Tips Rekrut Tim General Affair

Foto oleh Unsplash

General affair (GA) menjadi salah satu bagian penting dalam perusahaan. Biasanya, di perusahaan general affair berada di bawah kepala operasional. 

Bisa juga, perusahaan belum terlalu besar dengan pembagian divisi yang lebih kompleks, general affair atau dalam Bahasa Indonesia adalah bagian umum, disatukan dengan divisi HRD bahkan menjadi satu dengan bagian purchasing atau pengadaan.  

Bagi perusahaan yang sedang ingin menambah sumber daya manusia di bidang general affair, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk hal tersebut. Apa saja tugas yang akan menjadi tanggung jawabnya sehingga bisa lebih terbayang kandidat seperti apa yang dibutuhkan perusahaan. 

Apa itu general affair?

Menurut pengadaan.web.id, general affair, biasanya bekerja sama dengan HRD, menjadi departemen yang bertanggung jawab atas pengendalian dan pengaturan kegiatan internal di sebuah perusahaan. Departemen ini menjadi bagian penting dari kegiatan operasional di perusahaan sehari-hari. 

Cakupan tanggung jawabnya termasuk segala aktivitas yang berhubungan dengan kepegawaian dan juga kegiatan umum lain yang menunjang operasional perusahaan. 

General affair adalah divisi yang mendukung kebutuhan divisi-divisi lain dalam perusahaan untuk kelancaran semua proses bisnis. Divisi ini juga yang memberikan pelayanan kepada seluruh divisi lain di perusahaan dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin.

Oleh karena itu, GA umumnya berada di bawah divisi operasional. Namun, seperti yang sudah disinggung sebelumnya, ada juga perusahaan yang memasukkan GA satu divisi dengan HRD atau bahkan dengan pengadaan. 

Baca juga: Teknik Wawancara Kerja yang Efektif bagi HRD

Tugas general affair

Dengan melihat pengertian di atas, general affair artinya punya cakupan tanggung jawab dan tugas yang harus dijalankan. 

Untuk lebih jelasnya, apa saja tugas dari tim GA bisa dilihat di bawah ini:

• Perawatan dan pengelolaan gedung kantor hal ini termasuk, keamanan, pencegahan kebakaran atau kecelakaan kerja lain dan gangguan. GA menjadi bagian yang melakukan pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air, wifi, dan pembayaran rutin lain. 
• Pembelian keperluan fasilitas kantor mulai dari alat tulis kantor hingga alat rumah tangga kantor.
• Kesehatan karyawan, seperti memastikan ketersediaan P3K untuk kecelakaan kerja atau ketika ada karyawan yang jatuh sakit saat bekerja hingga urusan asuransi kesehatan karyawan
• Perawatan dan pengelolaan kendaraan milik kantor seperti kebutuhan bahan bakar dan service rutin misalnya
• General affair juga punya tugas untuk melakukan pembayaran pada tenaga kerja harian dan pekerja harian lepas.
• Perizinan dan perundangan
• Penerimaan tamu
• Kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan tanggung jawab perusahaan pada masyarakat sekitar baik itu community development maupun corporate social responsibility (CSR)

Dari melihat luasnya cakupan tanggung jawab dan tugas GA memerlukan manajemen yang baik untuk memastikan tidak ada masalah ketika berhubungan dengan divisi lain yang bisa menimbulkan permasalahan operasional di perusahaan. 

Kualifikasi yang dibutuhkan ketika merekrut tim GA

Dari penjabaran tugas general affair di atas, sudah terbayang ya kualifikasi seperti apa yang kita perlukan?

Kalau belum, untuk merekrut tim GA yang mumpuni di perusahaan, kita harus tahu terlebih dulu biasanya kualifikasi yang dibutuhkan, yang selama ini menjadi standar industri. 

Biasanya, perusahaan yang ingin merekrut untuk posisi GAmensyaratkan untuk minimal memiliki gelar sarjana strata satu (S1) dari jurusan administrasi perkantoran. Hal ini terkait dengan pekerjaan general affair yang lebih banyak bergerak di bagian administratif. 

Selain itu, akan menjadi nilai tambah kalau sudah memiliki pengalaman di bidang yang sama. Artinya, yang memiliki tugas untuk melakukan pengadaan dan pemeliharaan aset perusahaan. 

Kualifikasi lain yang juga penting untuk menempati posisi GA di perusahaan adalah memahami bahkan memiliki sertifikasi untuk menerapkan keselamatan dan kesehatan kerja (K3). 

Tak kalah pentingnya, untuk kandidat tim GA yang direkrut bisa membuat dan memahami laporan harian dan mingguan. Hal ini tentu saja masih berkaitan dengan tugas-tugas sehari-hari yang harus diemban oleh tim GA. 

Untuk pribadinya, sebaiknya memahami 5R yaitu ringkas, rapi, resik, rawat dan rajin. Kelima sifat ini yang sangat diperlukan untuk bisa membantu melaksanakan tugas sehari-hari sebagai bagian dari tim GA. 

Sedang mencari kandidat tim general affair? Glints menyediakan layanan rekrutmen berbasis AI yaitu TalentHunt yang merupakan talent pool dengan lebih dari 1,5 juta kandidat, dengan 100+ skill set yang berbeda. TalentHunt akan mempermudah Anda dan perusahaan untuk menemukan kandidat general affair yang sesuai dengan kriteria. Pelajari lebih lanjut tentang layanan TalentHunt dan temukan solusi proses rekrutmen yang cepat dan efisien bagi perusahaan.