Apakah Intern Berhak Mendapatkan Offering Letter?

Pekerja magang atau juga sering kita sebut intern, memiliki hak dan kewajiban yang berbeda dengan pekerja tetap. Namun demikian, apakah pekerja magang juga berhak menerima offering letter?

Belakangan ini, percakapan terkait dengan pekerja magang cukup panas di media sosial. Pasalnya, dari sisi pekerja magang ‘membocorkan’ atau nge-spill tempat magangnya yang tidak sesuai dengan ketentuan. 

Beberapa kondisi yang disorot adalah tidak adanya uang transportasi hingga beban kerja yang disamakan dengan pekerja tetap tanpa supervisi dan arahan yang mereka butuhkan. 

Namun demikian, dari sisi pengusaha atau rekruter juga mengeluhkan kinerja pekerja magang mereka, seperti kurangnya tanggung jawab dan integritas dengan mengambil pekerjaan di luar batas kemampuannya. 

“Tahun kemarin, ketika proses seleksi yang dilakukan tidak terlalu ketat, mungkin hanya dari scoring saja, mereka kebanyakan ambil magang. Ambil di Jobhun namun juga magang di tempat lain. Akhirnya, mereka nggak fokus. Kami pun merasa masih ada yang lebih butuh untuk serius di Jobhun terlanjur gugur, sehingga kemudian seleksi diperketat.”

Cynthia Cecilia, CEO dan Founder Jobhun.

Hal ini sebenarnya dapat dicegah dengan, pengusaha atau rekruter memberikan offering letter dan juga kontrak kerja kepada pekerja magang. 

Untuk Anda, pengusaha yang akan bekerja sama dengan pekerja magang, jangan lewatkan artikel lengkapnya di bawah ini. 

Definisi pekerja magang

Program magang atau internship merupakan salah satu bentuk pelatihan kerja bagi siswa sekolah kejuruan atau mahasiswa tingkat akhir. 

Dalam program magang, siswa atau mahasiswa dipersiapkan untuk masuk ke dunia kerja, mungkin memberikan pengalaman atau menjadi salah satu bentuk portofolio. Di sisi lain, magang juga menjadi salah satu syarat kelulusan program yang mereka jalani. 

Bagi perusahaan, pekerja magang juga dapat memberikan perspektif dan juga ide-ide segar untuk proyek yang sedang dijalankan. Magang juga menjadi salah satu jalur perekrutan untuk perusahaan dapat menemukan kandidat yang tepat. 

Menurut UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pemagangan adalah bagian dari sistem penyelenggaraan pelatihan kerja terpadu antara pelatihan dan bekerja secara langsung dalam lembaga pelatihan (perusahaan/instansi).

Hak dan kewajiban pekerja magang menurut UU Ketenagakerjaan

Pekerja magang memiliki hak dan kewajiban yang berbeda dengan pekerja tetap atau pekerja penuh waktu lain. Hal ini diatur dalam UU No.13 Tahun 2003 pasal 22:

• Perjanjian magang harus dibuat secara tertulis
• Perjanjian sekurang-kurangnya memuat hak dan kewajiban pekerja magang dan pengusaha
• Pemagangan yang diselenggarakan tanpa melalui perjanjian sebagaimana dimaksud dianggap tidak sah dan status peserta berubah menjadi pekerja atau buruh di perusahaan yang bersangkutan

Dari ketentuan di atas, artinya, pekerja magang berhak mendapatkan offering letter dan kontrak kerja tertulis. Offering letter atau surat penawaran kerja membantu perusahaan untuk menjelaskan apa yang diharapkan dari calon pekerja, termasuk pekerja magang. Selain itu, surat ini juga membantu pekerja memahami hak dan kewajiban kerjanya.

Selanjutnya, hak pekerja magang meliputi:

• Memperoleh fasilitas keselamatan dan kesehatan kerja selama program magang
• Mendapatkan uang saku yang meliputi biaya transportasi, uang makan dan insentif
• Menerima manfaat perlindungan dan jaminan sosial seperti jaminan kecelakaan kerja dan jaminan kematian
• Setelah program berakhir, peserta berhak menerima sertifikat magang.

Sedangkan, kewajiban yang harus pekerja magang jalankan adalah:

• Menaati perjanjian program magang
• Mengikuti program magang sampai selesai
• Menaati tata tertib yang berlaku di perusahaan penyelenggara magang
• Menjaga nama baik perusahaan

Baca juga: Peraturan dan Syarat Status Karyawan Tetap

Sementara itu, hak perusahaan adalah

• Memanfaatkan hasil kerja peserta magang
• Dipatuhi tata tertib dan kewajibannya oleh peserta magang selama program berlangsung

Kewajiban perusahaan meliputi:

• Memberikan bimbingan dan arahan kepada pekerja magang sesuai dengan program yang dijalankan
• Memenuhi hak pekerja magang sesuai dengan kontrak
• Menyediakan alat pelindung sesuai dengan standar keselamatan dan kesehatan kerja
• Memberikan perlindungan dalam bentuk asuransi kecelakaan kerja dan kematian kepada peserta magang
• Menyediakan uang saku dan insentif sesuai dengan perjanjian
• Melakukan evaluasi kinerja pekerja magang
• Terakhir, menerbitkan sertifikat magang setelah program berakhir

Manfaat bekerja sama dengan pekerja magang untuk perusahaan

“Pekerja magang tidak hanya mendapatkan pekerjaan yang menjadi dummy, atau latihan aja, tapi beneran bisa jadi portofolio karena dieksekusi. Di Jobhun, saya banyak hiring anak full-time dari anak magang.”

Cynthia Cecilia, CEO dan Founder Jobhun

Setelah offering letter diberikan kepada calon pekerja magang hingga kemudian tanda tangan kontrak kerja merupakan awal dari kerja sama perusahaan dalam program magang ini. 

Jika proses ini dilakukan sesuai dengan aturan yang ada maka kemungkinan adanya friksi, terutama terkait hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam dicegah. Dengan begitu, program magang dapat memberikan manfaat untuk kedua belah pihak. 

Beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan adalah:

Jalur rekrutmen yang efisien

Seperti yang disampaikan oleh Founder Jobhun, Cynthia Cecilia, sebagian besar karyawan tetap di Jobhun merupakan alumni program magang. 

Dalam program magang, perusahaan berkesempatan untuk melakukan seleksi terhadap kandidat melalui kerja-kerja selama program berlangsung. Bukan hanya dari segi kinerja saja, selama magang, perusahaan juga dapat menilai kandidat mana yang cocok dengan budaya kerja di organisasi. 

Dengan evaluasi yang dilakukan selama program magang, rekruter dan pengusaha dapat memilih kandidat yang tepat untuk diberikan kontrak kerja penuh waktu. 

Diperkirakan, sekitar 70% pengusaha menawarkan pekerja magangnya kesempatan kontrak kerja penuh waktu. 

Meningkatkan employer branding

Program magang menjadi salah satu kesempatan untuk memperkenalkan perusahaan, baik secara kinerja maupun secara budaya. 

Jika dimanfaatkan dengan baik, program magang merupakan salah satu cara untuk membangun reputasi perusahaan. Reputasi atau employer branding menjadi modal penting untuk menemukan kandidat yang tepat yang semakin hari persaingannya semakin sengit.

Yang penting dicatat, untuk melakukan hal ini perusahaan perlu memastikan program magang yang dilakukan sesuai dengan ketentuan. Jika tidak, justru akan menjadi catatan buruk bagi perusahaan karena transparansi dan media sosial yang semakin besar pengaruhnya dalam pencarian kerja saat ini.

Menambah tenaga kerja untuk proyek sementara

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, perusahaan berhak memanfaatkan hasil kerja pekerja magangnya. Artinya, untuk proyek-proyek sementara, perusahaan mendapatkan tambahan tenaga. 

Namun demikian, hal ini semestinya tidak serta-merta diartikan sebagai peluang mendapatkan tenaga kerja murah. Oleh karena itu, penting untuk perusahaan mengikuti ketentuan yang berlaku.