7 Tugas Sekretaris Menurut Para Ahli, Perhatikan Sebelum Rekrutmen

Linggar Arum
Linggar Arum
August 23, 2021
7 Tugas Sekretaris Menurut Para Ahli

Photo by Unsplash

Tugas sekretaris menjadi salah satu tugas administratif yang kerap dipandang sebelah mata. 

Pasalnya, di mata orang awam pekerjaan sekretaris terbatas pada mengangkat telepon, menerima tamu dan surat-menyurat saja. 

Pekerjaan-pekerjaan yang dianggap mudah, siapa pun bisa melakukan dan oleh karena itu dipandang sebelah mata. 

Namun, tidak demikian di mata ahli, sekretaris memegang fungsi yang tidak kalah penting dengan semua fungsi lain di perusahaan. Oleh karena itu ada beberapa kualifikasi sebelum seseorang bisa melamar untuk posisi ini. 

Pertama-tama mari kita lihat terlebih dulu apa saja tugas sekretaris menurut ahli di bawah ini. 

Tugas sekretaris menurut ahli

Menurut Upjouney ada beberapa tugas utama dari seorang sekretaris:

Menerima dan membuat panggilan

Betul bahwa salah satu tugas dari sekretaris adalah menjawab telepon. Misalnya, untuk posisi sekretaris direktur, maka tugas sekretaris membantu menerima semua telepon yang ditujukan padanya. 

Meskipun kelihatannya sepele namun hal ini penting karena bisa membantu pimpinan untuk tetap punya fokus pada apa yang dikerjakan tanpa terganggu distraksi seperti telepon. 

Menerima dan membuat panggilan, menjawab pertanyaan yang masuk kepada jajaran direktur sekaligus membantu membuat panggilan-panggilan kepada orang-orang yang bisa membantu kinerja direktur. 

Tugas penting berikutnya adalah memastikan ada follow up dari setiap panggilan yang masuk dan keluar. Hal ini berkaitan dengan citra direktur maupun perusahaan secara keseluruhan.

Mengelola surat-menyurat

Untuk mengelola surat, bukan hanya terbatas pada email namun juga surat-surat fisik.  Bukan hanya mengirim email saja, namun juga termasuk mengelompokan email yang masuk. Hal yang tak kalah penting adalah menyusun email ini sesuai dengan prioritas. 

Seperti juga panggilan, menjadi tugas sekretaris juga untuk memastikan ada follow up dari masing-masing surat yang masuk.

Mengatur jadwal 

Tugas sekretaris lain yang penting adalah mengatur dan melakukan follow up untuk setiap jadwal yang dimiliki oleh direktur atau manajer yang menjadi atasannya.

Biasanya ada dua jenis manajer, yang satu ingin kita mengatur semua sendiri ada juga yang lebih suka mengatur sendiri jadwalnya lalu kita tingga menatanya dalam agendanya. 

Yang penting, dari masing-masing jadwal ini kita melakukan follow up, misalnya ada perubahan tempat atau pergeseran waktu.  

Mengelola database

Salah satu tugas administratif sekretaris yang tak kalah penting adalah memastikan pencatatan administratif di database. 

Beberapa aktivitas yang dilakukan adalah memastikan kontak karyawan dan manager selalu terbaru, mengarsipkan notulensi dan laporan serta menyiapkan berbagai jenis dokumen. 

Database ini juga termasuk, mengelola kontak pihak ketiga yang bisa berguna untuk perusahaan seperti investor, pemerintah, dan pihak eksternal lain.

Mengatur perjalanan

Direksi atau manajer biasanya memiliki beberapa perjalanan dinas untuk kebutuhan perusahaan. 

Dalam hal ini, yang tugas sekretaris untuk menyediakan semua kebutuhan akomodasi selama perjalanan bisnis ini. Dalam hal ini, seperti tiket transportasi dan hotel. 

Selain itu, memastikan jadwal selama perjalanan, seperti siapa saja yang mesti ditemui, di mana bertemu, booking tempat pertemuan dan lain-lain. 

Termasuk jika ada pihak lain, misalnya pejabat dari kantor pusat atau tamu lain yang akan datang ke kantor, menemui atasan. Menjadi tugas sekretaris untuk membantu menyiapkan perjalanannya berkoordinasi dengan sekretaris dari tamu. 

Membuat notulensi

Tugas sekretaris untuk hadir di setiap rapat yang dihadiri oleh jajaran direksi atau manajer sehingga juga menjadi tugasnya untuk mengatur dan mencatat hasil rapat. 

Lebih rinci, menurut DIY Committee Guide, tugas sekretaris dalam rapat adalah:

  • Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat
  • Menerima agenda rapat dari panitia
  • Membuat undangan agenda rapat
  • Membuat minutes of meeting (MoM)
  • Menyebarkan MoM yang telah disetujui 
  • Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan

Terlibat dalam proyek khusus

Meskipun menjadi bagian dari tim administratif, bukan berarti semua pekerjaan sekretaris sudah terstruktur dan teratur. Ada kalanya tetap ada pekerjaan spontan, yang datang mendadak seperti terlibat dalam proyek khusus. 

Misalnya, tiba-tiba atasan diminta hadir untuk karena ada karyawan yang pensiun atau dipromosikan yang sebelumnya tidak terjadwal. Sekretaris harus cekatan mengatur ulang jadwal, termasuk menyiapkan bahan presentasi jika diperlukan.

Temukan sekretaris sesuai dengan kriteria yang sudah ditetapkan, Anda dapat menggunakan jasa TalentHunt. Talent pool yang di dalamnya terdapat lebih dari 1,5 juta kandidat yang mumpuni dari berbagai skillset yang diperlukan perusahaan Anda.

TalentHunt juga menyediakan garansi 90 hari jika kandidat yang direkrut tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, pelajari lebih lanjut tentang TalentHunt di sini. Temukan kandidat sekretaris dengan efektif dan efisien sekarang.

Bergabung dengan Komunitas untuk Perusahaan!
Berlangganan newsletter kami untuk menerima semua berita dan penawaran terbaru kami yang dikirimkan langsung ke email Anda.