4 Contoh Job Desk Quality Assurance (QA) + Skill dan Kualifikasinya

©Freepik

Menjamin kualitas sebuah produk atau layanan bukan hanya tentang memeriksa hasil akhir. Di situlah peran quality assurance (QA) menjadi penting. Job desk quality assurance fokus untuk memastikan setiap tahapan proses, mulai dari rancangan, produksi, hingga distribusi, memenuhi standar mutu yang ditetapkan.

Agar Anda lebih mudah mencari kandidat yang tepat untuk posisi QA dalam proses rekrutmen, pahami peran, keterampilan, dan contoh job descriptionnya berikut ini.

Apa Itu Quality Assurance?

Quality assurance adalah serangkaian langkah dan prosedur untuk menjamin proses pembuatan produk berjalan sesuai standar.

Tujuannya memastikan bahwa setiap langkah produksi dan pengujian telah memenuhi kriteria mutu, sehingga produk akhir yang dihasilkan tetap konsisten dan aman bagi konsumen.

Metode QA menekankan pada pencegahan kesalahan sejak awal, bukan menunggu hingga cacat ditemukan di produk jadi.

Nah, banyak yang masih bingung perbedaan antara QA dengan QC (Quality Control). Inilah yang membedakan QA dengan QC, di mana QA lebih memprioritaskan pengaturan sistem, sedangkan QC memeriksa output atau hasil akhirnya.

Sederhananya, quality control (QC) cenderung “menangkap” kesalahan setelah proses selesai, sedangkan QA merancang sistem agar kesalahan tidak terjadi sejak awal.

Peran dan Tugas Quality Assurance

Kebanyakan industri, baik manufaktur, farmasi, teknologi informasi, maupun jasa, menerapkan QA. Jika dilihat dari job description secara umum, berikut beberapa peran dan tanggung jawab QA:

1. Menyusun dan Memelihara SOP (Standard Operating Procedure)

QA merancang prosedur kerja detail supaya setiap departemen mengikuti standar mutu yang sama. Ketika SOP perlu disesuaikan, misalnya karena perubahan bahan baku, posisi QA-lah yang meninjaunya.

2. Melakukan Audit Internal

QA kerap mengadakan audit untuk memastikan praktik di lapangan sesuai SOP. Jika ada penyimpangan, QA akan memberi peringatan atau rekomendasi perbaikan.

3. Bekerja Sama dengan Tim Lain

QA berkoordinasi dengan tim produksi, research & development, hingga departemen lain. Tujuannya agar setiap langkah atau pembaruan proses tetap mengikuti standar mutu yang disepakati.

4. Menganalisis dan Mengolah Data

QA mengumpulkan data seputar proses, seperti waktu produksi, error rate, atau catatan dari tim QC. Data ini mereka pakai untuk mencari akar masalah dan memberi solusi sistemik.

5. Memastikan Kepatuhan Regulasi

Banyak industri diatur oleh perundang-undangan tertentu (misalnya farmasi, makanan, atau perangkat elektronik). QA memeriksa apakah proses produksi perusahaan sudah memenuhi persyaratan hukum dan sertifikasi terkait.

6. Membuat Rencana Tindakan Korektif

Bila audit menemukan masalah, QA mengusulkan langkah korektif (Corrective Action) dan pencegahan (Preventive Action). Harapannya, masalah serupa tak muncul di kemudian hari.

Skill dan Kualifikasi Quality Assurance

Untuk menjalankan job desk quality assurance secara efisien, perusahaan umumnya mencari kandidat yang memiliki perpaduan kemampuan teknis dan keterampilan komunikas. :

1. Pemahaman Sistem Mutu

QA mesti paham standar seperti ISO 9001, HACCP, atau GMP (Good Manufacturing Practice), tergantung jenis industrinya. Mereka juga perlu tahu teknik audit internal dan metode penjaminan mutu lain.

2. Analisis dan Pemecahan Masalah

QA berurusan dengan data dan situasi tak terduga. Kemampuan berpikir analitis penting untuk menelusuri akar masalah dan memberikan rekomendasi yang efektif.

3. Kemampuan Menyusun Dokumen

Menulis SOP atau kebijakan mutu butuh kerapian dan kejelasan, supaya semua orang paham prosedurnya.

4. Komunikasi dan Kolaborasi

QA berhubungan dengan berbagai tim, seperti produksi, QC, manajemen, hingga R&D. Menyampaikan hasil audit atau memberi arahan butuh komunikasi yang jelas dan lugas.

5. Ketelitian dan Disiplin

Mengawasi kepatuhan SOP, memeriksa laporan, dan menginterpretasi data memerlukan ketelitian tinggi. Jika QA kurang disiplin, sistem mutu mudah diabaikan.

Contoh Job Desk Quality Assurance

Untuk mempermudah gambaran, berikut empat contoh job description QA, masing-masing dua dalam Bahasa Indonesia dan dua dalam Bahasa Inggris. Masing-masing kategori terdiri dari fresh graduate tanpa pengalaman dan karyawan berpengalaman minimal satu tahun.

Contoh job desk quality assurance di bawah ini bisa Anda gunakan sebagai acuan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

1. Job Desk Quality Assurance (Fresh Graduate) dalam Bahasa Indonesia

Judul Pekerjaan: Quality Assurance (Fresh Graduate)

Deskripsi Pekerjaan

Membantu pembuatan dan revisi prosedur operasional standar (SOP) dasar.
Mencatat data produksi dan membandingkannya dengan standar mutu yang berlaku.
Mengumpulkan laporan harian dari tim produksi dan melaporkan temuan ke atasan QA.
Berpartisipasi dalam kegiatan audit internal untuk mempelajari proses penjaminan mutu.
Menyampaikan hasil analisis sederhana tentang ketidaksesuaian proses kepada tim terkait.

Kualifikasi

Lulusan SMA/SMK atau Diploma jurusan teknik, kimia, atau setara.
Teliti dan bersedia belajar metode QA yang lebih lanjut.
Mampu berkoordinasi dengan rekan kerja di lini produksi dan departemen lain.
Motivasi tinggi untuk memahami standar mutu dan prosedur perusahaan.

2. Job Desk Quality Assurance (Fresh Graduate) dalam Bahasa Inggris

Job Title: Quality Assurance (Fresh Graduate)

Job Description

Assist in creating and revising basic Standard Operating Procedures (SOP).
Record production data and compare results with the applicable quality standards.
Gather daily reports from the production team and present findings to QA supervisors.
Participate in internal audits to learn about quality assurance processes.
Provide simple analysis of process nonconformities and communicate them to relevant teams.

Qualifications

High school or associate degree in engineering, chemistry, or related fields.
Detail-oriented and willing to learn more advanced QA methods.
Good coordination skills with production line colleagues and other departments.
Highly motivated to understand quality standards and company procedures.

3. Job Desk Quality Assurance (Min. 1 Tahun Pengalaman) dalam Bahasa Indonesia

Judul Pekerjaan: Quality Assurance (Pengalaman Min. 1 Tahun)

Deskripsi Pekerjaan

Menyusun, memelihara, dan memperbarui SOP perusahaan untuk memastikan kepatuhan terhadap standar mutu (misal ISO 9001).
Melakukan audit internal secara berkala, lalu menindaklanjuti temuan hasil audit bersama tim terkait.
Mengolah data produksi untuk menganalisis tren ketidaksesuaian dan menyarankan perbaikan sistem.
Berkolaborasi dengan tim R&D dan produksi dalam membuat metode pengujian baru bila dibutuhkan.
Menyampaikan laporan dan rekomendasi perbaikan kepada manajer QA atau direksi secara terstruktur.

Kualifikasi

Minimal satu tahun pengalaman di bidang QA, lebih disukai di industri manufaktur atau makanan/minuman.
Memahami dasar-dasar sistem manajemen mutu (ISO 9001, HACCP, atau sejenisnya).
Mampu bekerja di bawah tekanan serta menyusun dokumentasi yang rapi dan konsisten.
Memiliki kemampuan analisis dan komunikasi yang baik untuk memecahkan masalah lintas departemen.

4. Job Desk Quality Assurance (Min. 1 Tahun Pengalaman) dalam Bahasa Inggris

Job Title: Quality Assurance (Min. 1 Year of Experience)

Quality Assurance Job Description

Develop, maintain, and update company SOPs to ensure compliance with quality standards (e.g., ISO 9001).
Conduct regular internal audits and follow up on audit findings with relevant departments.
Analyze production data to identify nonconformity trends and recommend system improvements.
Collaborate with R&D and production teams to create new testing methods if necessary.
Present structured reports and improvement suggestions to the QA manager or board of directors.

Qualifications

At least one year of QA experience, preferably in manufacturing or food/beverage industries.
Familiar with basic quality management systems (ISO 9001, HACCP, or similar).
Able to work under pressure while keeping documentation neat and consistent.
Strong analytical and communication skills for cross-department problem-solving.

Tips Membuat Job Desk Quality Assurance Agar Menarik

Salah satu hal yang membantu proses rekrutmen berjalan lancar adalah dengan mendapatkan kandidat-kandidat berkualitas. Nah, untuk mendapatkan calon pelamar yang berkualitas, tentu Anda harus membuat iklan lowongan dengan jobdesk yang jelas.

Berikut tips membuat job desk quality assurance yang jelas dan menarik.

1. Gambarkan Lingkup Pekerjaan Secara Jelas

Calon kandidat perlu tahu seberapa luas peran QA di perusahaan Anda. Apakah QA hanya menyusun SOP dan melakukan audit, atau juga terlibat dalam pelatihan karyawan dan pemantauan proses produksi? Informasi ini membantu pelamar memahami pekerjaan mereka sehari-hari.

Jika QA harus bekerja sama dengan tim produksi atau QC, tuliskan di jobdesc. Dengan begitu, kandidat mengerti bahwa tanggung jawab QA tak terbatas pada satu divisi saja.

2. Sebutkan Standar Mutu atau Sertifikasi

Banyak perusahaan menjalankan sistem mutu seperti ISO 9001 atau HACCP. Jika Anda menerapkan standar semacam itu, sebutkan dengan jelas di jobdesc. Calon pelamar akan langsung paham bahwa pekerjaan QA di perusahaan Anda menuntut kepatuhan pada aturan dan prosedur tertentu.

Bila ada prosedur internal atau audit mingguan, tuliskan pula. Ini memudahkan kandidat menilai apakah pengalaman dan pengetahuan mereka cocok dengan kebutuhan perusahaan.

3. Tunjukkan Pentingnya Skill Teknis dan Soft Skill

Jelaskan bahwa QA perlu mengerti alat pengukur, dokumen mutu, dan terkadang software khusus untuk analisis data. Kemampuan berkomunikasi juga sangat penting, karena QA sering berdiskusi dengan tim produksi atau manajemen tentang temuan audit.

Jika perusahaan ingin QA yang ahli dalam analisis data, sebutkan “bisa memakai Excel tingkat lanjut” atau “mampu membuat laporan harian secara lengkap.” Keterampilan teknis dan kerja sama tim sama-sama mendukung kesuksesan QA.

4. Jelaskan Bedanya QA dan QC dalam Jobdesc

Banyak orang mengira QA dan QC sama. Terangkan bahwa QA lebih fokus pada pencegahan masalah di awal proses, sementara QC mencari dan memperbaiki cacat di produk akhir. Dengan penjelasan ini, kandidat paham posisi QA tidak hanya memeriksa barang, tapi juga merancang dan mengawasi standar mutu.

Sampaikan bahwa QA bertanggung jawab membuat sistem berjalan sesuai SOP, sedangkan QC mengecek hasil akhirnya. Ini memberi gambaran jelas soal tugas masing-masing tim.

5. Gunakan Bahasa Sederhana, tapi Informatif

Terakhir, pastikan bahasa yang dipakai mudah dipahami pelamar, terutama bagi fresh graduate yang baru mau menekuni bidang QA. Hindari kalimat panjang dan rumit.

Cukup jelaskan poin penting, misalnya tanggung jawab utama, syarat minimal, dan keahlian yang diharapkan. Dengan begitu, Anda bisa menarik pelamar berkualitas tanpa membuat mereka bingung.

Jika ada sistem kerja shift atau jadwal tertentu yang perlu diketahui, jelaskan sejak awal. Dengan begitu, kandidat bisa menimbang kecocokan jam kerja dengan kebutuhan mereka.

Dengan tips di atas, jobdesc QA yang Anda susun akan ringkas, mudah dipahami, dan menarik minat pelamar berkualitas.

Perusahaan Anda sedang mencari kandidat terbaik untuk posisi quality assurance? Anda bisa pasang iklan lowongan gratis di Glints.

Nimas Mita