran tertulis akan semakin mempertegas keseriusan perusahaan dalam mendisiplinkan tata tertib.

Bagi karyawan, pemberian surat teguran secara tertulis juga dapat menjadi bahan evaluasi sehingga mereka dapat memperbaiki perilaku dan memperpanjang masa kerjanya di suatu perusahaan. Meski demikian, kebijakan mengenai surat peringatan karyawab dan dampaknya bagi karyawan perlu disosialisasikan di awal. Hal ini untuk membentuk kepedulian karyawan jika suatu saat mendapatkan surat peringatan. 

Penting juga untuk menginformasikan kepada karyawan bentuk perilaku seperti apa yang ditoleransi dan dianggap bermasalah dari sudut pandang perusahaan dan bagaimana memperbaikinya. Dengan demikian, konflik dan prasangka yang mungkin muncul dapat dicegah. Misalnya, karyawan merasa tertuduh atas kesalahan yang tidak dilakukan, dan lain sebagainya.

---

Contoh Surat Peringatan (SP 1)

1. Contoh SP 1 Karena Absensi Kehadiran

2. Contoh SP 1 Karena Kinerja Buruk

3. Contoh SP 1 Karena Tidak Mematuhi SOP

---

Contoh Surat Peringatan (SP 2)

1. Contoh SP 2 dengan Pemotongan Insentif

2. Contoh SP 2 dengan Pemotongan Gaji

3. Contoh SP 2 dengan Pembatasan Penggunaan Fasilitas

---

Contoh Surat Peringatan (SP 3)

---