Panduan Lengkap Perencanaan Anggaran Pelatihan Kerja

Pelatihan kerja menjadi salah satu daya tarik untuk karyawan terbaik baik untuk membuat mereka bergabung maupun bertahan di perusahaan. Yang tidak boleh kita lewatkan dalam perencanaan pelatihan kerja adalah menyusun anggaran. 

Hal ini penting untuk memastikan program berjalan efektif. Ibarat kita ingin datang ke suatu kota baru, maka perlu untuk melakukan riset dan perencanaan agar perjalanan benar-benar berkesan namun tetap sesuai dengan anggaran yang kita miliki. 

Hal yang sama dengan perencanaan anggaran pelatihan kerja, HR dan founder perlu melakukan riset dan perencanaan yang matang untuk menentukan program dan anggaran yang efektif. 

Zavvy menyebut, dari 130 juta USD yang dana pelatihan yang digelontorkan oleh perusahaan di Amerika Serikat hanya 25% yang efektif. Hal ini salah satunya disebabkan karena kurangnya riset, perencanaan dan panduan yang ada. 

Baca juga: 4 Tips Menyusun Program Training Kerja yang Efektif

Pentingnya pelatihan kerja di perusahaan

Membicarakan anggaran, tidak dapat kita lepaskan dari urgensi dan prioritas dari pos pengeluaran ini. Untuk pelatihan kerja beberapa poin di bawah ini menjadi alasan pentingnya perusahaan untuk melakukan perencanaan anggaran pelatihan kerja:

• Hasil kerja karyawan lebih baik karena memiliki pengetahuan, keterampilan dan attitude yang sesuai kebutuhan pekerjaan
• Karyawan memberikan kinerja sesuai dengan standar perusahaan
• Menimbulkan rasa puas pada pekerjaan dan perusahaan (job satisfaction)
• Produktivitas kerja cenderung meningkat
• Meningkatkan loyalitas pada perusahaan sehingga dapat menekan turnover rate

Melakukan perencanaan anggaran pelatihan kerja 

Kemampuan perusahaan untuk menyediakan pelatihan kerja tentu bervariasi. Hal ini bergantung pada ukuran perusahaan hingga kesadaran return of investment (ROI) dari pelatihan kerja. 

Dalam sebuah laporan industri di Amerika Serikat, perusahaan yang memiliki 100-999 karyawan menghabiskan $1.678 untuk pelatihan kerja setiap karyawan di tahun 2020 saja. 

Namun demikian, angka ini bukan satu-satunya patokan utama, di bawah ini kita akan mempelajari bagaimana cara membuat perencanaan anggaran pelatihan kerja yang sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan perusahaan Anda. 

Pilihan 1: Tentukan kebutuhan perusahaan Anda

Hal ini dapat dimulai dengan mengacu pada deskripsi pekerjaan dari karyawan itu sendiri. Anda juga bisa mempertimbangkan tujuan karir dari karyawan ke depan, misal dengan menanyakan apa rencana karir karyawan dalam 3-5 tahun mendatang. Hal ini penting supaya meningkatkan engagement karyawan.

Setelah itu, sesuaikan dengan nilai dan tujuan perusahaan. Terakhir, jangan lupa juga untuk mengetes dan mengevaluasi kemampuan mereka. 

Baca juga: Mengukur Kinerja Karyawan: Definisi, Metode dan Gratis Template

Pilihan 2: Perhitungan berdasarkan besaran gaji 

Rumus ini dapat digunakan untuk menghitung anggaran pelatihan kerja yang berhak diperoleh karyawan:

Total pendapatan tahunan (per karyawan) x 1-3% = anggaran pelatihan kerja

Dengan menggunakan teknik ini, asumsinya Anda akan ada cukup anggaran untuk semua pengeluaran tetap seperti gaji karyawan, kebutuhan kantor dan peralatannya dan juga anggaran tidak terduga lain. 

Pilihan 3: Gunakan layanan profesional untuk membuatkan perencanaan anggaran pelatihan kerja

Cara ini dapat Anda pilih jika memang tidak ada ahli di tim internal untuk melakukannya secara independen. Insight dari pihak eksternal yang netral dapat menjadi masukan yang penting juga untuk perhitungan anggaran secara keseluruhan. 

Hal ini dapat dilakukan terutama jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan jasa pihak eksternal untuk penyelenggaraan pelatihan kerja. 

Tidak ada pilihan cara perencanaan anggaran pelatihan kerja yang benar atau salah, hal ini sangat menyesuaikan pada kemampuan dan kebutuhan perusahaan Anda. 

Meningkatkan kualitas program pelatihan dan pengembangan

Peningkatan kualitas program pelatihan dan pengembangan untuk karyawan memang tidak lepas dari besaran anggaran yang tersedia. Namun demikian, strategi pelatihan dan pengembangan yang terstruktur dan menyeluruh juga perlu untuk dipersiapkan. 

Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan untuk terus meningkatkan kualitas pelatihan kerja di perusahaan:

1. Tidak hanya berfokus di satu aspek, misalnya hanya fokus pada meningkatkan pengetahuan tanpa diimbangi dengan pengembangan keterampilan dan penentuan sikap.
2. On-the-job training dapat menjadi salah satu program yang ditingkatkan untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan yang menarik minat mereka
3. Selalu buka komunikasi yang terbuka sehingga kebutuhan pelatihan kerja karyawan seiring sejalan dengan kebutuhan bisnis
4. Berikan feedback yang konstruktif secara rutin 
5. Evaluasi program pelatihan kerja yang sudah ada secara rutin dan lakukan perbaikan secara bertahap namun konsisten. 

Beberapa tips di atas dapat Anda terapkan untuk membuat perencanaan anggaran pelatihan kerja bahkan menyiapkan strategi pelatihan dan pengembangan ke depannya.