Strategi Lazada Indonesia Adopsi Teknologi Informasi di Dunia Kerja Remote
Implementasi teknologi informasi di lingkungan kerja menjadi tren hangat saat ini. Beberapa perusahaan bahkan siap menginvestasikan waktu mereka untuk mempelajarinya. Menurut survey PWC, 99% perusahaan mengklaim mereka memperhatikan kebutuhan karyawan saat memperkenalkan teknologi baru ke lingkungan kerja. Namun, hanya 53% karyawan berpikir hal yang sama.
Interaksi dengan teknologi nyatanya diharapkan karyawan tidak menghilangkan sentuhan humanis di tempat kerja.
Masih dalam survey yang sama, 40-45% ternyata karyawan lebih memilih interaksi tatap muka dalam melakukan beberapa aktivitas seperti penilaian kinerja, meminta bantuan terkait pekerjaan, dan berkonsultasi kepada tim HR.
Dalam hal ini, kesenjangan pengalaman dan pemahaman teknologi adalah hal yang penting.
Menemukan keseimbangan antara teknologi informasi dan manusia adalah fokus utama perusahaan saat menjajaki teknologi di lingkungan kerja. Lalu, bagaimana perusahaan seharusnya menetapkan strategi untuk hal ini?
Simak kisah sukses pemenang Glints Best Employer Awards 2022, Lazada Indonesia, eksklusif bersama Glints yang berbincang tentang implementasi teknologi informasi di lingkungan kerja.
“Saat pandemi melanda, tidak ada yang berubah,” ujar Evelyn Yonathan Haer, Chief People Officer Lazada Indonesia.
“Komunikasi, kolaborasi, dan pengambilan keputusan tetap lancar karena kami sudah memiliki teknologi yang mendukung. Teknologi awalnya sesuatu yang kami anggap remeh, tetapi sekarang kami bersyukur untuk itu.”
–Sylvanus Hardiyanto
Didirikan pada tahun 2012, Lazada Indonesia menghubungkan wilayah di Asia Tenggara melalui layanan logistik, pembayaran, dan teknologinya. Kini, perusahaan ini hadir di 6 negara: Indonesia, Malaysia, Filipina, Singapura, Thailand, dan Vietnam.
Pada tahun 2016, Lazada Indonesia menjadi perusahaan regional unggulan Grup Alibaba dan sekarang didukung oleh infrastruktur teknologi Alibaba.
Memelihara smart team datang secara alami untuk perusahaan seperti Lazada Indonesia. Dituntut berinovasi dan beradaptasi dengan sektor ritel online yang terus berkembang, membuat Lazada Indonesia fokus untuk mengelola kualitas timnya.
“Bagi kami, tim yang cerdas membantu kami menjadi lebih cerdas pula dalam melakukan proses bisnis dan pengambilan keputusan,” ujar Evelyn.
“E-commerce adalah industri yang bergerak cepat, jadi kami harus bekerja secara efisien untuk mengikutinya. Dan agar kita dapat bekerja secara efisien, kita perlu memiliki teknologi yang tepat untuk memungkinkan informasi mengalir lebih cepat. Hal itu membuat kami mengambil keputusan yang lebih baik dan mengetahui langkah selanjutnya dengan lebih tepat.”
Kolaborasi dan komunikasi adalah kunci keberhasilan tim cerdas Lazada Indonesia. Hal ini menjadi kian krusial ketika pandemi COVID-19 memaksa perusahaan untuk bekerja dari jarak jauh.
Beruntungnya, Lazada Indonesia telah memiliki alat kolaborasi dan komunikasi terintegrasinya sendiri. Seperti DingTalk untuk berkomunikasi, AliWork Mobile untuk berkolaborasi, AliMail untuk email, dan Alilang yang merupakan platform untuk mengelola akses jaringan, koneksi VPN, panggilan VoIP, serta konferensi audio-video.
Tantangannya dari implementasi teknologi ini adalah soal keamanan.
Menjawab tantangan ini, tim keamanan informasi Lazada Indonesia dengan cepat mengambil tindakan. Mereka memperkuat dan memperbarui sistem keamanan yang ada untuk mengelola dan melindungi jaringan perangkat perusahaan.
“Sistem komunikasi dan aplikasi terintegrasi Lazada Indonesia seperti AliMail dan DingTalk membantu kami melakukan bisnis seperti biasa, karena kami dapat mengakses data di mana saja kapan saja—tidak hanya melalui PC tapi juga ponsel,” kata Siti Authira, Men’s Clothing Category Manager.
“Kami juga tidak perlu khawatir dengan kebocoran data karena kami memiliki sistem keamanan yang baik,” lanjutnya.
Baca juga: Tips Sukses HR Gojek dalam Mengelola Ribuan Karyawan
“Inovasi di era pasca-pandemi diperlukan bagi perusahaan baik startup maupun enterprise untuk bisa terus bertahan dari perubahan yang terjadi di lingkup cara dan budaya kerja.”
Sylvanus Hardiyanto
“Perusahaan harus mampu melampaui batasan geografis dan budaya dengan tetap mengutamakan sumber daya manusia sebagai pusat perkembangan bisnis,” ujar Evelyn.
Sebelum menjadi tim yang cerdas, tim people operation Lazada Indonesia harus melewati beberapa kendala. Tergolong tim yang relatif kecil, mereka harus melayani lebih dari 1.600 karyawan secara manual yang memakan waktu.
“Kami membutuhkan dan menggunakan teknologi untuk dapat melayani karyawan kami secara efektif. Karyawan adalah pelanggan kami, dan mereka selalu menjadi yang utama.”
Mereka membutuhkan sistem untuk melacak dan mengelola kueri dan permintaan, penyediaan layanan HR dengan proses yang terstandarisasi, dan sistem pengumpulan data yang nantinya dapat menjadi sumber informasi.
“Kami tidak tahu apakah karyawan menyetujui kebijakan yang kami buat, atau ketika mengubah status atau alamat rumah mereka,” jelas Evelyn.
“Ini mungkin kelihatan seperti perubahan kecil, tetapi penting bagi kami sebagai HR untuk mematuhi kebijakan pemerintah dan Undang-Undang Ketenagakerjaan. Penting juga untuk memiliki data yang dapat Anda rekam, simpan, dan terlindung dari kebocoran,” lanjutnya.
Untuk mengatasi tantangan ini, Lazada Indonesia beralih ke teknologi informasi dan menciptakan solusi digital dengan pendekatan people-oriented. MyHR adalah platform online di mana karyawan dapat menambahkan, mengedit, dan melihat informasi pribadi mereka.
Sedangkan, sistem pembuatan surat elektronik memungkinkan karyawan dengan mudah meminta sertifikat kerja dan dokumen administrasi lainnya. Lazada Indonesia juga menciptakan LazRita, chatbot HR yang menyediakan balasan otomatis untuk pertanyaan umum terkait cuti, tunjangan, asuransi, dan informasi terkait HR lainnya.
Pengembangan lainnya adalah dibuatnya automated probation system untuk melacak evaluasi karyawan baru dengan mudah. Ada pula HR ticketing system untuk mengajukan pertanyaan lain yang tidak dapat dijawab secara otomatis seperti chatbot.
“Memiliki satu satu portal menyeluruh membuat kehidupan karyawan di Lazada Indonesia menjadi lebih mudah dan memangkas waktu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan administratif. Seperti mengajukan cuti, reimbursement, hingga memesan ruang untuk rapat,” kata Athina Tokan, Vice President and Category Leader of Fashion.
“Ini memungkinkan kita untuk bekerja sama sebagai sebuah tim, terutama di lingkungan kerja yang jauh dan hybrid.”
Lazada Indonesia telah melihat hasil positif setelah mengimplementasikan teknologi di lingkungan kerjanya. Jumlah tiket HR yang berhasil terselesaikan meningkat. Dari lebih dari 200 tiket pada Januari 2021 menjadi lebih dari 700 tiket diselesaikan melalui LazRita pada Januari 2022.
“Tim dapat melacak produktivitas mereka dengan melihat data secara mandiri,” jelas Evelyn.
“Mereka dapat melihat berapa banyak pertanyaan yang diajukan dalam sebulan dan persentase kasus yang berhasil mereka selesaikan. Dengan data ini, mereka memotivasi diri dan diberdayakan untuk bekerja lebih baik,” lanjutnya.
“Perusahaan sebaiknya membuat program pelatihan yang berulang dan berjenjang dengan tujuan untuk menjaga sustainability jangka panjang impact dari program.”
Fautry Hasfiandy
Sementara teknologi memainkan peran penting di Lazada Indonesia, perusahaan mengambil langkah untuk menyeimbangkan kebutuhan teknologi dengan manusia.
“Seperti halnya platform e-commerce kami, Lazada Indonesia selalu melakukan pengujian untuk infrastruktur HR yang kami bangun. Kami biasanya menguji dalam tim kami terlebih dahulu, kemudian kami menguji-cobanya ke kelompok kecil karyawan, dan mengumpulkan umpan balik dari mereka,” jelas Evelyn.
“Kami juga memahami bahwa tidak semua orang tech-savvy, jadi kami memberikan pelatihan untuk semua teknologi yang kami gunakan. Teknologi itu penting, tetapi kita perlu memastikan bahwa kita tidak kehilangan sisi kemanusiaannya,” tambahnya.
Kedepannya, Evelyn berencana untuk menambahkan fungsionalitas LazRita di mana karyawan dapat memberikan umpan balik kepada perusahaan.
“Mereka dapat memberi kami masukan, kami akan mengumpulkan masukan itu dan mendiskusikannya dengan eksekutif perusahaan sehingga pelanggan kami — karyawan — dapat ikut bersuara,” tutupnya.
Teknologi dan smart team akan menjadi kekuatan pendorong penting dalam visi Lazada Indonesia untuk melayani 300 juta pelanggan pada tahun 2030. Visi ini termasuk menciptakan jutaan lapangan kerja di ekosistem e-commerce, dan memberdayakan usaha kecil dan menengah yang potensial di seluruh Asia Tenggara.
Simak kisah berbagai perusahaan revolusioner mewujudkan lingkungan kerja yang lebih berkualitas dan lihat daftar pemenang Glints Best Employers Awad 2022 di sini!
