Offering Letter (Surat Panggilan Kerja): Isi, Fungsi & Contohnya

Offering letter atau surat panggilan kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan perusahaan kepada calon karyawan untuk memberikan penawaran pekerjaan sebagai langkah awal dalam proses perekrutan sebelum calon karyawan menandatangani kontrak kerja secara resmi. 

Surat ini biasanya berisi rincian penting terkait posisi dan jabatan yang ditawarkan, tanggal mulai bekerja, kompensasi dan tunjangan, jadwal kerja dan lokasi kerja, manfaat dan hak karyawan, syarat dan kelengkapan tambahan, serta batas waktu konfirmasi.

Offering letter bisa bersifat formal atau informal. Namun, penting untuk mengetahui cara menulis surat penawaran yang jelas agar terhindar dari komplikasi hukum yang tidak diinginkan.

Berikut adalah penjelasan rinci tentang surat penawaran kerja dasar, unsur-unsur yang perlu disertakan, serta aspek hukum yang perlu diperhatikan. Kami juga akan menyediakan template surat penawaran untuk memudahkan Anda.

Manfaat Offering Letter

Dalam proses perekrutan, offering letter memiliki beberapa fungsi penting, yakni:

• Formalitas resmi: memberikan pemberitahuan formal kepada calon karyawan mengenai penawaran pekerjaan.
• Detail pekerjaan: menyampaikan informasi terkait posisi, tanggung jawab, dan kompensasi secara jelas.
• Dasar kesepakatan: sebagai acuan awal sebelum kontrak kerja resmi ditandatangani.

Komponen yang Harus Ada dalam Offering Letter

Offering letter atau surat penawaran kerja berisi informasi penting yang memberikan gambaran jelas mengenai pekerjaan yang ditawarkan dengan komponen sebagai berikut:

1. Judul dokumen: Biasanya berjudul seperti “Offering Letter” atau “Surat Tawaran Pekerjaan.”
2. Tanggal: Tanggal saat offering letter dibuat.
3. Informasi perusahaan: Nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak.
4. Informasi calon karyawan: Nama lengkap calon karyawan dan alamatnya.
5. Salam pembuka: Ungkapan salam seperti “Kepada [Nama Calon Karyawan].”
6. Pernyataan tawaran: Penjelasan singkat mengenai tawaran pekerjaan yang diajukan, termasuk jabatan yang ditawarkan, deskripsi tugas dan tanggung jawab pekerjaan beserta jadwal jam kerja reguler maupun shifting sesuai dengan kebijakan perusahaan. Informasikan juga ketentuan lokasi kerja, seperti kantor, remote, atau hybrid.
7. Manfaat dan hak karyawan: Cantumkan rincian gaji, termasuk gaji pokok atau upah per jam, bonus, dan tunjangan lain yang ditawarkan (seperti tunjangan transportasi, makan, cuti tahunan, asuransi kesehatan, program pensiun dan fasilitas lainnya).
8. Tanggal dan mulai kerja: Berikan informasi kapan waktu yang diharapkan perusahaan untuk calon karyawan mulai bekerja.
9. Syarat dan kelengkapan tambahan: Persyaratan dokumen yang harus disiapkan oleh calon karyawan, seperti KTP, NPWP, ijazah, atau sertifikat terkait.
10. Instruksi untuk menanggapi: Berikan intruksi bagaimana cara menerima tawaran, termasuk apabila ada formulir yang perlu diisi atau membutuhkan tanda tangan.
11. Masa berlaku tawaran: Batas waktu yang ditentukan untuk calon karyawan menerima atau menolak penawaran kerja.
12. Penutup: Berikan detail kepada karyawan baru tentang cara menghubungi Anda (atau departemen HR) jika ada pertanyaan atau kekhawatiran, dan tutup dengan ucapan terima kasih atas minat calon karyawan dan harapan untuk melihat mereka bergabung dengan tim.
13. Tanda tangan: Tanda tangan dari pihak yang berwenang di perusahaan beserta informasi nama dan jabatan.
14. Lampiran (jika ada): Lapiran biasanya berupa dokumen tambahan seperti informasi lebih detail tentang pekerjaan dan kebijakan perusahaan.

Pertimbangan Hukum Saat Membuat Penawaran Kerja

Saat membuat penawaran kerja, ada beberapa aspek hukum yang perlu diperhatikan untuk menghindari masalah di kemudian hari, sebagai berikut:

Status hubungan kerja (At-Will)

Menyatakan bahwa hubungan kerja bersifat “at-will” adalah hal yang penting untuk menghindari kesalahpahaman.

Artinya, baik perusahaan maupun karyawan memiliki hak untuk mengakhiri hubungan kerja kapan saja, dengan alasan yang sah atau bahkan tanpa alasan sama sekali, sepanjang tidak melanggar hukum.

Jika tidak disebutkan dengan jelas, surat penawaran bisa dianggap sebagai kontrak jangka panjang yang dapat menimbulkan kewajiban hukum di masa depan.

Tanggal kedaluwarsa tawaran

Menambahkan tanggal kedaluwarsa dalam surat penawaran adalah langkah yang bijaksana. Hal ini akan mencegah calon karyawan menunda-nunda keputusan mereka karena masih mempertimbangkan tawaran dari perusahaan lain.

Jika calon karyawan menerima tawaran setelah periode kedaluwarsa, perusahaan dapat menghindari potensi konflik.

Jelas tentang gaji dan tunjangan

Penawaran kerja harus mencakup dengan jelas informasi mengenai gaji, tunjangan, dan manfaat lainnya.

Hal ini penting untuk menghindari kebingungannya di kemudian hari tentang kompensasi yang diharapkan.

Penyebutan ketentuan khusus

Jika ada syarat khusus, seperti masa percakapan, pengujian latar belakang, atau persyaratan medis, ini perlu disebutkan dalam surat penawaran.

Hal ini memberikan transparansi tentang kondisi yang harus dipenuhi oleh calon karyawan sebelum dapat mulai bekerja.

Konsekuensi pembatalan tawaran

Sebaiknya Anda menyebutkan bahwa tawaran kerja dapat dibatalkan jika calon karyawan tidak memenuhi persyaratan atau tidak memberikan tanggapan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Hal ini dapat melindungi perusahaan dari potensi masalah hukum jika tawaran dibatalkan.

Risiko hukum jika tawaran dibatalkan setelah diterima

Jika tawaran kerja sudah diterima dan kemudian dibatalkan, terutama jika calon karyawan sudah berhenti dari pekerjaan sebelumnya untuk menerima tawaran tersebut, bisa timbul masalah hukum.

Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa tawaran kerja dilakukan dengan hati-hati dan bahwa semua persyaratan di dalamnya dipenuhi dengan baik.

Perjanjian kerahasiaan atau non-kompetisi

Jika relevan, Anda juga bisa menyertakan perjanjian kerahasiaan atau non-kompetisi dalam surat penawaran. Hal ini memberikan perlindungan bagi perusahaan terhadap informasi sensitif atau pesaing yang mungkin dimanfaatkan oleh karyawan setelah meninggalkan perusahaan.

Dengan memperhatikan hal-hal di atas, Anda dapat mengurangi risiko hukum yang tidak diinginkan dan memastikan bahwa proses penawaran kerja berjalan lancar dan sesuai dengan hukum yang berlaku.

Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia

Ada berbagai jenis offering letter atau surat penawaran kerja yang bisa Anda buat sesuai kebutuhan.

1. Surat Tawaran Tanpa Syarat

Unconditional offering letter berisi tawaran pekerjaan yang diberikan tanpa syarat atau ketentuan khusus. Calon karyawan dapat langsung menerima tawaran ini tanpa ada prosedur lanjutan.

Surat ini biasanya berisi informasi tentang pekerjaan yang dilamar dan tidak memerlukan langkah-langkah tambahan sebelum kandidat dapat mulai bekerja.

Ini adalah contoh surat penawaran kerja tanpa syarat:

[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Email/Telepon Perusahaan] [Tanggal Surat Dibuat] Kepada: Bapak/Ibu [Nama Kandidat] [Alamat Kandidat] [Email Kandidat] Perihal: Penawaran Pekerjaan untuk Posisi [Nama Posisi] Dengan hormat, Dengan senang hati kami menawarkan Anda kesempatan untuk mengisi posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan], berlokasi di [Nama Tempat], dengan tanggal mulai bekerja pada [Tanggal Mulai]. Berikut adalah rincian penawaran kami: Gaji Bulanan: Rp [Jumlah Gaji] Fasilitas: [Sebagai contoh, tunjangan transportasi, asuransi kesehatan, dll.] Jam Kerja: [Jumlah jam kerja per minggu] Masa Percobaan: [Misalnya 3 bulan] Lokasi Kerja: [Alamat kantor] Kami berharap Anda dapat menerima tawaran ini dan bergabung dengan tim kami. Silakan menandatangani dan mengembalikan surat penawaran paling lambat pada [Batas waktu penerimaan tawaran] ini sebagai tanda persetujuan, dan untuk mengkonfirmasi tanggal mulai yang telah disepakati. Jika ada pertanyaan dan informasi lebih lanjut, Anda bisa menghubungi [Nama kontak penghubung] di nomor [Nomor kontak]. Hormat kami, [Nama HRD] [Jabatan di Perusahaan] [Email/Telepon Perusahaan]

2. Offering Letter Singkat

3. Surat Tawaran Magang

Surat tawaran ini biasanya diperuntukkan untuk mahasiswa tingkat akhir atau individu yang melamar untuk program magang di perusahaan.

Surat ini berisi tentang durasi magang, tunjangan (jika ada), tanggung jawab pekerjaan, serta jadwal atau lokasi magang.

Ini adalah contoh surat penawaran magang yang dapat Anda ikuti:

Halo [Nama Kandidat], Dengan senang hati kami menawarkan kamu kesempatan untuk bergabung sebagai Magang [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Kami percaya pengalaman yang kamu dapatkan di sini akan sangat berharga untuk perkembangan karier kamu ke depan. Detail penawaran sebagai berikut: Posisi: Magang [Jabatan] Penanggung Jawab: [Atasan] Durasi: [Durasi Magang, misalnya 3 bulan] Mulai: [Tanggal Mulai] Gaji: Rp [Jumlah Gaji, jika ada] Jam Kerja: [Jumlah Jam Kerja] per minggu, [Hari Kerja] Kami berharap kamu dapat belajar banyak dan memberi kontribusi yang positif selama magang di sini. Tidak menutup kemungkinan jika [Nama Perusahaan] akan mempertimbangkan kamu untuk menjadi karyawan tetap berdasarkan nilai performa kamu di masa magang. Jika kamu setuju, mohon tanda tangan dan kirimkan kembali surat ini paling lambat pada [Tanggal Batas Waktu]. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami sangat menantikan untuk bekerja sama denganmu! Salam hangat, [Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Perusahaan] _______________________________________________ Penerimaan: Saya, [Nama Kandidat], menerima penawaran magang ini. Tanda Tangan: _______________________ Tanggal: ___________________________

4. Surat Penawaran Kerja Bersyarat

Surat tawaran ini diberikan kepada kandidat dengan syarat-syarat tertentu, seperti kelulusan pemeriksaan latar belakang, tes kesehatan, atau penyelesaian proses administrasi lainnya.

Isi surat mencakup detail tawaran pekerjaan. Namun, ada klausul yang menyatakan bahwa tawaran tersebut bergantung pada pemenuhan syarat-syarat tertentu.

Contoh offering letter bersyarat sebagai berikut:

[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon Perusahaan] [Email Perusahaan] [Tanggal Surat] [Nama Kandidat] [Alamat Kandidat] [Nomor Telepon Kandidat] [Email Kandidat] Perihal: Surat Penawaran Kerja Bersyarat Kepada Yth. [Nama Kandidat], Dengan hormat, Kami dengan senang hati menawarkan Anda posisi sebagai [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan], dengan ketentuan bahwa Anda memenuhi persyaratan berikut: 1. Verifikasi Dokumen: Anda diminta untuk menyerahkan dokumen asli untuk diverifikasi, termasuk tetapi tidak terbatas pada: – Ijazah dan transkrip akademik – Sertifikasi profesional (jika ada) – Dokumen identitas resmi – Sertifikat TOEFL dengan skor minimal 450 2. Pemeriksaan Latar Belakang: Penawaran ini tergantung pada hasil pemeriksaan latar belakang yang mencakup riwayat pekerjaan, catatan kriminal, dan referensi kerja. 3. Pemeriksaan Kesehatan: Anda diwajibkan untuk menjalani dan lulus pemeriksaan kesehatan yang dilakukan oleh dokter/rumah sakit yang telah disetujui. 4. Tanggal Mulai Bekerja: Tanggal mulai bekerja sementara Anda adalah [Tanggal Mulai], dengan catatan bahwa semua persyaratan di atas telah terpenuhi. 5. Kompensasi dan Tunjangan: Gaji tahunan awal Anda adalah sebesar [Jumlah Gaji], ditambah tunjangan lain sesuai dengan kebijakan perusahaan. Detail lebih lanjut akan diberikan setelah semua persyaratan terpenuhi. Mohon konfirmasikan penerimaan Anda terhadap penawaran ini dengan menandatangani, scan dokumen yang diperlukan lalu kirimkan ke alamat email yang tertera di atas, paling lambat pada [Tanggal Batas Akhir]. Jika tidak ada tanggapan hingga tanggal tersebut, penawaran ini dapat dianggap batal. Proses perekrutan tidak dipungut biaya apapun. Kami berharap Anda dapat bergabung dengan tim kami dan memberikan kontribusi terhadap kesuksesan [Nama Perusahaan]. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan konfirmasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di [Nomor Kontak]. Hormat kami, [Nama Pemberi Surat] [Jabatan] [Nama Perusahaan] _______________________________________________ Pengakuan dan Penerimaan Saya, [Nama Kandidat], mengakui dan menerima syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Surat Penawaran Kerja Bersyarat ini. Tanda Tangan: _______________________ Tanggal: _______________________

5. Offering Letter untuk Freelance

Surat tawaran ini digunakan untuk pekerjaan dengan status kontrak atau freelance, di mana durasi pekerjaan ditentukan.

Surat ini mencakup informasi tentang lamanya kontrak, tarif yang dibayar, kesepakatan kerahasiaan, serta tugas-tugas spesifik yang harus diselesaikan.

Contoh offering letter untuk freelance:

[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon Perusahaan] [Email Perusahaan] [Tanggal Surat] [Nama Freelancer] [Nomor Telepon Freelancer] [Email Freelancer] Subjek: Penawaran Kerja untuk Posisi Freelance/Kontrak Kepada Yth. [Nama Freelancer], Dengan hormat, Kami ingin menawarkan kepada Anda kesempatan untuk bekerja dengan [Nama Perusahaan] sebagai [Nama Posisi/Peran] dalam basis freelance atau kontrak. Berikut adalah rincian dan ketentuan kerja sama: Peran: [Nama Posisi] Tanggung Jawab: [Deskripsikan tugas dan tanggung jawab utama, misalnya “Membuat 10 konten media sosial” atau “Membuat 10 desain grafis untuk kampanye pemasaran.”] Penanggung jawab: [Nama atau Jabatan Manajer Proyek] Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai] Tanggal Berakhir: [Tanggal Berakhir] atau pekerjaan telah selesai dilakukan. Jam Kerja: [Sebutkan jadwal kerja, jika ada, atau fleksibel sesuai proyek.] Tarif: [Jumlah Pembayaran, misalnya “Rp [Jumlah] per jam/proyek.”] Jadwal Pembayaran: Pembayaran akan dilakukan [frekuensi pembayaran, misalnya “setiap bulan/setelah proyek selesai”] melalui [metode pembayaran, misalnya “transfer bank”]. Anda diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan semua informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Semua hasil kerja yang Anda selesaikan selama masa kerja sama ini menjadi hak milik eksklusif [Nama Perusahaan], kecuali ada kesepakatan tertulis lainnya. Kerja sama ini dapat dihentikan oleh salah satu pihak dengan pemberitahuan tertulis minimal [jumlah hari, misalnya “14 hari”] sebelumnya. Jika Anda menyetujui ketentuan yang tertera dalam surat ini, mohon untuk menandatangani dan mengembalikan salinan surat ini paling lambat [Tanggal]. Kami sangat antusias untuk bekerja sama dengan Anda dan berharap proyek ini dapat berjalan dengan sukses. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Kontak]. Hormat kami, [Nama Pemberi Surat] [Jabatan] [Nama Perusahaan] _______________________________________________ Pengakuan dan Penerimaan Saya, [Nama Freelancer/Kontraktor], dengan ini mengakui dan menerima syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Surat Penawaran Kerja untuk Posisi Freelance/Kontrak ini. Tanda Tangan: _______________________ Tanggal: _______________________

Contoh Offering Letter Bahasa Inggris

1. Conditional offering letter

2. Standard offering letter template

[Company Name] [Company Address] [Date] Dear [Candidate Name], We are pleased to extend an offer for you to join [Company Name] as a [Job Title]. We believe that you will be a valuable addition to our team, after careful consideration of your skills and experience. Job Title: [Job Title] Start Date: [Start Date] Salary: [Salary Amount] per [hour/year], paid [bi-weekly/monthly]. Responsibilities: [Brief mention of job responsibilities] Reporting to: [Supervisor Name and Title] Work Hours: [Hours per week], [working days] Location: [Office Location or Remote Details] Benefits: [Brief description of benefits, e.g., health insurance, retirement plans, vacation days, etc.] As part of our team, you will be required to follow all company policies and procedures, which will be provided to you upon joining. This offer is contingent upon the completion of [background checks, reference checks, or other pre-employment conditions], which must be satisfactory to [Company Name]. In addition, your employment with us will be governed by our standard employment agreement, which will be provided to you for review and signature. We are excited about the possibility of you joining our team and look forward to working with you. Please confirm your acceptance of this offer by signing and returning this letter by [offer expiration date]. Sincerely, [Your Signature] [Your Printed Name] [Your Job Title]

3. Offering letter for promotion

Surat penawaran kerja ini diberikan kepada karyawan yang dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi di perusahaan. Isi surat menyebutkan detail posisi baru, perubahan gaji, dan manfaat lainnya yang terkait dengan kenaikan jabatan tersebut.

Contoh offer letter untuk kenaikan jabatan:

[Company Name] [Company Address] [Company Phone Number] [Company Email] [Date] [Employee Name] [Employee Email] Subject: Promotion Offer Letter Dear [Employee Name], We are delighted to offer you a promotion to the position of [New Position Title] at [Company Name], effective from [Effective Date]. This promotion is a reflection of your outstanding performance, commitment, and contributions to the success of our team. Below are the key details of your new role: Position Title: [New Position Title] Reporting To: [Name/Title of New Manager] Key Responsibilities: [Briefly outline major responsibilities or state that a detailed description will follow.] Revised Compensation New Salary: [Revised Salary] per month/year (gross). Additional Benefits (if any): [Specify additional benefits, such as transportation allowance, annual bonuses, etc.] Performance Incentives: [Describe any new incentive or bonus plan, if applicable.] Other Conditions All other benefits you currently receive will remain unchanged unless stated otherwise. To accept this promotion, kindly reply to this letter by [Deadline Date]. This promotion is a testament to your hard work and potential to excel further in your career. We are confident that you will bring great value to this new role and continue to drive positive results for the company. If you have any questions regarding this offer, please don’t hesitate to contact [Contact Name/Position] at [Contact Email/Phone Number]. Congratulations on your promotion! We look forward to supporting you in your new responsibilities. Best regards, [Name of Issuer] [Title/Position] [Company Name]

4. Offering letter for relocation

Surat penawaran kerja ini diberikan kepada kandidat yang harus pindah atau mutasi lokasi kerja (misalnya, pindah kota atau negara) untuk menerima pekerjaan tersebut.

Selain detail pekerjaan, surat ini juga mencakup informasi tentang kompensasi biaya relokasi dan bantuan lainnya yang diberikan oleh perusahaan.

Contoh offering letter untuk mutasi lokasi:

[Company Name] [Company Address] [Company Phone Number] [Company Email] [Date] [Employee Name][Employee Address] Subject: Relocation Offer Dear [Employee Name], We are pleased to offer you the opportunity to relocate and continue contributing to [Company Name] in a new and exciting role. Your expertise, dedication, and achievements have made you an excellent candidate for this relocation, and we are confident you will thrive in this new environment. Relocation Details Current Position: [Your Current Role] New Position (if applicable): [New Role or indicate “unchanged”] Relocation Destination: [City/Office Name/Region] Proposed Relocation Date: [Start Date at the New Location] Relocation Package To ensure a smooth transition, we are providing the following relocation assistance: Relocation Grant: A one-time payment of [amount] to cover moving-related expenses. Travel Support: Reimbursement for travel costs for you and your immediate family. Temporary Accommodation: [Details, e.g., “Up to 30 days of company-funded temporary housing.”] Moving Services: Coverage for packing, shipping, and delivery of your household items. Additional Assistance: [Specify further benefits, such as “Visa processing support, family relocation aid, or school search services.”] Additional Terms This relocation package is contingent upon your agreement to relocate by [specific date] and remain employed with [Company Name] for a minimum of [duration, e.g., “12 months”] at the new location. Should you choose to leave the company before the agreed duration, [specific terms, e.g., “you may be required to reimburse relocation expenses”]. We believe this relocation will provide an excellent opportunity for your personal and professional growth while allowing you to make a greater impact on [Company Name]. Please confirm your acceptance of this offer and the relocation terms by signing and returning a copy of this letter no later than [deadline date]. If you have any questions, feel free to reach out to [Contact Name/Title] at [Contact Phone/Email]. We are thrilled to support you through this transition and look forward to your continued success in your new role. Best regards, [Name of Issuer] [Title/Position] [Company Name] Acknowledgment and Acceptance I, [Employee Name], acknowledge and accept the terms of the relocation as outlined in this letter. Signature: _______________________ Date: _______________________

Demikianlah contoh-contoh offering letter yang dapat digunakan sebagai referensi dalam proses perekrutan karyawan. Surat penawaran kerja merupakan salah satu bagian penting dalam membangun hubungan profesional yang baik antara perusahaan dan calon karyawan. Dengan menggunakan format yang jelas dan bahasa yang tepat, perusahaan dapat memberikan kesan yang positif sekaligus memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan baik.

Jangan biarkan talenta terbaik terlewatkan! Iklankan lowongan kerja perusahaan Anda di GLINTS sekarang juga dan temukan calon karyawan yang tepat untuk posisi yang Anda butuhkan.