Panduan HR: Poin Penting dalam Membuat Interview Online
Sejak wabah COVID-19 menyebar ke seluruh belahan dunia, interview online menjadi sebuah kenormalan dalam proses rekrutmen karyawan. Sebenarnya, interview online telah lama digunakan oleh sejumlah perusahaan yang terbiasa dengan sistem teleworking atau flexible job.
Perusahaan yang mempekerjakan remote employee di beberapa kota atau negara lebih suka wawancara via internet untuk mengetahui apakah para kandidat cocok dengan pekerjaan yang ditawarkan. Dengan menggunakan teknologi komunikasi virtual, jarak bukan lagi kendala.
Pada dasarnya, tidak ada perbedaan mencolok dengan wawancara tatap muka, kecuali Anda hanya butuh software atau aplikasi video conference. Jika hal ini merupakan pengalaman baru, dan perusahaan Anda masih dalam penyesuaian, panduan HR dalam membuat interview online berikut ini dapat membantu Anda.
Bagi seorang kandidat, ketidakpastian wawancara bisa menjadi pengalaman yang menegangkan. Itulah alasan mengapa Anda perlu membagikan informasi sebanyak mungkin kepada mereka beberapa hari sebelum wawancara.
Anda dapat mengirimkan email tentang jadwal wawancara, arahan ke kantor Anda, dan tip yang akan membantu kandidat berhasil. Dalam menjadwalkan interview online, Anda dapat memberikan instruksi persiapan wawancara, termasuk perangkat lunak video conference yang akan digunakan. Tujuannya agar persoalan teknis tidak menjadi kendala.
Jika mengharapkan kandidat muncul tepat waktu dan siap menampilkan diri mereka yang terbaik, maka Anda mesti menyiapkan platform yang memungkinkan semua berlangsung lancar. Pastikan untuk menguji teknologi yang digunakan dan pilih tempat yang tenang di rumah Anda untuk berbicara dengan kandidat seolah-olah mereka ada di hadapan Anda.
Ketidaksiapan dalam wawancara berdampak buru pada Anda, atasan, dan juga perusahaan. Koneksi internet putus atau gangguan komunikasi di pihak Anda akan memberikan pengalaman negatif bagi kandidat. Jadi luangkan waktu beberapa menit sebelum Anda memulai panggilan untuk memastikan semuanya siap.
Sekalipun kandidat telah mempersiapkan wawancara jarak jauh, perlu diingat bahwa masalah tak terduga bisa terjadi pada video call. Suara keributan dari luar rumah, yang di luar kendali mereka, bisa sangat mengganggu percakapan jarak jauh. Begitu juga dengan sambungan internet, sinyal Wi-Fi sering tidak stabil di jam-jam tertentu.
Gangguan semacam ini mungkin menjadi kendala, tetapi pada akhirnya tidak ada hubungannya dengan kualifikasi seorang kandidat. Jangan biarkan faktor yang tidak relevan terlalu memengaruhi opini Anda. Tetaplah mengevaluasi hal-hal yang penting.
Jadi, jika seluruh wawancara terganggu, pertimbangkan untuk meminta kandidat menjadwalkan ulang atau menyelesaikan pembicaraan via telepon. Anda mengundang wawancara karena terkesan dengan profil mereka, maka Anda juga perlu memberi mereka kesempatan dan meluangkan waktu untuk mendengarkan mereka.
Meminta kandidat untuk bertemu dengan banyak anggota tim perekerut merupakan cara populer yang biasa diterapkan perusahaan. Namun, dalam interview online, sering timbul masalah ketika melibatkan terlalu banyak partisipan dalam sebuah video conference.
Untuk meminimalkan masalah teknis, lebih baik kandidat hanya diwawancarai satu orang dalam satu kesempatan. Anda dapat menjadwalkan beberapa wawancara selama beberapa jam. Ini tidak akan membebani kandidat karena mereka tidak perlu bepergian.
Mewawancarai seseorang melalui video mungkin membuat Anda gampang kehilangan fokus. Ini hal yang wajar karena memang Anda tidak benar-benar satu ruangan dengan kandidat. Tetapi cobalah untuk tidak teralihkan dari layar komputer Anda sepanjang percakapan.
Ingatlah bahwa wawancara jarak jauh bukan sekadar agenda rutin Anda. Organisasi memercayai Anda untuk membantu menemukan karyawan terbaik. Kesuksesan merekrut kandidat juga berarti kemajuan bagi karier Anda. Karenanya, hormati setiap kandidat yang terlibat dengan memastikan Anda hadir dan mendengarkan dengan cermat.
Buka percakapan dengan obrolan ringan untuk membantu kandidat merasa nyaman sekaligus menjalin hubungan baik dengan Anda. Cobalah lebih santai di awal, jangan langsung menuju pada pertanyaan wawancara.
Luangkan waktu sebentar untuk berkenalan. Bicarakan tentang latar belakang profesional Anda dan apa yang Anda sukai dari peran yang Anda jalankan di organisasi. Atau, buka dengan fakta menarik dari resume kandidat untuk memudahkan masuk ke wawancara formal.
Wawancara memberikan kesempatan kepada kandidat untuk melihat organisasi Anda dari dekat. Mereka akan mengetahui apakah mereka merasa senang bekerja setiap hari bersama orang-orang di organisasi Anda atau menjadi bagian dari sebuah tim.
Jelaskan kepada mereka seperti apa lingkungan kerja, bagaimana tim Anda beroperasi, dan dengan siapa mereka akan bekerja sama. Bicarakan apa yang membuat pekerjaan dan organisasi Anda berbeda dari yang lain, dan uraikan apa saja nilai-nilai dan budaya organisasi.
Keuntungan wawancara jarak jauh adalah pada perangkat lunak video conference. Dalam wawancara konvensional, pertanyaan hanya bersifat hipotetis, seperti “Apa yang akan Anda lakukan”. Sedangkan, dalam wawancara virtual, Anda bisa lebih kreatif dengan memanfaatkan fitur screen sharing (berbagi layar) di aplikasi untuk menunjukkan kepada kandidat proyek nyata yang sedang berjalan.
Cari tahu bagaimana kandidat akan berkontribusi. Tanyakan pula bagian mana yang menurut kandidat telah berjalan baik dan bagaimana peran kandidat menjadi pembeda dalam kerja tim tersebut.
Mempekerjakan karyawan baru merupakan keputusan besar. Wajar jika Anda belum bisa menyimpulkan atau masih tidak yakin siapa orang terbaik yang akan direkrut. Mungkin Anda terkesan dengan pencapaian karier kandidat, tetapi percakapan tidak cukup memberikan Anda wawasan tentang keterampilan mereka.
Untuk meyakinkan Anda mendapatkan orang yang tepat, mintalah kandidat menyelesaikan penilaian keterampilan atau sampel proyek. Berikan latihan yang dapat diselesaikan kurang dari satu jam dan lakukan penilaian terhadap hasilnya.
Tetaplah merekrut karyawan baru, terutama ketika ada kebutuhan mendesak untuk mengisi sebuah peran di organisasi Anda. Jangan biarkan jarak menjadi kendala untuk mengembangkan tim dan organisasi di tengah pandemi. Anda tetap dapat mengandalkan wawancara virtual untuk memastikan mendapat karyawan terbaik.
Namun, menarik karyawan terbaik memang butuh upaya sejak awal proses rekrutmen. Salah satunya adalah membuat posting iklan di job portal yang memiliki banyak top talent, seperti Glints. Marketplace ini menyediakan tempat bagi perusahaan untuk memasang iklan lowongan kerja gratis tanpa batas.
Apabila perusahaan Anda masih fokus pada upaya mempertahankan bisnis di tengah pandemi, namun di satu sisi butuh merekrut karyawan, Anda dapat mencoba jasa perekrut Glints TalentHunt. Dengan puluhan ribu top talent di database yang disaring dengan teknologi rekrutmen berbasis artificial intelligence, tim perekrut berpengalaman akan merekomendasikan beberapa kandidat teratas yang paling cocok dengan deskripsi pekerjaan yang Anda butuhkan hanya dalam waktu 2-3 minggu, sebelum Anda mewawancarai mereka.
Glints tidak hanya membantu Anda menemukan kandidat yang berbakat secara cepat dengan garansi 90 hari, tetapi juga memungkinkan perusahaan Anda lebih efisien. Anda akan lebih hemat biaya dan waktu ketimbang merekrut sendiri dengan sumber daya yang Anda miliki.
