Apa Itu Succession Planning, Manfaat, dan Implementasinya
Apa itu succession planning? Mendengar kata planning atau perencanaan, mungkin Anda melakukan perencanaan kegiatan pemasaran atau operasional bisnis pada setiap awal kuartal. Apakah succession planning sifatnya sama krusial dengan perencanaan tersebut?
Secara definisi, succession planning atau perencanaan suksesi adalah strategi antisipatif yang dilakukan perusahan guna mencegah kosongnya posisi penting di perusahaan. Succession atau suksesi sendiri merupakan sebuah istilah yang sering dipakai pada perubahan struktur organisasi perusahaan.
Dengan demikian, praktik succession planning mengacu pada segala usaha yang dapat dilakukan untuk mengembangkan potensi, talenta, serta kemampuan karyawannya dan memoles atau mempersiapkan mereka untuk siap mengampu tanggung jawab yang lebih berat ke depannya.
Manajemen sumber daya manusia penting bagi perusahaan, dan succession planning merupakan salah satu cabang implementasinya.
Bayangkan jika posisi manajerial serta peran-peran strategis lainnya di perusahaan Anda kosong mendadak dengan alasan apa pun. Jika staf atau peran-peran eksekutor dapat digantikan sementara oleh manajer, tentu hal ini tidak berlaku kebalikannya. Tidak semua staf dapat menggantikan peran manajerial tanpa dipersiapkan terlebih dahulu.
Tentu, Anda dapat segera merekrut kandidat dari luar perusahaan untuk mengisi kekosongan tersebut. Tetapi faktanya, proses rekrutmen seringkali membutuhkan persiapan dan waktu. Belum lagi kesulitan dalam menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan.
Menurut laporan SHRM yang berjudul The Global Skills Shortage, terbit pada 2018, sebanyak 83% perekrut merasa kesulitan menemukan kandidat yang sesuai dengan deskripsi serta kebutuhan rekrutmen.
Alasan dan data yang disebut di atas menunjukkan pentingnya perusahaan untuk melakukan succession planning.
Setelah mengetahui apa itu succession planning serta alasan antisipatif mengapa perusahaan perlu menerapkannya, ada beberapa manfaat yang dapat Anda dapat, yaitu sebagai berikut.
Succession planning membuat karyawan melihat bahwa ada jenjang karier yang lebih menjanjikan dibandingkan yang mereka sedang kerjakan sekarang. Karyawan akan menjadi terpicu untuk terus melakukan yang terbaik dalam setiap pekerjaan mereka dan tekun dalam memperkaya dan mengembangkan diri. Dengan harapan, mereka dapat naik satu posisi lebih tinggi dalam tangga karier.
Dengan menerapkan succession planning, karyawan Anda akan dibekali dengan ilmu serta kerangka berpikir yang dibutuhkan untuk naik level. Pelatihan dan pembekalan ini juga akan membawa manfaat bagi perusahaan Anda di masa sekarang, tidak hanya di masa depan.
Rekrutmen bukanlah proses yang singkat. Mulai dari mengiklankan lowongan pekerjaan, menyaring CV dan surat lamaran, mengadakan wawancara, pemberian tugas, baru berakhir pada penentuan keputusan. Belum lagi, pelatihan yang dibutuhkan ketika para karyawan tersebut baru mulai bergabung di perusahaan.
Jika terjadi regenerasi dimana posisi manajerial digantikan oleh karyawan perusahaan Anda, tentu akan lebih menghemat waktu dan biaya. Ditambah lagi, karyawan yang sudah bergabung tentu sudah mengantongi banyak insight tentang industri perusahaan. Mereka pun sudah terbiasa dengan alur kerja yang selama ini dinilai efisien bagi perusahaan, sehingga tidak membutuhkan waktu adaptasi. Hal ini dapat menjadi salah satu usaha dalam membuat proses rekrutmen yang lebih efektif.
Dalam memulai program succession planning, Anda dapat berangkat dari proses identifikasi peran-peran yang membutuhkan penerus atau suksesor. Peran-peran yang dimaksud tidak terbatas hanya untuk C level saja, melainkan juga manajer pada divisi lain yang memiliki performa baik. Misalnya, sales atau customer service.
Kemudian, mulai perhatikan staf yang mempunyai bibit-bibit kemampuan atau karakter yang mumpuni untuk naik level. Anda mungkin perlu menjadwalkan sesi one-on-one terlebih dahulu untuk mengetahui rencana karier jangka panjang mereka. Pastikan agar rencana Anda untuk menjadikan mereka penerus di masa depan sejalan dengan rencana pribadi mereka.
Setelah itu, berikan mentorship atau bahkan program pelatihan tambahan bagi mereka. Pastikan porsi pelatihan mereka sedikit lebih intens atau lebih banyak dibandingkan dengan karyawan lainnya. Misalnya, memberikan kepercayaan untuk calon penerus ini untuk menjadi penanggungjawab akan suatu acara internal perusahaan yang berhubungan dengan divisi mereka. Berikan mereka pengalaman untuk memimpin tanpa mengorbankan keberlangsungan operasional sehari-hari bisnis.
Hasil pengamatan Anda mengenai hal-hal tersebut di atas dapat Anda integrasikan ke dalam proses rekrutmen Anda. Perhatikan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh peran-peran manajerial yang membutuhkan penerus. Misalnya, mengikuti perkembangan tren, berpikir kritis, dan lain sebagainya. Cari karakter-karakter ini dalam diri kandidat yang ingin Anda rekrut.
Kemampuan dapat dilatih seiring bertambahnya jam terbang, namun karakter lebih langka. Tidak ada salahnya untuk memproyeksikan masa depan suatu kandidat meski posisi yang akan mereka isi adalah posisi staf.
Succession planning merupakan program yang dijalankan dalam jangka panjang, seperti yang tercermin dari langkah terakhir di paragraf sebelumnya. Dapat disimpulkan bahwa peduli akan kinerja karyawan memang penting, tapi peduli mengenai perkembangan mereka juga tidak kalah penting.
