4 Contoh Jobdesk Account Payable + Tugas dan Kualifikasinya

Account payable adalah karyawan yang mengelola pengeluaran perusahaan. Jobdesk dasar account payable yakni memproses invoice dan menyelesaikan ketidaksesuaian kas perusahaan.

Account payable juga bertugas untuk membayar atau menerima pembayaran dari vendor dan pelanggan.

Di artikel ini, Glints akan memberikan penjelasan mengenai tanggung jawab dan kualifikasi yang dibutuhkan account payable. 

Ada juga contoh dan tips membuat job description account payable bagi Anda yang sedang mencari kandidat di posisi tersebut. Simak selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Account Payable?

Staf account payable adalah orang yang mengelola seluruh hal yang berhubungan dengan pembayaran dan tagihan di sebuah perusahaan.

Mereka memastikan invoice diproses dan dibayar tepat waktu, sekaligus menangani detail yang kurang atau biaya yang tidak jelas pada invoice. 

Selain soal invoice, terkadang account payable juga bertugas menyelesaikan masalah keuangan bulanan dan membantu melaporkan pengeluaran perusahaan. 

Anda membutuhkan seorang account payable yang teliti, terorganisir, dan memahami dasar-dasar akuntansi.

Jobdesk Account Payable di Perusahaan 

Supaya bisa mendapatkan kandidat yang tepat, pahami terlebih dahulu tanggung jawab account payable di perusahaan Anda. 

1. Memproses Invoice 

Jobdesk utama account payable adalah menyelesaikan pembayaran dan mengelola pengeluaran perusahaan dengan cara menerima, memproses, dan memverifikasi invoice. 

Account payable akan memastikan seluruh invoice dibayar tepat waktu dengan jumlah yang akurat. Oleh sebab itu, mereka melakukan verifikasi untuk meminimalisir kesalahan dalam pembukuan kas. 

Saat melakukan pengecekan invoice, account payable akan mengontak divisi internal terkait untuk mengumpulkan data dan menganalisis invoice tersebut. 

2. Memastikan Ketepatan Hukum

Account payable wajib memastikan perusahaan mengikuti regulasi, aturan pajak, dan hukum yang berlaku. 

Untuk melakukan jobdesk dengan baik, account payable harus memahami dasar-dasar hukum agar perusahaan tetap taat pada peraturan. 

3. Mengelola Dokumen

Account payable bertugas untuk menyimpan dokumen, seperti invoice, purchase order, laporan, struk, dan cek. Dokumen ini biasanya disimpan dalam sebuah sistem agar rapi dan gampang dicari bila dibutuhkan. 

Tak hanya itu, mereka juga perlu melakukan update nomor rekening vendor secara berkala supaya tidak terjadi kesalahan transfer. 

4. Mengurangi Pengeluaran Perusahaan

Dilansir dari QX Global Group, seorang account payable bisa memiliki dampak besar bagi keuangan perusahaan jika mereka bisa melihat peluang untuk memangkas biaya.

Misalnya, melakukan pembayaran lebih awal ke vendor untuk mendapatkan diskon. Meski terlihat kecil, tapi jumlahnya akan terasa signifikan dalam jangka panjang. 

Skill dan Kualifikasi Account Payable 

Ada beberapa hard skill dan soft skill yang bisa Anda perhatikan saat merekrut kandidat account payable, antara lain: 

1. Familiar dengan Software Keuangan 

Jobdesk account payable dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien bila mereka terbiasa menggunakan software keuangan seperti SAP, Oracle, dan QuickBooks. 

Program-program ini dapat membantu account payable menjalankan tugas-tugas seperti menangani kas, mengecek invoice, memproses pembayaran, dan membuat laporan keuangan.

Keahlian ini tidak hanya soal memahami cara memakai software, tapi mengoptimalkannya untuk membuat pekerjaan jadi lebih akurat dan minim kesalahan. 

2. Kemahiran Matematika 

Meski sudah memakai software untuk memudahkan tugas harian, seorang account payable tetap membutuhkan kemampuan akuntansi dan matematika yang baik. Kemahiran matematika digunakan untuk memverifikasi keakuratan perhitungan. 

3. Data Entry 

Account payable perlu memahami cara melakukan data entry karena pekerjaan mereka juga meliputi menginput data secara digital. 

Data-data itu di antaranya buku kas, laporan pengeluaran, tanda terima, invoice, dan purchase order. 

4. Pengetahuan Regulasi Hukum 

Salah satu jobdesk seorang account payable adalah memastikan perusahaan mengikuti regulasi dan aturan khusus dalam industri yang dijalani perusahaan. 

Hal ini dapat mencakup penanganan pajak dalam berbagai jenis pembelian, memahami dokumen yang diperlukan untuk menghindari penipuan, atau memahami seluk-beluk pembayaran internasional. 

Keahlian ini dapat membantu memastikan setiap pembayaran yang dilakukan perusahaan bersifat sah secara hukum. 

Perusahaan yang tidak menjalani kepatuhan hukum bisa mengalami audit dan tuntutan yang akan memakan biaya besar dan memakan waktu. Reputasi perusahaan pun akan rusak bila hal-hal tersebut terjadi.

5. Kemampuan Menjaga Informasi Sensitif

Dijelaskan oleh Indeed, saat menjalani jobdesk-nya, account payable kerap menangani informasi personal dan sensitif. Seorang account payable profesional wajib memiliki kemampuan menjaga kerahasiaan tersebut.

6. Ketelitian 

Kesalahan sekecil apa pun seperti pembayaran ganda, jumlah yang salah, atau tidak membayar invoice tepat waktu bisa menimbulkan masalah besar. 

Maka dari itu, ketelitian terhadap detail-detail kecil menjadi soft skill yang perlu dimiliki oleh account payable. 

7. Pemecahan Masalah

Account payable membutuhkan keahlian memecahkan masalah dengan cepat dan tepat. Misalnya, masalah ketidaksesuaian jumlah dalam invoice atau terjadi perbedaan pendapat mengenai syarat pembayaran dengan vendor.

Mengatasi masalah dengan cepat akan melancarkan semua proses pembayaran dan mencegah terjadinya hambatan besar. 

8. Syarat Pendidikan

Pendidikan untuk bekerja sebagai account payable adalah D3 atau S1 di jurusan akuntansi, keuangan, ekonomi, bisnis, atau bidang terkait. 

Account payable junior atau entry-level tidak membutuhkan pengalaman bekerja, tapi perusahaan biasanya akan memprioritaskan kandidat dengan pengalaman magang semasa kuliah. 

Dapatkan kandidat account payable dengan berbagai skill di atas dengan bantuan Glints! Mengiklankan lowongan pekerjaan gratis di Glints akan memudahkan Anda mendapatkan jutaan talenta berbakat yang cocok dengan kebutuhan perusahaan. Coba sekarang! 

Contoh Job Description Account Payable 

Berikut contoh job description account payable dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris yang bisa Anda gunakan saat membuat lowongan pekerjaan: 

1. Contoh Job Description Account Payable Fresh Graduate Bahasa Indonesia 

Tanggung Jawab: 

• Memverifikasi akun rekening vendor dan melakukan pembayaran ke vendor.
• Menyelesaikan perbedaan di purchase order atau invoice. 
• Menyelaraskan transaksi dengan buku kas. 
• Melakukan dokumentasi dan mempersiapkan laporan keuangan.
• Terus update tentang ketentuan regulasi dan praktek terbaik dalam akuntansi.

Kualifikasi: 

• Fresh graduate lulusan D3 atau S1 Akuntansi, Ekonomi, atau bidang terkait.
• Memiliki pengetahuan tentang prinsip-prinsip dasar akuntansi dan regulasi hukum. 
• Familiar dengan software SAP, Oracle, atau QuickBooks. 
• Memiliki kemampuan analisis dan dapat bekerja dengan teliti.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan bisa bekerja sama dengan tim.

Benefit:

• Gaji kompetitif dan bonus.
• Peluang karier yang baik.
• Pelatihan dan pengembangan keterampilan.
• Diskon pada produk perusahaan.

2. Contoh Jobdesk Account Payable Berpengalaman dalam Bahasa Indonesia 

Tanggung Jawab: 

• Menerima dan memeriksa data dari vendor (purchase order, invoice, dan dokumen pendukung lainnya). 
• Memproses pembayaran invoice vendor dengan tepat waktu. 
• Menyimpan catatan keuangan yang akurat dan menyiapkan laporan keuangan. 
• Mengembangkan dan menerapkan kebijakan prosedur accounts payable yang efektif. 
• Menyelesaikan masalah pembayaran apa pun. 
• Memantau anggaran dan arus kas agar tetap optimal. 
• Terus update dalam persyaratan regulasi dan praktik terbaik dalam administrasi keuangan.

Persyaratan: 

• Minimal 1 tahun pengalaman sebagai Account Payable atau posisi terkait. 
• Lulusan D3 atau S1 Akuntansi, Ekonomi, Bisnis, atau jurusan terkait.
• Mahir menggunakan software akuntansi seperti SAP. 
• Memahami dasar-dasar hukum dan perpajakan untuk memastikan kepatuhan hukum. 
• Memiliki pengalaman dalam account reconciliation agar pembukuan akurat. 
• Memiliki ketelitian tinggi untuk mencegah kesalahan pembayaran. 
• Mampu berkomunikasi dan memecahkan masalah dengan cepat dalam tekanan. 
• Sertifikasi relevan di bidang akuntansi akan menjadi nilai tambah. 

Jika Anda memiliki pengalaman sesuai dan memenuhi kualifikasi, silakan kirimkan lamaran Anda ke [email protected]. Kami tidak menerima lamaran melalui telepon atau SMS.

3. Contoh Job Description Account Payable Fresh Graduate Bahasa Inggris

Responsibilities:

• Verify vendor accounts and process payments to vendors.
• Resolve discrepancies in purchase orders or invoices.
• Reconcile transactions with the general ledger. 
• Document and prepare financial reports.
• Stay up-to-date with regulatory requirements and best practices in accounting.

Requirements:

• Fresh graduate with a D3 or S1 degree in Accounting, Economics, or a related field.
• Knowledge of basic accounting principles and legal regulations.
• Familiarity with SAP, Oracle, or QuickBooks software.
• Analytical skills and attention to detail.
• Good communication skills and ability to work with a team.

Benefits:

• Competitive salary and bonus.
• Good career opportunities.
• Training and skill development.
• Discounts on company products.

4. Contoh Jobdesk Account Payable Berpengalaman dalam Bahasa Inggris

Responsibilities:

• Receive and verify data from vendors (purchase orders, invoices, and other supporting documents).
• Process vendor invoice payments in a timely manner.
• Maintain accurate financial records and prepare financial reports.
• Develop and implement effective accounts payable procedures.
• Resolve any payment-related issues.
• Monitor budgets and cash flows to ensure optimal performance.
• Stay up-to-date with regulatory requirements and best practices in financial administration.

Requirements:

• Minimum 1 year of experience as an Account Payable or in a related position.
• Bachelor’s degree in Accounting, Economics, Business, or a related field.
• Proficient in using accounting software such as SAP.
• Understanding of basic laws and taxation to ensure compliance.
• Experience in account reconciliation to ensure accurate bookkeeping.
• High level of attention to detail to prevent payment errors.
• Ability to communicate and problem-solve quickly under pressure.
• Relevant certification in accounting will be an added advantage.

If you meet the requirements and are interested in this position, please submit your application, including your resume and a cover letter, to [email protected].

Tips Membuat Jobdesk Account Payable 

Setelah mengetahui contoh-contoh job description di atas, Anda juga perlu menerapkan tips membuat lowongan pekerjaan yang menarik.

1. Sertakan Alasan dari Persyaratan 

Saat menulis kualifikasi yang dibutuhkan oleh kandidat account payable, sertakan juga alasan di balik persyaratan tersebut. 

Contohnya, “Dibutuhkan ketelitian tinggi untuk mengurangi kesalahan pembayaran.” Dengan begitu, pelamar jadi tahu fungsi syarat tersebut pada pekerjaan mereka nantinya. 

2. Cantumkan Benefit 

Mencantumkan benefit atau tunjangan selalu menjadi nilai tambah dalam iklan lowongan pekerjaan. Kandidat akan lebih tertarik bila mereka mengetahui keunggulan yang bisa didapatkan di posisi yang akan mereka lamar.

Benefit bisa berupa bonus, tunjangan, asuransi kesehatan, jenjang karier, diskon barang atau jasa perusahaan, atau pelatihan gratis.

3. Tulis Cara Lamarnya

Menyertakan cara melamar dalam iklan lowongan kerja dapat membuat proses rekrutmen berjalan efisien. 

Pelamar akan bisa langsung mengirimkan lamaran ke email yang tertera, sehingga Anda akan lebih cepat melakukan skrining. 

Account payable merupakan posisi penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Memahami  jobdesk account payable bisa membantu Anda merekrut kandidat yang tepat. 

Yuk, gunakan Glints untuk mencari talenta berkualitas untuk mengisi posisi account payable di perusahaan Anda!