7 Contoh Surat PHK dan Panduan Memutus Hubungan Kerja

Memberikan surat pemutusan hubungan kerja (PHK) bukanlah hal yang mudah bagi banyak pemimpin perusahaan. Memiliki etikanya, ada beberapa hal seperti alasan di baliknya, dokumentasi legal, tata cara memutus hubungan kerja, hingga struktur surat PHK itu sendiri yang perlu dipersiapkan dengan baik. 

Alasan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Kinerja karyawan Anda tidak sesuai ekspektasi? Meski hal tersebut tentu mengecewakan, apakah valid untuk memutus hubungan kerja berdasarkan hal tersebut? 

Pada dasarnya, terdapat 6 kategori alasan pemutusan hubungan kerja:

1. Inkompetensi, atau kurangnya produktivitas atau kualitas kerja karyawan yang buruk.
2. Pembangkangan seperti perilaku tidak jujur atau melanggar aturan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
3. Absensi yang terlalu sering atau keterlambatan yang tidak wajar.
4. Perilaku kriminal seperti pencuian hingga menukar rahasia perusahaan untuk sejumlah insentif atau dengan maksud menjatuhkan.
5. Pelecehan seksual dan diskriminatif di tempat kerja.
6. Kekerasan fisik atau ancaman kepada karyawan lain.

Enam hal di atas dapat berpengaruh pada banyak hal. Tidak hanya pada keberlangsungan perusahaan, namun juga reputasi bisnis Anda secara umum. Oleh karena itu, Anda dapat memutus hubungan kerja jika menemukan karyawan yang melakukan salah satu hal di atas. 

Baca juga: 15 Alasan PHK Menurut UU Cipta Kerja

Mengapa Proses Pemutusan Hubungan Kerja Harus Baik?

Penting agar cara memutus hubungan kerja dilakukan dengan langkah dan mekanisme yang benar. Hal ini dilakukan untuk menghindari langkah yang dapat menimbulkan situasi yang buruk dan merugikan bagi kedua belah pihak. 

Regulasi Pemutusan Hubungan Kerja di Indonesia sendiri telah diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021. Segala hal yang berkaitan dengan pemutusan hubungan kerja, seperti tata cara pemutusan hubungan kerja dan hak akibat pemutusan kerja, tertera dalam Bab V.

Pasal 40 ayat (2) mencantumkan ketentuan pembayaran pesangon kepada karyawan yang di PHK, sebagai berikut:

1. Pekerja dengan masa kerja kurang dari 1 tahun, berhak menerima pesangon sebanyak upah 1 bulan
2. Bagi pekerja dengan masa kerja 1 tahun tetapi kurang dari 2 tahun, berhak menerima pesangon sebanyak upah 2 bulan
3. Pekerja dengan masa kerja  2 tahun tetapi kurang dari 3 tahun, berhak menerima pesangon sebanyak upah 3 bulan
4. Jika pekerja telah bergabung dengan perusahaan selama 3 tahun tetapi kurang dari 4 tahun, berhak menerima pesangon sebanyak 4 bulan, dan seterusnya.

Baca juga: Mekanisme Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Langkah-Langkah Memutus Hubungan Kerja dengan Baik

1. Cari tahu histori performa kinerja karyawan

Kapan performa karyawan tersebut terindikasi mulai menurun? Faktor-faktor apa yang kira-kira mendasarinya? Pastikan alasan memutus hubungan kerja karyawan didasarkan pada pengukuran yang terdata, seperti Key Performance Indicatori (KPI) atau metode penilaian kinerja karyawan lainnya.

2. Siapkan data pendukung 

Saat memutus hubungan kerja, perusahaan perlu mengomunikasikan alasan yang jelas dan terukur. Kumpulkan data yang menerangkan pertimbangan perusahaan hingga akhirnya harus melakukan PHK. Misalnya, pelanggaran yang dilakukan karyawan, performance review, absensi, atau dokumen lainnya. 

3. Menyiapkan uang kompensasi

Jika akhirnya terjadi pemutusan hubungan kerja, perusahaan wajib menyiapkan dan memberikan uang kompensasi kepada karyawan . Besarannya sendiri sudah diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 40 ayat (2) di atas.

4. Komunikasikan keputusan ini dengan baik

Saat memutus hubungan kerja, ingat bahwa tindakan ini berdasar pada intensi yang baik. Dalam hal ini, intensinya adalah memastikan keberlangsungan perusahaan ke depannya. Intensi baik ini sebaiknya dikomunikasikan dengan cara yang baik pula. 

Perlu diingat bahwa cara perusahaan memperlakukan karyawan selama bekerja sampai perjanjian kerja berakhir dapat menentukan reputasi perusahaan Anda.

5. Siapkan surat PHK sebagai alat pemberitahuan resmi

Dalam PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 37 telah ditentukan bahwa perusahaan harus memberikan surat pemberitahuan resmi kepada karyawan paling lama 14 (empat belas) hari kerja sebelum pemutusan hubungan kerja. Jika pemutusan hubungan kerja dilakukan dalam masa percobaan, maka surat diberikan setidaknya 7 (tujuh) hari kerja.

7 Contoh Template Surat PHK yang Baik dan Benar

Surat PHK dengan Alasan Efisiensi

Surat PHK dengan Alasan Kinerja

Surat PHK dengan Alasan Tindakan Pelanggaran

Itu dia contoh surat PHK dan panduan memutus hubungan kerja yang baik dan benar. Ingat bahwa cara perusahaan memutuskan hubungan kerja dapat berdampak pada reputasi perusahaan. Semoga membantu!