3 Contoh Email Penolakan Lamaran Kandidat
Membuat dan mengirimkan surat penolakan lamaran kerja merupakan tugas sehari-hari dari HR. Untuk mempermudah Anda, kami siapkan beberapa template yang sesuai untuk setiap tahap penolakan.
Penolakan lamaran kandidat merupakan keniscayaan dalam setiap rekrutmen karyawan. Hal ini karena seleksi kandidat pada dasarnya adalah memilih yang terbaik di antara pelamar dan menyingkirkan yang tidak memenuhi kualifikasi.
Meski tetap harus fokus pada kandidat yang paling menjanjikan, bukan berarti Anda mengabaikan kandidat yang tidak lolos. Nyatanya, kesan positif pelamar dapat berpengaruh pada reputasi perusahaan.
Berdasarkan survei Careerarc terhadap 1.200 responden, 72% kandidat yang memiliki kesan buruk dalam proses seleksi cenderung membagikan pengalaman mereka secara online, yang dapat memengaruhi persepsi calon pelamar kerja.
Untuk itu, berikan penolakan yang baik sebagai respons atas ketertarikan mereka terhadap pekerjaan di perusahaan Anda. Jika jumlah kandidat cukup banyak, Anda dapat membuat template surat penolakan lamaran kerja untuk memudahkan pekerjaan Anda.
Anda perlu memberi kabar kandidat yang tidak lolos screening CV, setidaknya melalui e-mail. Beri tahu kandidat bahwa resume mereka belum sesuai dengan jenis pekerjaan yang Anda cari saat ini. Anda dapat menggunakan surat penolakan singkat, seperti contoh berikut ini.
Halo [nama pelamar],
Terima kasih atas ketertarikan Anda untuk melamar posisi [jabatan] di [nama perusahaan]. Kami telah membaca resume Anda, namun tidak dapat meneruskannya ke seleksi tahap selanjutnya. Saat ini kami sedang mencari kandidat dengan pengalaman dan keterampilan yang tepat untuk posisi tersebut.
Jika profil kandidat cukup menjanjikan untuk posisi lain, maka Anda dapat menambahkan kalimat berikut.
Kami telah menyimpan resume Anda di database dan akan memberitahu Anda apabila tersedia posisi yang tepat di perusahaan kami ke depan.
Salam,
Sara Rahardjo
HR PT. Bintang Cemerlang
Dengan menggunakan Applicant Tracking System (ATS), surat penolakan lamaran kandidat ini bisa dikirimkan otomatis ke setiap kandidat yang tidak lolos.
Apabila kandidat telah melewati wawancara pendahuluan melalui telepon atau video tapi tidak terpilih ke tahap berikutnya, Anda juga harus membuat surat penolakan. Beri tahu bahwa Anda menghargai waktu mereka, namun tidak bisa meloloskan mereka ke tahap selanjutnya karena Anda menemukan beberapa calon lain yang lebih potensial.
Halo [nama pelamar],
Senang dapat berbicara dengan Anda tentang pekerjaan sebagai [posisi/jabatan] di [nama perusahaan]. Kami berterima kasih karena Anda telah bersedia meluangkan waktu untuk berbagi latar belakang dan kualifikasi Anda dengan kami.
Sayangnya, kami harus memberitahukan bahwa kami tidak dapat melanjutkan aplikasi Anda, karena saat ini kami telah menemukan beberapa orang kandidat yang lebih tepat untuk posisi tersebut.
Kami berharap Anda sukses dengan karier Anda di masa depan.
Salam,
Sara Rahardjo
HR PT. Bintang Cemerlang
Kandidat yang tidak terpilih di tahap terakhir merupakan orang yang pernah Anda temui secara langsung dan Anda kenal dalam wawancara. Untuk itu, Anda perlu membuat penolakan yang lebih personal.
Beri tahu bahwa posisi sudah terisi dan sampaikan terima kasih atas waktu dan upaya mereka mengikuti seleksi hingga tahap akhir. Jika perlu, Anda bisa memberikan feedback untuk mereka.
Sebaiknya, jangan memberikan penolakan sebelum kandidat terpilih menerima tawaran pekerjaan. Anda tetap perlu skenario perekrutan kandidat kedua apabila kualifikasi mereka tidak berbeda jauh.
Halo [nama pelamar],
Kami sangat terkesan dengan Anda dalam wawancara tentang [posisi/jabatan] di [nama perusahaan]. Kami menghargai keterampilan dan pengalaman Anda dalam [jenis pekerjaan], dan berterima kasih atas waktu Anda untuk mengikuti seleksi karyawan bersama kami hingga tahap akhir.
Namun, seperti yang kami sampaikan dalam wawancara, seleksi kami sangat ketat dan kami hanya mencari satu orang untuk mengisi posisi tersebut. Meski ini keputusan yang sulit, kami harus memilih kandidat lain yang memiliki pengalaman dan keterampilan yang paling tepat dengan yang kami butuhkan saat ini.
Kami berharap Anda akan sukses dengan karier Anda di masa depan.
Salam,
Sara Rahardjo
HR PT. Bintang Cemerlang
Menemukan kandidat yang tepat dan berkualitas memang bukan hal yang mudah, bahkan bagi profesional sekalipun. Tidak heran jika mengirimkan surat penolakan lamaran kerja menjadi hal yang wajar dilakukan.
